外貿(mào)函電書寫格式

外貿(mào)函電書寫格式第一頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二7CofBusinessLetter1、Courtesy禮貌2、Consideration體諒3、Completeness完整4、Clarity清楚

5、Conciseness簡潔6、Concreteness具體7、Correctness正確第二頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二Abusinessletteriswrittenforthepurposeofrequestingorconveyinginformation,makingarrangementsforbusinessactivitiesordealingwithmattersconcerningbusinessnegotiations.Whatonewritesshouldbefreefromgrammaticalblemishes,andalsofreefromtheslightestpossibilityofbeingmisunderstood.Clarity,concisenessandcourtesy

aretheessentialqualitiesofbusinessletters.Moreover,completecontents,correctinformationandlanguage,concreteideasandconsiderationforthecustomers’needsarealsoimportant.Althoughalessconventionalandfriendlierstyleispreferrednowadaysinbusinessletterwriting,itisstillbettertofollowasetstandarddeterminedbycustomasthebusinessworldhasbecomeaccustomedtosuchestablishedpractices.第三頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二PartsofaBusinessLetter

信件組成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信頭2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名稱地址4.Thesalutation 稱呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 結(jié)尾敬語7.Thesignature 落款第四頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二OptionalParts附加部分8.

Theattentionline

具體收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案號(hào)11.

Theenclosure

附件12.

Thecarboncopynotation

抄送13.

Thepostscript 附言第五頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@10.OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts

5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6.Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函組成部分示例點(diǎn)擊察看示例第六頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二組成部分分項(xiàng)示例1.

ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@ OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--信頭日期第七頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts收信人名稱和地址具體收信人稱呼事由第八頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二5.

Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6. Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)結(jié)尾敬語信文落款第九頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13. P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.案號(hào)附件抄送附言第十頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二LayoutofaBusinessLetter

商業(yè)信函的格式ThreemajorformsIndentedForm

縮格式BlockedForm

齊頭式ModifiedBlockedForm

改良齊頭式點(diǎn)擊察看示例第十一頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二縮格式示例日期靠右具體收信人和事由居中段首縮格結(jié)尾敬語和落款偏右第十二頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二除信頭外全部左對(duì)齊段落之間用空格齊頭式示例第十三頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二案號(hào)和日期靠右落款偏右改良齊頭式示例第十四頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二各部分寫法信頭和收信人名稱、地址

英語：名稱在上，地址在下

地址先小后大中文：名稱在上，地址在下地址先大后小第十五頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二名稱、地址AUKaddress:

AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.

公司名稱門牌號(hào)街道城市郵編(在國家之前)國家第十六頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二中國地址名稱用英文寫SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China

單位名稱門牌號(hào)大樓名稱街道郵編(在國家之前)城市國家第十七頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二用漢語拼音直譯;一個(gè)地名只大寫第一個(gè)字母例如：“河南新鄉(xiāng)青島” Xinxiang,HenanXinXiang,HeNan可用縮寫:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue中國地名的翻譯規(guī)范第十八頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二日期位置：美式：在信頭和收信人名稱地址之間英式：通常在收信人名稱地址之下均可以齊頭，也可以靠右寫法：美式：月-日-年英式：日-月-年第十九頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二美式日期舉例日期信頭收信人名稱地址第二十頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二英式日期舉例日期收信人名稱地址稱呼信頭第二十一頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二日期寫法注意事項(xiàng)月份最好用文字，如：

1. 2ndMay,20--

2. 2May,20--

3. September21st,20--4. September21,20--

5. 25Aug.20--

6. Oct.10,20--避免月份用數(shù)字，如11/12/20--主意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)！第二十二頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二稱呼位置：必須齊頭正規(guī)場(chǎng)合下常用：對(duì)男士：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:對(duì)女士：DearMadam,或DearMesdames,建議使用：DearMr.Johnson,或DearJack,

詞首字母全大寫，用逗號(hào)或不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)Gentlemen后用冒號(hào)第二十三頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二結(jié)尾敬語位置：齊頭式靠左對(duì)齊，縮格式偏右正規(guī)場(chǎng)合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,建議使用：Yourssincerely,或Sincerelyyours,第二個(gè)單詞小寫，結(jié)尾用逗號(hào)或不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)第二十四頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二稱呼與結(jié)尾敬語的對(duì)應(yīng)關(guān)系建議使用第二十五頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二落款結(jié)尾敬語手寫簽名打印簽名職務(wù)公司名稱第二十六頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二具體收信人位置：

1.

收信人名稱地址之下2.齊頭式靠左，縮格式居中3.要加下劃線表示的是承辦本信件的具體個(gè)人或部門

1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing

4.ATTN:Mr.Iverson第二十七頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二事由位置：

1.稱呼和正文之間2.齊頭式靠左，縮格式居中3.要加下劃線表示的是該信函的主題

1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.8904第二十八頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二附件位置：

落款之下，左對(duì)齊說明該信件有附件

1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure第二十九頁，共四十頁，編輯于2023年，星期二抄送位置：附件之下，左對(duì)齊表示該信件同時(shí)抄送給他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonCarboncopy,收信人知道被