信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理流程粗粒度探析

精品文檔-下載后可編輯信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理流程粗粒度探析項(xiàng)目管理流程就像脊柱樣環(huán)扣一環(huán)，前后銜接到各個(gè)階段，整個(gè)過(guò)程就形成項(xiàng)目管理流程，整個(gè)流程完成的過(guò)程也是項(xiàng)目生命周期結(jié)束的過(guò)程，PMBOOK中的五個(gè)過(guò)程組剛和九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域等理論是做好信息系統(tǒng)類(lèi)項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，單有這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須有與之相配套的制度、辦法等規(guī)章，形成真正的基于流程管理的新的管理模式，才能真正指導(dǎo)、管理項(xiàng)目實(shí)踐活動(dòng)。這就要求要將項(xiàng)目管理理論、技術(shù)工具與實(shí)際的項(xiàng)目生產(chǎn)相結(jié)合，管理流程、規(guī)章要源于生產(chǎn)實(shí)際，通過(guò)提煉、規(guī)范后要能回到實(shí)際生產(chǎn)中去。

基于篇幅，在此只就信息系統(tǒng)項(xiàng)目全周期管理的粗粒度流程圖簡(jiǎn)要展開(kāi)探討，流程圖見(jiàn)圖1。

一、項(xiàng)目售前起始階段

這個(gè)過(guò)程的核心問(wèn)題是要學(xué)會(huì)授權(quán)和溝通，這個(gè)階段主要是售前起始階段。

(一)項(xiàng)目發(fā)起人

在這個(gè)階段主要職責(zé)在售前部門(mén)，一個(gè)項(xiàng)目信息的來(lái)源往往是從項(xiàng)目銷(xiāo)售這里得到項(xiàng)目信息，因此項(xiàng)目發(fā)起人有銷(xiāo)售發(fā)起，有銷(xiāo)售人員根據(jù)項(xiàng)目信息，整理和書(shū)寫(xiě)項(xiàng)目信息報(bào)告，項(xiàng)目信息報(bào)告基本包含，信息的來(lái)源，信息內(nèi)容，客戶要求，業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析等等。在拿到項(xiàng)目信息報(bào)告以后我們就要對(duì)這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行篩選，篩選的過(guò)程很負(fù)責(zé)，篩選是非常重要的一步，銷(xiāo)售部門(mén)會(huì)同項(xiàng)目管理部門(mén)，技術(shù)研發(fā)部門(mén)等部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目篩選辦法以及項(xiàng)目篩選會(huì)議制度，從一個(gè)項(xiàng)目的成本，進(jìn)度，范圍，技術(shù)難度等方面綜合考慮，提交項(xiàng)目篩選結(jié)論單，并報(bào)備分發(fā)各涉及部門(mén)負(fù)責(zé)人。如果項(xiàng)目篩選通過(guò)就進(jìn)入立項(xiàng)申請(qǐng)環(huán)節(jié)

(二)立項(xiàng)評(píng)審

在這個(gè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目是不是具有可行性根據(jù)項(xiàng)目篩選進(jìn)一步確定項(xiàng)目能否立項(xiàng)，根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)制度，開(kāi)會(huì)研究是不是具有立項(xiàng)的必要性和可行性，如果可以立項(xiàng)那就進(jìn)行下一步的方案評(píng)審階段，如果不可以那以下環(huán)節(jié)結(jié)束，直接返回項(xiàng)目篩選階段，這個(gè)環(huán)節(jié)十分重要，可以說(shuō)是項(xiàng)目能否立項(xiàng)至關(guān)重要的一步，這一步涉及到的部門(mén)也多，綜合各方面的資源和技術(shù)研發(fā)實(shí)力分析，從市場(chǎng)定位、項(xiàng)目解決方案、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目人力、物力、財(cái)力、質(zhì)量、項(xiàng)目方案的可行性等方面進(jìn)行綜合考慮，最終書(shū)面形成立項(xiàng)評(píng)審紀(jì)要，此紀(jì)要備案并文檔隨項(xiàng)目結(jié)束而保留。

(三)方案評(píng)審

方案評(píng)審的目的是在方案中選擇最優(yōu)的方案實(shí)施，降低成本，減少不必要的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)是這個(gè)階段要考慮的問(wèn)題，根據(jù)方案評(píng)審制度，選擇合理的方案執(zhí)行對(duì)項(xiàng)目整個(gè)項(xiàng)目能否按時(shí)開(kāi)始、按時(shí)完工起到重要的作用，方案設(shè)計(jì)的優(yōu)劣(包含報(bào)價(jià)系統(tǒng))是進(jìn)行項(xiàng)目合同簽訂的依據(jù)之一，因此方案評(píng)審要對(duì)方案的設(shè)計(jì)進(jìn)行詳細(xì)分析，核對(duì)方案涉及到的方方面面，因?yàn)楹芏喾桨妇褪呛贤拿懿豢煞值囊徊糠郑贤菍?duì)方案的細(xì)分化和法律層面的規(guī)范化，在合同里規(guī)范了方案實(shí)施彼此雙方的權(quán)利和義務(wù)，因此方案評(píng)審關(guān)系到合同洽談的效果和效力，方案確定后就要準(zhǔn)備下一個(gè)環(huán)節(jié)，那就是標(biāo)書(shū)的審核。

(四)標(biāo)書(shū)的審核

標(biāo)書(shū)的審核辦法和要求要符合相關(guān)規(guī)定，以保證投標(biāo)過(guò)程滿足招標(biāo)文件和業(yè)主要求，并符合公司利益。在公司利益和業(yè)主要求有矛盾時(shí)，以公司利益為重。標(biāo)書(shū)審核是行政監(jiān)管前置的種有效措施，事前的標(biāo)書(shū)審核可以減少事后的質(zhì)疑和投訴。更重要的是減少損失和前置的風(fēng)險(xiǎn)。標(biāo)書(shū)審核主要是根據(jù)標(biāo)書(shū)審核辦法對(duì)標(biāo)書(shū)的封面、標(biāo)書(shū)目錄，日期、報(bào)價(jià)、各自權(quán)利和義務(wù)等方面審核，做好標(biāo)書(shū)審核紀(jì)要，力求標(biāo)書(shū)準(zhǔn)確。

(五)合同審核和合同簽訂

經(jīng)過(guò)方案評(píng)審、標(biāo)書(shū)審核投標(biāo)后，這里只談?wù)撝袠?biāo)后的環(huán)節(jié)，下一個(gè)環(huán)節(jié)就是進(jìn)行合同審核，合同審核是基于合同洽談過(guò)程形成的，在方案進(jìn)行評(píng)審的同事就已經(jīng)包含了對(duì)合同內(nèi)容的梳理和規(guī)范，這個(gè)環(huán)節(jié)僅是對(duì)合同要注意的事項(xiàng)和各自的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行規(guī)范，對(duì)合同洽談過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行方案微調(diào)，以期達(dá)到雙方都認(rèn)可的方案，根據(jù)合同審核辦法建立合同審核紀(jì)要單以及會(huì)簽單，整個(gè)過(guò)程完成后就進(jìn)入下一步合同的簽訂過(guò)程，此過(guò)程比較簡(jiǎn)單不再累贅。

二、實(shí)施過(guò)程

合同簽訂以后，售前開(kāi)始階段就已經(jīng)結(jié)束了，這個(gè)階段的核心問(wèn)題就是確定項(xiàng)目范圍和實(shí)施控制，如果已經(jīng)做好了項(xiàng)目售前起始階段的工作，這一階段的主要問(wèn)題就是解決好計(jì)劃的問(wèn)題了，也就是和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起根據(jù)項(xiàng)目九大領(lǐng)域控制制定切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃。

(一)章程

實(shí)施階段一開(kāi)始就要制定一個(gè)章程，章程是為了規(guī)范項(xiàng)目進(jìn)展和實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的前提，這個(gè)首先項(xiàng)目管理部門(mén)要根據(jù)項(xiàng)目情況確定這個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目章程要包含項(xiàng)目的名稱(chēng)，項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍概述、項(xiàng)目經(jīng)理人選、項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)、項(xiàng)目其他干系人、項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目審批要求以及項(xiàng)目與各部門(mén)應(yīng)提供的配合等。

(二)項(xiàng)目部工作規(guī)劃

項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目的合同以及項(xiàng)目現(xiàn)狀、成員的組成做相應(yīng)的調(diào)整并會(huì)同項(xiàng)目管理部制定項(xiàng)目工作規(guī)劃，項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃制定本項(xiàng)目部的組建，并根據(jù)WBS方法進(jìn)行工作分解，WBS工作分解結(jié)構(gòu)是組織管理工作的主要依據(jù)，是項(xiàng)目管理工作的基礎(chǔ)，包含定義工作范圍，定義項(xiàng)目組織，設(shè)定項(xiàng)目產(chǎn)品的質(zhì)量和規(guī)格，還包含任務(wù)名稱(chēng)、包含活動(dòng)，工時(shí)估算、人力資源配置、時(shí)間進(jìn)度估算，有誰(shuí)輔助有誰(shuí)通知有誰(shuí)審批等等，詳細(xì)的任務(wù)分解有利于項(xiàng)目進(jìn)度控制。項(xiàng)目進(jìn)度控制也應(yīng)該隨時(shí)做好項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告并以表格的形式做好記錄。

(三)項(xiàng)目采購(gòu)

項(xiàng)目采購(gòu)(ProjectProcurement)有人也將其譯為“項(xiàng)目獲得”，是指在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中項(xiàng)目組織從外部尋求和采購(gòu)各種項(xiàng)目所需資源(商品和勞務(wù))的管理過(guò)程。項(xiàng)目采購(gòu)的過(guò)程就是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)規(guī)劃實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，采購(gòu)規(guī)劃就是對(duì)項(xiàng)目中整個(gè)采購(gòu)工作進(jìn)行總體安排，包括采購(gòu)的內(nèi)容、采購(gòu)的方式、時(shí)間安排、相互銜接以及組織協(xié)調(diào)等，采購(gòu)規(guī)劃的過(guò)程主要從活動(dòng)排序、時(shí)間估算、資源估算、費(fèi)用估算等方面來(lái)考量，項(xiàng)目采購(gòu)的資源需要從項(xiàng)目采購(gòu)說(shuō)明書(shū)出發(fā)，根據(jù)項(xiàng)目采購(gòu)辦法規(guī)劃項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃，并對(duì)采購(gòu)部采購(gòu)的資源進(jìn)行復(fù)核和規(guī)整，做好出入庫(kù)記錄，合格證、說(shuō)明書(shū)、資源清單，涉及到設(shè)備相關(guān)認(rèn)證資料也需要做好認(rèn)證資料收集和整理。建立合格供應(yīng)商機(jī)制(根據(jù)需要可以采用采購(gòu)招標(biāo)、委托采購(gòu)、直接采購(gòu)等方式)，建立快速相應(yīng)機(jī)制，避免出現(xiàn)延誤工期的事情發(fā)生。

(四)集成開(kāi)發(fā)

集成開(kāi)發(fā)主要是針對(duì)本單位設(shè)備在整個(gè)項(xiàng)目平臺(tái)上的應(yīng)用和管理平臺(tái)，集成開(kāi)發(fā)需要根據(jù)當(dāng)初合同內(nèi)容以及集成開(kāi)發(fā)(研發(fā))任務(wù)說(shuō)明書(shū)制定開(kāi)發(fā)任務(wù)，最后開(kāi)發(fā)的平臺(tái)需要和合同或任務(wù)說(shuō)明書(shū)一致。

(五)分包工作

項(xiàng)目分包就是項(xiàng)目承包人按照合同的約定，將承包的項(xiàng)目部分包給具有相應(yīng)資質(zhì)的當(dāng)事人(單位)。

項(xiàng)目分包具體有項(xiàng)目經(jīng)理和執(zhí)行經(jīng)理負(fù)責(zé)分包的全面管理，項(xiàng)目部技術(shù)管理部門(mén)隨時(shí)審查分包單位報(bào)送的資質(zhì)、專(zhuān)業(yè)施工方案、技術(shù)措施、施工進(jìn)度、洽商變更、人員管理以及配合集成開(kāi)發(fā)部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)對(duì)分包單位的技術(shù)交底，以便銜接平臺(tái)。項(xiàng)目部對(duì)分包單位有全面的監(jiān)督權(quán)力。

這部分工作的管理難點(diǎn)和重點(diǎn)在于“選擇適合服務(wù)商并監(jiān)控分包任務(wù)的執(zhí)行情況，驗(yàn)收交付成果”，就是要根據(jù)分，子項(xiàng)目的工作要求，選擇適合的服務(wù)提供商，并對(duì)任務(wù)實(shí)施外包管理。

(六)項(xiàng)目具體實(shí)施階段

項(xiàng)目實(shí)施階段是整個(gè)項(xiàng)目最為重要的環(huán)，也是最為復(fù)雜的一環(huán)套涉及到項(xiàng)目管理的方方面面，項(xiàng)目從方案的形成，項(xiàng)目的確立，合同簽訂以及項(xiàng)目開(kāi)始前的人、物、財(cái)?shù)呐浜隙际菫榱隧?xiàng)目的穩(wěn)定實(shí)施，在這個(gè)環(huán)節(jié)項(xiàng)目的實(shí)施需要根據(jù)當(dāng)初的設(shè)計(jì)文件，項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行分工協(xié)作，例如采購(gòu)部門(mén)物料要進(jìn)場(chǎng)，要做好現(xiàn)場(chǎng)的出入庫(kù)管理，進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)單，分包商進(jìn)場(chǎng)等等，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施階段的管理工作。三、收尾階段項(xiàng)目收尾包括項(xiàng)目自驗(yàn)、發(fā)包方初驗(yàn)、發(fā)包方終驗(yàn)、質(zhì)保期維護(hù)、資料交付和歸檔以及最后的項(xiàng)目總結(jié)。

項(xiàng)目收尾作為項(xiàng)目部，需要邀請(qǐng)參與部門(mén)首次進(jìn)行自驗(yàn)，參與部門(mén)有項(xiàng)目部，項(xiàng)目管理部，研發(fā)部以及其他涉及到的部門(mén)一起對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行自驗(yàn)，自驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)合同和竣工文件進(jìn)行次項(xiàng)目的驗(yàn)收，并最后出具自驗(yàn)報(bào)告，項(xiàng)目根據(jù)自驗(yàn)報(bào)告查缺補(bǔ)漏，并及時(shí)做出項(xiàng)目情況說(shuō)明書(shū)，有問(wèn)題及時(shí)更正，沒(méi)問(wèn)題邀請(qǐng)發(fā)包方(客戶)進(jìn)行初驗(yàn)和終驗(yàn)，其標(biāo)準(zhǔn)依然根據(jù)合同和竣工文件以及其他相關(guān)文件，如果初驗(yàn)合格就進(jìn)入終驗(yàn)，不合格返回承包商重新整改，并書(shū)具不合格說(shuō)明書(shū)。合格后進(jìn)入終驗(yàn)。

如果終驗(yàn)合格就需要出具終驗(yàn)報(bào)告，下步按照合同進(jìn)行質(zhì)保維護(hù)或者進(jìn)行二次協(xié)商維保期限的最終確立，與此同時(shí)終驗(yàn)結(jié)束后需要進(jìn)行文檔的交付工作，在收尾階段最重要的就是文檔的歸檔問(wèn)題，項(xiàng)目管理部需要對(duì)資料的交付和歸檔起著監(jiān)督作用，最后資料歸檔與項(xiàng)目管理部資料檔案室保存。

最后就是項(xiàng)目總結(jié)，項(xiàng)目總結(jié)是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目總體上的評(píng)價(jià)和評(píng)估，不但包括項(xiàng)目的整體績(jī)效，還包括商務(wù)及售前階段、乃至于