備品備件管理制度

北京世紀(jì)高通科技有限公司備品備件管理制度編寫：尚旭東2021年2月27日審核：劉忠哲2021年2月28日審批：李世軍2021年2月28日版本記錄版本號(hào)版本日期修改修改履歷V1.02021.02.28尚旭東發(fā)布目錄TOC\o"1-7"\h\z\u1. 總則 32. 備品備件管理范圍 33. 響應(yīng)級(jí)別和響應(yīng)方式 43.1. 響應(yīng)級(jí)別 43.1.1. Ⅰ級(jí) 43.1.2. Ⅱ級(jí) 43.1.3. Ⅲ級(jí) 43.2. 響應(yīng)方式 43.2.1. Ⅰ級(jí)響應(yīng) 43.2.2. Ⅱ級(jí)響應(yīng) 43.2.3. Ⅲ級(jí)響應(yīng) 44. 供應(yīng)商管理 54.1. 供應(yīng)商信息收集 54.2. 采購過程 54.2.1. 計(jì)劃擬定 54.2.2. 采購審核 54.2.3. 采購實(shí)施 64.2.4. 采購驗(yàn)收 65. 出入庫管理 65.1. 備件的入庫 65.2. 備件的出庫 65.3. 賬務(wù)管理 76. 可用性管理 76.1. 定期統(tǒng)計(jì) 76.2. 定期檢測(cè) 77. 報(bào)廢管理 7總則為了合理利用運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目中的基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器存儲(chǔ)等設(shè)備，確保系統(tǒng)穩(wěn)定可靠地運(yùn)行，保障運(yùn)維服務(wù)人員有良好的工作條件和充足的設(shè)備資源，做到技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)合理、安全適用、確保質(zhì)量，特制定本《備品備件管理制度》。通過建立完整的運(yùn)行維護(hù)管理制度，形成規(guī)范的運(yùn)維管理體系，加強(qiáng)對(duì)運(yùn)維服務(wù)全過程的控制，同時(shí)對(duì)備品備件、耗材的采購成本進(jìn)行有效控制從而降低運(yùn)維成本。備品備件管理范圍XX設(shè)立硬件備品備件庫，并建立相應(yīng)備品備件管理制度。對(duì)專用的硬件設(shè)備，XX與硬件供應(yīng)商簽署備品備件保障協(xié)議，通過保障協(xié)議來約束硬件設(shè)備供應(yīng)商的發(fā)貨速度與質(zhì)量，確保完成運(yùn)維服務(wù)級(jí)別協(xié)議所規(guī)定的保障任務(wù)。響應(yīng)級(jí)別和響應(yīng)方式響應(yīng)級(jí)別突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，按照分級(jí)負(fù)責(zé)、快速響應(yīng)的原則對(duì)需求備件作出響應(yīng)。分為三個(gè)等級(jí)：Ⅰ級(jí)突發(fā)事件造成整個(gè)系統(tǒng)故障或大面積骨干網(wǎng)中斷、信息系統(tǒng)樞紐樓或機(jī)房遭到破壞、重要信息系統(tǒng)遭病毒攻擊和黑客非法入侵、人為破壞或不可抗力等原因，造成骨干網(wǎng)出口中斷等重大影響，以及用戶下達(dá)的重要信息系統(tǒng)保障任務(wù)。Ⅱ級(jí)突發(fā)事件造成部分區(qū)域故障、某重要信息系統(tǒng)遭病毒攻擊、黑客非法入侵不能正常工作。Ⅲ級(jí)突發(fā)事件造成某區(qū)域單點(diǎn)故障運(yùn)行不正常。響應(yīng)方式Ⅰ級(jí)響應(yīng)建立24小時(shí)響應(yīng)電話，配備專車運(yùn)到場(chǎng)，在響應(yīng)備件服務(wù)請(qǐng)求時(shí)，根據(jù)響應(yīng)級(jí)別，提供備件服務(wù)。Ⅱ級(jí)響應(yīng)配備24小時(shí)響應(yīng)電話，準(zhǔn)備4小時(shí)內(nèi)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行故障斷點(diǎn)分析，若有備件需求，在24小時(shí)內(nèi)調(diào)集到現(xiàn)場(chǎng).Ⅲ級(jí)響應(yīng)配備24小時(shí)響應(yīng)電話，準(zhǔn)備8小時(shí)內(nèi)到現(xiàn)場(chǎng)，若有需求備件，需盡快調(diào)集到現(xiàn)場(chǎng)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商信息收集為了規(guī)范備件的采購過程，對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行選擇和評(píng)價(jià)，形成固定和高質(zhì)量的供應(yīng)商鏈，確保為運(yùn)維系統(tǒng)所提供的備件有優(yōu)質(zhì)質(zhì)量和服務(wù)。供應(yīng)商信息收集為了全面了解供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)的能力，對(duì)其進(jìn)行調(diào)查和資質(zhì)材料等索取，并對(duì)供應(yīng)商作出正確地評(píng)價(jià)，最終選擇符合要求的供應(yīng)商。對(duì)新供應(yīng)商應(yīng)填寫《供方申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)三證等材料，分別由部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過。采購過程計(jì)劃擬定對(duì)前期備件的使用情況進(jìn)行分析，結(jié)合庫存量，擬定出需要采購的物品、數(shù)量、型號(hào)、規(guī)格和數(shù)量等。采購審核產(chǎn)品審核所采購設(shè)備的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需符合驗(yàn)收條件；所采購設(shè)備的價(jià)格、品牌、規(guī)格數(shù)量需符合運(yùn)維標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算要求；所采購設(shè)備的交付期、付款方式和售后服務(wù)需符合要求。供應(yīng)商審核對(duì)供應(yīng)商按時(shí)交貨能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，通過質(zhì)量體系認(rèn)證且相關(guān)方滿意程度高者優(yōu)先，年度進(jìn)行《供方年度評(píng)審表》審核，合格的供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名單》；對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、設(shè)備完好狀態(tài)進(jìn)行考察評(píng)價(jià)；對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品特性、價(jià)格、信譽(yù)和交貨情況以及及時(shí)處理產(chǎn)品質(zhì)量問題的能力進(jìn)行評(píng)價(jià)；若供應(yīng)商為長期供貨單位，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，需提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)保書和使用說明書。制定完整的采購計(jì)劃制定完整的采購計(jì)劃采購實(shí)施適時(shí)與客戶溝通備品備件采購情況。對(duì)采購合同進(jìn)行審核。對(duì)于急需使用的備品備件，來不及辦理采購手續(xù)的物品，需由項(xiàng)目經(jīng)理方申請(qǐng)?zhí)嵴?qǐng)相關(guān)部門經(jīng)理審核后方可實(shí)施采購。采購驗(yàn)收備品備件到貨后，對(duì)該設(shè)備物資按產(chǎn)品相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的規(guī)定驗(yàn)證和驗(yàn)收，同時(shí)，需核對(duì)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量是否符合采購計(jì)劃和合同要求。對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，可采用實(shí)施、測(cè)量、觀察和審核合格證明文件等方式進(jìn)行。相關(guān)技術(shù)人員對(duì)產(chǎn)品性能進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，若無檢驗(yàn)儀表，可將產(chǎn)品接入系統(tǒng)聯(lián)調(diào)進(jìn)行判定。檢測(cè)出的不合格產(chǎn)品，需對(duì)其進(jìn)行換貨或退貨處理。具體驗(yàn)收物資參考文件《設(shè)備驗(yàn)收單》出入庫管理設(shè)置專職人員管理備件物品，建立詳細(xì)的備件臺(tái)賬《備品備件明細(xì)》，明細(xì)中應(yīng)包含備品備件的類別、編碼、設(shè)備型號(hào)、序列號(hào)、存放位置、數(shù)量等信息。備件的入庫對(duì)需要新購入的設(shè)備，根據(jù)銷售經(jīng)理提交的《設(shè)備請(qǐng)購單》，由部門經(jīng)理審核后購買，在購買、清點(diǎn)和驗(yàn)收設(shè)備時(shí)，剔除不合格的，并根據(jù)實(shí)際合格數(shù)辦理入庫手續(xù)。入庫的備件需要在《入庫單》上進(jìn)行信息登記，包括入庫時(shí)間、設(shè)備名稱、設(shè)備型號(hào)、計(jì)量單位、采購數(shù)量等，切實(shí)管理好庫存的入賬。配備固定的備件存放地或存放柜，做好備件狀態(tài)標(biāo)識(shí)，分類存放，保持備件分類規(guī)范和整齊。備件的出庫根據(jù)備件服務(wù)響應(yīng)需求，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，進(jìn)行備件的請(qǐng)購出庫、出庫等。專職備件管理人員，做好備件領(lǐng)用人登記，以及出庫備件的詳細(xì)記錄-《出庫單》。領(lǐng)用的備件需及時(shí)對(duì)庫存量進(jìn)行核銷，確保賬實(shí)相符。做好出庫登記，并每周向主管領(lǐng)導(dǎo)做出入庫匯報(bào)。賬務(wù)管理專職備件管理人員負(fù)責(zé)備件賬務(wù)管理，要求每周對(duì)備件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保實(shí)物與賬務(wù)無偏差。由主管負(fù)責(zé)人對(duì)該專職人員的備件賬務(wù)進(jìn)行抽查和監(jiān)督，對(duì)抽查的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，并納入人員考核機(jī)制，進(jìn)一步促進(jìn)賬務(wù)的真實(shí)性。完善備品備件管理制度。盤點(diǎn)流程：進(jìn)行庫房盤點(diǎn)時(shí)，備件管理人員和財(cái)務(wù)人員先根據(jù)盤點(diǎn)計(jì)劃進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，生成盤點(diǎn)表；如果有差異則做成差異對(duì)比表，財(cái)務(wù)進(jìn)行差異調(diào)查后編寫差異報(bào)告，然后將差異報(bào)告和盤點(diǎn)結(jié)果上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)審核通過后發(fā)送庫存盤點(diǎn)差異處理意見給備件管理人員，備件管理人員按差異處理意見對(duì)庫存做盤虧或盤盈處理并上報(bào)財(cái)務(wù)部；如果審核沒有通過，領(lǐng)導(dǎo)填寫原因后將差異報(bào)告和盤點(diǎn)結(jié)果退回給備件管理人員，由備件管理人員重新做差異調(diào)查后形成報(bào)告再次上報(bào)?？捎眯怨芾矶ㄆ诮y(tǒng)計(jì)對(duì)備件庫內(nèi)的備件數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每周核對(duì)并更新《備品備件明細(xì)》，確保備件數(shù)量滿足需求。定期檢測(cè)每月對(duì)備件狀態(tài)進(jìn)行檢測(cè)，以保證備件的可用