檔案工作管理制度

檔案工作管理制度一、制度目的本制度的制定是為了規(guī)范公司檔案管理，加強檔案保管和使用，確保公司的檔案資料得以合理保護和有效利用，促進公司業(yè)務(wù)的順利開展。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有的檔案管理工作。三、制度內(nèi)容1.檔案管理職責(zé)1.1檔案管理部門負責(zé)人負責(zé)公司檔案管理工作的具體規(guī)劃和統(tǒng)籌管理，組織編制各項的檔案規(guī)章制度，負責(zé)存儲和調(diào)用檔案，制定安全防范措施，保障檔案信息的安全性。1.2檔案管理人員負責(zé)檔案的整理、歸檔、保存、借閱、摘抄、抄錄、翻譯、復(fù)印和公開等具體工作，保證檔案的完整性、可靠性、準確性和及時性。2.檔案管理方式2.1檔案的分類按照檔案的性質(zhì)、用途和存儲形式等多種方式進行分類管理，詳細的檔案分類規(guī)定應(yīng)作為檔案管理制度的補充。2.2檔案的整理對采集收集到的原始檔案信息進行組織整理，包括資料的復(fù)印、編排、劃分、封裝、標識及填寫索引等工作。2.3檔案的歸檔和保存對已經(jīng)整理好的檔案數(shù)據(jù)進行歸檔、編號、裝訂，按照檔案分類要求將檔案存放于指定和標記明確的檔案柜中。每份檔案材料都應(yīng)有詳細的檔案標識，并嚴格按照規(guī)定的期限進行保存，凡過期的檔案應(yīng)及時處理。2.4檔案的借閱凡有借閱檔案需要的，必須填寫借閱申請單，并經(jīng)過上級同意之后方能借閱，借閱期限不超過一個月。2.5檔案的檢索及退還對申請要求檢索的檔案的真實性、合法性進行核查，如核查無誤，則將檔案提供申請者或原持有人。借閱人應(yīng)按期歸還借閱資料，如遇特殊情況，需向檔案管理員提出延期申請，并獲得批準。3.檔案保密3.1檔案保密政策公司現(xiàn)行的各種文件、決定和規(guī)章制度等檔案應(yīng)分類管理，具體標準由檔案管理部門負責(zé)具體制定。對于機密及以上的文件，均需做好保密管理。對涉及機密信息的資料，使用人員必須按照公司保密規(guī)定，正確使用、存儲、防范和銷毀，絕不允許泄漏。3.2檔案存儲設(shè)施對于機密及以上等級的重要檔案，在存儲設(shè)施的選用和加裝保護設(shè)施時，應(yīng)當同有關(guān)保密部門進行聯(lián)系和協(xié)調(diào)。3.3檔案保密教育對于檔案管理人員，必須在進入職位進行保密培訓(xùn)，并定期組織保密教育和考核。四、制度執(zhí)行公司內(nèi)所有的員工都應(yīng)當認真遵守本檔案管理制度的各項規(guī)定。對于違反規(guī)定的員工，應(yīng)當做出相應(yīng)的處罰措施，并且對于嚴重失職、疏忽或者違規(guī)行為的管理人員，應(yīng)當追究其行政責(zé)任。五、制度改善公司通過不斷的檔案管理實踐，將不斷地改進和完善該政策，規(guī)章制度和流程，以適應(yīng)公司在不同發(fā)展階段的需要。針對公司檔案管理工作的深入和