檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)一、檔案基礎(chǔ)知識(shí)二、行政管理三、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)四、室?guī)煸O(shè)施五、開發(fā)利用內(nèi)容一、檔案基礎(chǔ)知識(shí)（一）、檔案的概念（二）、檔案的種類（三）、檔案工作的內(nèi)容（一）、檔案的概念檔案是過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、電子數(shù)字、圖表、聲像等形成的歷史記錄?！保ㄒ唬n案的概念檔案的概念應(yīng)從四個(gè)方面來分析和理解：檔案是歷史記錄。（歷史記錄并不一定都是檔案）檔案直接形成于人類社會(huì)的實(shí)踐活動(dòng)。檔案的物質(zhì)載體和記錄形式是多種多樣的。（一）、檔案的概念檔案是文件材料轉(zhuǎn)化而成的。（人類社會(huì)的實(shí)踐活動(dòng)中，所產(chǎn)生的文件原稿，著作手稿，會(huì)議記錄，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等真實(shí)原件，通稱為文件材料。文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件為三條：使用完畢或辦理完畢的；有保存價(jià)值的；按照規(guī)定集中保存好的。）（一）、檔案的概念檔案與文件的區(qū)別：文件是現(xiàn)行的，沒有歸檔前叫文件。文件是機(jī)關(guān)辦事的工具，檔案是機(jī)關(guān)備查和供后人研究的歷史材料。檔案是歸檔后經(jīng)過篩選的文件，沒有查考價(jià)值的文件不是檔案。未經(jīng)系統(tǒng)整理的文件不是檔案。（一）、檔案的概念檔案與圖書資料的區(qū)別：檔案不可再生，具有原始性；圖書資料可以再生，沒有原始性，只有記錄性。（二）、檔案的種類檔案的分類：以歷史時(shí)期為標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)的檔案可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案。以檔案內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，可分為文書檔案、科技檔案和專門檔案。（二）、檔案的種類以記錄信息的文件為標(biāo)準(zhǔn)，可分為漢文檔案、蒙文檔案、藏文檔案、滿文檔案、維文檔案等等。以記錄載體為標(biāo)準(zhǔn)，可分為甲骨檔案、金石檔案、竹簡(jiǎn)檔案、綿帛檔案、紙質(zhì)檔案、音像檔案和電子檔案等。（二）、檔案的種類文書檔案文書檔案與文件的關(guān)系：一方面，文書檔案來源于文件；另一方面，文書檔案是文件的一種歸宿。從實(shí)質(zhì)上來講，文件與文書檔案是同一事物的不同階段。（二）、檔案的種類文件：是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中里，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。文書：是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了憑證、記載、公布和傳遞的需要，以文字的方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。（二）、檔案的種類科技檔案科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

科技文件材料是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱。一個(gè)單位的科技檔案可以有基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案。（二）、檔案的種類專門檔案是指在某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自的整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、審計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、教學(xué)檔案等。（三）、檔案工作的內(nèi)容1、檔案工作的定義廣義：是指國(guó)家規(guī)模的檔案事業(yè)。狹義：是指圍繞檔案的收集、整理、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編研、利用而形成的一系列具體業(yè)務(wù)工作。2、檔案工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容：檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化、干部知識(shí)化。二、行政管理（一）成立綜合檔案室，歸口辦公室管理（二）成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組（三）檔案工作計(jì)劃和總結(jié)（四）建立本單位檔案工作網(wǎng)絡(luò)三、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)（一）檔案的整理歸檔（二）檔案的保管（三）檔案的統(tǒng)計(jì)（四）檔案的鑒定（一）檔案的整理歸檔合同檔案項(xiàng)目檔案人事檔案公司檔案

案件檔案聲像檔案文書檔案業(yè)務(wù)檔案實(shí)物檔案其他檔案基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)檔案等1.文書檔案整理（重點(diǎn)）（1）收集①收集范圍一是上級(jí)下發(fā)的文件；二是政府發(fā)來的文件；（主要收集單位關(guān)須貫徹執(zhí)行的文件）三是公司自身形成的文件（歸檔重點(diǎn)）

參見《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》、《文件材料不歸檔范圍參考表》1.文書檔案整理②歸檔要求一是原件（一般應(yīng)紅頭文件加蓋公章，復(fù)印件不歸）。二是齊全完整，A4、數(shù)量；三是一般文件一式一份，專題匯編收集兩份，一份歸檔，一份編制專題匯編（如果只有一件，復(fù)印件做匯編）。③移交手續(xù)編制一式兩份的移交清單1.文書檔案整理（2）分類①分年度一般文件材料按形成年度歸檔；計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等按文件內(nèi)容針對(duì)的年度歸檔；跨年的總結(jié)報(bào)告按最后一年歸檔②分保管期限永久、30年、10年1.文書檔案整理（3）裝訂以件為單位裝訂，用不銹鋼和線在文件左側(cè)裝訂（呈批表排在文件正文之后）；編制頁(yè)碼（除單頁(yè)文件外），用頁(yè)碼機(jī)在文件正面的右下角、背面的左下角打頁(yè)碼。（4）著錄采用專業(yè)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行著錄。1.文書檔案整理（5）蓋歸檔章逐件編號(hào)，在每份文件首頁(yè)上端空白位置蓋歸檔章（6）裝盒按年度-保管期限順序裝盒填寫背脊和備考表1.文書檔案整理（7）編制文書檔案目錄編寫歸檔說明打印、裝訂和編制檔案目錄歸檔文件目錄1.文書檔案整理（8）檔案排架同一保管期限中，按年度順序從左到右，從上到下排列2.聲像檔案的整理紙質(zhì)照片的整理①挑選（一般事件挑選1-5張，重要事件挑選6-8張，盡量詳盡）②沖洗2.聲像檔案的整理③編號(hào)取消事由分類，同一年度的照片按時(shí)間順序編流水號(hào)2.聲像檔案的整理④編寫總說明和分說明單張照片說明/組合照片的分說明：填寫在照片底部照片說明盡量詳盡具體，如列明會(huì)議內(nèi)容、考察內(nèi)容等2.聲像檔案的整理⑤編制卷內(nèi)目錄一式兩份，分別置于照片檔案冊(cè)和檔案目錄中。2.聲像檔案的整理⑥編制照片冊(cè)背脊2.聲像檔案的整理⑦編制照片檔案目錄2.聲像檔案的整理⑧編制照片檔案目錄封面和背脊

2.聲像檔案的整理

（2）數(shù)碼照片的整理按時(shí)間-事件順序建立數(shù)碼照片文件夾挑選入冊(cè)數(shù)碼照片編寫數(shù)碼照片文件夾說明和單張照片說明編寫光盤說明（一定年限）刻錄（一式兩份）

2.聲像檔案的整理2.聲像檔案的整理（3）光盤/磁盤檔案的整理①內(nèi)容：電子文件、數(shù)碼照片等②編號(hào)：2.聲像檔案的整理③編寫光盤檔案說明（冊(cè)內(nèi)）④編寫光盤冊(cè)背脊、光盤檔案目錄（一式兩份，一份放于光盤冊(cè)內(nèi)，一份制作光盤檔案目錄）、光盤檔案目錄封面和背脊

3.實(shí)物檔案的整理（1）收集榮譽(yù)品（H1）：證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗紀(jì)念品(H2)題詞、字畫類(H3)廢止印章(H4)3.實(shí)物檔案的整理（2）分類和編號(hào)（3）粘貼實(shí)物檔案標(biāo)簽（一般貼于實(shí)物檔案正面右下角）3.實(shí)物檔案的整理（4）編制檔案目錄3.實(shí)物檔案的整理（5）編制檔案目錄封面和背脊標(biāo)簽參見《實(shí)物檔案目錄》及示例、《實(shí)物檔案標(biāo)簽》、《實(shí)物檔案目錄封面和背脊標(biāo)簽》4.合同檔案的整理

統(tǒng)一歸口辦公室保管，移交手續(xù)要齊全完備，移交清單一式兩份。采用單件歸檔整理方法進(jìn)行歸檔，文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒，使之有序化的過程。以件為單位進(jìn)行整理，是指整理的對(duì)象與整理的結(jié)果都是件。

4.合同檔案的整理（1）分類：按年度——期限進(jìn)行分類；（2）蓋章：在文件上方空白處加蓋檔號(hào)章。就是在對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類及排序的基礎(chǔ)上，依照歸檔文件檔號(hào)編制規(guī)則，對(duì)每件文件編制檔號(hào)，用以確定文件的分類、排序位置。4.合同檔案的整理檔號(hào)的組成：全宗號(hào)+類別號(hào)+保管期限代號(hào)+年度+（機(jī)構(gòu)代號(hào)）+件號(hào)。注意：?jiǎn)挝粰n案室集中統(tǒng)一進(jìn)行歸檔的不編機(jī)構(gòu)代號(hào)。檔號(hào)章式樣：4.合同檔案的整理（3）編碼：采用號(hào)碼機(jī)，對(duì)有效文件進(jìn)行編制頁(yè)碼，編制一位，正面右下角，反面左下角。（4）著錄：采用專用檔案系統(tǒng)進(jìn)行著錄。（5）裝盒按年度-保管期限順序裝盒填寫背脊和備考表4.合同檔案的整理（6）編制檔案目錄編寫歸檔說明打印、裝訂和編制檔案目錄5.人事、案件檔案的整理（1）立卷（一案一卷或一人一卷）（2）分類5.人事、案件檔案的整理（3）打頁(yè)碼（沒頁(yè)碼的要打頁(yè)碼，正面右上角、背面左上角）（4）編制卷內(nèi)目錄（原本有卷內(nèi)文件目錄的，保持不變；原本沒有卷內(nèi)文件目錄的，按照要求制作卷內(nèi)文件目錄）5.人事、案件檔案的整理（5）裝訂（去除檔案上生銹部分）采用三孔一線法進(jìn)行裝訂（排列順序：封面、卷內(nèi)目錄、文件、封底）（6）裝盒

案件檔案盒的背脊要注明行政處罰決定書文號(hào)的信息5.人事、案件檔案的整理

（7）編制檔案目錄按目錄號(hào)制作檔案目錄（案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄）（8）編制檔案目錄封面和背脊

（二）檔案的保管1.檔案保管與庫(kù)房管理檔案安全保管定期檢查記錄表庫(kù)房溫濕度記錄表庫(kù)房示意圖（上墻）庫(kù)房密集架標(biāo)簽2.全宗卷（1）內(nèi)容①全宗指南、大事記②檔案收集③檔案整理④檔案鑒定⑤檔案保管⑥檔案統(tǒng)計(jì)⑦檔案利用⑧檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用2.全宗卷（2）裝訂、打頁(yè)碼（3）編號(hào)（4）入全宗卷盒（可以一卷一盒也可以數(shù)卷裝一盒）（三）檔案的統(tǒng)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)、人員情況統(tǒng)計(jì)表室藏檔案統(tǒng)計(jì)表文書檔案統(tǒng)計(jì)表聲像檔案統(tǒng)計(jì)表（照片檔案）聲像檔案統(tǒng)計(jì)表（光盤/磁盤檔案）業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)表實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)表檔案編研資料統(tǒng)計(jì)表檔案檢索工具統(tǒng)計(jì)表檔案資料利用情況登記表檔案室設(shè)備裝具情況統(tǒng)計(jì)表

參見《檔案統(tǒng)計(jì)表》（四）檔案的鑒定檔案鑒定銷毀制度成立檔案鑒定小組

《關(guān)于成立XX檔案鑒定小組的通知》四、室?guī)煸O(shè)施（一）庫(kù)房、辦公、閱覽三分開（二）統(tǒng)一規(guī)范的檔案箱柜

（整潔、無雜物，編號(hào)指引規(guī)范）（三）溫濕度控制設(shè)施

（溫濕度適宜）（四）其他（防光窗簾、滅火器等）五、開發(fā)利用（一）檔案資料檢索

1、各類檔案目