揚州大學(xué)檔案實體分類方案

揚州大學(xué)檔案實體分類方案為了保證學(xué)校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化，依據(jù)國家檔案局頒布實施的《高等學(xué)校檔案實體分類法》（DA/T10-1994），特制定本方案。本方案由類目設(shè)置及標識符號（含主表）、檔號編制方式、附則等三部分組成。一、類目設(shè)置及標識符號檔案類目通常分為：一級類目、二級類目和三級類目。（一）一級類目及其標識符號根據(jù)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)和載體特點，學(xué)校檔案分為黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)類、出版類、外事類、財會類、聲像類、實物類、人事類、人物類和征集類等15個一級類目。一級類目是檔案實體分類的最高層位。一級類目的標識符號，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“DQ”即“dangqun”（黨群）的簡稱。其名稱、標識符號和主要內(nèi)容如下：黨群類DQ主要包括：校（院）黨委、工會、團委、民主黨派等黨群系統(tǒng)在工作中形成的文件材料。行政類XZ主要包括：校行政職能部門（教務(wù)、科研、基建、設(shè)備、外事、財務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料和各學(xué)院除“黨群類”之外的文件材料。教學(xué)類JX主要包括：反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動中形成的文件材料（含學(xué)生學(xué)籍類文件材料）。科研類KY主要包括：科學(xué)研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料?；窘ㄔO(shè)類JJ主要包括：基本建設(shè)管理和項目建設(shè)中形成的文件材料。儀器設(shè)備類SB主要包括：儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類CP主要包括：產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。出版類CB主要包括：出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。外事類WS主要包括：外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。財會類CK主要包括：財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。聲像類SX主要包括：以聲音、圖像為內(nèi)容，以磁性或感光材料為載體，可閱讀保存使用的文件材料。實物類SW主要包括：反映辦學(xué)歷史及成就的、可收藏保存的物品，包括獎狀、證書、獎牌、印章、紀念品、禮品和字畫等。人事類RS主要包括：學(xué)校人事檔案室向檔案館移交的已故人員人事檔案材料。人物類RW主要包括：為學(xué)校事業(yè)發(fā)展作出了重大貢獻的師生員工、校友及知名人士的文件材料。征集類ZJ在檔案征集活動中獲得的各類檔案材料包括校史資料等。（二）二級（或三級）類目設(shè)置及標識符號二級類目是對一級類目的細分。二級類目的標識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99，但不適用10、20……等帶“0”的數(shù)字。三級類目是在二級類目基礎(chǔ)上的細分和拓展，其標識方法與符號和二級類目相同。根據(jù)我校檔案管理工作的實際，二級（或三級）類目的設(shè)置及標識如下：DQ黨群DQ11黨務(wù)綜合（各學(xué)院黨委綜合材料入此）DQ12紀檢監(jiān)察DQ13組織DQ14宣傳教育DQ15統(tǒng)戰(zhàn)（民主黨派材料入此）DQ16工會（院工會工作材料入此）DQ17團委（學(xué)生社團材料、院團委材料入此）XZ行政XZ11綜合（各學(xué)院綜合材料入此）XZ12人事（師資培養(yǎng)材料入此）XZ13審計（采購辦材料入此）XZ14人武、保衛(wèi)XZ15國資、后勤XZ16檔案、圖書、文博XZ17學(xué)生工作JX教學(xué)JX11綜合（管理性文件材料入此）JX12研究生教育JX13全日制本科生教育JX14繼續(xù)教育KY科研KY11綜合（管理性文件材料入此）KY12課題申報、批復(fù)及研究、結(jié)題、鑒定、報獎等材料KY13專利材料KY14軍工項目材料JJ基本建設(shè)JJ11綜合（管理性文件材料入此）JJ12維修工程JJ［13—n］按新建工程項目設(shè)置類目SB儀器設(shè)備SB11綜合（管理性文件材料入此）SB[12—n]按儀器設(shè)備名稱設(shè)置類目CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)CP11綜合CP[12—n]按產(chǎn)品種類或項目設(shè)置類目（檔案實體由產(chǎn)品研發(fā)和生產(chǎn)單位保存）CB出版CB11綜合（管理性文件材料入此）CB12《揚州大學(xué)報》（報紙）CB[13-n]按正式出版刊物名稱分類WS外事WS11綜合（管理性文件材料入此）WS12出國（境）文件材料（含學(xué)校組團出訪的材料）WS13來校文件材料（含外籍教師材料）WS14國際合作與主辦、承辦、參加的國際會議材料WS15外國留學(xué)生工作材料（含學(xué)籍等）CK財會CK11綜合（管理性文件材料入此）CK12會計報表CK12.12財務(wù)處會計報表CK12.31后勤保障處會計報表CK12.32資產(chǎn)經(jīng)營公司會計報表CK12.33實驗農(nóng)牧場會計報表CK13會計帳簿CK13.12財務(wù)處會計帳簿CK13.15基建財務(wù)會計帳簿

CK13.21工會財務(wù)會計帳簿CK13.22國際交流服務(wù)中心財務(wù)會計帳簿CK13.23校友會財務(wù)會計帳簿CK13.24教育發(fā)展基金會財務(wù)會計帳簿CK13.25鎮(zhèn)江高新技術(shù)研究院財務(wù)會計帳簿CK13.31后勤保障處會計帳簿CK13.32資產(chǎn)經(jīng)營公司會計帳簿CK13.33實驗農(nóng)牧場會計帳簿CK14會計憑證CK14.12結(jié)報中心會計憑證

CK14.13瘦西湖校區(qū)財辦會計憑證CK14.14揚子津校區(qū)財辦會計憑證

CK14.15基建財務(wù)會計憑證

CK14.21工會財務(wù)會計憑證CK14.22國際交流服務(wù)中心財務(wù)會計憑證CK14.23校友會財務(wù)會計憑證CK14.24教育發(fā)展基金會財務(wù)會計憑證CK14.25鎮(zhèn)江高新技術(shù)研究院財務(wù)會計憑證CK14.31后勤保障處會計憑證CK14.32資產(chǎn)經(jīng)營公司會計憑證CK14.33實驗農(nóng)牧場會計憑證CK15工資清冊CK15.12財務(wù)處工資清冊CK15.31后勤保障處工資清冊CK15.32資產(chǎn)經(jīng)營公司工資清冊CK15.33實驗農(nóng)牧場工資清冊SX聲像SX12-照片SX12.12——畢業(yè)生集體照SX12.13——學(xué)生個人信息采集照（或?qū)W位照）SX12.14——上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察的照片；上級領(lǐng)導(dǎo)接見我校干部師生的照片。學(xué)校舉辦的重要會議、活動照片；學(xué)校舉辦和參加的重大賽事的照片SX12.15——學(xué)校重要外事活動照片SX12.16——校園建筑物（含基建類照片）和校景照片SX12.17——校級領(lǐng)導(dǎo)班子集體照；學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、院士和其他“著名人物”（列入“人物檔案”范疇）的標準照SX13-錄音帶SX14-錄像帶SX15-幻燈片SX16-磁盤SX17-影視膠片SX18-縮微膠片SX19-光盤SX19.12——照片SX19.13——學(xué)位論文SX19.14——圖紙、數(shù)據(jù)庫SX19.15——重要會議、重要活動及電視新聞等SX19.16——其它SW實物SW12——獎狀SW13——證書SW14——獎牌SW15——錦旗SW16——禮品SW17——字畫SW18——印章SW19——其它（包括學(xué)校在重大活動中制作的有保存價值的紀念品、屬于學(xué)校所有的各類文物或其它反映學(xué)校歷史面貌的重要物件）RS人事學(xué)校人事檔案室向檔案館移交的已故人員人事檔案RW人物RW12生平傳記材料RW13創(chuàng)作材料RW14公務(wù)活動材料RW15個人信函RW16經(jīng)濟材料RW17社會評價材料RW18聲像材料RW19實物材料ZJ征集ZJ11文書類ZJ12聲像類ZJ13實物類二、檔號編制方式檔號是存取檔案的代號和排架的依據(jù)，反映檔案的分類體系和物理位置。檔號通常由全宗號、年度號、分類號、件號組成。全宗號、年度號、分類號、件號之間用連接符號“-”連結(jié)?！叭谔枴备鶕?jù)本單位全宗編號來確定。我校共設(shè)有七個全宗號：01號全宗，指揚州大學(xué)檔案全宗；02號全宗，指原揚州師范學(xué)院及其前身檔案全宗；03號全宗，指原江蘇農(nóng)學(xué)院及其前身檔案全宗；04號全宗，是指原揚州工學(xué)院及其前身檔案全宗；05號全宗，是指原揚州醫(yī)學(xué)院及其前身全宗；06號全宗，指江蘇水利專科學(xué)校及其前身檔案全宗；07號全宗，指江蘇商業(yè)專科學(xué)校及其前身檔案全宗。“年度號”是指歸檔材料形成年份，由四位阿拉伯數(shù)字組成?！胺诸愄枴?/p>