華海機械股份有限公司檔案管理制度

華海機械股份有限公司檔案管理制度一、目的為了加強檔案的管理，確保各類檔案使用、保管的安全，特制定本規(guī)定。二、檔案分類公司檔案資料包括：綜合資料、文件文函、合同協(xié)議、人力資源資料、土地開發(fā)資料、開發(fā)項目資料、財務部門資料及往來單位資料等。三、檔案控制1、公司檔案除財務資料外其余均由公司綜合管理部專人負責管理，要求做到：管理科學、查找方便、快速，嚴格執(zhí)行公司的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。使用密級檔案須經總經理批準。財務資料由財務部負責管理。2、各部門（除財務部）在工作中編制的和取得有存檔價值的文件資料，須及時交檔案室存檔（如工作需要應在每年元月底向公司綜合管理部移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)）。管理專人應及時整理歸檔，并按要求登記簽名并注明歸檔日期。因工作需要須領用檔案原件，必須辦理領用手續(xù)。3、歸檔資料必須符合下列要求：①文件材料齊全完整；②根據檔案內容合并整理、立卷；③根據檔案內容的歷史關系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。4、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示總經理。檔案原件一般不借出檔案室。如工作需要借出，借用人必須進行登記歸還日期，因特殊情況需要帶出公司，須經總經理批準，涉及公司利益的檔案未經總經理批準任何人無權借用。5、愛護檔案。不準在檔案上打點、劃線、折角或做其它記號，更不準涂改和撕、拆檔案，檔案資料要防止丟失、損壞，收回時要嚴格檢查。6、閱檔案時嚴禁吸煙，閱檔桌上不準擺放茶杯、墨水等可能污染檔案的物品。查閱人員應確保檔案不受污損。7、無保存價值和保管期滿不需繼續(xù)保存的檔案須由檔案管理員寫出書面申請并由綜合管理部領導組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規(guī)定的提出酌情處置意見。經公司總經理審核批準可銷毀后，方可銷毀。在挑選這類檔案時，案鑒定小組應直接審查檔案，不能只根據檔案保管期限和案卷封面標注的保管期限就將檔案銷毀，未經批準任何員工均無權銷毀任何檔案。8、銷毀的檔案，必須編制“檔案銷毀清冊”（又稱“清單”）作為日后查考檔案銷毀情況的憑證，管理專人只有根據批準的檔案銷毀清冊，才能銷毀檔案。9、要銷毀的檔案應用碎紙機銷毀，為了保守機密，嚴禁將應銷毀的檔案作其它用途，當檔案確實已被銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并簽上經辦人、監(jiān)銷人姓名。10、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由公司綜合管理部負責歸檔。11、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。三、違規(guī)處理