電子文件歸檔與管理暫行辦法

1/1電子文件歸檔與管理暫行辦法為了適應(yīng)我校信息化建設(shè)的需要，進一步規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）等法律法規(guī)，特修訂本辦法。一、基本原則（一）凡是學(xué)校各單位在教學(xué)、科研、管理以及其它職能活動中直接產(chǎn)生的、并具有查考利用價值的電子文件，均應(yīng)列入電子文件歸檔與管理范圍。（二）40個歸檔單位所形成的電子文件自形成之時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。（三）各單位要嚴(yán)格執(zhí)行“雙軌制”要求，在提供電子文件歸檔的同時，必須提供相應(yīng)的紙制文件一并歸檔。二、組織管理（一）學(xué)校各單位分管檔案工作的負責(zé)人對本單位的電子文件歸檔工作負總責(zé)，并由兼職檔案員任電子文件管理員，負責(zé)本單位電子文件的收集、積累、歸檔與移交工作。為了保證電子文件的真實性、完整性和有效性，各單位要建立嚴(yán)格的管理制度，將電子文件的整理歸檔工作納入本單位兼職檔案員的崗位職責(zé)。（二）學(xué)校檔案館是學(xué)校管理電子文件的歸口單位，負責(zé)歸檔電子文件的集中保管與利用工作，并安排專門人員對學(xué)校各單位電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔工作實行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時，要更新使用好現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息資源共享。（三）學(xué)校各單位在開發(fā)或改造本單位信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)事前與學(xué)校檔案館協(xié)商，對學(xué)校檔案館出于維護電子文件真實性、完整性和有效性與提高管理效率為目的而提出的電子文件“實時捕獲”接口等合理要求，應(yīng)給予充分的重視和采納。三、電子文件類型及收集積累相關(guān)要求（一）電子文件類型電子文件稿本類型可分為草稿、定稿和正式電子文件。其類型代碼分別為：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件。電子文件格式類型可分為文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件、計算機程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。其類型代碼為：T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈結(jié)文件；D—數(shù)據(jù)庫文件；P—程序文件等。電子文件存儲載體類型可分為光盤、磁盤等。其類型代碼為：GP—光盤；CP—磁盤。（二）電子文件收集、積累要求1.各單位重點收集和積累電子文件定稿和正式版本，草稿視情況自行決定是否保存，收集時需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿本應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。2.文本文件收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文本文件應(yīng)以DOC、XML、RTF、TXT為通用格式，歸檔后檔案館使用轉(zhuǎn)換工具將其轉(zhuǎn)換為PDF格式保存，以確保電子文件的真實性和不可改動性，并與原件一起保管。3.圖像文件通常以TIFF、JPEG為通用格式，在使用掃描儀等設(shè)備獲取圖像文件時，應(yīng)盡量采用通用格式。如果采用了非通用格式，應(yīng)在收集時將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。4.對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。5.對于影像文件或超媒體鏈接文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要歸檔的視頻和多媒體影像文件以MPEG、AVI為通用格式。6.對于音頻文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件，音頻文件以WAV、MP3為通用格式。7.對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上要求轉(zhuǎn)換為通用格式，如果不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)連同專用軟件一并收集。8.對收集積累的電子文件應(yīng)定期制作備份，并及時拷貝到移動磁盤或刻錄到光盤上脫機保存，盤片上要用漢字標(biāo)明文件名稱及拷貝時間，放入專用裝具內(nèi)妥善保管。9.收集積累的每份電子文件均應(yīng)在歸檔電子文件登記表中登記（見附表1），同時將登記表制作成電子表格與電子文件一同存放。四、電子文件的歸檔范圍及歸檔方式（一）電子文件歸檔范圍參照學(xué)校檔案館制定的紙質(zhì)文件歸檔范圍進行歸檔（詳見《***學(xué)院檔案分類、歸檔范圍和保管期限表》）。與之相應(yīng)的軟件、背景信息和元數(shù)據(jù)應(yīng)與內(nèi)容信息一并歸檔，以保證歸檔電子文件的完整性。（二）電子文件移交歸檔方式各單位根據(jù)本單位實際，可采用“實時捕獲”、“邏輯歸檔”和“物理歸檔”三種方式進行電子文件移交歸檔。1.“實時捕獲”的基本要求：依托校園網(wǎng)平臺進行電子文件和信息交換的單位，應(yīng)與學(xué)校檔案館數(shù)字檔案管理系統(tǒng)之間建立無縫集成的接口，允許數(shù)字檔案管理系統(tǒng)定期捕獲電子文件及其部分元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)自動實時歸檔?！皩崟r捕獲”的電子文件將由檔案管理員審核鑒定后，直接進入檔案庫或資料庫。2.“遠程歸檔”的基本要求：依托學(xué)校檔案館數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)遠程歸檔。（1）“遠程歸檔”的歸檔權(quán)限由學(xué)校檔案館配置給各單位兼職檔案員，兼職檔案員要嚴(yán)格按規(guī)定履行權(quán)限；學(xué)校檔案館負責(zé)對各單位兼職檔案員進行電子文件歸檔操作的培訓(xùn)工作。（2）各單位兼職檔案員應(yīng)真實詳細地著錄電子文件元數(shù)據(jù)，并上載電子文件。（3）在“遠程歸檔”之前應(yīng)嚴(yán)格檢查電子文件的完整性和有效性。（4）“遠程歸檔”后，學(xué)校檔案館工作人員應(yīng)對歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)作詳細的審核鑒定，確認無誤后才能將電子文件保存入庫。3.“物理歸檔”的基本要求：沒有條件實現(xiàn)實時捕獲和遠程歸檔的單位，其電子文件承辦人要及時將應(yīng)歸檔的電子文件通過光盤或移動磁盤等介質(zhì)，向本單位兼職檔案員實施物理歸檔。具體要求如下：（1）兼職檔案員要根據(jù)本單位紙質(zhì)檔案歸檔范圍與本單位電子文件承辦人共同制定本單位電子文件的歸檔范圍與歸檔計劃。（2）電子文件承辦人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時就要對應(yīng)歸檔電子文件標(biāo)注標(biāo)記（文件題名、形成日期、編號等）。（3）單位辦理完畢的電子文件，在規(guī)定期限內(nèi)拷貝到磁盤或光盤上（為禁止對文件寫操作，盡量刻錄到一次寫操作的光盤上），并標(biāo)注盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及磁盤編號等，如要保密還要標(biāo)明密級。物理歸檔的電子文件仍要在單位計算機硬盤或光盤上保留3年后方可銷毀。（4）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應(yīng)在存儲載體上同時備份相應(yīng)查看軟件。對用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫文件，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)字段名為非漢字的結(jié)構(gòu)，歸檔時應(yīng)附數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)說明書，標(biāo)明每個字段的漢字名稱；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn)換為漢字表示，確保數(shù)據(jù)庫信息的可利用性。（5）采用物理歸檔的部門，一般應(yīng)在每年6月底前，將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向?qū)W校檔案館移交歸檔，數(shù)據(jù)庫文件可視情況按月或按季度向?qū)W校檔案館移交歸檔。（6）學(xué)校檔案館在接收歸檔的電子文件時，要對應(yīng)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。檢驗項目如下：載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性及有效性；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。凡檢驗不合格的，應(yīng)及時退回形成單位重新制作后再次檢驗。（三）電子文件歸檔的其他要求1.歸檔單位要對照上述檔案管理要求的格式將經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向?qū)W校檔案館移交存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。歸檔完畢后電子文件形成單位還應(yīng)將電子文件保存至少3年。2.電子文件歸檔操作一般由形成部門和單位完成；歸檔后則由學(xué)校檔案館工作人員進行歸檔整理，并注明歸檔標(biāo)識。3.電子文件形成單位必須將歸檔電子文件制成紙質(zhì)文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔。4.電子文件涉密及密級劃分按照國家、省有關(guān)涉密紙質(zhì)文件管理和密級劃分的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五、歸檔電子文件的整理（一）歸檔電子文件的整理應(yīng)按照國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《***學(xué)院歸檔文件整理規(guī)則》的相關(guān)要求進行。（二）歸檔電子文件以件為單位整理。（三）歸檔電子文件的分類方案按《***學(xué)院檔案分類方案》編制實體分類號，按照年度—問題—保管期限的方式進行分類。例如：2007年學(xué)校教學(xué)工作總結(jié)，其分類號為：2007—JX11—永久（四）歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)著錄應(yīng)參照國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）第五章相關(guān)內(nèi)容進行著錄。（五）歸檔電子文件的載體編碼規(guī)則為：存儲載體類型代碼—文件格式代碼—順序號；歸檔電子文件存址號編碼規(guī)則為：載體編碼—流水號。如，用第一塊光盤儲存的第一份文本文件，其載體編碼應(yīng)為：GP—T—1；其存址號編碼應(yīng)為：GP—T—1—1。六、歸檔電子文件的保管利用（一）歸檔電子文件的保管期限：歸檔電子文件的保管期限應(yīng)與相應(yīng)的紙制歸檔文件保管期限相同（詳見《***學(xué)院檔案分類、歸檔范圍和保管期限表》），其相應(yīng)的軟件、背景信息和元數(shù)據(jù)保管期限必須與電子文件本身的保管期限一致。（二）歸檔電子文件的儲存：電子文件移交到檔案館后，檔案館應(yīng)制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。在制作保管載體時應(yīng)將電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)一起保存。（三）歸檔電子文件的保護：1.歸檔電子文件應(yīng)按照國家檔案局DA/T15-1995《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的要求，采用專門的保護設(shè)備和保護技術(shù)措施其載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17℃—20℃；相對濕度控制在35%—45%。2.歸檔電子文件應(yīng)定期進行抽樣檢驗，光盤每滿4年進行一次抽檢，抽檢率不低于40％，需搶救的光盤應(yīng)及時復(fù)制，原載體保留時間不少于4年；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴充或系統(tǒng)設(shè)備更新，應(yīng)確認庫存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時對歸檔電子文件進行遷移，磁性載體上的歸檔電子文件，每4年要復(fù)制轉(zhuǎn)存一次，原載體保留時間不少于4年。（四）歸檔電子文件的利用、鑒定、銷毀：1.學(xué)校檔案館負責(zé)提供歸檔電子文件的網(wǎng)上查詢和有關(guān)載體利用。在利用中把握以下原則：提供歸檔電子文件載體利用時要使用復(fù)制件，封存的電子文件載體不得利用和外借；歸檔電子文件網(wǎng)絡(luò)查閱利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定，對具有保密要求的歸檔電子文件不得在互聯(lián)網(wǎng)（校園網(wǎng)）上提供利用。2.學(xué)校檔案館負責(zé)按照歸檔紙質(zhì)文件有關(guān)鑒定和銷毀規(guī)定對超過保管期限的歸檔電子文件進行鑒定和銷毀。對確認銷毀的歸檔電子文件要進行邏輯和物理刪除，屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除的載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并由專門人員列出銷毀歸檔電子文件目錄存檔備查。3.學(xué)校檔案館應(yīng)當(dāng)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用、鑒定、銷毀情況進行統(tǒng)計。本辦法未盡事宜，參照國家、廣東省有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。本辦法自發(fā)文之日起施行，由學(xué)校檔案館負責(zé)解釋。七、附：基本術(shù)語解釋1.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.歸檔電子文件：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。3.遠程歸檔：以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立歸檔接口，將電子文件管理和檔案管理應(yīng)用平臺連接起來，實現(xiàn)電子文件向電子檔案的“自然”轉(zhuǎn)化和遠程傳輸。4.物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。5.實時捕獲：對電子文件進行實時收集和存儲的方法與過程。6.背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。7.電子文件元數(shù)據(jù)：是指描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程并可為計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。8.真實性：指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認其與形成的原始狀況一致。9.完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。10.有效性：是指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。11.定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價值。12.正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明。13.文本文