設(shè)計(jì)成果及資料檔案管理制度

設(shè)計(jì)成果及資料檔案管理制度編號(hào):XXXX/GL-04為規(guī)范設(shè)計(jì)成果及資料檔案的管理～確保設(shè)計(jì)成果、資料檔案的安全～促進(jìn)檔案信息化建設(shè)～根據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定本制度。一、職責(zé)設(shè)計(jì)成果檔案資料的管理～實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制～由單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)～由綜合部具體負(fù)責(zé)實(shí)施。由設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)技術(shù)檔案管理工作～由綜合部負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。二、業(yè)務(wù)規(guī)定1、設(shè)計(jì)成果及資料檔案必須按要求歸檔,歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整～分類整理立卷～案卷標(biāo)題簡明確切～案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。2、設(shè)計(jì)成果及資料檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家要求～制定歸檔范圍及保管和限期表。3、不得擅自改變檔案分類、組卷、編號(hào)方法。4、永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫～只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫～以利長期保存。5、設(shè)計(jì)成果及資料檔案的接收、移交、必須附有清單～嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)。6、數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查～發(fā)現(xiàn)問題時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。7、接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。8、所有檔案必須登記～詳細(xì)到文件級(jí)～盡量用數(shù)據(jù)或電子表格進(jìn)行登記。9、做好保密、防蟲、防霉、防盜工作～定期檢查檔案保管狀況～對(duì)破損、變質(zhì)檔案資料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。二、檔案借閱規(guī)定1、建立設(shè)計(jì)成果及資料檔案借閱利用登記制度～借閱者均須填寫借閱登記表。2、對(duì)各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用～查閱人員要如實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容～符合查閱條件的辦理手續(xù)后～方可查閱～且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者～須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案～辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱,借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)～方可借閱。4、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容～需經(jīng)檔案管理人員同意～其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制～要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)～且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行～利用者對(duì)涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。5、借閱機(jī)密、絕密檔案材料～需經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見～單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6、設(shè)計(jì)成果及資料檔案利用者～對(duì)所借檔案要妥善保管～不得轉(zhuǎn)借、跌失、拆散或損毀檔案～不準(zhǔn)拆卷、抽頁～不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等～未經(jīng)許可～不得摘抄或復(fù)制檔案～不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。7、借閱設(shè)計(jì)成果～不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的～須經(jīng)設(shè)計(jì)成果提供部門批準(zhǔn)～并按要求進(jìn)行管理。8、借閱人員退還檔案時(shí)～檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量～檢查案卷有無損壞～文件是否齊全等。19、利用人員應(yīng)將利用效果及時(shí)向檔案提供部門反饋～為總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案積累素材～以更好地利提供利用。三、檔案室規(guī)定1、檔案室是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地～是提供利用設(shè)計(jì)成果和檔案資料的重要場(chǎng)所～除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外～非檔案管理部門的工作人員不得入內(nèi)。2、保管檔案必須有專用檔案室～并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。檔案室內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施～保證檔案安全。3、檔案進(jìn)出檔案室～要建立嚴(yán)格的登記制度～包括檔案收進(jìn)入庫～庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。4、檔案檔案室應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備和措施。光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。5、對(duì)新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查～對(duì)有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。6、檔案檔案室內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫度計(jì)。環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定～檔案室的溫度應(yīng)控制在14—24?之間～相對(duì)濕度應(yīng)控制在40—60%之間。7、檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生～不得堆放與檔案無關(guān)的物品。8、嚴(yán)禁在檔案室區(qū)范圍內(nèi)吸煙。9、每天下班前～應(yīng)關(guān)閉檔案室門窗～切斷水、電源～確保檔案安全。10、定期打掃檔案室衛(wèi)生～保持檔案室與檔案的清潔。四、檔案室防火規(guī)定1、宣傳貫徹上級(jí)有關(guān)安全防火的規(guī)章制度～樹立防火意識(shí)。2、要經(jīng)常檢查檔案室有無火災(zāi)隱患～發(fā)現(xiàn)問題時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告～以便采取有效措施～防患于未然。3、檔案室周圍及內(nèi)部要杜絕火源跡象～嚴(yán)禁吸煙。4、檔案室內(nèi)必須依法配備消防器材和滅火裝置～不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。5、不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備～嚴(yán)禁亂接、亂搭臨時(shí)線。6、定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置～管理人員要了解其性能并能熟練使用。7、每天下班前～管理人員要做一次責(zé)任片區(qū)的安全檢查～切斷電源。五、檔案安全保密規(guī)定1、嚴(yán)格遵守《保密法》及有關(guān)保密法規(guī)和規(guī)章制度～保守國家機(jī)密～維護(hù)檔案安全～保障改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的順利進(jìn)行。2、嚴(yán)格遵守《保密守則》～加強(qiáng)保密觀念～實(shí)行積極防范～突出重點(diǎn)。3、嚴(yán)格檔案借閱制度～借閱檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記～借出期間～借閱人對(duì)檔案的安全檢查負(fù)責(zé)～嚴(yán)禁私自抄錄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借,檔案收回時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查與驗(yàn)收～防止失、泄密。4、保持門窗堅(jiān)固～人員離開必須關(guān)好門窗。檔案人員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行抽查。六、檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定1、建立健全檔案鑒定、銷毀工作的組織機(jī)構(gòu)～由單位分管領(lǐng)導(dǎo)主持～成立檔案鑒定工作小2組～其成員由有關(guān)部門人員組成。2、鑒定工作要根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn)～用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)考查分析檔案價(jià)值～確定保管期限～切忌隨意性。3、對(duì)鑒定結(jié)果要寫書面報(bào)告。需延長保管期限的案卷～要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案～要編制銷毀清冊(cè)一式兩份～報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。4、對(duì)保管期滿但屬重大工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案～要根據(jù)需要適當(dāng)延長保管期限。5、應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。6、銷毀圖紙或設(shè)計(jì)成果～必須經(jīng)設(shè)計(jì)部門批準(zhǔn)。7、銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷～并在指定地點(diǎn)銷毀～防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字～以示負(fù)責(zé)。8、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)及審批文件～應(yīng)存檔保存。七檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定1、檔案統(tǒng)計(jì)包括數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì)～檔案部門要建立上述各種情況的登記簿～定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2、各類檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)～檔案統(tǒng)計(jì)工作的匯總表～由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報(bào)。3、要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性～系統(tǒng)性和