物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程

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物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

2. 0適用范圍適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。

3．0職責品質(zhì)拓展部負責質(zhì)量體系文件和資料的管理。

4. 0要點和實施

4.1 質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

4.2 質(zhì)量體系文件的使用。

4.2.1 品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時得到有效版本的文件。

4.2.2 各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

4.2.3 文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復印或作非授權(quán)的涂改。

4.3 質(zhì)量體系文件的保管。

4.3.1 文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

4.3.2 文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

4.3.3 應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

4.3.4 文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。

4.4 質(zhì)量體系文件更改的控制。

4.4.1 文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發(fā)生變動,則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負責審核、批準。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

4.4.2 文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標識。

4.4.3 通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊換版時,則應(yīng)將換版后的文件送達第三方認證機構(gòu)。

4.4 .4問更改的方式。文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行,但劃改時,應(yīng)能辨認更改前的內(nèi)容。

4.4 .5文件更改的標識和記錄文件更改后應(yīng)在文件的版本標識、修改狀態(tài)標識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。

4.4 .6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:

(1) 同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;

(2) 同一文件一次更改內(nèi)容較多時。

4.5 作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

4.5 .1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。

4.5 .2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

4.5 .3作廢/失效文件在適當?shù)臅r間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

4.5 .4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

4.6 外來文件的管理。

4.6 .1外來文件包括:

(1) 本行業(yè)強制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

(2) 本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標準;

⑶ 業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。

4.6 .2屬于本程序前條的第

1、 2項的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號并辦理發(fā)放簽收。

4.6 .3對于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺帳,以便追溯其來源和分布。

4.7 文件的歸檔。

4.7 .1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。

4.7 .2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標識和編號(外來文件除外)。

4.7 .3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

4.7 .4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

4.7 .5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

4.8 文件的補發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9 質(zhì)量體系文件的借閱。

4.9 .1公司外部人員需借閱文件時應(yīng)符合下列條件之一:

(1) 是公司的服務(wù)對象;

(2) 是公司的主管上級;

⑶ 是公司的承包方;

(4) 按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

4.9 .2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機密,但上款第4項的除外。

4.1 0人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時,品質(zhì)/拓展部負責回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

4.1 1公開文件的控制。

4.1

1.1 凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費標準等均屬受控文件范圍。

4.1

1.2 凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號、生效日期。

4.1

1.3 負責實施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負責此項工作。

4.1

1.4 凡公開的文件夾發(fā)生更改時,應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

4.1

1.5 凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標明文件編碼