秘書實(shí)務(wù)考試重點(diǎn)

實(shí)務(wù)考試重點(diǎn)禮賓次序常用的5種方法1.

依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。2按字母順序排列。

3依照來賓到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的具體時(shí)間早晚來排列4依照來賓告知東道主自己到訪的時(shí)間的先后排列

5不排列即不分先后

涉外禮賓的準(zhǔn)備工作。

1.

搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。

2.

注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習(xí)慣。

3.

擬定來賓訪問日程。4.安排食宿

涉外會(huì)見、會(huì)談的程序。1.

提前約定。2.通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)。3.準(zhǔn)備工作.4.迎接客人

4.

會(huì)見、會(huì)談

6.送別客人

接待計(jì)劃與安排1、說明接待計(jì)劃的三項(xiàng)內(nèi)容：

（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費(fèi)列支。

2、人員安排中計(jì)劃中應(yīng)寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；

（3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；（4）宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)

（5）會(huì)見、會(huì)談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計(jì)劃：

（1）日期、時(shí)間、地點(diǎn)；（2）活動(dòng)內(nèi)容；（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費(fèi)計(jì)劃（列支）；

（1）工作經(jīng)費(fèi)；（2）餐飲費(fèi)；（3）住宿費(fèi)；（4）交通費(fèi)；

（5）參觀費(fèi)；（6）其他不可預(yù)見費(fèi)用。

進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求①.不卑不亢：不論來自哪個(gè)國(guó)家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重

②依法辦事：國(guó)際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國(guó)法律.也遵守對(duì)方國(guó)家的法律

③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國(guó)家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。

④了解國(guó)際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等

新聞發(fā)布會(huì)的注意事項(xiàng)。1.

確定新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)。2.挑選媒介單位、落實(shí)宴請(qǐng)范圍。

2.

確定會(huì)議主持人，精選發(fā)人4.處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施。

慶典活動(dòng)組織工作重點(diǎn)。

1.前期調(diào)查研究

2.精心策劃準(zhǔn)備。3.選擇最佳時(shí)機(jī)。4.邀請(qǐng)嘉賓光臨。

5.編排活動(dòng)程序。6

安排其他活動(dòng)。7.善后工作處理。

開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點(diǎn)。1開放式：有利于溝通

節(jié)省辦公空間

辦公設(shè)備共享。難保機(jī)密

干擾大

無私人空間

2.封閉式：有利于安全保密

集中注意力

保護(hù)隱私。難交流

費(fèi)用高

選擇不同辦公模式的方法1.認(rèn)真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點(diǎn)。

3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。

5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場(chǎng)所也能進(jìn)行工作。2.企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要既支出少量費(fèi)用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)3.辦公場(chǎng)地費(fèi)用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益4.大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式6.社會(huì)豐富多彩人們需要在時(shí)間上又更大的自主性和靈活性。7.人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報(bào)酬。8.人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵(lì)員工的工作積極性。制定計(jì)劃的作用。1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位2.指明組織為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而確定

的主攻位置，所擁有的人、物、財(cái)力部署的根據(jù)3.指明組織的活動(dòng)方針和范圍保證行動(dòng)目標(biāo)一致4指明事務(wù)順序先后安排5是一種主要控制手段和數(shù)量化財(cái)政計(jì)劃

計(jì)劃工作主要內(nèi)容1每一項(xiàng)工作的起始時(shí)間、階段時(shí)間和最終期限2.每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。

1.每一項(xiàng)任務(wù)所需費(fèi)用和其他資源4.每一項(xiàng)任務(wù)所承擔(dān)的人員及負(fù)責(zé)人。5.每一項(xiàng)任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則1.對(duì)可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測(cè)分析及時(shí)及早預(yù)報(bào)2.對(duì)可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動(dòng)向3.對(duì)以前發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制定防范措施。

4.對(duì)預(yù)測(cè)的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置6.進(jìn)行對(duì)突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識(shí)與技能7.配備相關(guān)設(shè)備和資源8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

統(tǒng)一指揮2.快速反應(yīng)

控制事態(tài)發(fā)展3以人為本

保護(hù)公眾利益4公開透明

面對(duì)公眾。

突發(fā)事件的報(bào)告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應(yīng)對(duì)各種賠償案件

內(nèi)容：1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員，事故過程。證人

2.《工傷情況報(bào)告表》：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)，涉及人員基本情況，事故過程細(xì)節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人

辦公設(shè)備購(gòu)買和租用的優(yōu)缺點(diǎn)及其采購(gòu)程序

1購(gòu)買：優(yōu)點(diǎn)：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點(diǎn):一次付費(fèi)過高。設(shè)備難更新。

2租用：優(yōu)：最初投入費(fèi)用低，并能被獲得的利潤(rùn)補(bǔ)償。租用協(xié)議包括維護(hù)修理。

便于更新?lián)Q代。缺點(diǎn)：常年租用費(fèi)用過高。提前終止合同會(huì)有很高賠償。

采購(gòu)程序：提出購(gòu)買申請(qǐng)

審批落實(shí)費(fèi)用

選擇供應(yīng)商

簽訂供貨合同

貨物驗(yàn)收入庫(kù)

支

付貨款。

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素

1.價(jià)格和費(fèi)用

⑴比較不同供應(yīng)商的要價(jià)：初次洽談的價(jià)格

⑵降低價(jià)格方法，如批量購(gòu)買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購(gòu)買后還要考慮費(fèi)用的支出，如：占用空間費(fèi)用，存儲(chǔ)物品報(bào)廢，存儲(chǔ)過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購(gòu)買后能滿足需求

⑵選擇不合格物品的供應(yīng)商

⑶比較供應(yīng)商交貨的時(shí)間⑷供應(yīng)商能說到，做到，有誠(chéng)信，很可靠

3.服務(wù)和位置

⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購(gòu)方式

⑵供應(yīng)商所在地點(diǎn)方便聯(lián)絡(luò)和交貨

4.安全和可靠性

⑴送貨整個(gè)過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運(yùn)輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽(yù)度，如為客戶保密的可靠性申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是:1、申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報(bào)告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實(shí)商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。制定采購(gòu)預(yù)算方案的程序和內(nèi)容1程序：確定預(yù)算基數(shù)

調(diào)研

確定采購(gòu)的產(chǎn)品

編寫預(yù)算方案

修改完善方案2內(nèi)容：預(yù)算的項(xiàng)目名稱

目標(biāo)

需要的辦公資源

采用預(yù)算方法

測(cè)算的依據(jù)

支付預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)政府采購(gòu)主要方式公開招標(biāo)

邀請(qǐng)招標(biāo)

競(jìng)爭(zhēng)性談判

單一來源

詢價(jià)

國(guó)務(wù)院政府采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源1.a制定合理的調(diào)配計(jì)劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫(kù)存、輕重緩急、逐項(xiàng)作出調(diào)配計(jì)劃，計(jì)劃要又預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點(diǎn)物品的使用對(duì)工作性質(zhì)重要的部門實(shí)行傾斜政策。2.建立辦公資源運(yùn)行檔案（購(gòu)買信息

維修合同

操作指南

所有資源情況列表

基本信息

日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項(xiàng)（及時(shí)更新記錄

按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備

掌握人員流動(dòng)情況）會(huì)議籌備1作用：了解會(huì)務(wù)工作的全局

加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通

確保會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)2特點(diǎn)：全面性和具體性

計(jì)劃性

明確性3原則：嚴(yán)格時(shí)間

事項(xiàng)明確

會(huì)議必要4內(nèi)容：會(huì)議主題于議題

會(huì)議名稱

會(huì)議議程

時(shí)間和日期

地點(diǎn)

需要設(shè)備和工具

會(huì)議文件會(huì)議人員組成及人數(shù)

與會(huì)人員的組成

會(huì)議食宿安排

確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)安排

會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容1.會(huì)議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題

場(chǎng)地問題

設(shè)備問題

資料問題

健康與安全問題與會(huì)者情緒問題

與會(huì)者返程問題

行為問題

2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任3.處理會(huì)議中意外事件的方法：同上組織會(huì)議的方法發(fā)出會(huì)議通知

分發(fā)會(huì)議資料

安排會(huì)場(chǎng)

接通

相互通報(bào)出席情況

記錄組織視頻會(huì)議的方法

視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)

做好會(huì)場(chǎng)布置工作

配備和檢查設(shè)備

設(shè)備維護(hù)

為減少租用通信線路的時(shí)間

節(jié)約費(fèi)用遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn)（1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。（2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的號(hào)碼、主持人姓名等。（3）會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。（4）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。會(huì)議籌備情況檢查主要內(nèi)容1會(huì)議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材料的準(zhǔn)備3會(huì)議布置情況4禮儀接待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：（1）聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)1）聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。2）會(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效。3）選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。4）對(duì)會(huì)議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。（2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查1）檢查會(huì)議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號(hào)字印刷材料。遠(yuǎn)程會(huì)議要提前下發(fā)材料。2）注意氣味。一些人對(duì)香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對(duì)所有工作人員提出要求。3）設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場(chǎng)，可考慮設(shè)置咨詢臺(tái)或登記臺(tái)。張貼會(huì)場(chǎng)平面示意圖。4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。5）準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置機(jī)、機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會(huì)者的提問。7）遠(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的檢查會(huì)議協(xié)調(diào)的內(nèi)容1協(xié)調(diào)會(huì)議召開的時(shí)間地點(diǎn)出席人員列席人員2協(xié)調(diào)會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)3協(xié)調(diào)會(huì)議議題4協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要5協(xié)調(diào)會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的方法1了解會(huì)議主題和議題2嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間3主題明確4鼓勵(lì)和引導(dǎo)與會(huì)者5消除交流故障抵制不和諧因素6合理安排議題7掌握會(huì)議休息的時(shí)機(jī)8適時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的方法1以節(jié)約為原則，需要開支的項(xiàng)目要盡量列的詳細(xì)具體2向會(huì)議籌備委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請(qǐng)并按照審批權(quán)層層審批3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財(cái)務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票4支出會(huì)議經(jīng)費(fèi)5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷的這種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。會(huì)議總結(jié)的目的1檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況2檢查各小組分工執(zhí)行情況3檢查個(gè)人工作情況4表彰先進(jìn)個(gè)人5妥善解決會(huì)議遺留的問題高效率會(huì)議的決定因素1會(huì)議召開的必要性2經(jīng)過精心準(zhǔn)備3地點(diǎn)選擇適中4形式多樣化5嚴(yán)格執(zhí)行了會(huì)議的各項(xiàng)議程6與會(huì)者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑選7嚴(yán)格開會(huì)、散會(huì)時(shí)間8會(huì)議作出的決定事項(xiàng)9會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出合理10會(huì)議服務(wù)熱情周到信息利用的要求1信息利用要給組織帶來效益2信息利用要對(duì)社會(huì)環(huán)境和公眾負(fù)責(zé)。不能損害社會(huì)環(huán)境和公眾利益3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)登記（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對(duì)存儲(chǔ)信息按批分類登記；

②個(gè)別登記，按信息存儲(chǔ)順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊(cè)式登記。

編碼：（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；

②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類提供檔案利用的要求及方式1要求：依法開展利用工具

主動(dòng)及時(shí)開展利用工作

不斷完善檔案服務(wù)方式和手段

掌握本單位近期工作重點(diǎn)、重大活動(dòng)據(jù)此開展檔案利用工作2方法：開設(shè)閱覽室提供利用

檔案外借

制發(fā)檔案復(fù)制本

提供咨詢服務(wù)

印發(fā)檔案目錄

舉辦檔案展覽編寫大事記的工作步驟和注意事項(xiàng)1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時(shí)間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。會(huì)議管理1、會(huì)議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

（1）組建會(huì)議籌備委員會(huì)

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案

2、會(huì)務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

（1）開會(huì)檢查的程序

1）會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查

2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知

3）召開協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問題

4）匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí)

（2）現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序

1）指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)

2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄

4）對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會(huì)議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。

（1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審

（2）主觀秘書進(jìn)行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會(huì)審

（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。

（1）預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況

（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案

（3）討論會(huì)議緊急情況

（4）確定會(huì)議應(yīng)急方案

5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行

是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，在會(huì)議進(jìn)行過程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程，維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準(zhǔn)時(shí)宣布開會(huì)

（3）有效引導(dǎo)議題

6、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序

（1）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告

（2）啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案

（3）實(shí)施應(yīng)急方案

（4）必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）

7、會(huì)議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對(duì)會(huì)議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

（2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論

（3）總結(jié)定稿

（4）印發(fā)

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)

事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問、出席活動(dòng)、參加儀式的來自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準(zhǔn)備迎賓的物品

（3）見面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會(huì)見會(huì)談工作程序

會(huì)見也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。

（1）約定

（2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)

（3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見場(chǎng)所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會(huì)見、會(huì)談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準(zhǔn)備

1）接到邀請(qǐng)后,要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容

2）如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準(zhǔn)時(shí)赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時(shí)離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會(huì)開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會(huì)的禮儀

（1）招待會(huì)的請(qǐng)柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會(huì)的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會(huì)的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點(diǎn)

（1）在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。

（2）彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工

（3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。

（8）臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度

（4）先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失

8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求

（2）設(shè)計(jì)平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

（4）采光、溫度和通風(fēng)

9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案

（5）實(shí)施改進(jìn)方案

10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

（1）確定問題

（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)