關(guān)于做好檔案管理工作的思考

關(guān)于做好檔案管理工作的思考關(guān)于做好檔案管理工作的思索

在服務(wù)型社會大環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)從三個方面去努力，即廣開收集渠道，努力把好收集關(guān)；拓寬學(xué)問層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率，才能科學(xué)的開發(fā)和利用好檔案資源，高質(zhì)量做好檔案管理工作。

檔案管理工作檔案管理人員思索

在服務(wù)型社會大環(huán)境下，如何科學(xué)的開發(fā)和利用好檔案資源，是檔案管理人員面對的新課題。筆者依據(jù)近年來的工作實踐，認為應(yīng)當(dāng)從以下三個方面去努力。

一、廣開收集渠道，努力把好收集關(guān)

檔案的種類名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中要把握兩個重點環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責(zé)，形成上下協(xié)作，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員常常聯(lián)系，加強對平常收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和削減文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

2.文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門協(xié)作外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。lOcAlHOST檔案管理人員應(yīng)依據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先依據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權(quán)，把反映主要職能活動和歷史面貌的的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避開歸檔時遺漏。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務(wù)，為各項管理工作供應(yīng)齊全、完整、精確?????、牢靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應(yīng)加強宣揚，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣揚檔案學(xué)問和檔案法規(guī)，增加全員的檔案管理意識，使其自覺的協(xié)作好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順當(dāng)開展。

二、拓寬學(xué)問層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下消失的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論學(xué)問、科技學(xué)問，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工只有涉獵廣博的專業(yè)學(xué)問，拓寬學(xué)問層面，提高綜合素養(yǎng)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.把握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素養(yǎng)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理進展的必定方向。所以，檔案管理工要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)的同時，特殊要注意計算機學(xué)問、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和把握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷名目這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后挨次排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，削減了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強編研工作。要搞好檔案編研就要主動了解社會需要及素材狀況，實行征編結(jié)合的方法，通過對檔案的分析討論，根據(jù)肯定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更精確?????、更系統(tǒng)、更精練。因此，要從實際動身，有針對性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.樂觀主動供應(yīng)服務(wù)，轉(zhuǎn)變以往被動服務(wù)的局面。檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守攤式”的被動服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)供應(yīng)遠程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.檔案管理工要努力練好基本功，熟識業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工要把熟識“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置相宜檔案保存的設(shè)施，利用先進技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損