上海機(jī)械制造有限公司管理制度

年6月23日上海機(jī)械制造有限公司管理制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:1of31一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度□總則為了加強(qiáng)本公司各種文書(shū)檔案資料的管理,確保各種文書(shū)檔案資料的安全和完整,特制訂本制度。1、各種需歸檔的文件資料必須定期的(按年、按季、按月、按旬)來(lái)立卷歸檔,本公司內(nèi)部的在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都必須按本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。2、公文的承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不得抽存)結(jié)案后要及時(shí)的交給檔案室的專職文員來(lái)歸集存檔,由于檔案室管理人員因工作變動(dòng)和因故離職,要求前任人員將有關(guān)文件資料交接給后任人員,并辦理相關(guān)的交接手續(xù),不得帶走、藏匿或銷毀。□文書(shū)資料的收集管理各職能部門(mén)形成的各種有價(jià)值的文書(shū)資料,各部門(mén)內(nèi)部需要指定一位專門(mén)負(fù)責(zé)資料收集和整理的人員,由其定期的將本部門(mén)的各種文件資料送交至資料室,由檔案資料管理人員統(tǒng)一征集、分類、編碼、立卷、存檔。對(duì)于公司外部形成的各種文件資料,要求接受人和承辦人員及時(shí)的將有關(guān)資料交給資料管理人員,對(duì)于有些資料需留部門(mén)和個(gè)人的,可允許保上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:2of31留部門(mén)復(fù)印一份留存,但原件必須交給檔案室歸檔;為確保外來(lái)資料有統(tǒng)一入處,因此規(guī)定入廠的所有的文件資料都必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦資料室的文員登記。凡本公司繕寫(xiě)發(fā)出的各種重要的文件資料,必須由總經(jīng)理簽發(fā),由檔案室統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一發(fā)放,簽發(fā)后的文件原件必須留檔案室存檔。對(duì)于一項(xiàng)由幾個(gè)部門(mén)共同參與辦理的工作,那么在工作活動(dòng)中形成的各種文件資料,由主辦部門(mén)來(lái)收集,再由其統(tǒng)一上交給資料室備案。會(huì)議文件統(tǒng)一由檔案室來(lái)收集歸檔:對(duì)于公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)形成的文件資料,相關(guān)人員在報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將主要文件資料交檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室主管簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。本公司召開(kāi)的各種會(huì)議包括每天的生產(chǎn)會(huì)議,每周的質(zhì)量分析會(huì)議、部門(mén)經(jīng)理主管會(huì)議以及其它的一些類型的會(huì)議,統(tǒng)一由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)文秘的人員來(lái)記錄、打印、發(fā)放,每月月底把本月的會(huì)議記錄收集、排序、裝訂成冊(cè),并送至檔案室歸檔。對(duì)于部門(mén)內(nèi)部召開(kāi)的一些會(huì)議,其會(huì)議記錄由該部門(mén)自己保存。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:3of31檔案室管理人員和各部門(mén)負(fù)責(zé)資料收集的人員的職責(zé):各部門(mén)負(fù)責(zé)收集文件資料的人員要對(duì)本部門(mén)的業(yè)務(wù)比較熟悉,知悉本部門(mén)文件資料的性質(zhì)、重要性以及歸檔范圍,及時(shí)的收集本部門(mén)的有關(guān)文件資料,并上交給總經(jīng)辦檔案室。檔案室管理人員要對(duì)各種檔案資料的屬性、重要性、時(shí)效性都要有比較深的了解;認(rèn)真做好日常文件資料歸檔時(shí)的記錄、分類、編碼、裝訂、密封等工作;努力提高自身的服務(wù)水平;積極的為各部門(mén)的資料的查詢和借用提供便利;另外要經(jīng)常督促各部門(mén)的文件資料收集人員及時(shí)的將其部門(mén)的文件資料及時(shí)的上交。檔案管理人員和各部門(mén)的資料收集人員都必須嚴(yán)格執(zhí)行文件資料的歸檔制度,定期的對(duì)文件資料的收集情況進(jìn)行清查校對(duì),以防遺漏?！鯕w檔范圍第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定,決議、指令、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)函件。第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:4of31第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十四條客戶對(duì)本公司產(chǎn)品質(zhì)量的投訴資料;本公司內(nèi)外的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的跟蹤處理資料。第十五條本公司與其它有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件資料;本公司銷售合同的評(píng)審資料;第十六條公司的章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人資料、公司設(shè)立和變更的資料、股東出資比例資料、驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記資料、以及公司年檢資料等文件。第十七條公司人事行政資料檔案:包括(1)員工個(gè)人資料;(2)業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)資料;(3)員工獎(jiǎng)懲記錄;(4)聘任、錄用、培訓(xùn)、晉級(jí)、離職等有關(guān)資料;(5)人力資源規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件;(6)本公司職工勞動(dòng)、工資、福利、方面的文件資料。第十八條工程部和研發(fā)部形成的各種技術(shù)資料。第十九條”5S”考核評(píng)比資料,”5S”開(kāi)展中采集的各種圖片資料;”5S”培訓(xùn)資料。第二十條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄象等資料。第二十一條反映公司資產(chǎn)、負(fù)債、所有責(zé)權(quán)益、費(fèi)用、收益和支出的會(huì)計(jì)核算資料,包括各種原始單據(jù)、記帳憑證、總分類和明細(xì)分上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:5of31類帳簿,以及會(huì)計(jì)報(bào)表和稅收交納憑證等有關(guān)資料。第二十二條物品申購(gòu)、報(bào)價(jià)、詢價(jià)、采購(gòu)等有關(guān)資料。第二十三條本公司與其它單位的工作聯(lián)絡(luò)函以及公司內(nèi)部各部門(mén)之間的一些工作聯(lián)絡(luò)函。第二十四公司在管理過(guò)程中形成的各種規(guī)章制度和程序性文件。□平時(shí)歸卷第二十五條各部門(mén)的資料管理負(fù)責(zé)人要及時(shí)的把處理完畢或批存的文件資料及時(shí)的收集起來(lái)并送交到檔案管理室。第二十六條檔案管理人員必須根據(jù)各個(gè)部門(mén)上交的資料,以及結(jié)合該部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍和當(dāng)年的工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的”案卷類目”?！卑妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。第二十七條檔案管理人員要及時(shí)將已歸卷的文件資料,按照”案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)”對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。□案卷質(zhì)量要求第二十八條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷和編制目錄工作一律由檔案管理室的專職文書(shū)檔案員來(lái)負(fù)責(zé)。第二十九條案卷總的質(zhì)量要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同資料的價(jià)值,便于保管和利用。第三十條歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:6of31全完整。第三十一條在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文件應(yīng)合一立卷;絕密文件單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。第三十二條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針正確第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針正確最后的一年立卷,跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十二條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;修訂文件,修訂后的文件在前,修訂前的文件在后;文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第三十三條卷內(nèi)、文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十四條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要清晰,而且把目錄放在卷首。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:7of31第三十五條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備查表內(nèi),若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)該把立卷人、檢查人的姓名以及立卷時(shí)間填寫(xiě)具體以示負(fù)責(zé),備查表應(yīng)置卷尾。第三十六條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。第三十七條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十八條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。二、電子文檔管理制度總則為加強(qiáng)本公司的電子文檔的管理,防止電子文檔資料混亂和出處錯(cuò)誤,特制訂本制度。本公司的電子文檔是指本公司的各職能部門(mén)的工作人員在工作中形成的對(duì)公司來(lái)說(shuō)具有保存價(jià)值并保存在電子存儲(chǔ)介質(zhì)中的各種電子版本的文件資料。隨著科技的不斷向前發(fā)展,電子文檔作用越來(lái)越顯得重要,是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理和信息管理中的一個(gè)極為重要的上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:8of31內(nèi)容,因此電子文檔也是本公司檔案管理的一個(gè)重要組成部分,也必須實(shí)行集中統(tǒng)一的管理。電子文檔資料的收集收集范圍工程部和研發(fā)部繪制的各種技術(shù)圖紙資料,包括零件加工圖紙、機(jī)械裝配工藝圖紙以及電氣裝配工藝圖紙資料。每天各部門(mén)提供的各種日?qǐng)?bào)表資料,包括倉(cāng)庫(kù)日?qǐng)?bào)表、資金變動(dòng)日?qǐng)?bào)表、物資進(jìn)出廠日?qǐng)?bào)表、產(chǎn)品質(zhì)量日?qǐng)?bào)表、生產(chǎn)計(jì)劃日?qǐng)?bào)表等各種報(bào)表資料。各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算資料。本公司與其它單位的E-MAIL工作聯(lián)絡(luò)函,以及部門(mén)之間的E-MAIL工作聯(lián)絡(luò)函。公司制訂的各種程序性文件和規(guī)章制度的電子文檔資料。員工考勤、業(yè)績(jī)考核資料以及其它一些人事行政檔案資料。ISO質(zhì)量認(rèn)證體系中的各種文件資料,產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題處理記錄資料?？蛻魴n案資料,機(jī)器維修資料。生產(chǎn)計(jì)劃資料,物品申購(gòu)資料。物料定貨合同資料、物品價(jià)格資料。各種會(huì)議記錄。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:9of31”5S”培訓(xùn)、檢查、考核資料。各工作崗位在工作中形成的其它一些有價(jià)值的電子文檔資料。電子文檔的收集要求:1、收集的電子文檔內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠,要是最初版本。2、檔案室管理員要根據(jù)電子文件資料的特性來(lái)設(shè)置文件的格式、文件的風(fēng)格以及文件的背景。3、電子文檔的收集要及時(shí)、迅速。電子文檔的收集時(shí)間對(duì)于各部門(mén)的日?qǐng)?bào)表資料必須在次日的上午12.00點(diǎn)之前上交到檔案資料管理室,由其統(tǒng)一發(fā)放給相關(guān)信息使用者,并在服務(wù)器上備份一份作為檔案留存。對(duì)于技術(shù)圖紙,在蠟底歸檔的當(dāng)日必須將相關(guān)電子文檔上交給檔案管理室備案。對(duì)于各種規(guī)章制度、程序性文件、處理決定書(shū)等電子文檔資料必須在文書(shū)文件下發(fā)的當(dāng)日,將其交到檔案管理室備案。對(duì)于一些具有保存價(jià)值的通知、通告、聯(lián)絡(luò)函、請(qǐng)示、批復(fù)、申請(qǐng)、介紹信、會(huì)議記錄等文件資料必須在打印的當(dāng)日上交到檔案管理室備案。對(duì)于一些需定期歸檔的文件資料,應(yīng)在文書(shū)資料上交到上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:10of31檔案室歸檔的時(shí)候,同時(shí)把相對(duì)應(yīng)的電子文檔資料一道送交檔案室備案。對(duì)于其它的一些具有保存價(jià)值的電子文檔可根據(jù)具體實(shí)際情況來(lái)確定收集時(shí)間。檔案管理人員在日常的工作中要多留心,盡可能的收集更多的具有保存價(jià)值的電子文檔資料。電子文檔的整理和保存電子文檔的整理包括對(duì)電子文件目錄的設(shè)置和建立,以及對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)的分類、歸集和妥善的存放;遵循文件目錄的樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)規(guī)律,做到父目錄與子目錄一脈相承,前后照應(yīng)。建立科學(xué)、規(guī)范的文件索引目錄。對(duì)同類型的電子文檔要按建立的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。對(duì)于公司里具有保存價(jià)值的文件資料都必須集中保存在總服務(wù)器里,并定期的將電子文檔資料用光盤(pán)刻錄下來(lái),以防整個(gè)電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓而導(dǎo)致資料的丟失或無(wú)法使用。保管期限:要視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、時(shí)效性來(lái)劃定保管期限。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:11of31電子文檔的基本情況說(shuō)明的編寫(xiě)電子文檔的文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、建檔人等。編寫(xiě)文字說(shuō)明的基本要求:準(zhǔn)確揭示電子文檔資料的內(nèi)容,概括其反應(yīng)的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目齊全。文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順。第十一條電子文檔的建立要求網(wǎng)絡(luò)管理人員必須先對(duì)各部門(mén)的電腦用途進(jìn)行限定,規(guī)定何種電子文檔只能在何種電腦上建立,不得隨意在電腦上私建、濫建文檔。需對(duì)每一臺(tái)電腦的操作人員的使用權(quán)限進(jìn)行限制。對(duì)于具有保存價(jià)值的文檔要專盤(pán)、專文件夾建立和存放。對(duì)于一些絕密、機(jī)密、秘密的文件資料擬稿人必須要設(shè)置好密碼,以防她人閱讀、修改和拷貝。電子文檔文件夾的命名必須與文件資料的名稱完全一致,以便搜索、查閱。第十二條電子文檔資料的使用申請(qǐng)1、公司所有的需歸檔、備案的電子文件資料都必須集中保存在總服務(wù)器上,服務(wù)器只能由網(wǎng)絡(luò)管理員來(lái)負(fù)責(zé)操作和管上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:12of31理,其它人員一律不得接觸服務(wù)器;服務(wù)器的電子文件資料只有檔案室中的一臺(tái)專門(mén)用來(lái)管理資料的電腦才有權(quán)訪問(wèn)。網(wǎng)絡(luò)管理員事先為各個(gè)部門(mén)在服務(wù)器上建立一個(gè)專項(xiàng)文件夾,每個(gè)部門(mén)都有一臺(tái)電腦能夠訪問(wèn)到服務(wù)器上該部門(mén)的專項(xiàng)文件夾,,如果某個(gè)部門(mén)需要申請(qǐng)使用已歸檔的電子文件資料時(shí),使用人必須事先填寫(xiě)好《資料使用申請(qǐng)單》,然后交有關(guān)人員批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后,網(wǎng)絡(luò)管理人員把申請(qǐng)人所要的資料從服務(wù)器的資料庫(kù)里拷貝一份放到該部門(mén)的專項(xiàng)文件夾里,供其查閱。資料使用申請(qǐng)人在提出申請(qǐng)時(shí)必須在《資料使用申請(qǐng)單上》上注明資料使用時(shí)間,”從幾日到幾日,從幾時(shí)到幾時(shí)”。然后,網(wǎng)絡(luò)管理員根據(jù)申請(qǐng)人事先登記的時(shí)間來(lái)對(duì)資料的使用進(jìn)行嚴(yán)格控制,當(dāng)使用時(shí)間到了,網(wǎng)絡(luò)管理員及時(shí)的將專項(xiàng)文件夾中的電子文檔資料刪除掉。對(duì)于使用時(shí)間已到但又因工作的需要,確實(shí)又需再度使用資料的,使用者必須重新提出書(shū)面申請(qǐng)。第十三條已歸檔的電子文檔資料任何人不得隨意更改,如因某種特殊原因需對(duì)其修改,擬稿人必須事先填寫(xiě)好《資料更改申請(qǐng)單》,并經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方可對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:13of31三、檔案室(文印室)管理規(guī)定公司的文件,有打印必要的方可打印,內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其它不需打印的文件,一般不予打印。公司發(fā)文,需起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門(mén)的負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理。私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。檔案室(文印室)工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取,不得拖延。檔案室(文印室)人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給她人,不得截留任何文件。檔案室(文印室)對(duì)打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作好統(tǒng)計(jì)、核算。其它非本室工作人員未經(jīng)許可一律不得擅自進(jìn)入檔案室(文印室)。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:14of31二、檔案室(文印室)不得抽煙、不得使用明火、不得使用一些大功率的電器。三、不得在檔案室(文印室)會(huì)客、吃零食。四、檔案(文印)管理人員需認(rèn)真做好防潮、防腐、防蟲(chóng)蛀的文件檔案保護(hù)工作。五、工作人員下班離開(kāi)檔案室(文印室)后,要及時(shí)的切斷所有電器的電源。六、檔案室(文印室)工作人員做好各種辦公設(shè)備的日常維護(hù)工作,出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)的向上匯報(bào)。七、認(rèn)真做好檔案室(文印室)的”5S”工作,保持檔案室(文印室)干凈、清潔、亮麗;所有的文件資料都必須做好必要的標(biāo)識(shí);所有的文件資料目錄和索引清楚、簡(jiǎn)潔、直觀;真正做到拿取迅速、快捷。八、有關(guān)于檔案(文印)管理的一些制度、條例需用玻璃框裱好,懸掛在墻上。四、復(fù)印機(jī)管理規(guī)定為了延長(zhǎng)復(fù)印機(jī)使用壽命,規(guī)范復(fù)印手續(xù),特制定本規(guī)定:一﹑復(fù)印機(jī)使用管理部門(mén):總經(jīng)辦檔案室:檔案室指定人員專管,每天對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行清潔、上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:15of31檢查,使設(shè)備處于完好狀態(tài)。二﹑復(fù)印機(jī)使用方法如下:1﹒復(fù)印機(jī)設(shè)專人負(fù)責(zé)(包括每天上﹑下班時(shí)開(kāi)﹑關(guān)復(fù)印機(jī);復(fù)印機(jī)維修聯(lián)絡(luò)等)。2﹒復(fù)印機(jī)管理負(fù)責(zé)人每天上班時(shí),負(fù)責(zé)打開(kāi)復(fù)印機(jī)預(yù)熱,并確認(rèn)該復(fù)印機(jī)正常。3﹒建立復(fù)印登記制度。各部門(mén)如果需要復(fù)印資料時(shí),經(jīng)辦人員必須把所要復(fù)印的資料交給該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)(能夠簽在復(fù)印文件資料的背面),資料復(fù)印好之后,復(fù)印管理人員把復(fù)印文件資料的名稱、復(fù)印的份數(shù)在《復(fù)印文件登記表》上進(jìn)行登記,并要求經(jīng)辦人員在表單上簽字確認(rèn)。4﹒下班時(shí),負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)關(guān)掉復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān),如有其它人上班﹐需指明專人負(fù)責(zé),遇節(jié)假日需斷開(kāi)其電源。﹒5﹒復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障,應(yīng)及時(shí)與維修單位聯(lián)系。如需換件,經(jīng)批準(zhǔn)后方可更換。6﹒檔案室管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常保養(yǎng),負(fù)責(zé)每半年進(jìn)行整機(jī)保養(yǎng)。三﹑復(fù)印注意事項(xiàng):1﹒不準(zhǔn)復(fù)印私人物品。2﹒公司絕密文件,不能夠復(fù)印。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:16of313﹒復(fù)印機(jī)損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告。4﹒復(fù)印只允許檔案室管理人員操作,嚴(yán)禁其它人擅自復(fù)印。五、打印機(jī)管理規(guī)定為了加強(qiáng)公司打印機(jī)的管理,讓公司所有的文件資料的打印受到合理監(jiān)控,特制訂本規(guī)定:公司的所有打印機(jī)實(shí)行集中管理,即將各部門(mén)的打印機(jī)一律收到檔案室(財(cái)務(wù)部的發(fā)票專用打印機(jī)除外),由檔案室專人負(fù)責(zé)保管。打印機(jī)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)共享,每個(gè)部門(mén)都有一臺(tái)電腦可訪問(wèn)到資料室的任何一臺(tái)打印機(jī),當(dāng)各部門(mén)需要打印文件資料時(shí),只需選定網(wǎng)絡(luò)上其中一臺(tái)打印機(jī)進(jìn)行打印即可。各部門(mén)如需打印文件資料時(shí),打印申請(qǐng)人必須事先經(jīng)過(guò)電話通知打印負(fù)責(zé)人,告知其打印資料的內(nèi)容、份數(shù)、以及需采用何種規(guī)格的紙張等有關(guān)事項(xiàng)。對(duì)于打印好的文件資料,打印申請(qǐng)人必須及時(shí)的到資料室去領(lǐng)取,并在《打印資料申請(qǐng)單》上進(jìn)行登記,簽字確認(rèn)。任何人不得打印私人資料,如有特殊情況,需作出打印申請(qǐng)。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:17of31打印人員要厲行節(jié)約,對(duì)于沒(méi)有打印必要的文件不得打印,對(duì)于不重要的文件能夠用已使用過(guò)但還可使用的紙張來(lái)進(jìn)行打印。打印機(jī)的保管:保管員要注意打印機(jī)的日常保養(yǎng)和維護(hù);下班時(shí)要及時(shí)的切斷電源;打印機(jī)缺墨時(shí)要及時(shí)的換墨;保管員要堅(jiān)持每天清掃打印機(jī)上的灰塵;打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí),要及時(shí)的匯報(bào),請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)排除故障;六、公司文件的收發(fā)規(guī)定第一條公司的各種規(guī)章制度和程序文件由總經(jīng)辦人員來(lái)負(fù)責(zé)起草,管理評(píng)審會(huì)上討論經(jīng)過(guò),公司總經(jīng)理審核和簽發(fā),公司各部門(mén)的內(nèi)部文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人起草,由總經(jīng)理審核和簽發(fā)。第二條文件簽發(fā)后,送檔案資料室統(tǒng)一打印或復(fù)印,同時(shí)把有關(guān)的電子文檔也拷貝到資料室的電腦里進(jìn)行備案,文件只有經(jīng)起草人校對(duì)、審核無(wú)誤后,方可復(fù)印、蓋章、發(fā)行;對(duì)于所有簽發(fā)的公司文件都要交到檔案室,由其統(tǒng)一編號(hào)、登記,并下發(fā)到各個(gè)相關(guān)部門(mén)。第三條文件的發(fā)放必須要有文件發(fā)放記錄,即送件人應(yīng)將文件內(nèi)上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:18of31容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等有關(guān)事項(xiàng)記錄清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。如果公司保密文件的發(fā)放,必須在文件上加蓋密級(jí)字樣,確定報(bào)送范圍,必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定,實(shí)行專人印制和保送,收文人不得隨意將保密文件傳給她人閱讀,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將會(huì)嚴(yán)肅處理。第四條經(jīng)簽發(fā)人簽字的文件原稿,由檔案室統(tǒng)一分類歸檔、保存?zhèn)洳?。第五條外來(lái)的各種文件(包括直接傳遞過(guò)來(lái)的文件和傳真件)統(tǒng)一由總經(jīng)辦檔案室來(lái)負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。簽收人必須在接件的當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén),不得積壓遲誤,屬于急件,應(yīng)在接見(jiàn)后即時(shí)報(bào)送。文件的簽收人在收到文件時(shí)必須在收文記錄單上簽字確認(rèn),以示收到文件。第六條傳閱文件由檔案室專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,檔案室應(yīng)及時(shí)的傳達(dá)和落實(shí)。七、印章管理規(guī)定為規(guī)范印章的管理和使用,確保印章的使用安全,特?cái)M訂如下規(guī)定:第一條把公司的所有各類印章全部收集到檔案室,由檔案室人員來(lái)對(duì)其進(jìn)行登記和統(tǒng)一保管。第二條各部門(mén)人員需要使用印章時(shí),使用者需事先填寫(xiě)好《印章使上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:19of31用申請(qǐng)單》,并需經(jīng)該部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后,方可到檔案室使用印章;如果需使用公司法人印章和其它一些非常重要的印章時(shí),需呈報(bào)經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。第三條印章使用者必須把所要加蓋印章的文件資料帶到檔案室去加蓋印章,一般情況下不得把印章帶離檔案室使用,如有特殊需要確實(shí)要帶離檔案室使用的,允許帶離檔案室使用,但必須要有總經(jīng)理簽署”同意帶離檔案室使用”的意見(jiàn),同時(shí),印章使用申請(qǐng)人要對(duì)印章的使用安全負(fù)全部責(zé)任。第四條對(duì)于加蓋印章的文件資料在加蓋印章后,檔案室必須把相關(guān)的文件資料復(fù)印一份作為印章使用資料檔案留存,以便備查。第五條檔案室印章保管員必須嚴(yán)于律己、恪守規(guī)定,不得私自為自己和她人加蓋公章,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將會(huì)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅處理,如因私自為她人文件加蓋公章而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,要求其承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)損失。第五條對(duì)于因工作和新增業(yè)務(wù)的需要,需新刻印章時(shí),使用者必須事先提出書(shū)面申請(qǐng),并交總經(jīng)理批準(zhǔn),對(duì)于新增的印章必須及時(shí)的交檔案室登記和保管。八、檔案資料移交規(guī)定為確保檔案資料的安全和完整;保證檔案管理工作的上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:20of31前后銜接順暢,特制訂本規(guī)定。檔案移交手續(xù)的辦理,以下情況檔案管理人員必須辦理檔案移交手續(xù):(1)檔案管理人員因故離職;(2)檔案管理人員安排到公司的其它崗位;移交必做事項(xiàng):前任檔案管理員在離開(kāi)該工作崗位前必須詳細(xì)的擬寫(xiě)好工作移交說(shuō)明,內(nèi)容包括:(1)該崗位的工作職責(zé)范圍和要求;(2)工作內(nèi)容;(3)工作注意事項(xiàng);(4)操作流程;(5)交代有哪些尚未處理完畢需后任接著處理的事項(xiàng)。在前后任檔案管理員工作交接時(shí),必須對(duì)前任管理員所負(fù)責(zé)的檔案資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),編制檔案資料盤(pán)點(diǎn)表,如有差異,必須編制差異表,并對(duì)差異作原因分析,參盤(pán)人和監(jiān)盤(pán)人須在盤(pán)點(diǎn)表和差異表上簽字確認(rèn)。注:監(jiān)盤(pán)人一般情況下由檔案室主管來(lái)?yè)?dān)任,當(dāng)檔案室主管調(diào)離該崗位時(shí)由總經(jīng)理指定人來(lái)監(jiān)盤(pán)。移交人在移交檔案資料時(shí)必須認(rèn)真填寫(xiě)好《檔案資料移交明細(xì)表》(參見(jiàn)附表),并由移交人、接交人和監(jiān)交人在《移交明細(xì)表》上簽字確認(rèn),證實(shí)檔案資料已全部移交完畢。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:21of31檔案管理員只有把所有的檔案資料均已移交完畢后,方可辦理離職手續(xù),準(zhǔn)予離開(kāi)公司。如果在盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)檔案管理員在職期間由于工作失職造成了文件資料的丟失,要求其根據(jù)檔案資料的重要程度承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,并在移交檔案資料時(shí)作出特別說(shuō)明。九、技術(shù)資料檔案管理規(guī)定第一條為加強(qiáng)技術(shù)資料管理,確保技術(shù)資料的真實(shí)、可靠、安全、完整,結(jié)合我們公司的實(shí)際情況,特?cái)M訂如下管理規(guī)定。技術(shù)資料檔案包括:各種零件加工圖紙、機(jī)械和電氣部分裝配工藝圖紙、標(biāo)準(zhǔn)裝配領(lǐng)料單、以及其它技術(shù)上的有關(guān)文件資料。技術(shù)資料檔案的保存1、工程部、研發(fā)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理各種技術(shù)資料,然后定期的將技術(shù)資料上交到檔案室登記、存檔(對(duì)于急用的圖紙蠟底資料,需及時(shí)的將其交給檔案室登記,以備曬圖所用)。技術(shù)資料必須按照它的性質(zhì)、特性、規(guī)律來(lái)進(jìn)行分類立卷存放,每一卷都必須要有詳細(xì)、具體的資料目錄和索引,而且在每份技術(shù)資料上都必須加蓋公司的保密印章。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:22of312、技術(shù)資料的管理必須嚴(yán)格按照公司的安全和保密制度來(lái)執(zhí)行,技術(shù)資料的增加、變更、減少、查閱、借用都要有嚴(yán)格的審批手續(xù)。3、對(duì)于技術(shù)資料的整理、歸檔,最好邀請(qǐng)具有豐富技術(shù)知識(shí)的專業(yè)人員來(lái)對(duì)檔案管理員的工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)同其完成歸檔任務(wù)。增加的技術(shù)資料歸檔公司新機(jī)器的研發(fā)、試制,機(jī)器工藝的改進(jìn)等情況下都會(huì)增加一批新的技術(shù)資料,這些新增加的技術(shù)資料必須及時(shí)的收集、整理好交給資料室。在技術(shù)資料歸檔時(shí),技術(shù)資料經(jīng)辦人必須事先填寫(xiě)好《上海三基壓鑄機(jī)械有限公司資料歸檔登記表》,而且要求技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)準(zhǔn)備歸檔的技術(shù)資料進(jìn)行審批和核準(zhǔn);核準(zhǔn)后,技術(shù)資料經(jīng)辦人和檔案室接收人對(duì)所交資料與《資料歸檔登記表》上所列示的內(nèi)容一致性確認(rèn),最后由檔案室主管核準(zhǔn)歸檔。已歸檔的技術(shù)資料的更改對(duì)于已歸檔的技術(shù)資料需更改時(shí),更改人員必須事先填寫(xiě)好《資料更改申請(qǐng)單》,把所要更改的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明,然后交給技術(shù)負(fù)責(zé)人校對(duì)、審批,經(jīng)審批合理后,方可到資料室更改技術(shù)資料。更改人員必須把更改后的技術(shù)資料原件交給資料上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:23of31室,資料存檔時(shí)必須把原來(lái)資料附在在更改后的資料后面,并在原來(lái)資料上加蓋作廢的印章字樣。已歸檔的技術(shù)資料的使用申請(qǐng)因生產(chǎn)或者技術(shù)上的需要,需使用藍(lán)圖資料和其它技術(shù)資料時(shí),能夠到資料室去曬藍(lán)圖或借用技術(shù)資料,但必須事先填寫(xiě)好《技術(shù)資料使用申請(qǐng)單》,并須經(jīng)技術(shù)資料負(fù)責(zé)人的核準(zhǔn),方可使用。注意:對(duì)于各種加工圖紙、裝配工藝圖紙的蠟底資料以及其它的一些極其重要的技術(shù)資料一律不允許借離檔案室,如有特殊情況,須呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。十、會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定第一條為加強(qiáng)會(huì)計(jì)資料的管理,特制訂本規(guī)定。第二條企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案包括:會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、年檢資料、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、內(nèi)部控制制度以及與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件,如公司合同、章程、等各種會(huì)計(jì)資料。第三條會(huì)計(jì)檔案資料的保存1、財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂會(huì)計(jì)檔案,然后定期的將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料上交到公司的檔案室集中統(tǒng)一保管,檔案室按順序來(lái)立卷登記。會(huì)計(jì)檔案的保管期限有永久保存和上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:24of31定期保存兩類,具體的保存年限可按照國(guó)家規(guī)定和公司的實(shí)際情況而定,事先編制保管年限表。2、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí),由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn),經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)。由檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單,銷毀時(shí)必須要有財(cái)務(wù)部人員和檔案室人員共同參加,并在銷毀單上簽字確認(rèn)。第四條會(huì)計(jì)檔案的借用。財(cái)務(wù)人員因工作的需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須先填寫(xiě)好《上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司資料使用申請(qǐng)單》,并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可到檔案室查閱會(huì)計(jì)檔案資料,查閱后要及時(shí)的將其按照規(guī)定的順序歸還原處。集團(tuán)公司內(nèi)部各子公司若因公需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),也必須事先填寫(xiě)好《上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司資料使用申請(qǐng)單》并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能由檔案室管理人員來(lái)接待查閱外來(lái)單位人員因公需查閱我們公司會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須要求其持有單位介紹信,并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能由檔案室管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及事由。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:25of31會(huì)計(jì)檔案一般不得帶離檔案室,如有特殊情況,需帶離檔案室時(shí),必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理的批準(zhǔn),并限期歸還。第五條由于財(cái)務(wù)部在將會(huì)計(jì)檔案上交到檔案室時(shí),必須辦理必要的交接手續(xù),填寫(xiě)《資料歸檔登記表》,而且送交人和接收人必須在登記表上簽字或蓋章。附:會(huì)計(jì)資料檔案保管年限會(huì)計(jì)憑證類1、原始憑證、記帳憑證保存2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表保存3年二、會(huì)計(jì)帳簿類1、日記帳保存其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保存25年2、總帳、明細(xì)帳、輔助帳保存三、會(huì)計(jì)報(bào)表類1、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表保存3年2、月、季會(huì)計(jì)報(bào)表保存3、年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久保存四、其它1、會(huì)計(jì)檔案保管清單及銷毀清單。保存25年2、財(cái)務(wù)成本計(jì)劃保存3年上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:26of313、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議永久保存十一、產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理規(guī)定第一條為加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案的管理,特制訂本規(guī)定.第二條產(chǎn)品質(zhì)量檔案是指在處理生產(chǎn)制造過(guò)程中和客戶使用我們公司產(chǎn)品過(guò)程中出現(xiàn)的各種產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題時(shí)形成的各種文件資料以及為規(guī)范公司的產(chǎn)品質(zhì)量管理而制訂的各種制度和程序性文件。包括:質(zhì)量認(rèn)證體系資料、產(chǎn)品質(zhì)量管理手冊(cè),產(chǎn)品質(zhì)量控制體系文件,產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題處理記錄表單,物料損壞處理記錄表單,客服調(diào)試、維修記錄表單,客戶投訴資料,以及產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題處理決定書(shū)以及其它的一些產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的文件資料。第三條產(chǎn)品質(zhì)量檔案的保存1、品管部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集和整理各種產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料,然后定期的將歸集的產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料上交到檔案室。2、產(chǎn)品質(zhì)量資料的立卷歸檔必須遵循這樣的原則:對(duì)于一些能夠歸屬于某臺(tái)機(jī)器的產(chǎn)品質(zhì)量資料,必須按機(jī)器批次來(lái)立卷歸檔,而對(duì)于未能歸屬于某臺(tái)機(jī)器的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題資料,能夠按出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量資料建立的時(shí)間和類型來(lái)進(jìn)行立卷歸檔。3、產(chǎn)品質(zhì)量資料的歸集必須要遵循”及時(shí)、客觀、完整”的原則,(1)產(chǎn)品質(zhì)量資料的收集必須貫穿于機(jī)器的整個(gè)壽命周期,即產(chǎn)上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:27of31品質(zhì)量資料的收集是一個(gè)全程工作,包容著產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后的所有資料的匯總、集合、處理。(2)產(chǎn)品質(zhì)量資料的收集要注意時(shí)效性,品管部對(duì)出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題要迅速的作出處理;(3)收集的產(chǎn)品質(zhì)量資料要能真實(shí)、客觀的反映我們公司的產(chǎn)品質(zhì)量上存在的問(wèn)題。第四條新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料的歸檔對(duì)于新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料,必須每月月底或次月月初將其按一定的順序整理好之后,及時(shí)的交給檔案室存檔,在資料歸檔時(shí)交辦人必須事先填寫(xiě)好《文件資料歸檔登記表》,然后交給品管部經(jīng)理審核;經(jīng)審核同意歸檔后,資料交辦人和檔案室接收人對(duì)表實(shí)一致進(jìn)行確認(rèn),最后由檔案室主管核準(zhǔn)歸檔。第五條產(chǎn)品質(zhì)量檔案的查閱和借用一、品管部人員或其它部門(mén)人員因工作的需要,允許查閱產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料,但必須先填寫(xiě)好《上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司資料使用申請(qǐng)單》,并經(jīng)品管部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可到檔案室查閱產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料,查閱后要及時(shí)的將其按照規(guī)定的順序歸還原處。二、集團(tuán)公司內(nèi)部各子公司若因公需查閱產(chǎn)品質(zhì)量檔案時(shí),也必須事先填寫(xiě)好《上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司資料使用申請(qǐng)單》,并經(jīng)品管部經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可由檔案室管理人員來(lái)接待查閱。三、外來(lái)單位人員因公需查閱我們公司產(chǎn)品質(zhì)量檔案時(shí),必須要求其持有單位介紹信,并品管部經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能由檔案室管理人上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:29of31員接待查閱,并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱產(chǎn)品質(zhì)量檔案人的工作單位查閱日期、產(chǎn)品質(zhì)量檔案名稱及事由。四、產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料的查閱人或借用人不得隨意的涂劃、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、修改、更換,若發(fā)現(xiàn)查閱人或借用人有上述行為者將會(huì)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅的處理。五、一般情況下,產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料不得借離檔案室,但因某種特殊情況確實(shí)需要帶離檔案室使用時(shí),這時(shí)必須要有品管部經(jīng)理在資料使用申請(qǐng)單上簽署”同意帶離檔案室使用”的意見(jiàn),檔案管理人員才可允許借用人把產(chǎn)品質(zhì)量資料帶離檔案室。十二、保密制度總則公司秘密是關(guān)系到公司權(quán)利和利益,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉的事項(xiàng)。公司全體職員都有保守公司秘密的義務(wù)。保密范圍經(jīng)營(yíng)信息2.1.1公司重大決策中的秘密事項(xiàng)2.1.2公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)策略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策2.1.3公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:29of31記錄2.1.4供銷情報(bào)及客戶檔案2.1.5公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表2.1.6公司掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息2.1.7公司職員人事檔案、工資、勞務(wù)性收入及資料2.1.8公司內(nèi)部管理制度2.2技術(shù)信息2.2.1公司內(nèi)部所有的技術(shù)圖紙、工藝、清單、技術(shù)參數(shù)的分析材料的紙質(zhì)文檔、藍(lán)圖、電子文檔等2.2.2職員在工作期間完成的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)技術(shù)成果及著出的論文、著作、書(shū)籍或在工作期間總結(jié)、覺(jué)察到的信息均屬公司2.3其它經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)3公司密級(jí)的確定3.1公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中,直接影響到公司權(quán)益的重要決策文件及技術(shù)信息資料為絕密級(jí)3.2公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議紀(jì)錄、客戶資料、經(jīng)營(yíng)狀況、管理制度等為機(jī)密級(jí)4保密措施4.1屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由專人執(zhí)行上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:30of314.2對(duì)于密級(jí)的文件、資料和其它物品,必須采取以下保密措施:ⅰ非經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄ⅱ收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔(dān)任,并采取必要的安全措施ⅲ在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存4.3屬于公司秘密的設(shè)備或產(chǎn)品的研制、使用、保存、維修、銷毀,由公司指定專門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行,并采取相應(yīng)的保密措施4.4在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)4.5不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)經(jīng)過(guò)其它方式傳遞公司秘密4.6公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí),應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告5責(zé)任與處理5.1出現(xiàn)下列情況之一者,給與警告,并扣發(fā)工資10-500元ⅰ泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失ⅱ已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的5.2出現(xiàn)以下情況之一的,給與辭退并賠償經(jīng)濟(jì)損失直至追究法律責(zé)任ⅰ故意或過(guò)失泄露公司秘密,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件密級(jí):檔案管理資料7月page:31of31ⅱ違反本保密制度規(guī)定,為她人竊取、刺探、收買(mǎi)、或違章提供公司秘密的ⅲ利用職權(quán)強(qiáng)制她人違反保密規(guī)定的上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司檔案資料移交明細(xì)表編號(hào):移交人接交人移交日期移交事由:移交檔案明細(xì)序號(hào)檔案資料名稱份數(shù)12345678910111213移交人簽名接交人簽名監(jiān)交人簽名上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司 資料歸檔登記表編號(hào):歸檔部門(mén)歸檔日期文件檔案編號(hào)歸文件資料明細(xì)1共份2、共份3、共份4、