萬千百貨行政管理制度(0712版)

行政管理制度摘要1.資產(chǎn)管理2.公文管理3.印章管理4.名片管理5.辦公用品管理6.辦公環(huán)境管理7.辦公用車管理8.出差管理9.會議管理10.值班管理資產(chǎn)管理的主要對象：固定資產(chǎn)和低值易耗品主要區(qū)別：固定資產(chǎn)使用期間較長（兩年以上），單項價值2000元以上。低值易耗品使用年限較短（兩年以內(nèi)），單價2000元以下。申請原則：固定資產(chǎn)購置實(shí)行“預(yù)算審批制”，購置依據(jù)年度固定資產(chǎn)預(yù)算，按預(yù)算審批進(jìn)行有計劃地購置。申請部門要填寫《固定資產(chǎn)購置審批表》或《低值易耗品購置審批表》，并逐級獲得有效審批后提交至行政部。資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)和低值易耗品的購置審批流程：經(jīng)辦人-部門經(jīng)理-主管副總-行政經(jīng)理-后勤副總-財務(wù)經(jīng)理-總經(jīng)理行政部匯總得到有效審批后的購置審批表，然后通過OA逐級上報并獲批才能購置。行政部負(fù)責(zé)所有固定資產(chǎn)和低值易耗品的購置。資產(chǎn)管理：對個人使用的資產(chǎn)本著“誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，責(zé)任到人；固定資產(chǎn)和低值易耗品實(shí)行編號和統(tǒng)一標(biāo)識管理。建立個人臺賬，實(shí)行盤點(diǎn)制度，各部門做好配合工作。各部門有義務(wù)確保本部門資產(chǎn)的安全，若發(fā)生資產(chǎn)短缺、損毀、丟失，由責(zé)任人按財務(wù)定價賠償。（包括管控類辦公用品）資產(chǎn)調(diào)入、調(diào)出、維修、報廢必須由使用部門提出書面申請，到行政部辦理相關(guān)手續(xù)。行政部是公文管理的流轉(zhuǎn)部門，由行政助理負(fù)責(zé)公文的編號、存檔、發(fā)布和流轉(zhuǎn)工作。文件傳閱時相關(guān)人員要在規(guī)定時限內(nèi)按傳閱要求完成。各部門負(fù)責(zé)草擬本部門公文內(nèi)容，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公文的可行性，部門公文經(jīng)辦人負(fù)責(zé)完成簽批流程，提交至行政部。

行政部負(fù)責(zé)各類工作計劃及總結(jié)的匯總整理工作，并發(fā)送給相應(yīng)的管理層。周工作計劃提交時間周四12:00以前。月度、季度總結(jié)每月24日。公文管理公文管理職責(zé)公文擬定原則：堅持實(shí)事求是，一事一議，簡明扼要，標(biāo)題清楚、觀點(diǎn)明確、條理清晰、層次分明、語言措辭準(zhǔn)確規(guī)范。公文紙張要求：編輯和打印公文時，統(tǒng)一采用A4型紙。公文字體要求：紅頭公文標(biāo)題使用二號或三號宋體，加黑；正文使用四號宋體，其他公文根據(jù)需要可作調(diào)整。公文排版要求：紅頭公文標(biāo)題可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。公文基本規(guī)定公文編號規(guī)定文件編號具有唯一性，格式為：文件類別+流水號；電子公文與紙質(zhì)公文均需要按照公文編號規(guī)則進(jìn)行編號。擬發(fā)文稿按規(guī)定程序經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，返回行政部領(lǐng)取發(fā)文編號。公文編號規(guī)則如下：天津公司發(fā)文為“萬千（津）字【】號”；天津公司各部門發(fā)文為“萬千（津）字+（部門簡稱）字【】號”；編號采用實(shí)號；

合同檔案的管理：

管理內(nèi)容：經(jīng)營活動及建設(shè)過程中形成的具有保存和利用價值的各種不同形式的歷史記錄。管理原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中和分級管理相結(jié)合。管理職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、保管工作，檔案目錄報行政部，重要合同文件原件報行政部存檔（財務(wù)部）。公司有效印章：公司公章、法人代表手章、財務(wù)專用章。印章管理印章保管：公司公章由主管行政工作的副總保管，財務(wù)專用章和法人代表手章由財務(wù)部指定專人保管。印章保管人因出差或休假不在崗時，應(yīng)在出差或休假申請中注明臨時印章保管人。

印章使用印章使用人必須填寫《用印申請單》，并詳細(xì)填寫各項內(nèi)容，逐級獲得審批。

經(jīng)辦人-部門經(jīng)理-主管副總-后勤副總-總經(jīng)理不符合要求的用印申請，印章保管人有權(quán)不予加印。重要文件用章后必須將復(fù)印件交行政部存檔。未經(jīng)準(zhǔn)許，不得將公司公章帶到辦公區(qū)域外使用。如遇到特殊情況需要將公章攜外使用，必須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，并由行政人員隨行予以加印，其他人員不得動用印鑒。行政部人員需攜帶公章外出使用，必須兩人以上隨行。名片管理名片申請行政職位副經(jīng)理級（含）以上人員的名片，本人填制申請表，由行政部直接印制。行政職位副經(jīng)理級（不含）以下人員因工作需要，填寫《名片申請單》，獲得本部門主管副總及后勤副總批準(zhǔn)，然后交由行政部印制。名片使用公司更新名片版式后，嚴(yán)禁在任何場合繼續(xù)使用舊名片。嚴(yán)禁持名片辦理個人私事或擅自擴(kuò)大使用范圍，以免損害公司形象辦公用品管理基本規(guī)定行政部負(fù)責(zé)辦公用品的采購、保管及發(fā)放工作，未經(jīng)允許，其他任何部門或個人不得私自購置。辦公用品實(shí)行月度采購制；無特殊情況，非發(fā)放時間不對各部門個別發(fā)放。辦公用品購置以部門為單位，以實(shí)際預(yù)算為限，產(chǎn)生的費(fèi)用計入各部門。用人部門須提前為新入職員工申領(lǐng)辦公用品，員工調(diào)任或離開該工作崗位時應(yīng)按要求將其領(lǐng)用物品交還行政部。VI辦公用品VI辦公用品主要用于對外接待及公司統(tǒng)一形象標(biāo)識。VI辦公用品實(shí)行季度采購制，由總部統(tǒng)一配發(fā)，不做單獨(dú)采購。辦公用品的申請及發(fā)放

行政部資產(chǎn)管理員每月23日通過RTX將《辦公用品、耗材購置/申領(lǐng)表(月度)》電子版發(fā)至各部門資產(chǎn)管理員。各部門25日前匯總提報辦公用品需求。每月3號由行政部集中統(tǒng)一從辦公用品中標(biāo)供應(yīng)商處購置并按合理需求發(fā)放。

辦公環(huán)境管理辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)格禁止吸煙。工作環(huán)境：工作期間保持辦公區(qū)域安靜，不得高聲喧嘩。愛護(hù)公共辦公用品、設(shè)施、設(shè)備，及公司為員工提供的生活用品。個人工作區(qū)域保持桌面、地面、椅柜潔凈，辦公用品擺放有序。訪客接待：除工作需要或獲準(zhǔn)外，不得擅自帶外來人員進(jìn)入辦公區(qū)域。工作紀(jì)律：工作時間，員工應(yīng)保持良好的坐姿、站姿及走姿，不得勾肩搭背、推搡拉扯，談話時使用文明行為用語，禮貌大方得體，樹立良好萬千員工形象。辦公用車管理用車審批流程：用車人因工作需要申請用車，應(yīng)填寫《用車申請單》,經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交行政部審批后轉(zhuǎn)司機(jī)。未按規(guī)定申請用車者，一律不予派車。各部門《用車申請單》提報時間為用車前一天17時以前。派車原則：行政部可以根據(jù)申請單的先后順序和事情的輕重緩急安排調(diào)配車輛。同部門多人共同乘坐一輛車時，《用車申請單》應(yīng)注明其他共乘人員姓名與外出事由。不同部門多人共同派一輛車時，各部門均應(yīng)填寫《用車申請單》，并報各自部門負(fù)責(zé)人核批，每次合并用車最多人數(shù)不超過車輛準(zhǔn)乘人數(shù)。

用車要求：用車人需在《用車申請單》中注明往返時間及是否車輛停留，如不停留，則司機(jī)將員工送達(dá)辦事地點(diǎn)后立即返回。即使員工在《用車申請單》中注明需要車輛停留，但當(dāng)車輛實(shí)際停留時間達(dá)45分鐘以上時，行政部有權(quán)通知車輛直接返回。用車員工必須讓車輛在規(guī)定時間內(nèi)返回，如遇特殊情況不能按時返回的，應(yīng)及時通知行政部，并說明原因，以便于改變其他員工用車。員工不得借工作用車之名而處理私人事情，違者視情節(jié)給予相應(yīng)的處罰。交通費(fèi)管理包括：出租車費(fèi)、公交費(fèi)使用原則：條件允許情況，鼓勵員工外出辦公乘坐公交及軌道交通。部門交通費(fèi)預(yù)算內(nèi)乘坐出租車OA提報主管副總批準(zhǔn)并轉(zhuǎn)行政部；超出預(yù)算報總經(jīng)理審批。報銷要求：出租車票須注明乘車人、乘車事由、乘車時間。報銷時限：部門須每月2日12時前匯總本部門上月交通費(fèi)用，報行政部，逾期不予報銷。出差管理差旅管理所有因公出差的員工均須通過OA提前填寫《出差審批單》，并獲得管理層的有效批準(zhǔn)。詳細(xì)時間、地點(diǎn)、流程、參會人員名單的會議通知可替代《出差審批單》。出差員工工作時間應(yīng)按照公司規(guī)定統(tǒng)一著職業(yè)裝。未收到獲得有效簽批的《出差審批單》，行政部不得為出差人員預(yù)定票務(wù)。各地公司行政部負(fù)責(zé)為差旅人員在當(dāng)?shù)仡A(yù)定協(xié)議酒店，出差人員自行到酒店前臺辦理入住及結(jié)算手續(xù)。差旅費(fèi)報銷差旅費(fèi)報銷內(nèi)容包括：交通費(fèi)（不含出租車）、住宿費(fèi)（打印酒店水單）、工作餐費(fèi)（每人每餐100元內(nèi)）行政職務(wù)副總經(jīng)理（含）以上，住宿、用餐報銷限額400元/天，其他人員300元/天，實(shí)習(xí)生按照其他人員80%標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行報銷。在北京、上海、廣州及深圳出差時，每天住宿用餐報銷限額上浮200元。會議管理會議類型：年會、半年工作會、專項會、辦公例會會議要求：分類型按規(guī)定提前報行政部申請安排會議室及會議視頻設(shè)備使用調(diào)試；重大會議由行政部組織，一般會議由召集人組織；會議中嚴(yán)格執(zhí)行會場要求；