會(huì)展旅游策劃步驟課件

第二章會(huì)展旅游策劃第一節(jié)會(huì)展旅游策劃步驟第二章會(huì)展旅游策劃第一節(jié)會(huì)展旅游策劃步驟1前言“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，好的策劃是成功的基石，會(huì)展旅游策劃就是對(duì)會(huì)展旅游活動(dòng)的全過程的計(jì)劃。

前言“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，好的策劃是成功2一、工作實(shí)施1、準(zhǔn)備工作※組建會(huì)展旅游策劃小組?！治霰敬螘?huì)展旅游的相關(guān)信息?！_立本次會(huì)展旅游的活動(dòng)目標(biāo)。一、工作實(shí)施1、準(zhǔn)備工作3一、工作實(shí)施2、工作步驟※第一步：分析目標(biāo)群眾。初步圈定活動(dòng)的參與者，分析目標(biāo)公眾的主要來源地區(qū)、行業(yè)、年齡和性別結(jié)構(gòu)等群體性情況?！诙剑涸O(shè)計(jì)活動(dòng)主題。策劃者需要重點(diǎn)考慮幾個(gè)因素，包括活動(dòng)目標(biāo)、信息個(gè)性、地方特色和公眾需求等?！谌剑簲M定初步方案。對(duì)整個(gè)會(huì)展旅游活動(dòng)的形式、創(chuàng)意、思路及模式等進(jìn)行深入思考，使總體構(gòu)想細(xì)化，具有可操作性。※第四步：財(cái)務(wù)收支預(yù)算。一、工作實(shí)施2、工作步驟4一、工作實(shí)施※第五步：審定所擬方案。由策劃者匯報(bào)活動(dòng)方案，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家和工作人員就策劃的內(nèi)容進(jìn)行研討和審定。策劃者根據(jù)審定意見，對(duì)方案予以完善?！诹剑盒纬刹邉澪募珜憰?huì)展旅游策劃書?！谄卟剑焊檿?huì)展旅游策劃書的實(shí)施。對(duì)會(huì)展旅游活動(dòng)進(jìn)行跟蹤，了解策劃書實(shí)施情況，幫助解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。一、工作實(shí)施※第五步：審定所擬方案。由策劃者匯報(bào)活動(dòng)方案，相5一、工作實(shí)施3、特別提示※一次會(huì)展活動(dòng)，最好只有一個(gè)主題，這樣才能把組織者最想傳達(dá)的信息最充分地傳達(dá)給目標(biāo)公眾，才能引起受眾群體的關(guān)注，并且比較容易記住主題所要表達(dá)的信息。※至少準(zhǔn)備兩套初步方案，以備情況有變化時(shí)，能夠在最短時(shí)間里作出相應(yīng)的應(yīng)急調(diào)整。一、工作實(shí)施3、特別提示6二、專業(yè)知識(shí)會(huì)展旅游的整個(gè)策劃過程可分為四個(gè)階段，即策劃準(zhǔn)備階段、策劃進(jìn)行階段、策劃完成階段和后續(xù)工作階段，各個(gè)階段又包括若干個(gè)具體步驟。二、專業(yè)知識(shí)會(huì)展旅游的整個(gè)策劃過程可分為四7會(huì)展旅游策劃流程圖分析相關(guān)信息審定初擬方案財(cái)物收支預(yù)算確立活動(dòng)目標(biāo)分析目標(biāo)公眾擬定初步方案設(shè)計(jì)活動(dòng)主題形成策劃文件跟蹤會(huì)展旅游策劃書的實(shí)施是否通過組建會(huì)展旅游策劃小組是否策劃準(zhǔn)備階段策劃完成階段后續(xù)工作階段策劃進(jìn)行階段會(huì)展旅游策劃流程圖分析相關(guān)信息審定初擬方案財(cái)物收支預(yù)算確立活8二、專業(yè)知識(shí)1、組建會(huì)展旅游策劃小組※在會(huì)展旅游策劃工作開展之前必須組建一個(gè)策劃小組，小組成員必須清楚組織者內(nèi)部各個(gè)部門的職能分工，并能依此統(tǒng)籌策劃出各個(gè)部門在本次會(huì)展旅游活動(dòng)中的分工與協(xié)作。只有將每個(gè)部門的工作職責(zé)、每項(xiàng)工作的預(yù)期目標(biāo)等事先明確列出，才能保證沒有無事可做的部門，也沒有無人去做的工作，從而使活動(dòng)得以順利開展?！_(dá)到預(yù)期目標(biāo)，對(duì)策劃小組人員的組成要有一定的要求。很多情況下，會(huì)展旅游活動(dòng)的策劃小組由活動(dòng)組織者直接領(lǐng)導(dǎo)，各部門派人員參加。二、專業(yè)知識(shí)1、組建會(huì)展旅游策劃小組9二、專業(yè)知識(shí)2、分析相關(guān)信息策劃者最初得到的信息量較大且無序，只有借助科學(xué)的分析方法，將信息篩選、歸類和總結(jié),取得由此及彼、由表及里的認(rèn)識(shí)，才能有效地利用信息進(jìn)行科學(xué)的策劃。會(huì)展旅游策劃者需要分析的信息主要有以下幾類。（1）組織者自身信息（2）旅游產(chǎn)品供需信息（3）社會(huì)背景信息二、專業(yè)知識(shí)2、分析相關(guān)信息10二、專業(yè)知識(shí)3、確立活動(dòng)目標(biāo)一次活動(dòng)可能會(huì)有多個(gè)目標(biāo)，這些目標(biāo)在策劃準(zhǔn)備階段就應(yīng)該盡可能清晰、明確。只有明確了目標(biāo)，才能為活動(dòng)的策劃和實(shí)施設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，使策劃思維得以有序進(jìn)行。會(huì)展旅游的活動(dòng)目標(biāo)大致包括以下幾個(gè)方面：促進(jìn)具有共同興趣的人員之間的溝通與聯(lián)絡(luò)。提高旅游人員對(duì)某一具體問題的了解程度。向特定人士推薦新產(chǎn)品。促進(jìn)目的地會(huì)展旅游業(yè)的發(fā)展。樹立并擴(kuò)大組織者的影響。以舉辦會(huì)議或展覽的方式獲利。二、專業(yè)知識(shí)3、確立活動(dòng)目標(biāo)11二、專業(yè)知識(shí)4、分析目標(biāo)公眾成功的活動(dòng)通常都應(yīng)該滿足特定公眾（活動(dòng)參與者）的需求。會(huì)展旅游是以特定的方式（如會(huì)議、展覽、獎(jiǎng)勵(lì)旅游等），針對(duì)特定的公眾展開的。因此，在策劃進(jìn)行階段，最先需要做的工作就是分析目標(biāo)公眾。（1）初步確定活動(dòng)的參與者（2）分析其他情況二、專業(yè)知識(shí)4、分析目標(biāo)公眾12二、專業(yè)知識(shí)5、設(shè)計(jì)活動(dòng)主題主題是一次活動(dòng)內(nèi)容的高度概括，是圍繞會(huì)展旅游活動(dòng)目標(biāo)、對(duì)整個(gè)會(huì)展旅游活動(dòng)的策劃與操作起指導(dǎo)和規(guī)范作用的中心思想。一次會(huì)展旅游活動(dòng)在具體執(zhí)行時(shí)由若干個(gè)項(xiàng)目組成，主題能連接所有具體項(xiàng)目，使之成為一個(gè)有機(jī)活動(dòng)整體。主題對(duì)于策劃的重要性，決定了策劃者在分析目標(biāo)公眾之后，必須精心設(shè)計(jì)活動(dòng)的主題，找出活動(dòng)的最大“賣點(diǎn)”。設(shè)計(jì)主題時(shí)，策劃者需要重點(diǎn)考慮策劃目標(biāo)、信息特性、地方特色和公眾需求等幾個(gè)因素。二、專業(yè)知識(shí)5、設(shè)計(jì)活動(dòng)主題13二、專業(yè)知識(shí)（1）策劃目標(biāo)既然主題時(shí)目標(biāo)的概念化，那么主題一定要服從和服務(wù)于目標(biāo)，有了服從和服務(wù)于目標(biāo)的主題，才能使策劃不至于無的放矢，不至于與組織的根本目標(biāo)背離。（2）信息特性策劃者需要考慮如何使活動(dòng)組織者打算向目標(biāo)公眾傳播的信息擁有自己獨(dú)特新穎、有別于其他信息的個(gè)性特色。二、專業(yè)知識(shí)（1）策劃目標(biāo)14二、專業(yè)知識(shí)（3）地方特色根據(jù)會(huì)議、展覽地區(qū)的旅游資源特點(diǎn)設(shè)計(jì)出來的會(huì)展旅游主題必定會(huì)有吸引力，尤其要注意發(fā)揮旅游地傳統(tǒng)文化對(duì)游客的吸引作用。因?yàn)闅v史的發(fā)展使得很多旅游地由于濃厚的歷史文化積淀而釋放出非常顯著的文化吸引力。這種文化積淀所演繹成的旅游地的內(nèi)在吸引力對(duì)游客的影響非常強(qiáng)烈，值得策劃者給予高度重視。（4）公眾需求策劃者需要依據(jù)目標(biāo)公眾特定的欣賞心理，把握市場(chǎng)脈搏，設(shè)計(jì)出能夠適應(yīng)、引導(dǎo)、創(chuàng)造消費(fèi)需求的會(huì)展旅游活動(dòng)主題。二、專業(yè)知識(shí)（3）地方特色15二、專業(yè)知識(shí)6、擬訂初步方案擬定初步方案的內(nèi)容主要有：確定活動(dòng)舉辦地和組織活動(dòng)的中介機(jī)構(gòu)，策劃各項(xiàng)目的活動(dòng)內(nèi)容與實(shí)施步驟，選擇旅游線路（景點(diǎn)），策劃營銷活動(dòng)和來賓接待工作，組建應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急小組，確定活動(dòng)效果評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和方法等?？傊瑪M定的方案要盡量詳細(xì)，考慮問題要盡可能周到。二、專業(yè)知識(shí)6、擬訂初步方案16二、專業(yè)知識(shí)7、財(cái)務(wù)收支預(yù)算一次會(huì)議、展覽以及相應(yīng)旅游活動(dòng)的組織和實(shí)施，所需費(fèi)用必須有預(yù)算，做到組織者心中有數(shù)，是計(jì)劃具有可行性和現(xiàn)實(shí)操作性；通過預(yù)算，可以根據(jù)人力、物力、財(cái)力的可能性分清活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的輕重緩急，從而使資金的投入取得最佳效果。哪些支出是必須的，哪些是多余的。二、專業(yè)知識(shí)7、財(cái)務(wù)收支預(yù)算17二、專業(yè)知識(shí)8、審定所擬方案（1）匯報(bào)方案策劃者應(yīng)向會(huì)展旅游活動(dòng)的主要領(lǐng)導(dǎo)、專家匯報(bào)初步的活動(dòng)方案。匯報(bào)的內(nèi)容主要包括活動(dòng)的背景資料、活動(dòng)的主題思想、市場(chǎng)環(huán)境分析、活動(dòng)方案的實(shí)施步驟和預(yù)期結(jié)果等。（2）咨詢答辯匯報(bào)后，可請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家就活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行詢問甚至提出質(zhì)疑，然后作出比較明確的解答，并認(rèn)真記下各方面的意見和建議。（3）修改完善分析各方面反饋回來的意見和建議并進(jìn)行整理，將方案予以完善。在分析相關(guān)信息時(shí)，要盡可能做到全面、詳細(xì)，多與領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門溝通、交流。二、專業(yè)知識(shí)8、審定所擬方案18二、專業(yè)知識(shí)9、形成策劃文件會(huì)展旅游策劃書是整個(gè)策劃過程最終形成的文件，是經(jīng)過選擇的最優(yōu)方案所形成的書面材料。一份詳細(xì)的策劃書可以為會(huì)展旅游活動(dòng)提供依據(jù)，以確保活動(dòng)的時(shí)間安排、人力配備和資金使用等。二、專業(yè)知識(shí)9、形成策劃文件19二、專業(yè)知識(shí)10、跟蹤會(huì)展旅游策劃書的實(shí)施會(huì)展旅游策劃方案實(shí)施過程中，策劃者必須保證主題方案的執(zhí)行，除非遇到特殊情況，否則不應(yīng)擅自變更方案。