歸檔文件整理方法課件

2018年度

交發(fā)集團檔案整理歸檔培訓(xùn)班檔案管理培訓(xùn)

Logohere為國守史為黨管檔為民服務(wù)習(xí)近平總書記在浙江工作時強調(diào)：經(jīng)驗得以總結(jié)規(guī)律得以認識歷史得以延續(xù)各項工作得以發(fā)展都離不開檔案！中華人民共和國檔案法實施辦法

第二十七條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴重的，對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：（一）將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；中華人民共和國監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局第

30

號

令

第三條將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的，對有關(guān)責(zé)任人員，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴重的，給予降級或者撤職處分。

第七條因工作不負責(zé)任或者不遵守檔案工作制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的，對有關(guān)責(zé)任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分。

中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》

（七)完善歸檔制度。各單位檔案機構(gòu)要認真履行職責(zé)，建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。凡是應(yīng)歸檔的文件材料(包括應(yīng)歸檔的電子文件及傳統(tǒng)載體的照片、錄音、錄像等)，要向本單位檔案機構(gòu)移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。對損毀、丟失檔案的，檔案行政管理部門要依法查處，并督促檔案形成單位積極予以補救。檔案工作的內(nèi)容和基本任務(wù)是什么

檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務(wù)的工作。它的工作內(nèi)容從廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。從狹義上說，是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個環(huán)節(jié)。前六個環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后兩個環(huán)節(jié)為編研利用工作。歸檔文件整理方法

今天，我們主要講文件級整理方法。文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。1、歸檔文件的收集

3、分年度

5、劃分保管期限7、裝訂主要內(nèi)容9、歸檔文件的編號2、區(qū)分歸檔范圍4、分類別6、修整文件

8、歸檔文件的排列

10、編制歸檔文件目錄11、裝盒件的定義

件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。如附件多，并且比較厚，不易裝訂，也可單獨作為一件，即正文與附件各為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。8、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9、會議文件。一次會議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件。10、干部職工調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。以“件”為單位歸檔的好處

方便整理，減少手工操作，便于現(xiàn)代化管理；減少案卷題名的題寫編制；方便查閱；有利于保密、復(fù)制等文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十一道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。第一講收集歸檔文件的一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。1、收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。2、收集工作的原則齊全完整，是收集工作的基本原則。一是全面收集，“四個方面”齊全二是重點收集，以“我”為主。三是帳外文件的收集3、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。電子文件的收集范圍各單位在工作活動中形成或采用的具有查考利用價值的各類電子文件及各種計算機應(yīng)用系統(tǒng)形成的電子文件(包括相應(yīng)的計算機系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)文件)均應(yīng)歸檔保存。范圍可參照國家、省、市有關(guān)紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（1）字處理文件：指用計算機字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。（2）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。（3）圖形文件：指采用計算機輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。（4）影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件。（5）聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的文件，歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。（6）多媒體文件：指用計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。（7）數(shù)據(jù)庫文件：指采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。（8）超文本文件：主要指已組織成網(wǎng)（WEB）的信息文件。（9）計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)支撐軟件等。（10）數(shù)據(jù)文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。

收集時要注意：電子文件收集需要注意的問題一是歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。二是在“無紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴格的安全措施，隨時備份，存儲在能夠脫機保存的載體上，保證電子文件的安全性。H:\電子文件管理(歸檔)2010.ppt二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機關(guān)文件材料中的文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。三、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度1、跨年度的請示與批復(fù)，一并歸入批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請示年度。2、跨年度轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或批轉(zhuǎn)本機關(guān)（包括批轉(zhuǎn)下級機關(guān)）的文件，一并歸入批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結(jié)果、審計結(jié)論等文件，歸入表彰、考評、審計所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。劃分年度5、跨年度的總結(jié)，歸入總結(jié)針對的最后一個年度。6、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。7、年度工作計劃、總結(jié)和各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計報表，歸入文件內(nèi)容所針對的年度。8、工作計劃與總結(jié)一般不應(yīng)寫在一起，如寫在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來決定歸檔的年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準生效年度。10、回顧、紀念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個學(xué)年。13、為某項工作或會議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結(jié)案年度。15、未標示文件形成時間的文件，根據(jù)文件的內(nèi)容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。四、分類別1、組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，將整個全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機關(guān)內(nèi)有幾個機構(gòu)，就設(shè)幾個類，機構(gòu)名稱，就是類名。2、問題分類法問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機關(guān)內(nèi)哪個組織機構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都歸入一個類別內(nèi)，以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦理情況。五、劃分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價值，確定文件材料存留的年限。根據(jù)《國家檔案局8號令》，文書檔案的保管期限為永久、30年和10年三種。永久，即在正常情況下，無限期地保存。永久保管的文書檔案主要包括：確定原則是在“以我為主、以人為本”六、修整文件1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行修補或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。3、去除易銹蝕的金屬物（如訂書針）4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。七、裝訂（一）裝訂要求：1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進行裝訂。2、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。3、裝訂時，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，右側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。（二）裝訂方法1、線裝法。根據(jù)文件的厚薄，選擇粗細適中的棉線進行裝訂。文件頁數(shù)較多時，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。中間取孔，兩邊各距8cm打孔。2、對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅⒖?，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。八、排列文件1、在一個全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限內(nèi)的文件按其劃定的類別分別排列，類與類之間、類與屬類之間的文件排列，要按照分類方案進行。采用問題分類的歸檔文件，可依據(jù)黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后，并結(jié)合重要程度排列。九、文件編號（一）件號件號，是歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。件號包括室編件號和館編件號兩種。1、室編件號室編件號，即在歸檔文件整理時編制的件號，其編制方法和要求：（1）歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號。（2）在同一年度，同一類別，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。即一年三個流水號，永久從“1”開始，30年從“1”開始，10年從“1”開始，依次編制。（3）不得斷號，重號，跳號。（二）頁號頁號，是每份歸檔文件頁次的順序號。頁號編寫方法和要求：1、以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個流水號。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補編頁號。如一份文件由幾部分組成，而且每個組成部分各自編有頁碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復(fù)、函與復(fù)函、報告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實施細則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。2、編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁，編一個號；雙面印刷的為兩頁，編兩個號。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個號，雙面有字的為兩頁，編兩個號。3、不得重編、漏編頁號。（三）蓋歸檔章歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，不要壓字跡，盡量不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起。

全宗號

年度

件號

類別保管期限

頁數(shù)十、編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄設(shè)有件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。其填寫方法如下：1、件號：填寫室編件號。2、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的機關(guān)或個人（標明職務(wù)），即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。（1）填寫通用簡稱。（2）以落款（蓋章）單位為準填寫，不能把承辦文件或擬稿的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)或個人作為責(zé)任者填寫。（3）報表的責(zé)任者，應(yīng)填寫填報單位，即蓋章單位，而不是報表的印制或發(fā)送單位。（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個單位，哪個單位就是主辦單位。如發(fā)文字號較多，則根據(jù)該文件涉及的主要內(nèi)容屬于哪個單位的職能業(yè)務(wù)，責(zé)任者即為這個單位。如本單位也屬于聯(lián)辦單位之一，應(yīng)把本單位也填入責(zé)任者內(nèi)。如為查閱方便，可把所有聯(lián)辦單位全部填入責(zé)任者欄內(nèi)。（5）問文與復(fù)文作為一件時（請示與批復(fù)、函與復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)等），只填寫復(fù)文單位即可。如在請示、報告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報告的單位即可。3、文號：填寫文件的發(fā)文字號，即由發(fā)文代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。如：萊檔字[1999]第52號（1）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位文號即可。（2）期刊類文件，如簡報、信息、動態(tài)、雜志等，只填寫期刊號即可。（3）報告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)、請示與批復(fù)等，只填寫批示、轉(zhuǎn)發(fā)、批復(fù)件文號即可。如在請示、報告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報告的文號即可。4、題名：填寫文件標題。（1）凡是文件有題名并能反映文件實質(zhì)性內(nèi)容的，應(yīng)照原題名填寫，不得隨意更改或簡化。（2）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質(zhì)性內(nèi)容的，可根據(jù)實際情況自擬題名（包括補充和改換題名），外加方括號[]填寫。①原題名只有文種的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補充擬寫文件題名。如市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知”兩個字，則必須補充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為[關(guān)于干部任免的通知]。②文件題名中以發(fā)文字號代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補充題名。如：“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號文件的通知”，從文件題名中看不出文件的內(nèi)容，實際上是關(guān)于加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的文件，填寫題名時，應(yīng)補充為“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號文件[加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)]的通知”。③批復(fù)不另行文，只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補充。如“關(guān)于購買復(fù)印機的請示、[批復(fù)]”。（3）正件與附件為一件時，如附件多，內(nèi)容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件×”。文件題名的填寫，可參照案卷級整理程序中“編制卷內(nèi)文件目錄”中同類項填寫方法填寫。5、日期：即制發(fā)文件的時間。填寫文件的形成時間（文件末尾落款日期），以8位阿拉件數(shù)字標注年、月、日，占兩格。如：文件的形成時間是2009年8月6日，即填寫為“20090806”。6、頁數(shù)：填寫每一份歸檔文件的總頁數(shù)，即該文件最后一頁的頁碼。一份文件由幾個部分組成的，把幾個組成部分的頁數(shù)相加之和即是這份文件的頁數(shù)。7、備注：填寫文件需要補充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。（四）歸檔文件目錄用紙及字跡材料選擇1、用紙：幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm），紙質(zhì)優(yōu)良。2、字跡材料：應(yīng)選用較耐久的字跡材料制作，如碳素墨水、藍黑墨水等，現(xiàn)在一律要求使用計算機制作目錄，最好使用激光打印機，其次可使用噴墨式打印機，如用針式打印機應(yīng)選擇較耐久的色帶打印。歸檔文件目錄序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注001WS.2017-Y-BGS-000120170101D30D10歸檔文件目錄冊脊背全宗號269類別號A期限30年年度2009全宗號類別號A期限永久年度2009全宗號269類別號A期限10年年度2009第十一講裝盒歸檔文件十一、裝盒（一）裝盒1、裝盒時，應(yīng)將不同年度、不同保管期限、不同類別的文件分別裝入不同的盒內(nèi)，不同類別的文件盡量不要混裝在一個盒內(nèi)，如單位文件數(shù)量少時，也可裝入一個盒內(nèi)。2、裝盒時，應(yīng)嚴格按照室編件號的順序依次裝盒。使之與歸檔文件上的相應(yīng)條目相一致。

3、裝盒時，應(yīng)使每盒內(nèi)的文件數(shù)量適宜。既要裝滿，又不能超過盒內(nèi)容量硬塞，避免損害文件和盒子。4、文件裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜（上架）。檔案盒一般采取側(cè)立排放。5、檔案盒排列入柜后，應(yīng)按其排列順序依次編制檔案盒號。盒號編制方法如下：按三個保管期限分年度編制小流水號，即一個單位、一個年度的檔案盒按永久、30年、10年三種保管期限編制三個小流水號，也就是一年三個流水號。盒脊填寫(三級分類)全宗號32年度201