公司辦公例會管理制度

公司辦公例會管理制度1.內(nèi)容簡介公司辦公例會是日常工作中一項不可或缺的管理方式，可以有效地提高團隊的協(xié)作能力和工作效率。為了規(guī)范公司辦公例會的管理，本文將制定公司辦公例會管理制度，以確保例會的有效性和公正性。2.例會組織2.1.主持人和秘書的職責主持人：會議的主持人應該是與會人員中最資格最合適的人員，主持人負責議程的安排、會議紀律的維護、會議流程的指導、會議時間的掌控等等。秘書：會議秘書一般是部門或公司行政人員，負責記錄會議內(nèi)容，保管會議材料，撰寫會議紀要等。2.2.會議提前準備確定會議議程：提前制定好會議議程，確定討論的主題和相關的材料，將議程發(fā)送給與會人員并征求他們對議程的反饋意見。確定參會人員：參會人員應預先確認是否有需要代理的事項，請預備代表。對于每位參會人員，秘書應該準備好材料，如會議議程、會議指南、以前的會議紀要、報表、備忘錄等。確定會議時間、地點：會議時間應該預留充足的時間來充分討論議題，同時注意時間的掌控，確保會議始終保持在掌控之中。會議地點應該選擇一個回音小，采光好，空氣流通，座位舒適且灰塵少的地方，以便于與會人員集中注意力和放松身心。2.3.會議過程開幕式：開幕前應為與會人員提供水和簡單的開會餅干、糖果等，以緩解開會前的緊張心情。會議記錄：秘書應該準備好會議記錄，并在會議期間記錄各項決議、意見、建議等等。在記錄時，要注意信息的準確性、完整性和可讀性。會議報告：各部門應該向與會人員提供有關工作的詳細報告，并在會議中向與會人員提供必要的解釋和澄清。提問和討論：與會人員應該圍繞議程的主題進行提問和討論，并給予充分的發(fā)言時間，確保與會人員都有機會發(fā)表自己的意見。會議總結(jié)：主持人應該在會議結(jié)束前對會議的討論和決定進行總結(jié)，并強調(diào)每位與會人員的責任和義務。3.會議記錄3.1.記錄形式會議記錄應以文字形式記錄，記錄應該包括以下方面的信息：-會議內(nèi)容：會議的主要議程和各項決定；-與會人員：與會人員的姓名和所屬部門；-會議時間：會議開始時間和結(jié)束時間；-會議下次時間：下次會議的時間和地點；-其他相關信息：會議表現(xiàn)、發(fā)言記錄和參會記錄等等。3.2.記錄要求記錄應該具備以下特點：-準確性：應確保記錄內(nèi)容的準確性和真實性；-完整性：應包括會議主要內(nèi)容和所有決議和行動的細節(jié)；-詳細性：應提供足夠詳細的信息以便于以后參考和利用；-保密性：應確保記錄的機密性和保密性。4.會議紀要4.1.紀要內(nèi)容會議紀要是會議記錄的精簡版，是與會人員了解會議內(nèi)容和討論結(jié)果的主要渠道。會議紀要內(nèi)容應包括以下幾個方面：-會議主要討論的議題和決策；-各部門的報告和發(fā)言記錄；-各方面的提問和討論，及與會人員的意見和建議；-會議下次時間和地點；-其他相關信息：如會議記錄、發(fā)言記錄和參會記錄等。4.2.紀要的發(fā)放會議紀要應該及時發(fā)放給各部門和與會人員，確保所有人員都能很好地了解會議內(nèi)容和決定。同時，會議紀要也應該保存?zhèn)浒福⒍ㄆ谶M行歸檔，以供以后參考和利用。5.例會效果評價5.1.例會效果評價的意義例會效果評價是對公司辦公例會進行評估和反饋，以發(fā)現(xiàn)問題、改進工作、提高效率，同時也是對例會組織者的工作進行評價和考驗。5.2.例會效果評價的方法具體的例會效果評價方法可以根據(jù)公司的實際情況和需求進行制定和進行。常用的方法包括：-問卷調(diào)查：針對與會人員編制問卷，收集他們對會議的滿意度、意見和建議。-組織員工小組討論：可以組織一些員工小組，讓他們評估和討論會議內(nèi)容和組織方式，提出改進意見。-定期檢查：定期對公司辦公例會進行檢查和評估，根據(jù)問題進行改進和調(diào)整。6.總結(jié)公司辦公例會是一項有效的管理方式，對于