共享2015 2016 1數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用技術(shù)課件5設(shè)計(jì)和制作報(bào)表

海南大學(xué)應(yīng)用科技學(xué)院第五章

設(shè)計(jì)和制作報(bào)表5.1創(chuàng)建報(bào)表5.2報(bào)表的計(jì)算5.3報(bào)表的高級(jí)應(yīng)用5.1.1認(rèn)識(shí)Access報(bào)表5.1.2創(chuàng)建報(bào)表報(bào)表和窗體的相同之處報(bào)表和窗體的區(qū)別數(shù)據(jù)源控件及其操作報(bào)表基礎(chǔ)表、查詢、SQL語(yǔ)句可用窗體基礎(chǔ)表、查詢、SQL語(yǔ)句可用對(duì)數(shù)據(jù)的操作輸入、修改、刪除、瀏覽報(bào)表窗體報(bào)表報(bào)表是打印數(shù)據(jù)的最好方式，與直接從表、查詢或窗體中打印數(shù)據(jù)相比，報(bào)表可以提供更多控制數(shù)據(jù)格式的功能，包括：對(duì)記錄進(jìn)行排序、分組、比較、合計(jì)、控制報(bào)表的布局和外觀、定義頁(yè)眉和

頁(yè)腳、報(bào)表的頁(yè)眉及頁(yè)腳。報(bào)表的功能設(shè)置報(bào)表形式，便于閱讀和理解；可插入圖片、圖表及OLE對(duì)象美化數(shù)據(jù)表；可打印具有標(biāo)識(shí)信息的頁(yè)眉和頁(yè)腳；可用圖表或圖形幫助說(shuō)明數(shù)據(jù)的含義；可以包含子窗體和子報(bào)表；可按特殊格式排版（發(fā)票、準(zhǔn)考證等）；可打印所有表達(dá)式的值。2.

報(bào)表的視圖在Access2010中，報(bào)表有四種視圖：報(bào)表視圖打印預(yù)覽視圖布局制圖設(shè)計(jì)視圖報(bào)表視圖報(bào)表視圖是報(bào)表設(shè)計(jì)完成后的最終打印視圖，在報(bào)表視圖中可以對(duì)報(bào)表應(yīng)用高級(jí)篩選。打印預(yù)覽視圖預(yù)覽打印數(shù)據(jù)及格式。布局制圖于窗體的布局視圖一樣，在對(duì)象運(yùn)行狀態(tài)下可以顯示數(shù)據(jù)，還可以調(diào)整報(bào)表的布局。設(shè)計(jì)視圖用于創(chuàng)建報(bào)表或修改現(xiàn)有報(bào)表，是完成復(fù)雜表設(shè)計(jì)的一種視圖。3.

報(bào)表的類型按報(bào)表的結(jié)構(gòu)，可以分為：表格是報(bào)表以表格形式顯示的報(bào)表，可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、統(tǒng)計(jì)?？v欄式報(bào)表窗體式報(bào)表，以垂直的方式在每頁(yè)上顯示一條多多條記錄。標(biāo)簽式報(bào)表類似準(zhǔn)考證、通知書(shū)、形式顯示報(bào)表數(shù)據(jù)透視表報(bào)表用透視表形式顯示的報(bào)表數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表用透視圖形式顯示的報(bào)表4.

報(bào)表的組成報(bào)表頁(yè)眉頁(yè)頁(yè)面頁(yè)眉頁(yè)主體節(jié)頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)報(bào)表頁(yè)腳節(jié)在分組報(bào)表中，還有分組頁(yè)眉節(jié)和分組頁(yè)腳節(jié)。報(bào)表中的內(nèi)容以節(jié)來(lái)劃分，并按照一定順序打印在頁(yè)面和報(bào)表上。5.1.1認(rèn)識(shí)Access報(bào)表5.1.2創(chuàng)建報(bào)表創(chuàng)建報(bào)表的方法有以下幾種：用“報(bào)表”按鈕創(chuàng)建；用向?qū)Э焖賱?chuàng)建；用報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖按需要手動(dòng)創(chuàng)建。實(shí)際應(yīng)用中，先用“報(bào)表”按鈕或向?qū)?chuàng)建一個(gè)報(bào)表，然后使用設(shè)計(jì)視圖按照自己需要對(duì)創(chuàng)建的報(bào)表進(jìn)行修改。1.

使用“報(bào)表”按鈕創(chuàng)建報(bào)表【例】在“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”中，以“教師基本情況表”為數(shù)據(jù)源，使用“報(bào)表”按鈕創(chuàng)建名稱為“教師基本情況表”的報(bào)表對(duì)象。1.

使用“報(bào)表”按鈕創(chuàng)建報(bào)表【操作步驟】在左側(cè)導(dǎo)航欄選擇“教師基本情況表”>創(chuàng)建>報(bào)表報(bào)表以“布局視圖”方式呈現(xiàn)報(bào)表視圖、打印預(yù)覽視圖、布局視圖、設(shè)計(jì)視圖2.

使用”報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表比較快捷，而且比自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表更加靈活，還包括制定排序、分組和匯總等選項(xiàng)。【例】在“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”中，使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建名稱為“選課成績(jī)報(bào)表”的報(bào)表對(duì)象?！静僮鞑襟E】創(chuàng)建>報(bào)表向?qū)?gt;在報(bào)表向?qū)?duì)話框中依次選擇：學(xué)生基本情況表中的學(xué)號(hào)、姓名字段課程表中的課程名稱字段選課表中的成績(jī)字段>下一步>選擇“通過(guò)學(xué)生基本情況表”>下一步>雙擊“學(xué)號(hào)”>下一步>成績(jī)升序排列>點(diǎn)擊“匯總選項(xiàng)”>在“匯總選項(xiàng)對(duì)話框中”選擇成績(jī)的平均復(fù)選框、明細(xì)和匯總>確定>下一步>在“請(qǐng)確定報(bào)表的布局方式”中選擇“塊”、縱向>下一步>輸入“學(xué)生成績(jī)報(bào)表”>選“預(yù)覽報(bào)表”>完成3.

使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表日常工作中，需要制作一些工作證、學(xué)

生證、準(zhǔn)考證等標(biāo)簽，利用Access提供的標(biāo)簽向?qū)Э煽旖莸貏?chuàng)建各種標(biāo)簽報(bào)表?！纠吭凇皩W(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”中，基于

“學(xué)生基本情況表”創(chuàng)建一個(gè)準(zhǔn)考證標(biāo)簽，要求包含學(xué)生的“學(xué)號(hào)”、“姓

名”、“專業(yè)”、“班級(jí)編號(hào)”及“考試課程名稱”、“時(shí)間”、“地點(diǎn)”等信息?！静僮鞑襟E】在左側(cè)導(dǎo)航欄中選中“學(xué)生基本情況表”>創(chuàng)建>標(biāo)簽>在彈出“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框中選

C2244>下一步>楷體>11>下一步>在原型標(biāo)簽中輸入“學(xué)號(hào)：”>在可用字段中選學(xué)號(hào)添加到原型標(biāo)簽中>參照上一步將

“姓名”、“專業(yè)”、“班級(jí)編號(hào)”添加到原型標(biāo)簽中。>直接在原型標(biāo)簽

中輸入：考試科目、考試時(shí)間、考試地點(diǎn)>添加“學(xué)號(hào)”為排序依據(jù)>下一步>報(bào)表名稱為考試證>選擇修改標(biāo)簽設(shè)計(jì)>完成設(shè)計(jì)視圖下的標(biāo)簽：>添加標(biāo)簽輸入“考試證”并在屬性表中設(shè)置字體和字號(hào)>添加矩形并在屬性表中設(shè)置背景為透明報(bào)表視圖下的標(biāo)簽：>設(shè)計(jì)>視圖>打印預(yù)覽4.

使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表使用設(shè)計(jì)視圖可以創(chuàng)建任意形式的報(bào)表，具有較高的靈活性，比較適合于有經(jīng)驗(yàn)

的用戶?！纠恳浴斑x課成績(jī)表”為數(shù)據(jù)源，在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建名為“選課成績(jī)報(bào)表”的報(bào)表對(duì)象?！静僮鞑襟E】創(chuàng)建>報(bào)表設(shè)計(jì)>在頁(yè)面頁(yè)眉中添加“標(biāo)簽”控件>輸入“學(xué)生選課成績(jī)表”（華文仿宋,14,居中）>設(shè)計(jì)>屬性表>在屬性表的數(shù)據(jù)選項(xiàng)中“記錄源”設(shè)置為“選課成績(jī)表”>設(shè)計(jì)>添加現(xiàn)有字段>在“字段列表”中把“選課成績(jī)表”中的字段拖到主體中>將主體中的附加標(biāo)簽控件復(fù)制到頁(yè)面頁(yè)眉中>選中所有標(biāo)簽>設(shè)置標(biāo)簽對(duì)齊>設(shè)計(jì)>頁(yè)碼>在“頁(yè)碼”對(duì)話框中進(jìn)行如下設(shè)置：>設(shè)計(jì)>打印預(yù)覽設(shè)置標(biāo)簽邊框：>選中標(biāo)簽>屬性表>格式>邊框樣式選透明>保存>選課成績(jī)報(bào)表5.2.1建立計(jì)算控件5.2.2在報(bào)表中添加分組Access中有兩種方法可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總：使用查詢進(jìn)行匯總；使用報(bào)表輸出時(shí)進(jìn)行匯總。在報(bào)表中進(jìn)行數(shù)值計(jì)算時(shí)，首先要建立用于計(jì)算的控件。文本框是最常用的計(jì)算和顯示數(shù)值的控件?！纠吭凇皩W(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”中，以

“教師基本情況表”為數(shù)據(jù)源，通過(guò)建立報(bào)表輸出教師工齡?！静僮鞑襟E】添加報(bào)表對(duì)象：創(chuàng)建>報(bào)表設(shè)計(jì)在報(bào)表中添加標(biāo)簽控件>在頁(yè)面頁(yè)眉中加入“標(biāo)簽”控件>輸入標(biāo)題“教師基本情況表”（楷體，14磅，居中）設(shè)置數(shù)據(jù)源>在屬性表中選擇報(bào)表>數(shù)據(jù)>記錄源選

“教師基本情況表”>設(shè)計(jì)>添加現(xiàn)有字段>雙擊“教師編號(hào)”、“姓名”、“系別”字段，添加到主體節(jié)中。>在主體節(jié)“系別”字段后添加一個(gè)文本框控件>修改標(biāo)題為“工齡”>將主體節(jié)中附加標(biāo)簽控件移動(dòng)到頁(yè)面頁(yè)眉中>雙擊“工齡”文本框>屬性表>數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡下“控件來(lái)源”處單擊“表達(dá)式生成器”>在“表達(dá)式生成器”中輸入=Year(Date())-Year([工作時(shí)間])>在屬性表的“格式”選項(xiàng)卡中設(shè)置邊框?yàn)椤巴该鳌?gt;設(shè)計(jì)>頁(yè)碼>在頁(yè)碼對(duì)話框中進(jìn)行如下設(shè)置>保存>輸入“教師工齡報(bào)表”>設(shè)計(jì)>視圖>打印預(yù)覽5.2.1建立計(jì)算控件5.2.2在報(bào)表中添加分組【例】以“選課成績(jī)表”為數(shù)據(jù)源，在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建名為“選課成績(jī)

報(bào)表”的報(bào)表對(duì)象?！静僮鞑襟E】打開(kāi)“選課成績(jī)報(bào)表”>設(shè)計(jì)>分組和排序在主體頁(yè)下面出現(xiàn)兩個(gè)按鈕>單擊“添加組”按鈕，打開(kāi)字段列表>添加分組依據(jù)（學(xué)號(hào)字段）>保存>設(shè)計(jì)>視圖>打印預(yù)覽5.3.1分組統(tǒng)計(jì)匯總5.3.2創(chuàng)建交互式動(dòng)態(tài)報(bào)表5.3.3預(yù)覽及打印報(bào)表在報(bào)表中，可以對(duì)整個(gè)報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)

計(jì)匯總，也可以進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì)匯總。可通過(guò)系統(tǒng)提供的計(jì)算函數(shù)添加計(jì)算型文本實(shí)現(xiàn)。【例】在“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”中，參照?qǐng)D1-3-8(教材P20)將“選課成績(jī)報(bào)表”按“學(xué)號(hào)”進(jìn)行分組和排序后，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總?！静僮鞑襟E】打開(kāi)“選課成績(jī)報(bào)表”>在分組、排序和匯總中單擊更多>在窗口中選擇“無(wú)頁(yè)眉節(jié)”、“有頁(yè)腳節(jié)”>修改頁(yè)面頁(yè)眉中標(biāo)簽控件標(biāo)題為“學(xué)生選課成績(jī)匯總報(bào)表”>在學(xué)號(hào)頁(yè)腳節(jié)中添加文本框控件>標(biāo)題修改為“總分”>雙擊總分文本框>數(shù)據(jù)>控件來(lái)源的表達(dá)式編輯器中輸入“=SUM([成績(jī)])”。>格式中設(shè)置邊框?yàn)橥该?gt;保存輸入“選課成績(jī)統(tǒng)計(jì)匯總報(bào)表”>打印預(yù)覽5.3.1分組統(tǒng)計(jì)匯總5.3.2創(chuàng)建交互式動(dòng)態(tài)報(bào)表5.3.3預(yù)覽及打印報(bào)表把動(dòng)態(tài)窗體的查詢結(jié)果打印輸出時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)建報(bào)表，由于這種報(bào)表是根

據(jù)查詢結(jié)果動(dòng)態(tài)變化的，因此把這

種報(bào)表稱為交互式動(dòng)態(tài)報(bào)表?！纠吭凇皩W(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)”中，創(chuàng)建按課程查詢學(xué)生選課成績(jī)的交互式動(dòng)態(tài)報(bào)表，并保存為“按課程輸出報(bào)表”。創(chuàng)建交互式動(dòng)態(tài)查詢窗體建立一個(gè)帶條件的選課成績(jī)查詢?cè)诖绑w添加顯示結(jié)果的子窗體創(chuàng)建交互動(dòng)態(tài)報(bào)表創(chuàng)建命令按鈕，調(diào)用報(bào)表對(duì)象【操作步驟】（1）創(chuàng)建交互式動(dòng)態(tài)查詢窗體創(chuàng)建>窗體設(shè)計(jì)>在窗體中右擊>窗體頁(yè)眉/頁(yè)腳>在頁(yè)眉中分別插入“標(biāo)簽”和“組合框”控件>修改控件標(biāo)題>設(shè)置組合框的行來(lái)源為“課程表”>設(shè)置組合框更新事件，代碼Me.Refresh>保存輸入“按課程查詢選課成績(jī)”（2）建立一個(gè)帶條件的選課成績(jī)查詢創(chuàng)建>查詢?cè)O(shè)計(jì)>依次添加學(xué)生基本情況表、選課表、課程表>添加學(xué)號(hào)、姓名、課程名稱、成績(jī)字段>設(shè)置課程名稱查詢條件>保存為“按課程名稱查詢選課成績(jī)”（3）在窗體添加顯示結(jié)果的子窗體將“按課程名稱查詢選課成績(jī)”查詢對(duì)象拖到“按課程查詢選課成績(jī)”主體節(jié)中>將子窗體的標(biāo)簽刪除（4）創(chuàng)建交互動(dòng)態(tài)報(bào)表創(chuàng)建>報(bào)表向?qū)?gt;數(shù)據(jù)源選擇“按課程