文件化信息控制程序

文件化信息控制程序——版本所有*未經(jīng)書面認可*不得復制*違者必究——第6頁共8頁文件編號：XX-QEHP-DCC/文件編號：XX-QEHP-DCC/01-03版本號：03文件化信息控制程序——版本所有*未經(jīng)書面認可*不得復制*違者必究——修訂履歷版本修訂部門修訂者職位修訂內(nèi)容概要生效日期01MRMR首次發(fā)行2015/03/0502MRMR更新分發(fā)單位，調(diào)整格式2016/03/0103體系管理科體系工程師QMS、EMS升級2015新版，增加HSPM體系要求。將原《文件控制程序》及《質(zhì)量記錄控制程序》合并為《文件信息化控制程序》。2017/03/01正本保存單位：DCC副本分發(fā)范圍：■總經(jīng)理辦公室■管理者代表■業(yè)務(wù)部■品質(zhì)科■人事行政科□其它副本編號：制定日期審核日期批準日期封面文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第1頁。

1.0目的文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第1頁。通過對本公司的質(zhì)量/環(huán)境/HSF管理體系文件（包括外來文件，如適用的質(zhì)量/環(huán)境/HSF/法律法規(guī)、標準及客戶提供的文件、圖紙、資料等）及及記錄進行管理，以保證各文件使用場所的文件為最新版本的有效文件；確保對質(zhì)量/環(huán)境/HSF體系運行的記錄進行有效的控制，以清楚反映質(zhì)量/環(huán)境/HSF體系運作狀況，并能為質(zhì)量/環(huán)境/HSF體系的追溯或改進提供依據(jù)。2.0范圍本程序適用于本公司的質(zhì)量/環(huán)境/HSF管理體系的文件及記錄的管理與控制。3.0定義受控文件版本需及時更新的文件，需按本流程要求進行標識。非受控文件不需隨版本的更新而更新的文件，此類文件僅供參考，不作為正式執(zhí)行或作業(yè)標準。一級文件指一體化管理手冊。二級文件指制度、程序和流程。三級文件相關(guān)操作指引、作業(yè)規(guī)范、標準和管理規(guī)定等。四級文件指表格。外來文件來自本公司以外，與環(huán)境或產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)文件、與產(chǎn)品和過程有關(guān)的標準和規(guī)范及來自顧客或供方的標準、圖紙、驗收準則、設(shè)備/儀器說明書等。文件主管部門在文件的執(zhí)行過程中擔當主要角色或?qū)ξ募膱?zhí)行效果起關(guān)鍵作用的部門。MR管理者代表，包括質(zhì)量管理者代表、環(huán)境管理者代表和HSF管理者代表。DCC文控中心。4.0職責4.1DCC：負責文件的標識、發(fā)放、回收和廢止，確保各部門及時獲得有效版本。4.2文件制定、審核和批準權(quán)限：序號文件級別制定人員審核人員批準人員1一階文件MR——總經(jīng)理2二階文件部門負責人MR總經(jīng)理3三階文件部門授權(quán)人部門負責人MR4四階文件部門授權(quán)人部門負責人MR5.0內(nèi)容5.1文件制定/修改受控流程圖（見圖一），流程說明如下：結(jié)束NO結(jié)束流程名稱具體要求執(zhí)行1制定/修改文件根據(jù)需求（如ISO體系要求）及文件格式要求，結(jié)合公司實際運作，組織編寫/修訂流程、WI和表格，并填寫《文件制修廢補申請單》及組織討論確定（制度和程序還需在封面“修訂履歷”上記錄修訂內(nèi)容）；2、文件一般字體使用：黑體（使用于標題和文件所屬系統(tǒng)）、五號宋體（使用于正文中文）、Arial（使用于英文和數(shù)字）、公司LOGO按VI要求；新版文件更改處用紅色+斜體（或底紋）表示，其他統(tǒng)一用黑色正常體。文件主管部門文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第2頁。

文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第2頁。2確認格式及表格將編寫/修訂后的電子文檔經(jīng)相關(guān)部門討論/評審后發(fā)給DCC（確認格式），二、三級文件中提及的表格，均需在文件的“記錄與表格”中列出。DCC3填寫文件編號、版本并登記清單1、經(jīng)MR確認后給予文件編號和版本號：新文件給予一個新編號及01版本，編號方法參見5.7規(guī)定；修訂的文件給予一個更高版本號（依次為02，03，…）；文件版本對應(yīng)於文件編號，當文件編號采用新的方法后，其版本重新從01開始。2、將新制定或修訂的文件列入<受控文件清單>、<質(zhì)量記錄清單>。DCC4電子文檔確認確認文件具體內(nèi)容，若文件內(nèi)容符合體系要求及公司實際運作的現(xiàn)狀，則轉(zhuǎn)DCC受控處理，如存在問題，則轉(zhuǎn)交相關(guān)部門再次進行討論/評審。MR5電子檔共享發(fā)布1、將受控文件電子檔共享發(fā)布。2、共享電子檔文件：一、二、三級文件除DCC人員有打印、編輯、下載權(quán)限外，其余人員只可閱讀。表單不限制閱讀、打印、編輯、下載權(quán)限。DCC6書面文件簽批受控1、受控正本：為不加蓋印章的審批原件，按文件類別保存。2、受控副本：為受控原本的復印件，加蓋紅色“受控文件”印章，作為本公司內(nèi)使用的合法文件，根據(jù)分發(fā)范圍分發(fā)并于正本封面的背面作好發(fā)放記錄的登記。3、非受控文件：如需對外發(fā)放如認證機構(gòu)、客戶等，則蓋紅色“非受控/參考”印章（需事先征得MR同意）。4、書面文件回收：新版生效后，發(fā)放舊版在兩個工作日收回并于舊版正本封面的背面作好回收記錄；舊版文件正本蓋紅色“作廢”印章（每頁正面），保存并登記到<取消&作廢文件清單>中（只保存最近作廢版本），副本銷毀。5、受控文件遺失補發(fā)書面文件應(yīng)填寫<文件制修廢補申請單>，經(jīng)部門負責人及MR批準后，DCC才予分發(fā)，作好遺失及補發(fā)登記。6、表單無需打印及保存書面檔正本，所有有權(quán)使用共享文檔的人員均可查閱、打印最新版本。DCC7發(fā)布溝通1、一體化管理手冊、程序文件、三階文件的發(fā)放由DCC根據(jù)《受控文件清單》上分發(fā)數(shù)量進行復印，分發(fā)時由接收人在<文件發(fā)放回收記錄表>上簽字。2、組織相關(guān)人員培訓，確保文件內(nèi)容被完全理解。3、稽核文件的執(zhí)行情況，確保文件得到有效落實。文件主管部門文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第3頁。圖一：文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第3頁。文件主管部門相關(guān)部門DCCMR開始開始制訂/修改文件OK討論文件適用性確認格式及表格OK填寫文件編號、版本并登記清單電子文檔確認電子檔共享發(fā)布NGNG12345發(fā)布及溝通結(jié)束6書面文件簽批發(fā)放7OK5.2外來文件（客供圖紙除外）控制流程圖（見圖二），流程說明如下：結(jié)束NO結(jié)束流程名稱具體要求執(zhí)行1收集/獲得外部文件信息相關(guān)部門應(yīng)通過合適的渠道（如標準機構(gòu)、客戶）收集相關(guān)標準或信息的最新版本。類別收集負責人受控與環(huán)境有關(guān)的法律法規(guī)管理者代表DCC與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)產(chǎn)品開發(fā)工程師DCC與產(chǎn)品和過程有關(guān)的通用標準（包括環(huán)保要求、ISO資訊、行業(yè)標準等）品質(zhì)工程師/主管DCC來自顧客或供方的標準、驗收準則等文件品質(zhì)工程師/主管DCC設(shè)備/儀器操作說明書請購部門DCC2批準設(shè)備/儀器操作說明書接收部門負責人其他外來文件MR3登記清單1、將批準的外來文件登記到<外來文件清單>，注明保存部門。2、若屬其他來自顧客及供應(yīng)商的標準、驗收準則類外來文件，由品質(zhì)工程師確認其有效性、指定分發(fā)范圍，并根據(jù)情況轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部標準并按要求執(zhí)行。3、應(yīng)定期根據(jù)<外來文件清單>，抽查文件是否齊全。DCC4受控標示/更新版本1、經(jīng)批準可作為外來文件受控的（除設(shè)備/儀器操作說明書外），在該外來文件之封面加蓋“外來文件正本”印章，注明收到日期，交MR在蓋章處簽字確認，并確定分發(fā)范圍。2、設(shè)備/儀器操作說明書無需蓋印，登記清單即可。3、當收到的外來文件的新版本需對原版進行更新時：書面文件根據(jù)分發(fā)范圍復印給相關(guān)部門，并在封面蓋“外來文件副本”印章，在封面背面保持分發(fā)范圍和簽收記錄；電子檔文件則在共享文件夾中更新。DCC文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第4頁。

文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第4頁。5回收舊版外來文件更新時，按原版分發(fā)簽收記錄回收各部門舊版文件，在舊版正本蓋“作廢”印章（每頁正面或齊縫），保存作廢舊版，各部門副本銷毀。DCC6保存及發(fā)布1、保管人應(yīng)按順序妥善保管好外來文件。2、應(yīng)每月更新一次<外來文件清單>電子檔并共享發(fā)布。DCC圖二：相關(guān)部門MR/接收部門負責人DCC開始開始收集/獲得外部文件信息使用新版文件執(zhí)行效果稽查結(jié)束1批準OKNG2登記清單保存及發(fā)布6受控標識、更新版本34回收舊版55.3文件取消&作廢流程（見圖三），流程說明如下：結(jié)束NO結(jié)束流程名稱具體要求執(zhí)行1申請文件取消&作廢當文件因過期不適用或合并至其他文件等原因需取消（不再升版）&作廢時，則由文件制定人組織相關(guān)部門討論確定，并將討論結(jié)果連同取消&作廢文件電子檔提交MR進行文件取消&作廢申請的確認。文件主管部門2正本文件取消&作廢簽批將標識的需取消&作廢文件，交原制定人、審核人、批準人在封面印章上簽字（若相應(yīng)人員已離職/調(diào)職，則由新任人員或部門負責人代替），表格的取消&作廢交MR同意即可。DCC3舊版處理1、在簽批后的取消&作廢文件，各頁正面蓋“作廢”章，保留取消&作廢的文件正本，登記于<取消&作廢文件清單>中。2、立即收回各部門舊版文件副本，在舊版正本封面的背面作好回收登記副本銷毀。3、取消&作廢共享電子文檔，并公布取消&作廢信息。DCC文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第5頁。OK開始文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第5頁。OK開始申請文件取消&作廢組織討論NG電子文檔確認1結(jié)束通知各部門文件取消副本回收、作廢處理，刪除系統(tǒng)電子檔文件正本文件蓋“文件作廢”印章3正本文件取消&作廢簽批2文件主管部門MRDCC5.4記錄控制流程說明如下：結(jié)束NO結(jié)束流程名稱具體要求執(zhí)行1填寫記錄1、依據(jù)恰當表格如實填寫。2、依據(jù)實際狀況如實填寫。3、須填寫記錄日期與簽核日期。4、依許可權(quán)限簽名、簽核。5、不可以用鉛筆或紅筆填寫。6、書寫錯誤修正后須簽名以便追溯。文件主管部門2記錄歸檔1、責任部門須保存經(jīng)簽核的記錄原稿。2、必要時，編制記錄歸檔目錄以便查閱及取放。3、可用電腦存檔。4、記錄儲存維護：4.1儲存于檔案夾或包裝箱內(nèi),電腦系統(tǒng)保存；4.2存放處須保持干凈、整潔；4.3各類記錄依據(jù)法律法規(guī)及顧客的要求、實際生產(chǎn)運作的要求、產(chǎn)品壽命周期等規(guī)定記錄的保存期限(詳見<記錄清單>)，一年以上可打包裝箱并于箱的正面注明相關(guān)內(nèi)容,可統(tǒng)一交貨倉保管；4.4記錄若有損壞、浸濕情形須作適當?shù)奶幚?。文件主管部門3記錄制/修訂（見5.1）。/4記錄取消&作廢（見5.3）。/文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第6頁。

5.5文件的借閱復制：文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第6頁。5.5.1當文件需要借閱或復制時，需求人員須提出申請并得到批準后，DCC方可允許需求人員借閱或復制文件并登錄于<文件借閱復制申請單>。5.6文件的交接：5.6.1當文件發(fā)生部門間轉(zhuǎn)移時，必須經(jīng)過文控中心確認并進行交接記錄。5.6.2離職人員文件交接須經(jīng)過文控中心確認后方可辦理離職手續(xù)。5.7體系文件的編號規(guī)則：5.7.1手冊編號XX–XXX–XXXX–XX序號年份手冊類型公司縮寫公司縮寫XX——東莞市XX材料科技有限公司。手冊類型QEHS——質(zhì)量/環(huán)境/HSF一體化管理手冊。年份2015序號01，02，03，…如：XX—QEHS—2015—01：“質(zhì)量/環(huán)境/HSF一體化管理手冊–第01版”。5.7.2程序文件編號XX–XX–XX/XX–XX序號流水號部門代碼程序文件公司縮寫公司縮寫XX——東莞市XX材料科技有限公司。程序文件QP——質(zhì)量管理程序文件；EP——環(huán)境管理程序文件；HP——HSF管理程序文件；QEHP——質(zhì)量/環(huán)境/HSF一體化程序文件。部門代碼見《公司部門代碼匯總表》流水號01，02，03，…序號01，02，03，…如：XX—QEHP—DCC/01—03：“文件信息化控制程序”。文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第7頁。

5.7.3三階文件編號文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第7頁。XX–XXX–XX/XX/XXX–XX序號流水號文件代碼部門代碼三階文件公司縮寫公司縮寫XX——東莞市XX材料科技有限公司。三階文件QWI——質(zhì)量作業(yè)文件；EWI——一環(huán)境作業(yè)文件；HWI——HSF作業(yè)文件；部門代碼見《公司部門代碼匯總表》文件代碼見《ISO管理體系文件一覽表》流水號001，002，003，…序號01，02，03，…5.7.4記錄表單編號XX–XX–XX/XXX–XX序號流水號部門代碼記錄表單公司縮寫公司縮寫XX——東莞市XX材料科技有限公司。記錄表單QR——質(zhì)量記錄代碼；ER——一環(huán)境記錄代碼；HR——HSF記錄代碼；部門代碼見《公司部門代碼匯總表》流水號001，002，003，…序號01，02，03，…文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第8頁。

5.7.5外來文件編號文件化信息控制程序全文共9頁，當前為第8頁。XXX–XX–XXXXXXXX–XXXX