工程項(xiàng)目管理中的溝通與協(xié)調(diào)

工程項(xiàng)目管理中的溝通與協(xié)調(diào)

在項(xiàng)目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是各方參與管理的紐帶，是建立人、思想和信息之間聯(lián)系的重要手段。它對(duì)于項(xiàng)目的成功實(shí)施非常必要和重要。溝通與協(xié)調(diào)可以讓矛盾的各方達(dá)成一致，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)平衡，順利實(shí)施和運(yùn)行項(xiàng)目。在現(xiàn)代項(xiàng)目中，參與單位非常多，形成了復(fù)雜的項(xiàng)目組織，各單位有不同的任務(wù)、目標(biāo)和利益，他們都企圖指導(dǎo)、干預(yù)項(xiàng)目實(shí)施過程。項(xiàng)目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益更為激烈和不可調(diào)和，而項(xiàng)目管理者必須使各方協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地上作，這就顯示出項(xiàng)目管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要性。溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調(diào)的程度和效果常依賴于各項(xiàng)目參與者之間溝通的程度。因此，在項(xiàng)目管理中應(yīng)該著重做好以下各項(xiàng)溝通與協(xié)調(diào)上的工作：1.內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)項(xiàng)目經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目經(jīng)理部是項(xiàng)目組織的領(lǐng)導(dǎo)核心。通常，項(xiàng)目經(jīng)理不直接控制資源和具體操作，而是由項(xiàng)目經(jīng)理部中的職能人員具體實(shí)施控制，這就使得項(xiàng)目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能人員之間存在界限和協(xié)調(diào)。項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)工作包括：-與技術(shù)專家的溝通。技術(shù)專家往往對(duì)基層的具體操作了解較少，只注意技術(shù)方案的優(yōu)化，注重?cái)?shù)字，對(duì)技術(shù)的可行性過于樂觀，而不注重社會(huì)和心理方面的影響。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)積極引導(dǎo)，發(fā)揮技術(shù)人員的作用，同時(shí)注重全局、綜合和方案實(shí)施的可行性。-建立完善、實(shí)用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。明確各自的工作職責(zé)，設(shè)計(jì)比較完備的管理操作流程，明確規(guī)定項(xiàng)目中正式溝通方式、渠道和時(shí)間，使大家按程序、按規(guī)則辦事。-建立項(xiàng)目激勵(lì)機(jī)制。由于項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理更應(yīng)注意從心理學(xué)、行為科學(xué)的角度激勵(lì)各個(gè)成員的積極性。例如：采用民主的工作作風(fēng)，不獨(dú)斷專行；改進(jìn)工作關(guān)系，關(guān)心各個(gè)成員，禮貌待人；公開、公平、公正地處理事務(wù)；在向上級(jí)和職能部門提交報(bào)告中，應(yīng)包括對(duì)項(xiàng)目組織成員的評(píng)價(jià)和鑒定意見，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)應(yīng)對(duì)成績(jī)顯著的成員進(jìn)行表彰等。2.形成比較穩(wěn)定的項(xiàng)目管理隊(duì)伍以項(xiàng)目作為經(jīng)營(yíng)對(duì)象的企業(yè)，應(yīng)形成比較穩(wěn)定的項(xiàng)目管理隊(duì)伍，這樣盡管項(xiàng)目是一次性的、常新的，但項(xiàng)目小組卻相對(duì)穩(wěn)定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減小組合摩擦。3.建立公平、公正的考評(píng)工作業(yè)績(jī)的方法、標(biāo)準(zhǔn)并定期客觀、慎重地對(duì)成員進(jìn)行業(yè)績(jī)考評(píng)，在其中排除偶然、不可控制和不可預(yù)見等因素。日經(jīng)理部與企業(yè)管理層的協(xié)調(diào)依賴于嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)管理標(biāo)責(zé)任書。日經(jīng)理部接受企業(yè)有關(guān)職能部門和室的指導(dǎo)，既是上下級(jí)行政關(guān)系，又是服務(wù)與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關(guān)系。企業(yè)的層次生產(chǎn)要素的調(diào)控體系要服務(wù)于日層次生產(chǎn)要素的優(yōu)化配置，同時(shí)日生產(chǎn)要素的動(dòng)態(tài)管理要服從于企業(yè)管理部門的宏觀調(diào)控。企業(yè)需要對(duì)日管理全過程進(jìn)行必要的監(jiān)督調(diào)控，而日經(jīng)理部需要按照與企業(yè)簽訂的責(zé)任狀，盡職盡責(zé)、全力以赴地抓好日的具體實(shí)施。日經(jīng)理部與發(fā)包人之間的協(xié)調(diào)需要發(fā)包人的支持。發(fā)包人代表日的所有者，對(duì)日具有特殊的權(quán)利。為了取得日的成功，日經(jīng)理首先要理解總標(biāo)和發(fā)包人的意圖，反復(fù)閱讀合同或日任務(wù)文件。如果日管理和實(shí)施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預(yù)期要求不同，發(fā)包人將會(huì)干預(yù)，將要改變這種狀態(tài)。因此，日經(jīng)理必須花費(fèi)很大的力氣來研究發(fā)包人的意圖，研究日標(biāo)。讓發(fā)包人一起投入日全過程，而不僅僅是給他一個(gè)結(jié)果。盡管有預(yù)定的日標(biāo)，但日實(shí)施必須執(zhí)行發(fā)包人的指令，使發(fā)包人滿意。發(fā)包人通常是其他專業(yè)或領(lǐng)域的人，可能對(duì)日懂得很少。為了解決這個(gè)問題，最好的辦法是讓發(fā)包人理解日和日實(shí)施的過程，減少非程序干預(yù)。日經(jīng)理作出決策時(shí)要考慮到發(fā)包人的期望，經(jīng)常了解發(fā)包人所面臨的壓力，以及發(fā)包人對(duì)日關(guān)注的焦點(diǎn)。尊重發(fā)包人，隨時(shí)向發(fā)包人報(bào)告情況，加強(qiáng)計(jì)劃性和預(yù)見性，讓發(fā)包人了解承包商和非程序干預(yù)的后果。日經(jīng)理有時(shí)會(huì)遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時(shí)來指導(dǎo)日的情況，這是非常棘手的。日經(jīng)理應(yīng)該很好地傾聽這些人的忠告，對(duì)他們做耐心的解釋說明，但不應(yīng)該讓他們直接指導(dǎo)實(shí)施和指揮贊關(guān)組織成員。否則，會(huì)有嚴(yán)重?fù)p害整個(gè)實(shí)施效果的危險(xiǎn)。執(zhí)行合同是日經(jīng)理部協(xié)調(diào)與發(fā)包人之間關(guān)系的有效方法。項(xiàng)日經(jīng)理部與材料供應(yīng)人的協(xié)調(diào)關(guān)系應(yīng)該建立在供應(yīng)合同的基礎(chǔ)上，充分利用價(jià)格招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和供求機(jī)制，以確保雙方的協(xié)作配合。在實(shí)施管理規(guī)劃的指導(dǎo)下，項(xiàng)日經(jīng)理部應(yīng)認(rèn)真制定材料需求計(jì)劃，并調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)，選擇合適的供應(yīng)人。