管理者系統(tǒng)工具時間

第三講時間管理內(nèi)容介紹：時間是什么時間管理的目的時間管理的原則時間管理的重點(diǎn)時間管理的改進(jìn)方法名人談時間逝者如斯夫,不舍晝夜——孔子意思:

時間猶如奔流的黃河水，不分白天黑夜，一去不回。名人談時間時間的無聲腳步是不會因?yàn)槲覀冇泻芏嗍虑樘幚矶酝Ｆ痰?——莎士比亞名人談時間洗手的時候，日子從水盆里過去，吃飯的時候，日子從飯碗里過去，……——朱自清有兩個人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當(dāng)他們在想怎么辦時，突然看到一只兇猛的獅子朝他們跑來，其中一人馬上從自己的旅行袋中拿出運(yùn)動鞋穿上。另外一個人看到同伴在穿運(yùn)動鞋，說：“沒用，你怎么跑也沒獅子快?！蓖檎f：“當(dāng)然，這個緊要關(guān)頭最重要的是我要比你跑得快！”小故事時間是什么？美國韋氏大辭典這樣定義：時間是由過去、現(xiàn)在及未來構(gòu)成的。時間就是過去，現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線過去現(xiàn)在未來時間是不可移動的時間沒有辦法儲蓄的時間無法增加時間借不到、買不到、租不到時間以穩(wěn)定的速度無法阻擋地消失時間的認(rèn)知:時間管理的定義時間管理是有目標(biāo)地、合理有效地利用可以支配的時間。時間管理理論的歷史演變理論的演變特

征優(yōu)

點(diǎn)缺

點(diǎn)第一代時間管理備忘錄型隨意無壓力忽略整體規(guī)劃第二代時間管理時間表型達(dá)成率比較高安于現(xiàn)狀第三代時間管理價(jià)值型以價(jià)值為導(dǎo)向安排優(yōu)先順序忽略長遠(yuǎn)規(guī)劃第四代時間管理方向型把握今天著眼未來時間管理的目的：達(dá)到“三效”效果效率效能以最小的代價(jià)獲得結(jié)果以最小的代價(jià)獲得最佳的結(jié)果確定的期待結(jié)果進(jìn)行時間管理的理由：因?yàn)闀r間是有價(jià)值的無形價(jià)值是把時間投資你的工作、家庭、社交方面，它帶給你的收獲可能是無法用金錢衡量的。有形價(jià)值是把時間投資你的工作、家庭、社交方面，它會在以后帶來有形的報(bào)酬。時間價(jià)值：時間成本價(jià)值計(jì)算列表：年薪(人工成本)每天的價(jià)值每小時的價(jià)值每分鐘的價(jià)值1500062.08.860.1525000103.314.760.2535000144.620.70.3445000186.026.60.4455000227.332.50.5465000268.638.40.6475000309.944.30.7485000351.250.20.84100000413.259.00.98時間收入價(jià)值計(jì)算列表：銷售額(萬元)每天的價(jià)值(萬元)每小時的價(jià)值(萬元)每分鐘的價(jià)值(萬元)10004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.0982000082.611.80.250000206.629.50.49啟示一：你一定要用上面的兩種表計(jì)算一下自己的時間價(jià)值，并牢牢地記?。耗憷速M(fèi)了多少時間，就浪費(fèi)了多少錢。時間價(jià)值給我們的啟示：啟示二：你的每一天、每一小時，每一分鐘都有很大價(jià)值。時間就是金錢，你浪費(fèi)時間，意識味增加成本，或減少利潤。錢是在每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作中掙來的。當(dāng)你一天中浪費(fèi)(不管什么原因）1-2小時的時候，就意味著其他時間中掙錢的效率要提高10%-30%，顯然，這是十分困難的。啟示三：請計(jì)算：你的時間資產(chǎn)-60歲

退休年齡歲

現(xiàn)在年齡×220工作日×8小時=小時至退休前的工作時間×220工作日×3小時=小時×145工作日×12小時=時小至退休前的休閑時間我的時間資產(chǎn)小時至６０歲退休前：我的時間資產(chǎn)有多少小時？成功人士有意識地、系統(tǒng)地利用時間案例：格拉特的時間管理如何利用時間？美國《財(cái)富》雜志曾報(bào)道說：主管的一天是非常忙碌的，一個接一個的會議，電話不斷，甚至于舟車勞頓，經(jīng)常做午餐匯報(bào)。這些主管們既要有宏觀的眼光思考公司的長遠(yuǎn)大計(jì)，又要聚精會神地盯著公司的那些運(yùn)營的瑣事。前任惠普總裁，東南航空的CEO，天美時鐘的CEO，這些知名人物常年在外，沒有時間和顧客溝通，要接受采訪，還要和總統(tǒng)開會，他們有什么秘訣來管理時間呢？他們的秘訣是：時間管理其實(shí)就是做決策，要決策哪些事情重要，哪些事情不重要。前任惠普總裁格拉特把自己的時間劃分的清清楚楚，他花20%的時間與客戶溝通，35%的時間用在會議上，10%的時間在電腦上，5%的時間看公司的文件，剩下的３0%時間用在和公司沒有直接或間接關(guān)系，但卻有利于公司的活動上。例如接待記者采訪、參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會、當(dāng)然每天要留下一些空擋時間來處理那些突發(fā)事件。格拉特的時間管理：時間管理的３大原則：80/20原則目標(biāo)ABC原則優(yōu)先順序原則原則一：80/20原則所謂80/20原則就是：80%的價(jià)值來自于20%的項(xiàng)目。80%的銷售量來自于20%的客戶。80%的電視時間用來收看20%的你最喜歡的電視節(jié)目。80%的閱讀時間用在20%的報(bào)刊和雜志上。80%的電話是由20%的外來打進(jìn)來的。80%的外餐是在20%你最喜歡的餐館中進(jìn)行的。80%的請假是20%的員工請的。80%的宴會重復(fù)20%的食譜。簡單地說：例如：美國一名叫威廉.努爾的企業(yè)家，最初他在公司銷售油漆

的時候，第一個月他賺了160美金。他仔細(xì)分析了自己

的銷售原因，做了一個銷售圖表。他發(fā)現(xiàn)80%的收益來自20%的客戶，但是他卻對所有的客戶花了相同的時間。于是他把最不活躍的36個客戶重新分配給其他銷售員，而自己把精力重點(diǎn)擺在那20%的顧客。不久，他一個月賺到了1000美金。威廉.努爾從未放棄這個原則，后來他成為了這一家公司的董事局主席。他知道80/20法則，20%的顧客掌握了80%的業(yè)績。原則二：目標(biāo)ABC就是將工作目標(biāo)分成三類，即：A=必須做的B=應(yīng)該做的C=不值得做的例如：一位銷售部的經(jīng)理的工作范圍是十分廣泛的，他要負(fù)責(zé)籌劃一種產(chǎn)品或一類產(chǎn)品的市場銷售計(jì)劃，他要確立銷售目標(biāo)、作預(yù)算計(jì)劃、策劃廣告和實(shí)地銷售等。A=準(zhǔn)備資料向營銷總監(jiān)匯報(bào)撰寫招聘計(jì)劃計(jì)謀和計(jì)劃費(fèi)用預(yù)算B=核定文件和資料處理緊急事項(xiàng)（替總監(jiān)開會、解決顧客投訴）少量的輔導(dǎo)下屬C=不必要的部門會議會見不重要的客戶替下屬修稿、下屬請示解決困難等與人事部的獎金問題討論聊天等……原則三：排出優(yōu)先順序第一類：按緊急程度來劃分第二類：按重要程度來劃分第一類

緊急程度例：某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分緊

急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員不緊急工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改第二類

重要程度例：銷售經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分重要銷售費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃部門招聘計(jì)劃制定重要客戶拜訪工作報(bào)告總結(jié)下達(dá)指示不重要一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品差旅費(fèi)報(bào)銷不重要Ⅲ第三象限Ⅳ第四象限重要Ⅰ第一象限Ⅱ第二象限緊重急要不緊急重

要緊急不緊急緊急不緊急不重要不重要第二象限工作法合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第Ⅱ象限的工作許多第Ⅰ象限的工作，實(shí)際上也是由于沒有按照第Ⅱ象限工作法去做而產(chǎn)生的，注意糾正不要被第Ⅲ象限中一些工作的假象所迷惑，你沒有你想象的那么重要，或者你的重要性在于你去處理第Ⅱ象限的工作根據(jù)第Ⅱ象限的工作制訂計(jì)劃80%的時間做第Ⅱ象限的工作，20%的時間做其他象限的工作待辦單日計(jì)劃周計(jì)劃月計(jì)劃時間管理的重點(diǎn)：待辦單的概念：待辦單就是將你每日要做的一些工作事先列出一份清單、排出優(yōu)先次序、確認(rèn)完成時間，以突出工作重點(diǎn)、避免遺忘、未完事項(xiàng)留待明日。待辦單的表式：優(yōu)先順序

序號123456789101112年月

日待辦事項(xiàng)

完成人

完成確認(rèn)

日計(jì)劃的概念：每天將工作按優(yōu)先的順序書面寫出來。日計(jì)劃的內(nèi)容：上

午中

午下

午優(yōu)先要做的核定計(jì)劃銷售費(fèi)用預(yù)算報(bào)告向營銷總監(jiān)匯報(bào)預(yù)留事項(xiàng)待做事項(xiàng)審閱市場調(diào)研報(bào)告周計(jì)劃的概念：每周五將次周的工作安排書面寫出來。周計(jì)劃的內(nèi)容：星期一周計(jì)劃完成銷售費(fèi)用預(yù)算報(bào)告(參考部門目標(biāo)、個人目標(biāo)、工作內(nèi)容等)星期二部門有什么目標(biāo)要實(shí)現(xiàn)做好工作匯報(bào)的總結(jié)要點(diǎn)個人工作有何要求，諸如工作質(zhì)量、最后期限、工作標(biāo)準(zhǔn)等星期三參加一次重要的管理會議個人工作內(nèi)容的重大要求星期四預(yù)留出重要會議等的時間招聘計(jì)劃的撰寫一定的、不受干擾的時間星期五這周新加入、未計(jì)劃的事項(xiàng)會見重要的客戶要有一次重要的出差上司要求自己代替會見一位重要客人有可能出現(xiàn)的新情況月計(jì)劃的概念：每月月底將次月的重要事項(xiàng)書面寫出來。第一周策劃和組織營銷策略，要找資料，要召開會議、要聽取匯報(bào)等。第二周做新產(chǎn)品推廣的一些基礎(chǔ)工作，人員的培訓(xùn)、產(chǎn)品的市場包裝等。第三周具體的銷售渠道和促銷方式的具體操作過程第四周的工作計(jì)劃要及時跟上營銷活動的控制與評估的環(huán)節(jié)。月計(jì)劃的內(nèi)容：月計(jì)劃表：10月份工作時間計(jì)劃去華東區(qū)考察34月報(bào)告截止日6125789銷售會議1011呈交預(yù)算12131415161718192021222324252627282930時間管理的改進(jìn)方法：方法一：消除電話干擾建立制度，短話精說方法二：消除不速之客對號入座，合理避讓方法三：消除無效會議充分準(zhǔn)備，提倡短會方法四：有效計(jì)劃明確目標(biāo)，規(guī)范流程方法五：有效授權(quán)授之以權(quán)，授之以漁方法六：有效溝通建立渠道，及時溝通你每天要花30分鐘作計(jì)劃你要有書面的待辦單、日、周、月計(jì)劃你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時間習(xí)慣你每周都將你的工作排出優(yōu)先順序你能在高效的時間里做完你的重要工作你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式你已