項(xiàng)目文檔管理制度

營(yíng)銷(xiāo)中心項(xiàng)目文檔管理制度版本信息:、目的建立營(yíng)銷(xiāo)中心的文檔管理制度，對(duì)項(xiàng)目中所有文檔進(jìn)行清晰有效的分類(lèi)管理與控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的有序保管與規(guī)范流動(dòng)，為項(xiàng)目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項(xiàng)目的成功率，有效控制項(xiàng)目成本、進(jìn)度、時(shí)間。二、范圍本文適用于營(yíng)銷(xiāo)中心各單元、公司內(nèi)配合部門(mén)及與之有關(guān)的客戶(hù)、合資公司、渠道的文檔。三、原則（一）定義文檔包括接收、發(fā)放和內(nèi)部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會(huì)議紀(jì)要、郵遞、商務(wù)運(yùn)作階段文檔及其他內(nèi)部文檔。（二）規(guī)范明確內(nèi)部文檔的編制和命名（1）文件名應(yīng)是文件的標(biāo)題。（2）標(biāo)題應(yīng)能直觀簡(jiǎn)明體現(xiàn)文件的內(nèi)容。（3）每個(gè)文檔必須有一個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)。（4）在電子文檔的命名后面加上編號(hào)。（5）文件編制應(yīng)使用對(duì)應(yīng)的統(tǒng)一文檔模板。接收文檔控制編號(hào)所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號(hào)，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號(hào)形式由項(xiàng)目管理者根據(jù)實(shí)際情況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。明確項(xiàng)目文檔的使用制度1）在項(xiàng)目前，應(yīng)建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員，文檔控制員。明確所有文檔的編號(hào)、收發(fā)登記操作，及受控等級(jí)。（2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時(shí)間）。賦予文檔控制編號(hào)。記錄輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫(kù)，保存原件。（3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時(shí)間）。記錄輸入文檔中心受控庫(kù)，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。（4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關(guān)規(guī)定（5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴(yán)禁文檔原稿進(jìn)行借閱。借閱副本應(yīng)進(jìn)行登記，加蓋副本章。副本銷(xiāo)毀的規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。（6）電子文檔的共享規(guī)定明確文檔的歸檔存放目錄結(jié)構(gòu)見(jiàn)（1）建立紙面存儲(chǔ)和電子件存儲(chǔ)兩套相對(duì)應(yīng)的文檔管理系統(tǒng),附表一項(xiàng)目文檔歸檔結(jié)構(gòu)》目錄結(jié)構(gòu)見(jiàn)（2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類(lèi)，如售前階段、售中階段,再按標(biāo)書(shū)、合同、方案、會(huì)議紀(jì)要等分類(lèi)。四、文檔提交（一）外埠部門(mén)提交部門(mén)的文檔，經(jīng)過(guò)審核后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。（二）部門(mén)內(nèi)部文檔定稿后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。（三）部門(mén)對(duì)外交流或是與項(xiàng)目單位匯報(bào)、溝通所提交的文檔，經(jīng)過(guò)溝通、匯報(bào)后整理成終稿的，由文檔負(fù)責(zé)人及時(shí)提交到文檔管理人員備案、存檔。（四）部門(mén)外埠工作人員與項(xiàng)目單位交流、溝通時(shí)準(zhǔn)備的文檔或是會(huì)議紀(jì)要定稿后提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)文檔管理人員備案、存檔。（五）備忘錄或是會(huì)議紀(jì)要以周為單位提交文檔；建設(shè)方案、PPT規(guī)劃、設(shè)計(jì)等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經(jīng)過(guò)部門(mén)與項(xiàng)目單位確認(rèn)后及時(shí)報(bào)文檔管理員備案、存檔。五、具體內(nèi)容（一）文檔編號(hào)凡項(xiàng)目有關(guān)的文檔，均統(tǒng)一編號(hào)。文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對(duì)象-順序編號(hào)-文檔日期-文檔密級(jí)文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對(duì)象：本字段用兩位英文字母表示文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時(shí)間，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。順序編號(hào)：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號(hào)，此編號(hào)表示同一文檔屬性、發(fā)放對(duì)象內(nèi)所有文檔的順序號(hào)。文檔密級(jí)：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級(jí)別0級(jí)代表機(jī)密，項(xiàng)目經(jīng)理及其指定人員閱讀級(jí)代表秘密，項(xiàng)目組核心成員閱讀級(jí)代表內(nèi)部公開(kāi)，項(xiàng)目組所有成員閱讀級(jí)代表公開(kāi)，所有項(xiàng)目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對(duì)照文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě)文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě)PPT指令潛在用戶(hù)分析報(bào)告發(fā)票用戶(hù)分析報(bào)告普查報(bào)告合作意向書(shū)手冊(cè)會(huì)議紀(jì)要備忘錄建設(shè)方案計(jì)劃解決方案答復(fù)項(xiàng)目制度報(bào)表合同招投標(biāo)文件表2文檔接收對(duì)象字段對(duì)照發(fā)放對(duì)象簡(jiǎn)寫(xiě)發(fā)放對(duì)象簡(jiǎn)寫(xiě)客戶(hù)項(xiàng)目組內(nèi)部合作方部門(mén)內(nèi)部合資公司渠道公司內(nèi)部供應(yīng)商（二）文檔的存放項(xiàng)目文檔分別建立電子和紙面件檔案。紙面文檔按文件的屬性、分類(lèi)存放，并填寫(xiě)《文件存放控制表》進(jìn)行存放、（附件一借閱登記。電子檔案目錄如下，通過(guò)權(quán)限設(shè)置控制不同文檔人員訪問(wèn)權(quán)限表3:電子文檔目錄0級(jí)目錄一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄四級(jí)目錄文件**項(xiàng)目機(jī)會(huì)階段城市篩選分析資料名調(diào)研表售前階段PPT城市智能靜態(tài)交通管理云平臺(tái)優(yōu)先泊車(chē)運(yùn)營(yíng)管理模式匯報(bào)PPT宣傳片設(shè)計(jì)方案靜態(tài)父通智能化解決方案靜態(tài)交通智能化建設(shè)方案會(huì)議紀(jì)要售中階段招投標(biāo)招標(biāo)書(shū)投標(biāo)書(shū)合同PPP合同合同附件項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目范圍項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃項(xiàng)目總結(jié)項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告售后階段培訓(xùn)培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)方案培訓(xùn)考核評(píng)估表維護(hù)運(yùn)維方案項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告問(wèn)題管理表風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃變更申請(qǐng)表三）文檔借閱（1）借閱人查閱文檔編號(hào)清單（內(nèi)部公開(kāi)），確定所需借閱文檔（2）向文檔管理員提出借閱申請(qǐng)。（3）文檔管理員根據(jù)其身份確定閱讀權(quán)限。若所借閱文檔超過(guò)其閱讀權(quán)限，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)文檔管理員填寫(xiě)文檔借閱記錄表。借閱人簽署文檔借閱記錄。借閱文檔需在指定時(shí)間內(nèi)歸還、不得拷貝(四)文檔取向文檔負(fù)責(zé)人及文檔的文檔取向意在明確項(xiàng)目各階段需要提交的主要文檔、文檔負(fù)責(zé)人及文檔的主要應(yīng)用單元。詳見(jiàn)附表二：《文檔取向表》。

附表