合同管理制度(試行)

/合同管理制度(試行)一、制定目的為加強公司的合同管理工作，規(guī)范合同簽訂流程，明確各個部門的職責(zé)和權(quán)限，減少公司的合同風(fēng)險，特制定此合同管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有合同簽訂及履行過程中的管理和監(jiān)督，包括但不限于銷售、采購、租賃、服務(wù)等方面的合同。三、基本原則合法合規(guī)：本公司所有的合同簽訂、履行都要遵循國家法律、法規(guī)及公司內(nèi)部相關(guān)制度，確保合同的合法性和嚴(yán)密性；風(fēng)險管理：公司對所有合同進行風(fēng)險評估，采取相應(yīng)措施來降低風(fēng)險；公正合理：合同中的權(quán)利義務(wù)應(yīng)當(dāng)公正合理，保護各方權(quán)益。四、合同的簽訂與履行1.合同簽訂1.合同簽訂前，盡可能充分了解合作方資質(zhì)和信用情況，對簽訂的合同內(nèi)容進行詳細(xì)、準(zhǔn)確的討論，達(dá)成協(xié)議后，由合同簽訂人員填寫合同書，經(jīng)秘書處復(fù)印件交存，簽訂人員保留正本；合同中應(yīng)該詳細(xì)闡明各方責(zé)任和義務(wù)，除約定條款外，不能隨意注銷增加，確保合同的嚴(yán)密性；合同涉及到企業(yè)利益較大或不確定性比較大，應(yīng)及時咨詢法律專業(yè)人士或相關(guān)部門。2.合同履行合同簽訂之日起，合同雙方應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行合同義務(wù)，確保合同履行期間各項業(yè)務(wù)工作有序進行；接收質(zhì)量不符合合同標(biāo)準(zhǔn)或服務(wù)不達(dá)標(biāo)，應(yīng)及時向供貨方、服務(wù)方反饋，確保及時解決，減少公司損失；合同涉及到后續(xù)費用和服務(wù)維護，應(yīng)當(dāng)在合同簽訂前達(dá)成共識，并落在合同條款中。五、合同管理的責(zé)任與權(quán)限1.秘書處對合同進行編號管理，保存全部合同文件及備份，確保原件無丟失，內(nèi)容無遺漏，并對合同文本的真實性、完整性負(fù)責(zé)；對合同的簽訂、修改、終止流程的管理和監(jiān)控，在簽署合同之前審核合同的合法性、有效性、完整性，及時制作合同并將復(fù)印件存檔，并保留合同辦理記錄，建立合同臺賬，及時跟蹤合同履行情況；組織開展合同管理培訓(xùn)，督促各個部門落實合同管理制度的責(zé)任和義務(wù)。2.合同部門負(fù)責(zé)簽訂、履行公司內(nèi)所有的銷售、采購、租賃、服務(wù)等方面的合同，與對方確立合同履行的具體要求、保證等，維護公司業(yè)務(wù)利益；對供應(yīng)商、服務(wù)提供商、承包商等實行全面考察，確保供應(yīng)商、服務(wù)提供商、承包商的信用與資質(zhì)；根據(jù)公司的需求和戰(zhàn)略目標(biāo)，對現(xiàn)有合同進行審查，及時修訂合同中存在的問題，終止與公司業(yè)務(wù)不符合的合同；對合同簽訂后的合作方進行規(guī)范化管理，監(jiān)督合同的履行狀態(tài)及時反饋合同履行情況。3.財務(wù)部門對合同簽訂前，以及合同履行過程中，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)審核公司的資金收入、支出情況，確保公司未來的資金充足，并對收款金額的準(zhǔn)確性、及時性等進行核對；財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)協(xié)助合同部門、秘書處對所有合同進行審核，確保合同內(nèi)容的真實性、完好性，并對合同款項的核對進行監(jiān)督。六、合同的歸檔與保管所有合同都應(yīng)當(dāng)進行歸檔存檔，確保隨時能找到原件；保管的地方應(yīng)當(dāng)達(dá)到防盜、防火、防潮、防蟲等保管要求，同時進行合同信息的安全保護；系統(tǒng)備份合同文本，確保備份文件完整無誤，同時防止泄露。七、合同的終止與變更終止合同：合同的終止應(yīng)當(dāng)遵循法律規(guī)定，當(dāng)出現(xiàn)合同終止情況時，應(yīng)當(dāng)及時通知合同相關(guān)方，同時進行合同終止相關(guān)工作；變更合同：當(dāng)合同中發(fā)現(xiàn)問題時，并不屬于終止的范疇，應(yīng)當(dāng)進行合同變更。變更范圍應(yīng)當(dāng)明確，應(yīng)當(dāng)按照合同簽訂流程進行操作，并經(jīng)過所有合同方同意。八、附則本制度的解釋權(quán)歸公司秘書處所有；本制度所述的合同防范