【中學(xué)檔案的特點(diǎn)與管理對(duì)策】檔案存放存在的問題與對(duì)策

【中學(xué)檔案的特點(diǎn)與管理對(duì)策】檔案存放存在的問題與對(duì)策檔案管理工作是中學(xué)各項(xiàng)工作中十分重要而又常被忽視的一項(xiàng)工作，尤其是在當(dāng)今信息高速增長的時(shí)代。鑒于此項(xiàng)工作的特殊性及當(dāng)前遇到的新情況、新問題，筆者就新時(shí)期完善學(xué)校檔案管理做一粗淺探討，提出要認(rèn)真做好與檔案管理相關(guān)的對(duì)策。一、中學(xué)檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)1、學(xué)校檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校形象的依據(jù)。學(xué)校不僅是產(chǎn)生學(xué)校檔案的主體，而且也是檔案發(fā)揮其使用價(jià)值的重要場所。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程，同時(shí)又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面，它真實(shí)地記錄了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。綜觀學(xué)校檔案，可以深刻地理解本學(xué)校的特點(diǎn)以及發(fā)展的規(guī)律。通過分析學(xué)?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，因此它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校自身形象的依據(jù)。2、學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，豐富的檔案資料可以更好地為教學(xué)科研服務(wù)。在學(xué)校檔案中，有很大一部分記錄著和保存著學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，這些檔案浸透著教師多年的辛勤的汗水，記錄了學(xué)校教職員工為學(xué)校的發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡，反映了學(xué)校總體的教學(xué)水平，是學(xué)校教職員工的勞動(dòng)結(jié)晶。只有充分利用學(xué)校的檔案信息，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，提高教育教學(xué)水平。二、中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)薄弱，客觀上造成檔案收集難、檔案室資金投入不足，檔案室成了被遺忘的角落，領(lǐng)導(dǎo)只有在上級(jí)檔案部門要來檢查時(shí)，才象征性地抓一抓這方面的工作，很多檔案工作人員缺乏工作的緊迫感和責(zé)任心，坐、等、靠思想嚴(yán)重，滿足現(xiàn)狀、求穩(wěn)怕險(xiǎn)，抱著應(yīng)付上級(jí)的檢查的心態(tài)，工作得過且過，致使檔案利用開發(fā)水平低，能力差，重視不夠。2、檔案管理人員培訓(xùn)缺乏。當(dāng)前我國中學(xué)的檔案管理人員以兼職較多，同時(shí)，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔整理、保管、利用等未能很好掌握，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員幾乎是零。大部分工作人員缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，無法開展信息參考咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等個(gè)性化服務(wù)。這直接影響著檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化程度。3、規(guī)章制度流于形式，重藏輕用。檔案室的規(guī)章制度流于形式，管理分散、混亂，整理分類方法不科學(xué)、不統(tǒng)一，在檔案價(jià)值的開發(fā)利用上存在著重藏輕用的現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮檔案的教育和服務(wù)功能。4、現(xiàn)代化程度幾乎為零。大多數(shù)中學(xué)檔案室現(xiàn)代化程度幾乎為零。檔案工作場所條件不夠，場館破舊，硬件設(shè)施缺損，檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是八九十年代購置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用?，F(xiàn)在，我國一些大學(xué)的檔案館、室已經(jīng)采用了計(jì)算機(jī)、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)，但這些對(duì)中學(xué)檔案室來說距離還相當(dāng)遙遠(yuǎn)。5、大局意識(shí)不強(qiáng)。一些檔案部門的同志對(duì)新階段的檔案工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)抓住機(jī)遇實(shí)現(xiàn)檔案工作的新跨越缺乏思想上的準(zhǔn)備，缺乏足夠的工作思路和工作措施。三、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的有效途徑1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵?！稒n案法》和《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》明確指出：學(xué)校檔案是指從事黨政管理、教學(xué)、教研等各種活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等等。它是國家檔案的組成部分，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2、建立健全規(guī)章制度是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。學(xué)校要根據(jù)《檔案法》和學(xué)校實(shí)際，制定檔案管理制度，做到檔案管理工作有章可循，有法可依。筆者認(rèn)為，建立健全規(guī)章制度必須注意以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：一是按要求規(guī)范檔案案卷形成的全過程。從檔案材料用紙到收集、整理、編目等等，都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)分類、組卷合理、編目清楚。二是要做到有序化管理。對(duì)學(xué)校各種檔案分門別類，形成體系，做到系統(tǒng)化。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關(guān)系，做到移交有手續(xù)，交接有清冊。三是要編制實(shí)用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。3、提高檔案工作者的素質(zhì)是加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)創(chuàng)造條件讓學(xué)校檔案人員通過自學(xué)或進(jìn)修培訓(xùn)掌握從事學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能，督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。筆者認(rèn)為，中學(xué)檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，而且要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫管理知識(shí)、數(shù)據(jù)錄入和網(wǎng)絡(luò)管理等知識(shí)，要具備電子文件的收集、存儲(chǔ)、組織、管理和提供利用網(wǎng)上信息資源的組織和篩選技能。只有這樣，中學(xué)檔案工作者才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。4、開發(fā)檔案信息資源是提高檔案利用價(jià)值的重要手段。檔案的價(jià)值在于利用，為教學(xué)第一線服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。筆者認(rèn)為，中學(xué)檔案工作者應(yīng)該始終把開發(fā)檔案信息資源作為檔案工作的重中之重，不斷采取多種形式和方法加強(qiáng)檔案的提供利用工作。5、應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段是中學(xué)檔案管理的發(fā)展方向。開發(fā)利用檔案信息資源不僅是檔案工作的目的，也是信息社會(huì)的需要。鄧小平同志曾提出“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的要求。當(dāng)今社會(huì)，競爭的勝負(fù)在很大程度上取決于對(duì)信息的掌握?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步和生產(chǎn)力的發(fā)展，促使世界開始向信息化邁進(jìn)，信息已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的戰(zhàn)略資源和社會(huì)管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時(shí)俱進(jìn)。我們必須改革舊的檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化學(xué)校檔案信息開發(fā)工作，建立檔案信息開發(fā)機(jī)制，溝通信息渠道/在管理手段上做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合，在檔案材料上做到紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和電子檔案相結(jié)合，在館室上做到文字館、圖片館、音響?zhàn)^和實(shí)物館相結(jié)合，使檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有