檔案智能化范文7篇

檔案智能化范文7篇

檔案智能化范文第1篇

一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)職能的影響

會(huì)計(jì)工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而進(jìn)展成為一種實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會(huì)計(jì)工作的結(jié)果。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,一方面,會(huì)計(jì)人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會(huì)計(jì)職能作用形式產(chǎn)生了變化,會(huì)計(jì)職能的重心由人工記賬時(shí)期的會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)向會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)監(jiān)督。

1.簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)核算過程。會(huì)計(jì)是伴隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)模與簡(jiǎn)單性到了肯定程度后,從其他經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中分立出來(lái)的,形成其自身獨(dú)立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時(shí)期,會(huì)計(jì)工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,會(huì)計(jì)核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動(dòng)是填制憑證、登記各種賬簿與編制會(huì)計(jì)報(bào)表;在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是實(shí)行人機(jī)交互方式外,人工記賬時(shí)代大量重復(fù)進(jìn)行的登記賬簿與編制報(bào)表工作主要由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,會(huì)計(jì)人員所進(jìn)行的主要是審核與監(jiān)督工作。明顯,在電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)核算過程得到簡(jiǎn)化,會(huì)計(jì)工作效率明顯得到提高。

2.拓寬了會(huì)計(jì)監(jiān)督職能。人工記賬時(shí)期會(huì)計(jì)人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會(huì)計(jì)報(bào)表上,會(huì)計(jì)職能主要表現(xiàn)為核算職能,會(huì)計(jì)監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動(dòng)監(jiān)督。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,一方面,會(huì)計(jì)人員可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),在時(shí)間上保證了會(huì)計(jì)人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面,由于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的預(yù)算掌握不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的“時(shí)時(shí)監(jiān)控”,而且還可以打破時(shí)間的跨度,完成對(duì)歷史會(huì)計(jì)信息的處理與將來(lái)信息的分析等工作,較好地幫助會(huì)計(jì)人員進(jìn)行事前猜測(cè)、事中掌握與事后考核等對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過程的掌握工作,從而大大地拓寬了會(huì)計(jì)監(jiān)督職能的空間。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案職能的特點(diǎn)

同人工記賬時(shí)代的會(huì)計(jì)檔案相比,會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的形成與管理有以下三個(gè)方面的特點(diǎn)。

1.內(nèi)容簡(jiǎn)單性與領(lǐng)域拓展性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)厲?性。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案,從實(shí)際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會(huì)計(jì)檔案,另一方面又包括了存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),使電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比,存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。

2.環(huán)境依靠性與載體特別性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會(huì)計(jì)信息,而會(huì)計(jì)電算化檔案必需在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對(duì)系統(tǒng)環(huán)境具有很強(qiáng)的依靠性。會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化,使會(huì)計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,轉(zhuǎn)變了信息的介質(zhì),提高了會(huì)計(jì)信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會(huì)計(jì)檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計(jì)算機(jī)文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用,可以提高會(huì)計(jì)文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送,有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享。但是,由于存儲(chǔ)磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很簡(jiǎn)單被修改,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。

三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案職能的定位

由于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作的結(jié)果(會(huì)計(jì)檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依靠性與數(shù)據(jù)易改性等特點(diǎn),會(huì)計(jì)電算化雖然有助于簡(jiǎn)化核算過程與拓寬會(huì)計(jì)監(jiān)督的職能,但在會(huì)計(jì)工作質(zhì)量掌握與會(huì)計(jì)信息平安利用等方面存在較多的問題,給會(huì)計(jì)工作提出了新的任務(wù)與要求。筆者認(rèn)為,要解決這一問題,使會(huì)計(jì)職能適應(yīng)會(huì)計(jì)環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求,就應(yīng)從調(diào)整會(huì)計(jì)職能入手,將會(huì)計(jì)職能的行使設(shè)置為兩個(gè)層次,一是由前臺(tái)工作人員行使對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核算與監(jiān)督職能,完成對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺(tái)工作人員行使對(duì)會(huì)計(jì)工作的再監(jiān)督職能,完成對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量掌握與信息利用工作。會(huì)計(jì)檔案作為記錄會(huì)計(jì)工作過程與反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會(huì)計(jì)工作前臺(tái)與后臺(tái)的紐帶,也是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)質(zhì)量掌握與會(huì)計(jì)信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時(shí)代的檔案管理職能相比較,會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能。

1.會(huì)計(jì)質(zhì)量掌握關(guān)口的職能。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)質(zhì)量掌握的重點(diǎn)是建立一種內(nèi)部制約機(jī)制,準(zhǔn)時(shí)預(yù)防“差錯(cuò)”與“舞弊”行為的發(fā)生,會(huì)計(jì)檔案管理的主要職責(zé)是要留下包括“差錯(cuò)”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄與會(huì)計(jì)工作痕跡,并通過相應(yīng)的事后監(jiān)督機(jī)制,準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺并中止上述行為。因此,在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)檔案管理首要職能是實(shí)現(xiàn)檔案歸集關(guān)口的前移,確保會(huì)計(jì)檔案資料的真實(shí)性,反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)工作的原來(lái)面貌;其次,要將內(nèi)部會(huì)計(jì)掌握制度與實(shí)施結(jié)果納入檔案管理的范疇,把事后監(jiān)督信息定期反饋到會(huì)計(jì)工作前臺(tái),同時(shí)真實(shí)記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會(huì)計(jì)檔案歸集的審查制度,制訂各種會(huì)計(jì)信息處理過程的歸檔要求,做到內(nèi)容完整、手續(xù)完備、要求詳細(xì)、責(zé)任明確,使會(huì)計(jì)檔案的歸集成為單位會(huì)計(jì)工作質(zhì)量再完善的過程。

2.會(huì)計(jì)信息利用窗口的職能。由于計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)文件是動(dòng)態(tài)的,時(shí)刻都在發(fā)生變化,因此,會(huì)計(jì)檔案利用的首要任務(wù)是要依據(jù)會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn),在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,并定期將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的全部檔案要素復(fù)制到磁介質(zhì)上,與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔,保證歸檔資料的完整性,為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎(chǔ);其次,要運(yùn)用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析方法,依據(jù)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分類,對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行加工整理,并通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案的編研,以財(cái)務(wù)年鑒等方式形成有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會(huì)計(jì)信息丟失;第三,依據(jù)工作需要,在有針對(duì)性地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息對(duì)外供應(yīng)與提高會(huì)計(jì)檔案利用價(jià)值的同時(shí),做好會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)工作。

四、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案職能的實(shí)施

要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)職能,必需從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會(huì)計(jì)檔案職能的實(shí)施。

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)。首先,要克服傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過程中的一些錯(cuò)誤觀念,訂正會(huì)計(jì)檔案管理過程中的一些錯(cuò)誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質(zhì)實(shí)物檔案管理,輕磁性介質(zhì)檔案管理;重檔案移交后續(xù)管理,輕前臺(tái)會(huì)計(jì)工作的檔案管理;重一般檔案的統(tǒng)一管理,輕特地檔案的特地管理。其次,要將先進(jìn)的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應(yīng)用于會(huì)計(jì)檔案的管理實(shí)踐,樹立會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)效性意識(shí)、完整性意識(shí)、過程掌握意識(shí)、質(zhì)量保證意識(shí)、妥當(dāng)保管意識(shí)與有效利用意識(shí)。

2.健全檔案制度。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)從嚴(yán)密、有序與規(guī)范的要求動(dòng)身,充分重視制度建設(shè),嚴(yán)格根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理方法》與會(huì)計(jì)電算化環(huán)境檔案管理的要求,樂觀推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化與現(xiàn)代化工作。要建立會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)前的審查制度,加強(qiáng)前臺(tái)會(huì)計(jì)工作的會(huì)計(jì)檔案管理,確保人庫(kù)會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量;要建立會(huì)計(jì)檔案查詢、對(duì)外借閱、復(fù)印等內(nèi)部掌握制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會(huì)計(jì)檔案的平安;要加強(qiáng)對(duì)有保存價(jià)值與利用價(jià)值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的管理,防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效,確保會(huì)計(jì)檔案的完整。

檔案智能化范文第2篇

1新時(shí)期電子商務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

正猶如志所說(shuō)：“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家事業(yè)進(jìn)展不行缺少的方面，是人們熟悉和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務(wù)檔案管理智能化事業(yè)是一項(xiàng)典型的功在當(dāng)代利在千秋的可持續(xù)性進(jìn)展的事業(yè)”。目前電子商務(wù)檔案管理朝著智能化進(jìn)展的過程中存在著或多或少的問題，這會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)的進(jìn)展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢(shì)下加強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理工作非常重要，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子商務(wù)檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強(qiáng)電子商務(wù)檔案智能化管理工作是我們當(dāng)前所面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

2目前電子商務(wù)檔案智能化管理的特征

首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務(wù)檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀觀察的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進(jìn)行存儲(chǔ)的，因此其網(wǎng)絡(luò)性、虛擬性程度較高，電子商務(wù)的活動(dòng)中信息存儲(chǔ)和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應(yīng)用，都不需要開出詳細(xì)的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務(wù)中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務(wù)檔案管理并不能夠通過肉眼來(lái)定位，也不需要管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理和抄寫，都是通過人工計(jì)算機(jī)靈能模式來(lái)完成的，因此其存儲(chǔ)形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導(dǎo)致了電子商務(wù)檔案管理具有繁瑣性、簡(jiǎn)單性。最終，電子商務(wù)檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲(chǔ)存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務(wù)檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務(wù)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家下發(fā)的相關(guān)文件進(jìn)行合理有效的歸檔，電子商務(wù)行業(yè)必需重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務(wù)檔案管理工作作為行業(yè)進(jìn)展重中之重，這樣不但能提高電子商務(wù)檔案管理工作水平，同時(shí)還能確保其朝著智能化趨勢(shì)進(jìn)展。因此在企業(yè)進(jìn)行電子商務(wù)的過程中，電子商務(wù)行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。另一方面，當(dāng)前改革開放政策不斷深化，這就要求電子商務(wù)檔案管理也要與時(shí)代接軌，轉(zhuǎn)變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時(shí)俱進(jìn)。在實(shí)踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實(shí)踐，朝著智能化趨勢(shì)進(jìn)展。電子行業(yè)必需準(zhǔn)時(shí)變革電子商務(wù)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理模式建立完善科學(xué)有效的管理體系，促進(jìn)電子商務(wù)檔案管理的建設(shè)。運(yùn)用智能化存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，滿意不同的