公司文書管理規(guī)章制度

公司文書管理規(guī)章制度一、背景隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的復(fù)雜化，公司所產(chǎn)生的各種文書數(shù)量愈來(lái)愈多。為了規(guī)范化管理，提高工作效率，減少資源的浪費(fèi)，特制定以下公司文書管理規(guī)章制度。二、文書管理的基本原則1.文件負(fù)責(zé)人制度每一份文件必須明確對(duì)應(yīng)的文件負(fù)責(zé)人，文件的編制、審批、存檔、查詢等環(huán)節(jié)由文件負(fù)責(zé)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2.清晰明了的文件分類公司文件按照用途、部門或者管理層級(jí)等因素進(jìn)行分類，每一類文件都應(yīng)該有相應(yīng)的命名規(guī)則，方便查詢和歸檔。3.文件的安全性保障公司文件必須進(jìn)行分類存儲(chǔ)，重要文件應(yīng)該給予相應(yīng)的安全保障措施，防止機(jī)密文件泄露，保證公司利益和客戶信息的安全。4.文件借閱和歸還制度文件負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要借閱他人負(fù)責(zé)的文件，借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日，超期需向文件負(fù)責(zé)人申請(qǐng)延期。借閱后必須妥善保管，及時(shí)歸還，如因個(gè)人原因造成文件遺失或者損毀，需向文件負(fù)責(zé)人賠償。5.文件的電子版?zhèn)浞莨疚臅鴳?yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子化存檔，保障文件安全，減少文件占用的空間和資源，同時(shí)又方便了文件的歸檔和檢索。三、文書流轉(zhuǎn)管理1.文書流轉(zhuǎn)的管理程序文書流轉(zhuǎn)的程序應(yīng)該明確，文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中必須記錄流轉(zhuǎn)人、流轉(zhuǎn)時(shí)間、流轉(zhuǎn)地點(diǎn)、處理情況等重要信息，文件流轉(zhuǎn)應(yīng)該遵守公司正式的管理程序，防止意外、遺漏等現(xiàn)象。2.急件及特殊措施的管理部分文件較為敏感或者需要趕時(shí)間，需要進(jìn)行特殊管理，文件負(fù)責(zé)人應(yīng)該采取全力配合、優(yōu)先安排等措施，確保流轉(zhuǎn)過(guò)程安全和快捷。3.文件的流轉(zhuǎn)記錄與跟蹤在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)該及時(shí)記錄每一條流轉(zhuǎn)信息，并建立VS化系統(tǒng)，方便各部門查看文件的當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)，隨時(shí)了解文件處理的情況和內(nèi)容。四、電子文檔管理1.電子文檔管理的目的和和方法公司電子文檔管理是將公司的各種文件電子化處理，將它們保存在集中的數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)可以管理這些文件的編輯、傳閱、歸檔等過(guò)程。2.文檔形式的標(biāo)準(zhǔn)化公司電子文檔管理的文件格式應(yīng)該選用公司指定的文件格式，禁止使用其它格式。3.文件的備份和恢復(fù)公司電子文檔的備份和恢復(fù)應(yīng)該定期進(jìn)行，保證數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)丟失和故障，這是公司電子化管理中極為重要的環(huán)節(jié)。4.文件的安全管理公司電子文檔應(yīng)該建立安全管理體系。各部門和人員必須申請(qǐng)電子文檔的處理權(quán)限，該權(quán)限需要文件負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，才能進(jìn)行相關(guān)操作。五、總結(jié)公司文書管理規(guī)章制度對(duì)公司文書管理做了詳細(xì)的規(guī)定，從文書的分類、管理、存檔和流轉(zhuǎn)，到電子文檔管理等方面，都