企業(yè)科技檔案收集方法與措施

企業(yè)科技檔案收集方法與措施企業(yè)科技檔案收集方法與措施.采取必要的經(jīng)濟(jì)手段加強(qiáng)收集收集工作與部門或個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，將“責(zé)、權(quán)、禾有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，是企業(yè)科技文件材料收集工作的一種行之有效的辦法。一是將一年一度的歸檔任務(wù)完成情況與企業(yè)綜合獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤，并嚴(yán)格按規(guī)定考核、兌現(xiàn)。二是將某項(xiàng)具體科技活動(dòng)形成的文件材料的歸檔任務(wù)完成情況與該項(xiàng)活動(dòng)的單項(xiàng)獎(jiǎng)排鉤。三是制定科技文件材料歸檔專門的獎(jiǎng)懲辦法。四是將收集工作與有關(guān)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷掛鉤。.切實(shí)做好定向定內(nèi)容收集(1)需確定不同類別科技檔案的歸檔責(zé)任單位和具體收集整理歸檔的責(zé)任人。將科技文件材料的形成、積累和整理歸檔要求納入各部門、各單位及各項(xiàng)目工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，以有關(guān)科技文件材料的編制者或主持者個(gè)人為收集和歸檔渠道，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員在檔案管理方面的履職情況進(jìn)行考核，以確保檔案收集質(zhì)量。(2)需確定不同科技檔案的具體收集渠道。在企業(yè)的科技活動(dòng)中產(chǎn)生的科技文件材料，往往是幾個(gè)部門共同形成的。需根據(jù)不同的科技文件材料具體形成情況，明確具體規(guī)定每個(gè)部門應(yīng)歸檔哪些科技文件材料，對(duì)所形成并反映科研、生產(chǎn)和建設(shè)內(nèi)容的文件材料進(jìn)行收集、鑒別、篩選和系統(tǒng)整理后，及時(shí)向檔案部門移交歸檔。(3)對(duì)協(xié)作項(xiàng)目的科技文件材料，要抓住主持單位做好收集工作。要求主持單位做好項(xiàng)目?jī)?nèi)的科技文件材料歸檔的牽頭、組織工作。參加單位負(fù)責(zé)將各自承擔(dān)任務(wù)中所形成的科技文件材料收集齊全，經(jīng)過(guò)鑒別整理，按一定的手續(xù)移交給協(xié)作項(xiàng)目的主持單位。主持單位將整個(gè)項(xiàng)目的科技文件材料按歸檔要求進(jìn)行系統(tǒng)整理，統(tǒng)一向所在企業(yè)的檔案部門移交歸檔。(4)應(yīng)注意收集零散科技文件材料，收集和接收外單位移交或轉(zhuǎn)讓的科技檔案。如接收基建項(xiàng)目的勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等檔案，征集本企業(yè)員工非職務(wù)活動(dòng)的科技成果檔案等。.注意做好在重要階段和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的收集企業(yè)檔案部門應(yīng)掌握企業(yè)科技活動(dòng)規(guī)律，抓住重要階段和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不失時(shí)機(jī)地做好收集工作。對(duì)于產(chǎn)品檔案，關(guān)鍵應(yīng)抓住兩個(gè)階段。一是應(yīng)抓住樣機(jī)鑒定，即設(shè)計(jì)定型階段。在樣機(jī)鑒定前的試制過(guò)程中，所產(chǎn)生的科技文件材料會(huì)隨著試制過(guò)程的推進(jìn)而不斷地增加和更改，處于一種不穩(wěn)定狀態(tài)，而一旦樣機(jī)進(jìn)入鑒定階段或一經(jīng)鑒定，所形成的科技文件材料，特別是設(shè)計(jì)圖樣等應(yīng)是完整、齊全和符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，一般不會(huì)再發(fā)生大的改變。因此，一定要抓住產(chǎn)品的鑒定關(guān)，加強(qiáng)科技文件材料的收集工作。二是應(yīng)抓住小批量試制鑒定即生產(chǎn)定型階段。這個(gè)階段不僅設(shè)計(jì)文件再次受到檢驗(yàn)，而且所編制的工藝文件等已基本齊全，所有文件材料已基本達(dá)到完整、準(zhǔn)確要求。因此，這是做好收集工作的又一個(gè)關(guān)鍵和重要環(huán)節(jié)。對(duì)于基本建設(shè)檔案，由于其形成周期長(zhǎng)、產(chǎn)生單位多、數(shù)量大、產(chǎn)生與保管使用檔案的單位分離,以及具有動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，這就要求我們針對(duì)不同的階段和不同的單位應(yīng)采取不同的方式方法開(kāi)展基建檔案的收集工作。對(duì)于勘測(cè)、設(shè)計(jì)單位所形成的設(shè)計(jì)文件，宜在完成初步設(shè)計(jì)、技施設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)總結(jié)階段后，分別完成項(xiàng)目檔案的收集工作。對(duì)于施工、監(jiān)理及第三方專業(yè)檢測(cè)單位所形成的項(xiàng)目文件，工期較短的項(xiàng)目，宜在合同項(xiàng)目或單項(xiàng)或單位工程完工驗(yàn)收前完成項(xiàng)目檔案的收集工作；工期長(zhǎng)于兩年以上的合同工程項(xiàng)目，宜在完工結(jié)算前或竣工驗(yàn)收前，分階段進(jìn)行相應(yīng)檔案的收集工作。建設(shè)單位形成的文件材料，宜在每年的第二季度前完成上一年度所形成的項(xiàng)目檔案的收集，并應(yīng)抓住工程竣工驗(yàn)收階段，守住工程竣工驗(yàn)收關(guān)，集中力量完成整個(gè)項(xiàng)目檔案的收集工作。對(duì)于設(shè)備檔案，需根據(jù)各自的特點(diǎn)，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的收集工作。如基建項(xiàng)目中的設(shè)備檔案，宜與基建項(xiàng)目檔案的收集同步進(jìn)行。自制設(shè)備則可以采用產(chǎn)品檔案的收集方法，抓住設(shè)備試制鑒定環(huán)節(jié)，集中做好收集工作。外購(gòu)設(shè)備，則應(yīng)抓住設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試（試車）完畢和大中修結(jié)束。以及改造總結(jié)等環(huán)節(jié)進(jìn)行收集。對(duì)于科研課題檔案，需根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)，一是要重點(diǎn)抓住年終總經(jīng)研究周期較長(zhǎng)的科研課題，一個(gè)年度基本是一個(gè)試驗(yàn)研究階段，在年度結(jié)束時(shí)需對(duì)本階段的試驗(yàn)研究進(jìn)行總結(jié)，因此，可利用這一時(shí)機(jī)對(duì)當(dāng)年形成的科技文件材料進(jìn)行收集。二是應(yīng)抓住科研成果鑒定和申報(bào)關(guān)?？蒲姓n成果鑒定，標(biāo)志著該課題的研究工作已基本結(jié)束，有關(guān)文件材料已經(jīng)形成，正是收集的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?？蒲谐晒b定后，在隨即進(jìn)行的成果登記和獎(jiǎng)項(xiàng)的申書工作時(shí)，需要檔案部門出具有關(guān)科技文件材料歸檔證明，此時(shí)，企業(yè)檔案部門應(yīng)緊緊把握這個(gè)有利時(shí)機(jī)，開(kāi)展全面的收集工作。.加強(qiáng)易缺和零散及“賬外”科技文件材料的收集(1)工礦企業(yè)應(yīng)注意做好生產(chǎn)原始記錄的收集。如產(chǎn)品產(chǎn)量、原材料消耗、設(shè)備運(yùn)行、廢品率等記錄和生產(chǎn)調(diào)度日志、值班日志等，作為企業(yè)生產(chǎn)策線實(shí)際情況的真實(shí)記錄，是企業(yè)管理最基本的數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)材料。但這些生產(chǎn)原始記錄在不少企業(yè)處于自生自滅狀態(tài)，容易出現(xiàn)收集中的疏漏現(xiàn)象。為此企業(yè)檔案部門及檔案人員應(yīng)注意加強(qiáng)這些科技文件材料的收集。(2)需注意加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案的收集?，F(xiàn)在很多企業(yè)全面導(dǎo)入了產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量管理理念，建立了獨(dú)立于生產(chǎn)管理的質(zhì)量保證體系，大大豐富了產(chǎn)品質(zhì)量檔案的內(nèi)容。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)注意根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量檔案內(nèi)容、成分的發(fā)展變化，加強(qiáng)收集工作，以保證產(chǎn)品檔案的完整與系統(tǒng)。(3)需注意科技活動(dòng)反饋信息材料的收集。如企業(yè)產(chǎn)品銷售或科技成果發(fā)表、推廣，或工程設(shè)計(jì)經(jīng)過(guò)施工、竣工投入使用后，都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的反饋信息材料，這些材料對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)工作、提高質(zhì)量等都有著重要的依據(jù)和參考作用，因此，也應(yīng)注意做好相應(yīng)的收集工作。(4)需注意有關(guān)專業(yè)會(huì)議材料和外出人員帶回的材料的收集。企業(yè)員工參加有關(guān)專業(yè)技術(shù)會(huì)議的材料，外出考察、調(diào)查活動(dòng)形成或帶的科技文件料，外出考察、調(diào)查活動(dòng)形成或帶的科技文件材，常常容易散存在有關(guān)人員手中，不易集中收集。而這些材料也有一定的保存價(jià)值，需要采取有效措施，進(jìn)行主動(dòng)跟蹤收集。(5)需注意加強(qiáng)“賬外”科技文件材料的收集。一種是指一些企業(yè)由于沒(méi)有實(shí)行文件的統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)制度，或上級(jí)及有關(guān)部門的來(lái)文未走正常的行文渠道，而是直接將有關(guān)文件寄送給有關(guān)業(yè)務(wù)部門或個(gè)人，或者文件由外出人員直接帶回等。另一種是指企業(yè)各業(yè)務(wù)、管理部門和有關(guān)人員在其具體業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的科技文件材料，有的不需上報(bào)下發(fā)，或需報(bào)出但不需按有關(guān)程序經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審簽，不需打印，或未按程序登記、運(yùn)轉(zhuǎn)，也成為一種“賬外”科技文件材料。而這些作為企業(yè)科技檔案的重要組成部分，應(yīng)切實(shí)按企業(yè)各業(yè)務(wù)、管理部門的工作職責(zé)加強(qiáng)收集。(6)需注意科技活動(dòng)新動(dòng)向，及時(shí)做好新門類、新內(nèi)容科技檔案的收集。一些新門類科技檔案在形成初期歸檔制度未包括，往往容易被忽視，企業(yè)檔案部門應(yīng)特別注意并及時(shí)收集這方面的科技文件材料，尤其是電子文件的收集和對(duì)外交往活動(dòng)中產(chǎn)生的各種科技檔案。.注意對(duì)補(bǔ)充完善所形成的科技文件材料的收集科技檔案的清查、核對(duì)和補(bǔ)充完善工作，是指對(duì)現(xiàn)有建筑物、構(gòu)筑物、產(chǎn)品、設(shè)備等有無(wú)科技檔案或科技檔案是否完整、準(zhǔn)確的情況進(jìn)行檢查，并通過(guò)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物的核對(duì)或?qū)崪y(cè)，重新補(bǔ)