現(xiàn)代文員實(shí)務(wù)

現(xiàn)代文員實(shí)務(wù)第一頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三第二頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三◆什么是文員？在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作。總之都是比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會(huì)計(jì)做一些記帳工作。比如我們公司就是這樣的。第三頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三◆對(duì)文員有什么基本要求呢？

①運(yùn)籌能力②辦事能力③調(diào)查研究能力④組織協(xié)調(diào)能力⑤交際能力⑥文字表達(dá)能力⑦操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力第四頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三WORD文檔的排版要求◆標(biāo)題用二號(hào)宋體字加黑，居中，正文用三號(hào)仿宋體字，每段首行空兩個(gè)字符，行間距1.5倍?！敉ǔＧ闆r下用A4紙打印，上下邊距可以是默認(rèn)邊距（2.54）,左邊距3.17，右邊距2.17。排版的時(shí)候根據(jù)具體情況可以靈活變通。通常情況下上邊距大于下邊距,左邊距大于右邊距，左側(cè)裝訂（距紙邊8至10毫米），兩顆訂書釘。第五頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三EXCEL表格的運(yùn)用

1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字2、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)3、快速處理多個(gè)工作表4、公式的輸入第六頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三公文的類型公文按行文關(guān)系和文件走向分為上行文、平行文和下行文。公文的種類簡(jiǎn)稱文種。按照文件質(zhì)性將常用公文分為13種，主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。第七頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三

請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性、期復(fù)性公文。

請(qǐng)示的寫作格式第八頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三請(qǐng)示必須具備以下三個(gè)條件：1.必須是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文。2.請(qǐng)示的問題必須是自己無權(quán)作出決定和處理的。3.必須是為己向上請(qǐng)決求準(zhǔn)。請(qǐng)示的寫作格式第九頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三◆標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)名稱＋事由＋請(qǐng)示?！粽模?/p>

①也就是請(qǐng)示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請(qǐng)示如下”。

②請(qǐng)示的事項(xiàng)：寫明請(qǐng)示要求，如請(qǐng)求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請(qǐng)求資金要寫明金額。

請(qǐng)示的寫作格式第十頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三◆結(jié)尾語：多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請(qǐng)指示”，“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”，“以上請(qǐng)求，請(qǐng)予審批”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。◆注意事項(xiàng)：一文一事，一個(gè)主送機(jī)關(guān)，逐級(jí)請(qǐng)示。請(qǐng)示的寫作格式第十一頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問時(shí)用的陳述性公文。報(bào)告的寫作格式第十二頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三◆標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋報(bào)告；報(bào)告前可加“緊急”?！粽模孩偈掠桑褐标惼涫?，把情況及前因、后果寫清楚。②事項(xiàng)：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。報(bào)告的寫作格式第十三頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三◆結(jié)尾：可寫“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，或“以上報(bào)告如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報(bào)告，請(qǐng)指示”等語。注意事項(xiàng)：概述事實(shí)，重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對(duì)性。報(bào)告的寫作格式第十四頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三公文的辦理

簽收登記閱文請(qǐng)辦批閱承辦催辦查辦第十五頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三1、簽收登記責(zé)任人應(yīng)清點(diǎn)檢查來件，份數(shù)、頁數(shù)有無殘缺短少、字跡模糊，確認(rèn)無誤后，進(jìn)行簽收登記。2、閱文責(zé)任人收到文件應(yīng)仔細(xì)閱讀，了解內(nèi)容，以便正確處理；3、請(qǐng)辦綜合部根據(jù)公司給各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的授權(quán)，將需要辦理的公文注請(qǐng)公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總監(jiān)指示或主管部門研辦，對(duì)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。

公文的辦理

第十六頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三公文的辦理

4、批閱總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總監(jiān)和相關(guān)部門閱讀分析文件后，就處置方法、工作程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等提出具體處理意見。5、承辦承辦是各部門的重要職責(zé)，是公文處理的中心環(huán)節(jié)。承辦文件的相關(guān)部門和責(zé)任人依據(jù)有關(guān)法規(guī)政策，按照公司領(lǐng)導(dǎo)所做出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖，可采取召集會(huì)議、面談?dòng)懻?、電話溝通、?shí)地調(diào)查指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)布置等方式，使文件所涉及的具體事務(wù)和問題得到解決和落實(shí)。第十七頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三公文的辦理

6、催辦查辦綜合部根據(jù)公文承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求，對(duì)公文承辦過程進(jìn)行催促檢查，以及公文實(shí)際執(zhí)行過程中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行的核查協(xié)辦，確保公文所涉及的內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)的意圖能不打折扣的執(zhí)行。

第十八頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三

辦公室基本禮儀

辦公室是一個(gè)處理公司業(yè)務(wù)的場(chǎng)所，辦公室的禮儀不僅是對(duì)同事的尊重和對(duì)公司文化的認(rèn)同，更重要的是每個(gè)人為人處事，禮貌待人的最直接表現(xiàn)。辦公室禮儀涵蓋的范圍很多，但凡電話、接待、會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)、公務(wù)、公關(guān)、溝通等都有各式各樣的禮儀。第十九頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三在日常工作中，大家是否留意使用以下語言了呢？1、請(qǐng)2、對(duì)不起3、麻煩您…4、勞駕5、打擾了6、好的7、是8、清楚9、您10、X先生或小姐11、X經(jīng)理或主任12、貴公司13、您好14、歡迎15、請(qǐng)問…16、哪一位17、請(qǐng)稍等（候）18、抱歉…19、沒關(guān)系20、不客氣21、見到您（你）很高興22、請(qǐng)指教23、有勞您了24、請(qǐng)多關(guān)照25、非常感謝（謝謝）26、再見（再會(huì)）第二十頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三辦公室禮節(jié)運(yùn)用1.早上同事見面要點(diǎn)頭相互問好，道聲“早”2.遇見客人要問好3.同事之間要禮讓4.電話接聽要有禮貌“您好！我是***”，說時(shí)要輕聲，聲音要清楚。5.接聽、撥打電話不要使用免提，以免影響他人。6.請(qǐng)人幫忙后要說“謝謝”7.公司領(lǐng)導(dǎo)之間稱呼一律以姓加職務(wù)相稱，如“**總”，“**經(jīng)理”，“**主管”，對(duì)一般職員稱呼“小李”、“小王”、”老張“等。第二十一頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三電話禮儀1．少打少用，不要沒事泡電話粥。2.要樹立電話形象的意識(shí)，代表公司形象，個(gè)人形象。3.時(shí)間空間選擇（該不該，休息時(shí)間不打，節(jié)假日不打；公共場(chǎng)合不要大聲打電話，甚至靜音），通話態(tài)度熱情、謙和，盡量不用祈句），通話時(shí)長和內(nèi)容（宜短，長話短說，廢話不說）；安全使用，空中，加油站，開車不講電話，不講機(jī)密信息）。第二十二頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三1、電話鈴響在3聲之內(nèi)接起。2、電話機(jī)旁準(zhǔn)備好紙筆進(jìn)行記錄。3、確認(rèn)記錄下的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象和事件等重要事項(xiàng)。4、告知對(duì)方自己的姓名。

接電話的四個(gè)基本原則

第二十三頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三

打電話的一些簡(jiǎn)單技巧

1、如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對(duì)方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級(jí)，由他判斷是否接電話。2、打電話時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間。3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢(shì)。第二十四頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三4、如果你找的人不在，可以問一下對(duì)方什么時(shí)間可以再打電話或請(qǐng)其回電話，同時(shí)，要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對(duì)方。5、在給其他部門打電話時(shí)，要先報(bào)部門和姓名，這樣可以避免對(duì)方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時(shí)間。6、通話完畢時(shí)應(yīng)道“再見”，然后輕輕放下電話。

打電話的一些簡(jiǎn)單技巧

第二十五頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三7、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時(shí)間，因?yàn)檫@時(shí)打電話，對(duì)方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對(duì)方單位，若確有必要往對(duì)方家里打時(shí)，應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時(shí)間。

打電話的一些簡(jiǎn)單技巧

第二十六頁，共二十九頁，編輯于2023年，星期三每天自我檢查，