XX保險(xiǎn)公司公文處理辦法

XX保險(xiǎn)股份有限公司公文處理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)XX保險(xiǎn)股份有限公司安徽分公司（以下簡稱“公司”）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）和中國保監(jiān)會(huì)《中國保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)公文處理辦法》（保監(jiān)發(fā)[2001]1號）的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條公司的公文是公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是貫徹統(tǒng)一法人制度，進(jìn)行經(jīng)營管理活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密，要切實(shí)克服官僚主義、形式主義和文牘主義。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。第六條公司各級機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法，加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條公司辦公室（或綜合管理部）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本級公司公文處理工作，指導(dǎo)下級公司公文處理工作。第八條各級分支機(jī)構(gòu)應(yīng)配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文傳遞、收發(fā)、分辦、審核、打印、用印、立卷、歸檔和銷毀等公文處理工作。第二章公文種類第九條公司公文種類主要有：（一）決議適用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。（二）決定適用于對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員；變更或撤銷下級公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣告重要事項(xiàng)。（四）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達(dá)要求下級公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用人員。（六）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或交流重要情況。（七）報(bào)告適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。（八）請示適用于向上級單位和有關(guān)主管部門請求指示和批準(zhǔn)。（九）批復(fù)適用于答復(fù)下級公司的請示事項(xiàng)。（十）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十一）函適用于不相隸屬機(jī)構(gòu)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題；請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十二）會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文類別第十條公司公文類別（一）行政管理類發(fā)文1．公司發(fā)文公司發(fā)文的公文代字主要有人保健康發(fā)、人保健康辦發(fā)、人保健康復(fù)、人保健康函、人保健康干、人保健康條款、會(huì)議紀(jì)要、人保健康辦函。（1）人保健康發(fā)主要用于向上級主管和保監(jiān)會(huì)等有關(guān)部委請示、報(bào)告工作；向各分公司印發(fā)決定、規(guī)章、制度、辦法、等重要文件。其文種為決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、意見等。（2）人保健康辦發(fā)是“人保健康發(fā)”的重要補(bǔ)充形式。主要用于對上級主管和保監(jiān)會(huì)及有關(guān)部委交辦事項(xiàng)的回復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)構(gòu)的文件及總公司各部門專題會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話（摘要）、工作要點(diǎn)；與國務(wù)院有關(guān)部門、公司各分支機(jī)構(gòu)商洽工作、批復(fù)問題；辦理全國人大議案、全國政協(xié)提案；總公司內(nèi)部需要以公文形式協(xié)調(diào)處理的事項(xiàng)（如成立某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)小組）等。其文種為通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、意見等。（3）人保健康復(fù)主要用于批復(fù)下級公司的請示事項(xiàng)。其文種為批復(fù)。（4）人保健康函主要用于與上級主管及國務(wù)院各有關(guān)部委以及無隸屬關(guān)系的單位商洽、溝通有關(guān)事項(xiàng)。其文種為函。（5）人保健康干主要用于干部任免、聘任、調(diào)動(dòng)、資格審查等。其文種為請示、通知、批復(fù)。（6）人保健康條款主要用于條款性文件的使用。其文種為請示、報(bào)告、通知、批復(fù)等。（7）人保健康辦函主要用于與不相隸屬單位商洽、溝通工作及對分支機(jī)構(gòu)人員出訪事項(xiàng)進(jìn)行批復(fù)。其文種為函。（8）總裁辦公會(huì)議紀(jì)要、司務(wù)會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)事會(huì)議紀(jì)要及專題會(huì)議紀(jì)要。此類公文作為“文件格式”使用時(shí)僅限于總公司內(nèi)部（不加蓋印章），主要用于記載公司總裁辦公會(huì)議、司務(wù)會(huì)議、董事會(huì)議、監(jiān)事會(huì)議和專題會(huì)議討論、決定的事項(xiàng)或決議。2．部門發(fā)文部門發(fā)文是總公司各部門根據(jù)本部門管理權(quán)限和職責(zé)范圍，為規(guī)范和加強(qiáng)管理而制發(fā)的“信函格式”公文。適用于各部門與各分公司對口部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，通知事項(xiàng)等。其文種為通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、函、批復(fù)等。辦公室――人保健康辦；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部――人保健康安徽分財(cái)；個(gè)險(xiǎn)銷售部――人保健康安徽分個(gè)；團(tuán)險(xiǎn)銷售部——人保健康安徽分團(tuán)；業(yè)務(wù)管理部――人保健康安徽分業(yè)；健康管理部――人保健康安徽分管。4．其它機(jī)構(gòu)或臨時(shí)性機(jī)構(gòu)發(fā)文主要用于跨部門成立的機(jī)構(gòu)或根據(jù)實(shí)際情況臨時(shí)設(shè)立的機(jī)構(gòu)上報(bào)情況、傳達(dá)有關(guān)指示、要求；與不相隸屬機(jī)構(gòu)之間商洽工作；要求下級分公司相應(yīng)機(jī)構(gòu)辦理事務(wù)等。其文種為通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、函、批復(fù)等。（二）黨內(nèi)發(fā)文1．公司黨委發(fā)文公文代字主要有：人保健康黨發(fā)、人保健康黨函、人保健康黨辦發(fā)、人保健康黨組、人保健康黨宣、人保健康黨紀(jì)、會(huì)議紀(jì)要。（1）人保健康黨發(fā)主要用于向上級黨委和中國保監(jiān)會(huì)黨委等有關(guān)部委黨委請示報(bào)告工作，向地方黨委就有關(guān)重要事項(xiàng)通報(bào)情況、商洽工作；向系統(tǒng)各級黨委布置工作，通知、通報(bào)黨內(nèi)工作事項(xiàng)。其文種為通知、決定、請示、報(bào)告、通報(bào)、意見、批復(fù)等。（2）人保健康黨辦發(fā)是“人保健康黨發(fā)”的重要補(bǔ)充形式。主要用于落實(shí)公司黨委的決定或根據(jù)黨委辦公室職責(zé)制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的各種文件。其文種為通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、函等。（3）人保健康黨函主要用于向上級黨委和中國保監(jiān)會(huì)黨委等有關(guān)部委黨委、地方黨委及不相隸屬單位黨委商洽、溝通有關(guān)事項(xiàng)。其文種為函。（6）人保健康黨紀(jì)主要用于向上級黨委紀(jì)委和中國保監(jiān)會(huì)黨委（紀(jì)委）、及國務(wù)院有關(guān)部委請示報(bào)告工作，向系統(tǒng)各級紀(jì)委布置工作，通知、通報(bào)黨內(nèi)工作事項(xiàng)。其文種為通知、決定、請示、報(bào)告、通報(bào)、意見等。（7）黨委會(huì)議紀(jì)要此類公文作為“文件格式”使用時(shí)，僅限于總公司內(nèi)部（不加蓋印章），主要用于記載公司黨委會(huì)議討論、決定的事項(xiàng)或決議。2．公司黨委部門發(fā)文是黨委各部門根據(jù)本部門職責(zé)范圍制發(fā)的公文。其文種為通知、通報(bào)、批復(fù)、函等。公司黨委各部門公文代字如下：（1）黨委辦公室：人保健康安徽分黨辦。（2）黨委組織部：人保健康安徽分黨組。（3）黨委宣傳部：人保健康安徽分黨宣。（4）人保健康黨組主要用于系統(tǒng)內(nèi)任免黨內(nèi)干部職務(wù)等。其文種為通知、請示、批復(fù)等。（5）人保健康黨宣主要用于系統(tǒng)內(nèi)黨的宣傳工作等。其文種一般為通知。3．其他機(jī)構(gòu)或臨時(shí)性機(jī)構(gòu)發(fā)文。主要用于跨部門成立的機(jī)構(gòu)或臨時(shí)設(shè)立的機(jī)構(gòu)上報(bào)情況、傳達(dá)有關(guān)指示、要求；與不相隸屬機(jī)構(gòu)之間商洽工作；要求下級分公司相應(yīng)機(jī)構(gòu)辦理事務(wù)等。部分機(jī)構(gòu)公文代字如下：（1）機(jī)關(guān)委員會(huì)：人保健康機(jī)黨。（1）工會(huì)工作委員會(huì)：人保健康工。（2）工會(huì)工作委員會(huì)機(jī)關(guān)工會(huì)：人保健康機(jī)工。（3）共青團(tuán)委員會(huì)：人保健康團(tuán)。3.簽報(bào)簽報(bào)是在公司本部流轉(zhuǎn)的非正式文件。主要用于請示、報(bào)告工作以及各部門間商洽、溝通情況等。部門簽報(bào)公文代字在部門公文代字后加“簽”字即可。如：總裁辦公--人保健康辦簽。第十一條各級分支機(jī)構(gòu)公文類別與公文代字根據(jù)本辦法和公文處理工作實(shí)際情況參照總公司文件格式確定。第四章公文格式第十二條公司的公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、報(bào)送單位、抄送單位、發(fā)送單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）公司公文密級由辦文單位根據(jù)秘密程度標(biāo)明。公司內(nèi)部文件一律標(biāo)注“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”，并限定秘密期限。（二）緊急文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、時(shí)限、緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)使用全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號包括公文代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。（五）上報(bào)的重要文件須注明簽發(fā)人姓名。（六）各分支機(jī)構(gòu)按照上級公司有關(guān)要求上報(bào)的請示、報(bào)告中必須引用上級公司文件的標(biāo)題和文種字號。（七）公文標(biāo)題由相關(guān)介詞“關(guān)于”、公文主題和文種三部分內(nèi)容組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明規(guī)范的公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱或轉(zhuǎn)發(fā)文件、印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等特殊情況加注書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。（八）主送單位指公文的主要受理單位，即根據(jù)公文內(nèi)容答復(fù)事項(xiàng)、辦理工作的單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（九）報(bào)送單位指除主送單位外需要知曉公文內(nèi)容的上級單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十）抄送單位指除主送單位、報(bào)送單位外需要知曉或執(zhí)行公文內(nèi)容的系統(tǒng)外單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十一）發(fā)送單位指除主送單位、報(bào)送單位、抄送單位外需要知曉或執(zhí)行公文內(nèi)容的系統(tǒng)內(nèi)單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十二）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。如果公文本身是專門印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)某一文件時(shí)，則正文之后不必再有附件說明。（十三）公文除文件式會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均須加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。（十四）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，特殊情況以印發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（十五）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)在成文日期的下一行加括號標(biāo)注。（十六）公文應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容標(biāo)注主題詞。主題詞是用于公文分類和檢索的標(biāo)識(shí)符號，由揭示公文內(nèi)容歸屬、主題內(nèi)容的詞或詞組和表現(xiàn)公文形式特點(diǎn)的詞或詞組構(gòu)成。（十七）公文版記處必須標(biāo)注聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（十八）文字從左到右橫寫、橫排。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。第十三條公文用紙為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第五章行文規(guī)則第十四條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用,確保少而精。第十六條公司行文。1.分公司可對總公司行文，不得對總公司各內(nèi)設(shè)部門行文，且文種只能使用“請示”和“報(bào)告”。2.分公司各部門可對總公司相應(yīng)部門行文，不得對總公司或總公司各部門下屬機(jī)構(gòu)行文。除以分公司名義和辦公室名義外，分公司內(nèi)設(shè)部門不得對外行文。3.分公司可對其所轄各分支機(jī)構(gòu)發(fā)文。第十七條總公司各部門召開的全國專業(yè)工作會(huì)議，會(huì)后以人保健康辦發(fā)或人保健康黨辦發(fā)文件印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，不印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話全文。第十八條總公司各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)由部門自行行文，如確需與其它部門聯(lián)合行文，單位不宜過多，并應(yīng)明確主辦部門。第十九條各分支機(jī)構(gòu)可根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，可以與當(dāng)?shù)卣蚱渌嘘P(guān)部門互相行文。第二十條各分支機(jī)構(gòu)一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時(shí)，應(yīng)報(bào)送被越級的上級單位。第二十一條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，請示事項(xiàng)必須明確。一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng)用報(bào)送形式，但不得同時(shí)發(fā)送下級單位?！皥?bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。第二十二條除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義直接向上級單位負(fù)責(zé)人行文。第二十三條下級單位向上級單位報(bào)送請示時(shí)，涉及幾個(gè)部門的，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和報(bào)送單位，由主送單位負(fù)責(zé)答復(fù)。上級單位在批復(fù)下級單位的請示時(shí)，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送或發(fā)送其他單位。第二十四條轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級或不相隸屬機(jī)構(gòu)的文件，除特殊情況外，一般以人保健康辦發(fā)或人保健康黨辦發(fā)文件轉(zhuǎn)發(fā)。第二十五條行文中必須遵循“明來明復(fù)、密來密復(fù)”的原則。第二十六條報(bào)送文件的具體要求：（一）請示各分公司以分公司或辦公室文件向總公司上報(bào)的請示，統(tǒng)一由總公司辦公室辦理；以分公司部門文件上報(bào)的請示，由總公司有關(guān)部門直接辦理。請示文件不得一件多投。（二）報(bào)告各分公司總結(jié)性和綜合性工作報(bào)告須以分公司文件報(bào)送總公司辦公室；單項(xiàng)報(bào)告須以部門文件報(bào)送總公司有關(guān)部門，其中重要的、涉及面大的應(yīng)同時(shí)報(bào)送總公司辦公室。各分公司簡報(bào)信息類文件只報(bào)送總公司辦公室，由總公司辦公室統(tǒng)一辦理。第六章發(fā)文辦理第二十七條發(fā)文辦理指以本級公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、排版、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二十八條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家法律法規(guī)、方針政策及有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，材料翔實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。篇幅力求簡明扼要，一般不超過3000字，如果正文篇幅過長，要有內(nèi)容提要。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，須根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。其中，上報(bào)的急件，必須對文件緊急的原因具體說明，不能簡單標(biāo)注特急件或急件。（五）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確規(guī)范。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號（引用外單位公文必須引用單位名稱）。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。不要寫“去年”、“上月”、“昨天”，或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“2005”不能寫成“05”。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）必須使用國家法定計(jì)量單位。（八）文內(nèi)如使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱，然后用括號注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）草擬公文，須在公司統(tǒng)一的專用發(fā)文稿紙上打印有關(guān)內(nèi)容，擬稿人姓名、電話（包括內(nèi)線、外線號碼）以及擬稿日期必須填寫。正文要打印在專用擬文稿紙框內(nèi)。（十）審批公文，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和審批時(shí)間，其他審批人圈閱并簽名，應(yīng)當(dāng)視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示“已閱知”。（十一）草擬電報(bào)應(yīng)堅(jiān)持“一事一電”、“明來明復(fù)、密來密復(fù)”原則，要注明發(fā)往地點(diǎn)、接收單位，文末要寫明落款和日期，外文字母要大寫。（十二）草擬、修改、審批和簽發(fā)公文（電子公文除外），一律用鋼筆或簽字筆，禁止用鉛筆或圓珠筆等容易褪色、涂改的書寫工具。書寫要工整易認(rèn)。不得在文稿裝訂線外書寫。（十三）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（十四）在會(huì)議紀(jì)要及成立臨時(shí)機(jī)構(gòu)的文件中，姓名職務(wù)并用時(shí)，一般是姓名在前，職務(wù)在后。姓名職務(wù)之后不再加“同志”字樣。第二十九條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)事先主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽。如經(jīng)協(xié)商，意見仍不一致時(shí)，主辦部門應(yīng)向本級公司辦公室如實(shí)反映情況，并附上不同意見和說明，由辦公室協(xié)調(diào)或報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)裁定。第三十條凡屬職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，一律自行解決，不必向上級公司請示；凡可自行下達(dá)或與有關(guān)部門聯(lián)合下達(dá)的文件，不要報(bào)請上級公司批轉(zhuǎn)。各分公司向下級機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)發(fā)總公司文件或向下級機(jī)構(gòu)印發(fā)文件不應(yīng)報(bào)總公司。如工作需要，須以報(bào)告的形式上報(bào)。第三十一條為提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率，送交領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)的公文，應(yīng)附草擬此份公文相關(guān)的背景說明材料，供領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)參考。相關(guān)背景材料包括對方來文或上級批復(fù)、有關(guān)簽報(bào)、其他部門會(huì)簽意見等。第三十二條總公司及各分支機(jī)構(gòu)均應(yīng)建立、完善公文審核制度。公文審核工作由文秘部門的專職文秘人員負(fù)責(zé)。第三十三條發(fā)文審核（一）公文審核的主要內(nèi)容包括：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和撰寫公文的有關(guān)要求，文稿內(nèi)容是否恰當(dāng)準(zhǔn)確，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。（二）公文審核實(shí)行分級負(fù)責(zé)制。主辦處室負(fù)責(zé)人要對本處室擬寫的公文進(jìn)行初審；主辦部門負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān)，對文件的密級和緩急、文稿內(nèi)容、數(shù)字的真實(shí)準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。除特殊情況外應(yīng)由主辦部門主持工作的領(lǐng)導(dǎo)審簽；部門綜合人員要對公文的格式嚴(yán)格把關(guān)，對不符合規(guī)定格式的公文，應(yīng)退主辦部門擬稿人修改；辦公室應(yīng)對公文進(jìn)行全面審核。各分公司公文審核工作統(tǒng)一由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)。正式印發(fā)的公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)辦公室審核。（三）辦公室對公文文稿作大的改動(dòng)，應(yīng)征求主辦部門的意見。如不能協(xié)商一致，由辦公室向簽發(fā)文件的公司領(lǐng)導(dǎo)寫出說明，由公司領(lǐng)導(dǎo)審定。公文核稿人員對內(nèi)容雜亂、條理不清、文字冗長的公文，應(yīng)退還主辦部門擬稿人加工修改；對修改后涂改勾劃較亂的公文，應(yīng)退主辦部門擬稿人清稿。謄清或改寫的原稿不得銷毀，應(yīng)附在譽(yù)清稿或改寫稿之后，一并歸檔。第三十四條公文簽發(fā)（一）以公司名義發(fā)出的文件，由董事長、總裁或授權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)?？偣緢?bào)送中國保監(jiān)會(huì)和中國人?？毓晒疽约皣鴦?wù)院各部委等上級單位以及發(fā)往系統(tǒng)的涉及全局性工作的文件，應(yīng)由董事長或總裁簽發(fā)。（二）公司黨委文件，由黨委書記或分管該項(xiàng)工作的黨委委員簽發(fā)，重要文件由黨委書記簽發(fā)。（三）總公司部門文件，由部門總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)，其中重要文件應(yīng)報(bào)公司總裁或主管副總裁批示。（四）簽批公文必須簽名和注明時(shí)間，并應(yīng)使用鋼筆或簽字筆。（五）主批人應(yīng)明確簽署意見、簽名和注明日期，其他審批人圈閱視為同意。擬稿人不應(yīng)簽發(fā)自己起草的文件。第三十五條打印、校對的要求：（一）繕印的文件，必須符合公文規(guī)定格式，排列整齊，清晰美觀，份數(shù)準(zhǔn)確。（二）繕印文件應(yīng)根據(jù)先急后平、先公文后資料的原則予以安排。如緩急程度相等，應(yīng)按照先上報(bào)后下發(fā)、先到先印的順序安排。（三）實(shí)行擬稿人校對制度，校對要準(zhǔn)確無誤。一般文件校對1至2次，重要文件應(yīng)校對3次。最后一次校對必須由擬稿人負(fù)責(zé)。校對中發(fā)現(xiàn)原稿有問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)同有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)（不涉及文件主要內(nèi)容的文字、語法錯(cuò)誤除外）。第三十六條印章使用應(yīng)遵守以下規(guī)定：（一）要確定專職部門和專職人員管理印章，使用印章要嚴(yán)格執(zhí)行審批和登記制度。公司印章，必須由公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任簽字后方可使用；公司黨委印章，必須由黨委書記、黨委委員簽字后方可使用。例行報(bào)表應(yīng)加蓋主管業(yè)務(wù)部門公章。（二）公文蓋章時(shí)必須檢查原稿是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)核簽，聯(lián)合發(fā)文的文頭上，簽發(fā)人署名是否標(biāo)明等。印章要蓋得清晰端正，嚴(yán)防錯(cuò)蓋、漏蓋，嚴(yán)禁在空白介紹信、空白獎(jiǎng)狀及各種空白紙上蓋章。第三十七條送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘人員要負(fù)責(zé)催辦。公文催辦應(yīng)做到：（一）緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦；一般公文定期催辦。力求做到不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。（二）承辦人員對承辦的公文必須認(rèn)真及時(shí)處理，不得延誤、推諉。急件應(yīng)按時(shí)限要求辦理。對不能及時(shí)處理或答復(fù)的文件，應(yīng)先以便函或電話方式告知對方；需延時(shí)處理的應(yīng)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得無限期拖延。（三）對重要文件應(yīng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。第三十八條根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的要求，在公文正式定稿、編排、分發(fā)之后，須將電子公文輸入系統(tǒng)之中。第三十九條公文傳遞要準(zhǔn)確、迅速、安全、保密，并要有嚴(yán)格縝密的登記交接手續(xù)。第七章收文辦理第四十條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。第四十一條收文處理工作（署名部門的除外）統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)。（一）各上級單位發(fā)至總公司的公文，由辦公室報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。（二）對于非隸屬關(guān)系單位來函，辦公室應(yīng)當(dāng)視具體情況提出擬辦意見送公司領(lǐng)導(dǎo)批示，或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。（三）對于各分公司上報(bào)至總公司的公文，由辦公室轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。部門提出擬辦意見后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。（四）緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。第四十二條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職責(zé)范圍或者不適宜本部門辦理的，應(yīng)迅速退回辦公室并說明理由。第八章公文立卷、歸檔和銷毀第四十四條各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中國人保健康保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》的規(guī)定，建立、健全立卷歸檔制度。各部門的綜合人員負(fù)責(zé)做好并督促本部門各處、室的文件、材料立卷歸檔工作。第四十五條為確保檔案資料的齊全、完整，應(yīng)將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本、簽報(bào)和相關(guān)背景材料）進(jìn)行分級管理。公司級公文留存在辦公室；部門級公文留存在部門文秘人員處，待整理立卷后歸檔。第四十六條公文立卷，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理，要正確反映公司主要政務(wù)、業(yè)務(wù)狀況，有利于保管和借用。第四十七條聯(lián)合辦理的公文，主辦單位將公文定稿、正本和相關(guān)材料立卷歸檔，其他單位保存正本或正本復(fù)印件。第四十九條沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀密級公文，須進(jìn)行登記，統(tǒng)一由辦公室組織監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第九章公文管理第五十條上級單位的秘密公文，除絕密注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)上一級單位負(fù)責(zé)人或辦公室主任批準(zhǔn)，可以復(fù)印。復(fù)印時(shí)，應(yīng)注明復(fù)印的單位、時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報(bào)不得復(fù)印。第五十一條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)印單位證明章，視同正式公文妥善保管。第五十二條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第五十三條密級文件的管理（一）密級文件要按照保密要求傳遞、收發(fā)和處理，絕密文件和密碼電報(bào)必須由辦公室機(jī)要人員統(tǒng)一收發(fā)和處理。（二）傳遞密級文件，必須采取保密措施，確保秘密安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸密級文件，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸。（三）轉(zhuǎn)發(fā)密級文件應(yīng)請示主辦單位。如可轉(zhuǎn)發(fā)，應(yīng)注明相應(yīng)的密級和期限，不得以一般文件形式轉(zhuǎn)發(fā)。（四）在一般發(fā)文和明碼電報(bào)中，不得直接引用絕密文件或密碼電報(bào)的標(biāo)題、文號、日期和內(nèi)容。第五十四條部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文立卷后按有關(guān)規(guī)定移交辦公室檔案室。工作人員調(diào)離時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第十章附則第五十五條公文處理中涉及電子文件的規(guī)定按電子文件加密傳輸管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五十六條各分公司辦公室應(yīng)對上級單位和本級公司下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。第五十七條公司的公文處理辦法由總公司統(tǒng)一制定。各分公司可根據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則，并報(bào)總公司辦公室備案。第五十八條本辦法自2005年月日起實(shí)行，本辦法由公司綜合組負(fù)責(zé)解釋。附件：1.XX保險(xiǎn)股份有限公司安徽分公司實(shí)施《XX保險(xiǎn)股份有限公司安徽分公司公文處理辦法》的說明附件1.XX保險(xiǎn)股份有限公司安徽分公司實(shí)施《XX保險(xiǎn)股份有限公司安徽分公司公文處理辦法》的說明為實(shí)施《XX保險(xiǎn)股份有限公司安徽分公司公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》),結(jié)合公司實(shí)際情況,現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：一、關(guān)于公文文種文種是公文不可缺少的組成部分。正確標(biāo)明文種，有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性、有效性，能為公文的撰寫、處理提供便利。《辦法》根據(jù)公司的實(shí)際情況，規(guī)定的公文種類有十二種。各級分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍、發(fā)文目的、要求、公文內(nèi)容、行文關(guān)系等正確選用。（一）請示與報(bào)告“請示”、“報(bào)告”不得混用，必須嚴(yán)格分開。請示與報(bào)告的異同：請示和報(bào)告都屬上行文，都是呈送上級的文件。請示是就某一事項(xiàng)請求上級單位答復(fù)或給予支持。一般情況下，上級對下級單位的請示，必須批復(fù)；報(bào)告是下級單位向上級單位匯報(bào)或說明解釋某一問題的文件，上級單位不需要一定對報(bào)告做出批復(fù)。2.嚴(yán)禁“請示”、“報(bào)告”一同使用，如“關(guān)于……的請示報(bào)告”等。3.請示的公文,不應(yīng)同時(shí)發(fā)送下級單位。在上級單位未做出批復(fù)前,請示單位及其同級或下級單位不得擅自按請示文件的內(nèi)容執(zhí)行。4.對以正式文件上報(bào)的請示文件應(yīng)以正式文件（公司發(fā)文或部門發(fā)文）批復(fù)，不應(yīng)口頭答復(fù)或以傳真件回復(fù)。（二）函“函”適用于不相隸屬機(jī)構(gòu)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。1.函按照內(nèi)容和用途可分成三類。一是商洽函：主要用于平行單位或不相隸屬單位之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜。二是詢問、答復(fù)函：主要用于不相隸屬單位之間互相詢問答復(fù)處理有關(guān)問題。三是請批、批準(zhǔn)函：主要是向不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請批函，以及業(yè)務(wù)主管部門向不相隸屬的單位制發(fā)的批準(zhǔn)函。2.當(dāng)發(fā)文單位與主要收文單位是同級或不存在隸屬關(guān)系時(shí)，則應(yīng)選用商洽性的平行文種—“函”。3.隸屬關(guān)系：指同一垂直組織系統(tǒng)中存在直接職能往來的上下級單位之間的關(guān)系。非隸屬關(guān)系：指不是同一垂直組織系統(tǒng)不發(fā)生直接職能往來的單位之間的關(guān)系。二、關(guān)于黨政分開原則在公文處理過程中應(yīng)貫徹黨政分開的原則。（一）除黨組織有規(guī)定或有明確要求外,不應(yīng)以行政發(fā)文的形式向上級黨組織報(bào)送文件。（二）不應(yīng)在行政發(fā)文中對黨組織下命令、作指示。（三）在發(fā)文用紙、格式上也應(yīng)堅(jiān)持“黨政分開”，主送、報(bào)送、抄送、發(fā)送應(yīng)選擇各自對口的單位。三、關(guān)于公文格式（一）密級和緊急程度公文的秘密等級和緊急程度,應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的劃密范圍和公文的緩急，由起草人提出,部門負(fù)責(zé)人審定。既要防止因未標(biāo)明秘密等級和緊急程度,造成泄密失密和誤時(shí)誤事,又要注意不得隨意擴(kuò)大秘密等級和提高緊急程度。1.《辦法》對公文秘密程度作了明確規(guī)定，共分為“絕密、機(jī)密、秘密、商業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密”五個(gè)級別。其中：只有涉及國家秘密的公文方可標(biāo)注“絕密、機(jī)密、秘密”；凡公司內(nèi)部事項(xiàng)，如財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)進(jìn)展通報(bào)等均應(yīng)標(biāo)注“商業(yè)機(jī)密”或“商業(yè)秘密”。2.緊急程度分為：特急、急件。在標(biāo)出特急、急件時(shí)不應(yīng)加任何標(biāo)點(diǎn)符號，如在特急、急件后加“！”等等。（二）標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。1．使用標(biāo)有發(fā)文單位名稱（紅字頭）的公文,公文標(biāo)題中可不再標(biāo)明發(fā)文單位名稱。2.標(biāo)題的一般格式是：發(fā)文機(jī)關(guān)（可省略）+關(guān)于+公文核心內(nèi)容概括詞+的+文種。3.標(biāo)題中不應(yīng)缺省文種前的結(jié)構(gòu)助詞“的”。4.批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件可省略“關(guān)于”，用“批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）+某單位關(guān)于……的通知”格式。如：“轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會(huì)關(guān)于……的通知”。5.不應(yīng)寫缺少規(guī)定文種的標(biāo)題，如：“關(guān)于……的匯報(bào)”，“關(guān)于……的申請”等。6.對于需要印發(fā)的計(jì)劃、要點(diǎn)等內(nèi)容，標(biāo)題不應(yīng)寫《關(guān)于……的計(jì)劃》，《關(guān)于……的要點(diǎn)》，而應(yīng)寫成《關(guān)于印發(fā)<……的計(jì)劃>的通知》，關(guān)于印發(fā)<……的要點(diǎn)>的通知》。（三）主送、報(bào)送、抄送、發(fā)送格式1.公司發(fā)文必須填寫的基本格式（1）行政發(fā)文：抄送：中國人?？毓晒?。發(fā)送：董事會(huì)，監(jiān)事會(huì)，總裁室，總公司有關(guān)部門。（2）黨內(nèi)發(fā)文：發(fā)送：書記、副書記，黨委委員。（3）紀(jì)委發(fā)文：報(bào)送：XX保險(xiǎn)股份有限公司黨委發(fā)送：書記、副書記，紀(jì)委委員。2．除領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人指定索要的文件可寫領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人姓名外,一般在主送、報(bào)送、抄送、發(fā)送等格式中不寫領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人姓名。（四）附件1.擬稿人應(yīng)在發(fā)文稿紙上的附件欄里正確打印公文附件名稱。如有多個(gè)附件應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明序號。2.凡屬印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)某一文件時(shí)，印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件不宜作為所擬公文的附件，因?yàn)樾栌“l(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件本身就是正文內(nèi)容的一部分。3.制作文件正本時(shí)應(yīng)在正文之后、印章和發(fā)文年月日之前打印附件名稱和順序。（五）主題詞1.可以參照國務(wù)院主題詞表擬寫主題詞，但根據(jù)我公司的實(shí)際情況，需在實(shí)踐中總結(jié)增加一些具有我公司特點(diǎn)的主題詞。2.一般來說，公司文件的主題詞應(yīng)該先寫部門名稱詞，再寫能概括文件主要內(nèi)容的詞（詞組），然后寫文種。主題詞格式：擬文部門簡稱詞+文件核心內(nèi)容概括詞（詞組）（1-3個(gè)）+文種。3.主題詞一般應(yīng)使用名詞，特殊情況下也可用動(dòng)詞，一般不要超出5個(gè)詞（詞組）。4.除會(huì)議紀(jì)要外，所有公文均應(yīng)標(biāo)注主題詞。公司級文件由辦公室核稿人員負(fù)責(zé)填寫，部門級文件由擬稿人按有關(guān)規(guī)定填寫。（六）聯(lián)系人、聯(lián)系電話由于總公司印發(fā)的文件主要用于向各分公司安排、布置工作；向上級主管部門請示、報(bào)告有關(guān)事項(xiàng)；與不相隸屬單位之間商洽工作等。因此，為便于工作，《辦法》中明確規(guī)定在文尾版記部分標(biāo)注聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（七）印章公司級公文,除“會(huì)議紀(jì)要”、傳真電報(bào)外,其它文件一律按規(guī)定加蓋印章。沒有按規(guī)定加蓋印章，應(yīng)視為無效文件。（八）成文日期公文的成文日期是以最高領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件的日期為準(zhǔn)，打印時(shí)須為規(guī)范的中文大寫日期。例如“二ＯＯ四年八月六日”，其中“Ｏ”以英文字母o全角