單證員操作流程

外貿(mào)單證業(yè)務(wù)操作流程

2021/5/91外貿(mào)單證流程圖投保出口信保翻譯合同制定發(fā)貨計劃通知備貨準(zhǔn)備報檢材料聯(lián)系貨代確認(rèn)船期及費用下達海運委托書給貨代傳遞報關(guān)資料憑條已出向貨代索要入貨通知開船前后確認(rèn)提單開船后接新合同編合同號寄交單資料銀行收匯2021/5/92外貿(mào)單證工作流程一、翻譯新合同，建立客戶資料；二、通知備貨；三、報檢材料準(zhǔn)備；四、下達海運委托書；五、寄出正本提單；六、寄送交單資料；2021/5/93一、編制合同號，建立客戶資料簽訂一個新的合同后，熟悉合同內(nèi)容，將英文合同條款翻譯成漢語版本，需要特別注明發(fā)貨數(shù)量、單價、指標(biāo)要求、發(fā)貨日期、支付方式。在收到下達的英文版發(fā)貨計劃后，需要將其翻譯成漢語版，交給儲運部安排備貨。2021/5/94二、安排備貨將發(fā)貨計劃（包括目的港，柜數(shù)、每柜的桶數(shù)、發(fā)貨日期）交給銷售人員以便其按照客戶合同中的指標(biāo)要求，安排報檢批次和通知儲運部，儲運部做貨物的出運安排（出口貨物要在開船前5天到達出運口岸）2021/5/95三、報檢材料準(zhǔn)備1.接到下達的報檢計劃，先在九城電子報檢系統(tǒng)做電子報檢，電子報檢單據(jù)內(nèi)容填寫要求準(zhǔn)確無誤，待商檢局審核通過，發(fā)出商檢編號后打印出來。步驟如下：2021/5/96

出境貨物報檢單的制定需要在九成系統(tǒng)內(nèi)完成，首先登入九城電子系統(tǒng)，點擊質(zhì)檢業(yè)務(wù)，出現(xiàn)“出境貨物報檢”選項，點擊，頁面內(nèi)顯示出之前報檢過的所有單證，雙擊任意一個單證，點擊“復(fù)制”,然后開始填寫報檢單的內(nèi)容，先打開“基本信息”頁面，此頁面的大部分內(nèi)容是固定不變的，需要更改的包括“合同號、到貨口岸、發(fā)往國家、發(fā)貨日期”,其他內(nèi)容的更改根據(jù)具體情況而定。2021/5/97然后打開貨物信息，在原來內(nèi)容的基礎(chǔ)上更改“報檢重量、包裝數(shù)量、HS標(biāo)準(zhǔn)量、貨物總值、和貨幣單位。”單證填寫完成檢查無誤后點擊保存，此單證保存在“未選擇單證”文件夾下。然后點擊“未選擇單證”，選中所做的單證，點擊頁面上方的“選擇單證”，此時單證到了“待發(fā)送單證”文件夾下，打開“待發(fā)送單證”然后點擊頁面上方的“發(fā)送業(yè)務(wù)單證”，此時單證被保存到了“無回執(zhí)單證”文件夾下。2021/5/98打開無回執(zhí)單證后，點擊頁面上方的“接收回執(zhí)信息”，信息在系統(tǒng)內(nèi)部需要被審核所以可能需要幾分鐘時間才會有回執(zhí)信息，如果接收一次失敗后，可以隔段時間點擊一次直到收到回執(zhí)信息為止。收到回執(zhí)后，將單證打印出來。再次檢查報檢單信息，準(zhǔn)確無誤，報檢單完成。2021/5/992.準(zhǔn)備英文報檢材料：合同復(fù)印件、出境貨物報檢單、發(fā)票、裝箱單、廠檢單、包裝性能結(jié)果單、及其它文件。2021/5/910發(fā)票和箱單的制作首先要復(fù)印一份之前的，然后更改里面的信息，發(fā)票要更改的信息包括發(fā)票號（一整套資料里的發(fā)票號要保持一致）、日期、目的港、重量、單價、總金額，以及總金額的大寫、包裝數(shù)量。箱單更改的內(nèi)容包括發(fā)票號、日期、數(shù)量、凈重、毛重、尺寸、包裝數(shù)量及裝箱形式。制作完成后打印，蓋上長條章和法人章。2021/5/911四、下達海運委托書根據(jù)合同的發(fā)貨期或到貨日以及船的航行天數(shù)（船期）算出精確地開船日期，在開船日前一周給貨代下達海運委托書租船訂艙。2021/5/912海運委托書的格式可以由貨代提供，然后填上相關(guān)信息，其中包括：“發(fā)貨人”一欄需填上賣方公司名稱地址聯(lián)系方式；“收貨人”和“通知人”一欄需根據(jù)客戶要求填上客戶的公司名稱地址及聯(lián)系方式或者“TOORDER”;起運港、目的港、預(yù)配船期、貨物件數(shù)、重量等各欄信息根據(jù)實際情況填寫。2021/5/913

海運委托書填寫完畢，檢查無誤后傳真給貨代，并且和貨代確認(rèn)海運費。租下艙位后向貨代索要入貨通知，將入貨通知交給外貿(mào)主管，外貿(mào)主管通知儲運部，根據(jù)實際情況要求貨代來背箱或者我公司安排送貨港口。2021/5/914開船前給貨代準(zhǔn)備一整套報關(guān)資料，賣方公司是委托報關(guān)行進行報關(guān)，所以需要提前給報關(guān)行寄報關(guān)委托書、報檢委托書、核銷單（此三份資料都由核銷員提前寄給報關(guān)行），單證員需要在開船前向貨代傳憑條，箱單和發(fā)票。2021/5/915憑條給貨代之前要跟外貿(mào)主管確認(rèn)憑條號，箱單和發(fā)票的制做要求：復(fù)制一份箱單，發(fā)票，更改里面相應(yīng)的信息即可，注意報關(guān)發(fā)票和其他發(fā)票不一樣，報關(guān)發(fā)票多一項海運費（海運費由我方支付）。然后加蓋電子印章，傳給貨代。2021/5/916五、寄出正本提單貨物離港前后，貨代要傳給單證員草本提單，單證員要對其進行更改確認(rèn)，提單確認(rèn)要求做到準(zhǔn)確無誤一字不差，包括收貨人，通知人的地址是否有字母錯誤，起運港、到貨港、貨物重量、體積等是否準(zhǔn)確。2021/5/917提單如有問題需更改后回傳給貨代要求其更改信息，對方更改后再次傳過來，需要再次檢查核對，直到確認(rèn)提單準(zhǔn)確無誤時，在提單上方空白處注明“OK,請出正本”，需要電放的注明“OK，請等通知電放”。出正本提單的話，要及時提醒貨代在開船后一周內(nèi)將正本提單寄回賣方公司。2021/5/918六、交單資料開船一周內(nèi)，做好一套完整英文交單資料寄給收貨人：商業(yè)發(fā)票、箱單、提單、原產(chǎn)地證（FORM-A）、分析證、非轉(zhuǎn)基因證明、非木質(zhì)包裝證明、等等依據(jù)進口國家單證的要求及合同，所遞交的交單資料不完全一樣。2021/5/919商業(yè)發(fā)票和箱單的制作和之前的其他資料的做法一致，先復(fù)制一份，然后更改里面的信息即可，注意交單資料里面的發(fā)票與其他發(fā)票的不同之處在于發(fā)票末尾加上我公司收款銀行的信息，包括收款行的名稱、銀行代碼、收款人、收款人賬號、收款人地址。2021/5/920產(chǎn)地證的制作根據(jù)客戶不同的需求做法有差別，如果客戶沒有特別要求提供由CIQ出具的產(chǎn)地證，單證員需要做一份自己公司出具的產(chǎn)地證，包括發(fā)票號、日期、出口商、收貨人、運輸路線、重量、包裝、和最后一句貨物產(chǎn)地承諾“We,*****herebydeclarethattheabovedetailsandstatementsarecorrect,thatallthegoodswereproducedinChina”。2021/5/921具體制作過程僅需復(fù)制一份之前的產(chǎn)地證然后更改里面的具體信息即可。如果客戶要求賣方提供有CIQ出具的官方產(chǎn)地證，需要在九成電子系統(tǒng)內(nèi)完成。首先打開九成系統(tǒng)，然后點擊質(zhì)檢業(yè)務(wù)，質(zhì)檢業(yè)務(wù)項下有兩種產(chǎn)地證，一般原產(chǎn)地證和普惠制原產(chǎn)地證。2021/5/922注意：產(chǎn)地證里基本信息頁面內(nèi)的三個日期要遵循一個原則：發(fā)票日期早于申請日期早于擬出運日期。如果進口商屬于普惠制國家，賣方需要提供普惠制原產(chǎn)地證，進入九城電子報檢系統(tǒng)后，點擊普惠制原產(chǎn)地證打開頁面，復(fù)制一份更改里面的信息，做法與一般原產(chǎn)地證一致。2021/5/923點擊貨物基本信息頁面，更改里面的貨物描述、包裝數(shù)量（毛重）、發(fā)票金額、FOB值。由于本單是復(fù)制前面的單子制作的，單證末尾有個原發(fā)證書號，此號需要被刪除，此單完成，檢查無誤后，點擊保存。然后打開“未選擇單證”選中此單點擊“選擇單證”、再打開“待發(fā)送單證”點擊“發(fā)送”，發(fā)送完成單證已經(jīng)到達商檢局的審核系統(tǒng)。2021/5/924由于此單是商檢局網(wǎng)上人工審核，所以審核時間可能較長，過一段時間打開“無回執(zhí)單證”點“接收回執(zhí)信息”，沒有回執(zhí)的話還需要過幾分鐘接著接收信息，直到收到審核正確的回執(zhí)信息為止，單證完成后打印出來。(打印底紙由報檢員從商檢局購買)2021/5/925分析證的制作需要復(fù)印一份以前的單證，更改發(fā)票號、日期、箱號鉛封號、箱號鉛封號對應(yīng)的批次號，以及每批次的指標(biāo)。非轉(zhuǎn)基因證明、非木質(zhì)包裝證明等其他證明都是復(fù)制以前的單證，更該里面得發(fā)票號和日期等信息即可。2021/5/926注意：一整套交單資料的發(fā)票號和日期要保持一致，一般情況下日期以開船日為準(zhǔn)，若需要提供原產(chǎn)地證的話，發(fā)票日期要與產(chǎn)地證內(nèi)的發(fā)票日期一致，其他日期仍以開船日為準(zhǔn)。另外整套單子的文件名要保持一致，例如：證書名稱+目的港+箱型柜數(shù)+開船日。電匯方式付款：在貨物到港前讓客戶收到寄出的一套完整英文交單資料。2021/5