酒店采購(gòu)管理制度及流程

酒店采購(gòu)管理制度及流程一、制度目的酒店采購(gòu)管理制度是為了規(guī)范和統(tǒng)一酒店采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)合法、公正、透明，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)、合理、高效。二、采購(gòu)管理流程1.采購(gòu)計(jì)劃酒店采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)需求和計(jì)劃采購(gòu)時(shí)間。2.采購(gòu)方式酒店采購(gòu)應(yīng)按照法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定和酒店內(nèi)部管理制度執(zhí)行采購(gòu)方式。主要采購(gòu)方式有：競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)；單一來源采購(gòu)；詢價(jià)采購(gòu)；經(jīng)銷商采購(gòu)；網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)等。3.采購(gòu)過程采購(gòu)準(zhǔn)備酒店采購(gòu)部門應(yīng)仔細(xì)核實(shí)采購(gòu)需求，制定采購(gòu)計(jì)劃，編制招標(biāo)文件、詢價(jià)文件或出具單一來源采購(gòu)審批單等。投標(biāo)、報(bào)價(jià)或協(xié)商談判招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)，公開公正地向潛在供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)，供應(yīng)商應(yīng)通過招標(biāo)文件認(rèn)真填寫投標(biāo)文件，報(bào)名參與招標(biāo)活動(dòng)。詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)向已經(jīng)預(yù)先挑選的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)。單一來源采購(gòu)應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和酒店內(nèi)部管理制度，提出采購(gòu)審批單并詢問供應(yīng)商是否接受采購(gòu)條件。評(píng)標(biāo)審批招標(biāo)、詢價(jià)采購(gòu)在投標(biāo)、報(bào)價(jià)截止后，由酒店的評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員進(jìn)行評(píng)標(biāo)，按照標(biāo)書所確定的標(biāo)準(zhǔn)和要求評(píng)選出合格供應(yīng)商。單一來源采購(gòu)由采購(gòu)部經(jīng)過核對(duì)價(jià)格、質(zhì)量等條件后，依法依規(guī)進(jìn)行審批。合同簽訂酒店采購(gòu)部和合格供應(yīng)商簽訂合同，并將合同歸檔管理，確保合同執(zhí)行。4.采購(gòu)檔案酒店采購(gòu)部門應(yīng)建立相應(yīng)的采購(gòu)檔案，撰寫采購(gòu)報(bào)告，詳細(xì)記錄所有的采購(gòu)活動(dòng)過程和結(jié)果，便于監(jiān)管、查詢以及反應(yīng)工作效能。5.采購(gòu)管理專業(yè)化在采購(gòu)管理中實(shí)行專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方式，連續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，通過信息化技術(shù)提高采購(gòu)效率，提升核算精度，實(shí)現(xiàn)全面高效的采購(gòu)管理。三、采購(gòu)管理職責(zé)人1.采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方案；根據(jù)需求嚴(yán)格實(shí)施采購(gòu)程序，保證采購(gòu)合法、公正、透明；對(duì)供應(yīng)商實(shí)施定期評(píng)估，確保供應(yīng)品質(zhì)；建立采購(gòu)檔案，定期報(bào)告采購(gòu)情況，接受監(jiān)督檢查。2.酒店財(cái)務(wù)部門及時(shí)支付已完成采購(gòu)品項(xiàng)的賬款；對(duì)采購(gòu)支付實(shí)施核對(duì)、審核、監(jiān)管，規(guī)范采購(gòu)資金使用。四、采購(gòu)管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)1.內(nèi)部審計(jì)部門酒店內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部監(jiān)審和國(guó)家審計(jì)部門的審計(jì)工作，并向領(lǐng)導(dǎo)層和董事會(huì)披露審計(jì)結(jié)果。2.外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的合法性、公正性、透明性進(jìn)行監(jiān)督和檢查，保證酒店采購(gòu)行為合法正當(dāng)，反對(duì)采購(gòu)中的腐敗行為。五、采購(gòu)管理制度的貫徹和落實(shí)酒店采購(gòu)部門要加強(qiáng)培訓(xùn)，向員工普及采購(gòu)管理制度，讓員工更好地了解制度和流程，加深責(zé)任意識(shí)，落實(shí)采購(gòu)流程，并從督查、考核等方面加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)管理的監(jiān)督，確保采購(gòu)管理制度得以貫徹和落實(shí)。六、總結(jié)采購(gòu)管理制度的建立和執(zhí)行，不僅是保障酒店開展業(yè)務(wù)的關(guān)鍵任務(wù)，