商務英語作文課件

初級商務英語寫作

第一講商務英語寫作的過程與基本要求

商務英語寫作的過程：

準備——深思熟慮

準備工作可以采用多種形式。具體講，一般需要對以下幾方面有明確的認識：

1.作者的角色

一般來說，首先要判定交際雙方的等級關系和親疏關系，然后即可確定交際走向是否

應為上行文、下行文或平行文。劃分出這個界限，才能做到語言準確得體。

2.讀者的角色

讀者信息包括：

-身份（決定語氣）

-專業(yè)水平（決定用詞）

-人數

■主次

3.預期的目的

效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題；文字應簡潔明了。

起稿——條理分明

在寫的過程中，我們需要完成如下幾項任務：

1.確定篇幅

一般分為開頭、主體、結尾三部分。

讀者視角：迅速捕捉頭尾信息。

2.組織布局

商務文章注重邏輯性，結構嚴謹，環(huán)環(huán)相扣。

由近至遠，由淺至深，由輕至重。

3.區(qū)分類別

在給自己的文章定位時，以下幾點值得我們注意。

i記敘與非記敘

ii互動性與單向性

iii抽象信息與具體信息

iv客觀描述與主觀判斷

定稿——精雕細琢

定稿的標準尺度：

■布局合理，層次分明

■信息合理，內容完整

■語氣恰當，適合讀者

■語句連貫，一氣呵成

■句型豐富，短句為主

■措辭到位，表達準確

商務寫作的基本要求：

在寫作過程中都必須遵循的六大原則，即準確(Correctness)＞清楚(Clarity)、

簡明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy),

也叫做商務寫作的6C原則。

第一條原則：準確(correctness)。從廣義上講，商務英語寫作的準確性原則包括

四層意義：閱讀人能理解、接受的英語水平；使用精確措詞，傳達準確信.息；正

確地使用語法和標點符號；拼寫正確。

(1)恰當的語言風格

我們在撰寫正式的商務英語寫作時，應盡量使用正規(guī)的語言；而當起草非正式的

商務便條、商務便函及商務書信時，可使用較通俗的口語。請比較下面兩組例詞:

FormalInformal

approximatelyAbout

inquireAsk

ascertainfindout

obtainreceive

assisthelp

participateshare

constructbuild

purchasebuy

contributegive

sufficientenough

difficulthard

utilizeuse

(2)準確的措詞和信息

商務寫作離不開商務術語，一般常用的商業(yè)術語用字簡潔。商務英語寫作應

該特別注意措詞和信息的正確性。

(3)正確的語法和標點符號

常見的標點符號錯誤主要出現在逗號、冒號、省字號等。

常見的語法錯誤一般出現在以下兒個方面：

①主謂之間的一致關系

②代詞與先行詞之間的一?致關系

③懸垂句

④修飾語與被修飾語之間的一致關系

⑤狀語的位置

(4)正確的拼寫

第二條原則：清楚(Clarity)。寫作中要合理安排要點，運用正確的句型句法，突

出重點，層次分明。

(1)邏輯布局(LogicalOrganization)

常用的邏輯布局方法包括：

①因果關系(Cause&Effect)

②時間順序(ChronologicalDevelopment)

③序列順序(SequentialDevelopment)

④比較(Comparison)

⑤一般到特殊(FromGeneraltoSpecific)

⑥特殊到一般(FromSpecifictoGeneral)

(2)合理構架句群與段落(Well-WrittenSentences&Paragraphs)

在商務英語寫作中，應該合理安排句子和段落的結構與長度，把各種長句、

短句、簡句、復雜句等最佳組合成長度恰當的段落。請看例句：

MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago,anditnowhas

branchofficesinfourstates,anditemploysnearly400individuals.

(poor)

MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago.Withbranchoffices

infourstates,itnowemploysnearly400individuals.(revised)

(3)統(tǒng)一性與一致性(UnityandCoherence)

一篇商務寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進行論證，而在每

一個段落中又都有一個主題句(topicsentence),一，般安排在段首或段尾，而其

它的句子則圍繞著它進行論證，全文就這樣一步進一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主

題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應，首尾連貫。

(4)強調(Emphasis)

在商務英語寫作中，有時需要強調某些單詞、詞組、句子，突出它們的作

用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。

(5)避免采用模糊的語句(ambiguoussentence)

注意將句中關系緊密的詞盡量靠近

第三條原則：簡潔(Conciseness)。簡潔是現代商務英語寫作的發(fā)展趨勢，是在保

證內容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務英語寫作要求既筒

短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。

(1)用簡潔的語言(Usesimplelanguage)

盡量使用避免使用

pleasewillyoubegoodenough

preferexpressapreferencefor

becauseforthereasonthat

askrequest

buypurchase

needrequest

doaccomplish

lettercommunication

(2)少用陳詞濫調(Omittriteexpressions)

下表列出的是一些常見的陳詞濫調：

inthenearfuture

ithascometomyattention

atyourearliestpossibleconvenience

availyourselfofthisopportunity

don，thesitate

takethelibertyto

duetothefactthat

thankingyouinadvance

enclosedherein

withkindestregards

(3)避免冗長的表達方式和不必要的重復(avoidwordyexpressions&

unnecessaryrepetition)

請看下表中的兩組例子，比較,下修改前與修改后的差別。

WordyConcise

Wewouldliketoplease

Alongperiodoftimealongtime

Iexpectedittobeexpected

Duringtheyearof1995during1995

Forthedevelopmentoffordeveloping

Squareinshapesquare

Duringthetimethatwhile

(4)刪改無關緊要的成份(Removeunneededfacts)

如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應該毫不猶豫地把

它們刪改掉。如下面句子中的劃線部分被刪去后并不影響句子的原義：

Itshouldbenotedthatthisisthebestwecandoo

(5)多使用主動語態(tài)的句子結構以明確表達意思

請比較下面兩個句子：

PaymentoftheiraccountswillbemadebyJohnsonsnextweek.

Johnsonswillpaytheiraccountsnextweek.

第四條原則：具體(Concreteness)。商務英語寫作要求內容書寫得具體和明確，因

此，盡量使用確定、具體的語言，直接了當地傳遞信息，說明問題，切忌籠統(tǒng)模

糊。

(1)盡可能地提供明確、具體的信息。

(2)使用具體詞匯避免使用抽象的詞匯，因為抽象的詞匯往往令人感覺模

糊籠統(tǒng)。

第五條原則：完整(Completeness)。商務英語寫作的內容務必完整周密，任何要

點的遺漏都可能導致重大損失。

第六條原則：禮貌(Courtesy)。商務英語寫作中的禮貌原則，并不是指采用一些

客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對方的態(tài)度。

以下是兒條有助于禮貌的寫作方法：

?使用禮貌友好的詞匯

?體諒對方的寫作態(tài)度(You-Attitude)

?措辭得體(AppropriateWording)

?避免使用有性別歧視之嫌的詞語

?及時答復(TimelyResponse)

課后練習

練習一：Comparethefollowingpairsofsentences,choosethebetteroneandstate

yourreason:

(1)A.Ihavepleasureininformingyou.

B.Impleasedtotellyou.

(2)A.Pleasetell(or,inform)us.

B.Pleasebegoodenoughtoadviseus.

(3)A.Pleasedonotanticipateanyincreaseinprices.

B.Wedonotexpectpricestorise.

(4)A.Willyoukindlysendusareplybeforetheendofthemonthforwhicha

stampedenvelopeisenclosed.

B.Willyoupleasesendusareplyintheenclosedenvelopebeforetheendof

themonth.

(5)A.Iwasinformedthatyouhadatypewriterforsaleandwouldliketoknowifit

isstillonsale;ifso,pleaseadvisemeastotheprice.

B.Ifyoustillhavethetypewriterwhichyouofferedforsale,pleaseinformme

oftheprice.

(6)A.Itisnotourintentiontosuggestthatyoushouldkeepunsatisfactory

merchandise,sowearewillingtoaskyoutoreturnittousatonce,andwillbeglad

tomakeanexchange.

B.Wearesorrythatthemerchandiseisnotuptostandardandweshallgladly

makeanexchange.

(7)A.WehaveyourremittanceOFJanuary30intheamountof$100,andwishat

thistimetothankyouforit.

B.ThankyouforyourremittanceofJanuary30forS100.

(8)A.YourletterinreplytooursofMay18camethismorning,andnowwedo

notunderstandanymoreclearlyyourcomplaintthanwedidbefore.

B.ThankyouforyourLetterofMay20.Inorderthatwemaybeofthe

greatestpossiblehelptoyou,willyoupleasetell'usjustwhatyouwishustodoabout

thematters.

練習二：Rewritethefollowingsentencestoachieveconciseness

(1)Pleaseseethatanenquiryisconductedtodeterminethereason.

(2)Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.

(3)PaymentoftheiraccountswillbemadebyJohnsonsnextweek.

(4)ItisonthelastdayofJunethatthemeetingwillbeheld.

(5)Wearereturningallthemerchandisethatisdefective.

(6)IntheeventthatModel404isnotavailable,pleasesubstituteModel606.

練習三：Rewriteeachsentenceinordertoexpressitsmeaningmorecourteously,

(1)Youwon*tgetyourorderbecauseyoudidn*tgiveustheinformation.

(2)Wemusttellyouthatwecan'tacceptyourproposal.

(3)YouclaimthatthereWere3witnessestotheaccident.Weneedtheirnames

andaddresses.

(4)Thankyouinadvanceforallthehelpyouwillgiveme.

(5)Yourletterisnotclearatal1.1can'tunderstandit.

(6)Weneedthestatementbytheendofnextweek.

(7)Youarerequestedtosendpaymentby8June.

(8)Thisistoinformyouthatthe'goods'WillnotbereadybyJune4.Wewill

notbeabletodeliverthemuntilJune8.

參考答案

練習一：b,a,b,b,b,b,b,b

練習二:

(1)Pleasefindoutthereason.

(2)Wearesorrywecannotmeetyourpresentorder.

(3)Johnsonswillpaytheiraccountsnextweek.

(4)Themeetingwillbeheldon30June.

(5)Wearereturningallthedefectivemerchandise.

(6)IfModel404isnotavailable,pleasesubstituteModel606.

練習三：

(1)Youwillgetyourorderassoonasyougiveustheinformation.

(2)Unfortunately,wecannotacceptyourproposal.

(3)Youmentionedthattherewere3witnessestotheaccident.Maywehavetheir

namesandaddresses?

(4)Thankyouforallthehelpyouwillgiveme.

(5)IfIunderstandyourlettercorrectly...

(6)Couldyousendusthestatementbytheendofnextweek?

(7)Pleasesendpaymentby8June.

(8)Wearesorry,but,itwillbeatleastJune8beforewecandeliverthegoodsto

you.

第二講商務英語寫作的文體風格

(-)商務書信的文體風格

一封好的商業(yè)書信應該體現出語言自然精練、行文流暢、可讀性高的文體風格。

?自然

商業(yè)書信的寫作必須力求“自然”，不能滿篇都是過時的商業(yè)行話。例子:

使用過時商業(yè)行話的句子自然的句子

Incompliancewiththeafoementioned*Asagreed,weshallforwardthe

agreement,dispatchofgoodswillbegoodstoyouwhenwehave

A

undertakensubsequenttoreceiptofreceivedyourcheque.

saidmonies.

WeshouldbeobligedifyouPleasecontactMrsXiao

couldcontactourMrsXiaoatan?soon.

earlydate.

WebegtoinformyouthatweareIamafraidweare

herewithcancelingourorderforcancelingourorderforthe

?

thesame.abovegoods.

AssuringyouofourbestattentionatIlookforwardtohearing

alltimes,andawaitingthefavouroffromyousoon.

?

yourearlyresponse.

DuetothefactthatyourcontracthasAsyourcontractcontracthaslapsed

lapsed,weareunabletocomplywith>wecannotdoasyourequest.

yourrequest.

?商業(yè)書信要求可讀性強。

為了使信讀起來生動有趣，寫信人應該盡量避免使用單調的語言，力求使語

言結構富于變化。可使用的方法有：

1.變化文法結構

變換句子的文法結構也可提高信文的可讀性。寫信時不要千篇一律地使用同

一種表達方法。例如，下面這個句子可以用多種方法改寫

2.增強書信的可讀性，還應注意運用精練的語言

商業(yè)書信必須語言精練，能用一個單詞的地方盡量不要使用多個單詞。例如:

高冗余度語言低冗余度語言

InasmuchaswerequireactiveAsweneedtoconsiderbefore

considerationpriortomakingadecision,—?makingadecision,Iamafraidyou

Iamafraidthat,inthecircumstances,willhavetowait.

youwillhavetowait.

商業(yè)書信的語氣

商業(yè)書信中寫信人使用哪種語氣十分重要，這可以反映出寫信人和收信人之

間的關系。

積極的語氣

下面左邊的三個句子采用提“中性”的語氣，而右邊相應的句子語氣則

顯得積極。這種積極的語氣可以使一個句子聽上去更有誠意。

中性積極

Iaminreceiptofyourorderfor250Thankyouforyourrecentorderfor

4

pairsofNiky'Conga'sportsshoes..250pairsofNiky4Conga,sports

shoes.

YoufailedtosendyourordertousUnfortunately,wedidnotreceive

beforethenewpriceswereintroduced.?yourorderbeforethenewprices

wereintroduced.

WecannotdevotemuchtimetoyourWeshalldevoteasmuchtimeto

visitastheMarchSalesfiguresare?yourvisitasourhecticschedulewill

beingcompiledandweareverybusy.permit.

撰寫書信時下列兒件事情必須避免:

?指責對方犯錯

?推卸自己的責任

?漠視客戶的問題

?拒絕幫助對方

?對對方的幫助毫不領情

消極的語氣積極的語氣

ItisnotourfaultifyoudonotcheckIamafraidcustomersareexpected

whetherthegoodsaresatisfactoryon>tocheckthatgoodsaresatisfactory

delivery.ondelivery.

ProblemsofthistypearecommonwithProblemsofthistypearefarless

thelowermodel.Nexttimeyouwillcommonwithourmoreadvanced

havetobuythemoreadvancedmodel.model.

WedonothavethetimetosendourWeshallbehappytosendourSales

SalesRepresentativetoseeyou.Heis?Representativetovisityouassoon

busydealingwithlargeraccountsthanashisheavyschedulepermits.

yours.

IaminreceiptoftheupgradedsoftwareThankyouverymuchforsending

yousenttoreplacethesoftwarewe?metheupdatedsoftwarewhich

boughtinFebruary.supersedesthatwhichweboughtin

February.

以您為先的語氣

寫信時要盡可能讓收信人感到是你親息寫信給他們。例句:

以我為先以您為先

WeshallbeabletoinstallCableTVYouwillbepleasedtohearthatyou

shortly.willsoonbeabletoreceiveCable

TV.

IamafraidwecannotdeliverattheYoucanhaveyourgoodsdelivered

weekend.?anyweekday.

IregrettoinformyouthatwecannotIampleasedtoinformyouthatyou

refundyourdepositunlessyoureturn>willbeabletoreceiveafullrefund

thegoodswithinaweek.ofdepositifyoureturnthegoods

withinaweek.

(二)標點符號(Punctuation)

?標點符號的作用及重要性

標點符號是商務英語寫作中不可缺少的輔助工具，其作用在于幫助讀者分清

句子結構，正確理解文字含義。

不正確使用標點符號，或是濫用標點符號會造成意思混亂，引起讀者的誤解。

?標聲的用法：

(1)逗號(comma)

作用：逗號用于表示停頓或分句之間的間隔。

用法：逗號用于分隔句中的各種語言成分，并表示一個停頓，一般用于以

下兒種情況：

位置：a.在句中表示語氣停頓的地方。

b.在子句之前。

c.在描述名詞的一系列形容詞之后。

d.放在位于句首或句中的副詞之后。

e.將非主要信息和句子其他部分分開。

(2)句號(period)

句號一般有兩種用法

①句號是放在句尾的符號，表示一句話結束。

②句號還用于縮寫字母。

(3)冒號(colon)

作用：用于引出下文，如表列、說話中的直接引語或解釋。

用法與位置：

①冒號主要用于列舉事物，引用話語或進行解釋。

②此外，冒號還用在uasfollowsn或"thefollowing"的后面。

(三)商務用詞的大寫

大寫字母(CapitalLetters)又稱"Blockletters","Uppercase/print”,

一般用于句首，此外大寫首字母還出現在以下兒種情況中：

(1)專有名詞(propernouns)。

(2)在標題(title)中也要大寫單詞首字母。

(3)用于禮貌性稱呼語(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)學銜(Dr.)和軍銜(General)

的首字母。

(4)職務，職稱，頭銜以及組織的名稱也要大寫首字母。

(5)在商務書信中，重要的字詞常常被大寫以引起讀信人的注意。

(6)商務英語寫作中的副標題與小標題也需大寫。

(7)用于縮寫詞，如“aSWOTanalysis”,“ASEAN”,“USA”等。

(四)數字的用法

(1)數字在句首要被拼寫出來。

(2)用阿拉伯數字表示日期、時間、量度、頁數、地址、百分比、小數等

等。

(3)大多數情況下，序數詞要被拼寫成英文。

(五)縮寫(Abbreviation)：

縮寫在商務英語寫作中有它獨特的意義。

(1)商務英語中常用的幾種縮寫形式：

①置于人名前后，表示身份、職銜、學位等

②表示商業(yè)企業(yè)名稱

③表示時間

④表示組織名稱，一般由首字母組成

⑤合成方位詞

⑥常用的拉丁詞

(2)商務英語中不應使用縮寫的地方：

①某些頭銜

②星期、月、季節(jié)

③街道地址

④國名、城市名

(六)開頭與結尾

(一).開頭的寫法和一些技巧：

1.開頭：大多數商務英語寫作的內容也由開頭、中間、結尾三部分組成。常

用的開頭句寫法：

①最好在第一句話中說出你的寫作目的。如：Weunderstandthatyouare

exportersofnutsandshouldliketoknowityoucansupplyuswith5tonsof

walnutmeatbytheendofOctober.

②將最能引起讀者興趣的內容放在開頭，：I'mpleasedtotellyouthatyour

orderwillbedeliveredtomorrow.

③提及所涉及的商務事項。

2.就開頭的內容方面來講，書信的開頭可以涉及：

⑴書信去函的開頭

?詢問

?索價

?求購

?投訴

?訊息

?報憂

?道歉

?推薦

⑵復函的開頭可以包括

?函悉

?歉意

?謝絕

?服務

(二)書信結尾的措辭和語氣

1.結尾：

寫結尾句需注意以下兒個地方：

④結尾句需具體，不要使用含糊、繁瑣的詞語或句式。

⑤在結尾處提出行動的要求。

⑥在結尾處做簡要的總結，尤其在內容比較多的情況下。請比較下面兩句

話：

a)Wehopethatwehavemadetheabovealternativescleartoyouandthat

theymayhelpyoumakeyourchoice.

b)Tosumup,youcaneitherputyourmoneyinasavingsbankandreceive

6%annualinterestorinvestincommonstocksforhigherreturnsbutalso

higherrisk.

.就結尾的內容來講，書信的結尾可以包括：

1

1)去函的結尾

他

敦

HavingthisinputbyJUNE3willenableustomaintainourschedulefor...

得

期

Youradvicewouldbewelcome.

漱

致

Yourpromptattentiontothismatterwillbeappreciated.

班

協(xié)

ShortlyafterIreceivethisinformation,Iwillbeintouchwithyou>

盼

?:

絳

聯Welookforwardtohearingfromyou.

零

等Ifyouhaveanyquestion,pleasecallmeat...

（2）復函結尾可以涉及：

請求：Pleaseindicateyouracceptanceofthisemploymentbysigning...andreturning

acopy...

承諾：Wewanttoensurethatyouenjoythehigheststandardsofservice.

致歉：Iapologizefortheinconvenient.

答謝：Thanksagainforyourcooperation.

祝愿：Iwishyoueverysuccessinyourimportantwork.

往來：Welookforwardtoaverycordialrelationshipbetweenourtwoorganizations.

（七）書信格式

信函和傳真的格式

收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收

信人留下深刻的印象。

標準的商業(yè)書信由以下三個部分組成：

?信頭

?信文

?信尾

信頭

在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。

發(fā)信人地址

一般來說，商業(yè)書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名

稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭

格式。

傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內。

發(fā)信日期

日期的書寫有以下兩種模式:“12June1998”［日-月-年］或“June12,1998”

［月-日-年］

日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

收信人地址

收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼

要使用得當。

傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。

指定收信人姓名

在商業(yè)書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已

經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。

如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址

下面空兩行。

稱呼

商業(yè)信件和傳真常用以下方式開頭：

?DearMr/Mrs/Miss/MsWang（表示寫信人知道收信人的姓名和性別）；

,DearSir或DearMadam（表示寫給一位有具體職銜的人，如SalesManager,

ChiefAccountant等，而且寫信人知道對方的性別）；

,DearSirorMadam（表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人）；

?DearSirs（表示寫給一家公司，沒有明確的收信人）。

稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。

事由

寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目了然。

信文

全齊頭式（full-blocked）書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空

白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。

在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空…

行。

信尾

傳真的信尾一般都很簡短（通常只有結尾敬辭和署名），而書信的信尾內容

則相對較長。

結尾敬辭

一般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用"Yourssincerely"或"Yoursfaithfully

稱呼為"DearMr/Mrs/Miss/Ms..."時結尾用"Yourssincerely"。稱呼為"Dear

Sir/SirorMadam/Sirsv時結尾則用“Yoursfaithfully”。

信末簽名

寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：

Yoursfaithfully

ForprecisionAirconditioningCo（Pte）Ltd

YvonneChong

MsYvonneChong

RegionalSalesManager（Singapore）

信末簽名位于左邊空白處。在結尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位

置，然后再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。

口述者/打字員姓名縮寫

下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。

口述員打字員姓名縮寫

SimLooLeesll

ChengFookJamChanChuenFyeCFJ/ccf

ChewYitLinChinKeinHoongChewYit

Lin/ckh

GrahameTBilbowFooTuanSeik

GTBilbow:fts

GohBeeHuaHanSweeLean

GBH:HSL

附件

如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說明通常位于口

述者/打字員姓名縮寫之后?？梢圆捎靡韵聝悍N方法：

?Estimateenclosed

?2Enc./Enclosuree2

?Enclosure

?Enclosures:

1.2000Pricelist

2.Catalogue

抄送

如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“CC”表示,

“CC”即“carboncopy”（復寫本；副本）。有時，如果發(fā)信人不想讓收信人知

道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”（“blindcarboncopy”無信頭副本）

代替“cc”，標注在不發(fā)給收信人的影印件的下方。

附筆

商業(yè)信函或傳真中的“附筆”（縮寫為“PS”）用于補充本人的說明?！案?/p>

筆”位于左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空一行。

頁碼說明

商業(yè)信函如果超過一頁，隨后的各頁可以在頁首加注說明收信人姓名、頁碼

及日期。如:

Mrs.HItakura

Page2

14June200-

在商業(yè)信函中，頁碼有時位于距頁頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩

行。

信封

信封顯然只適用于商業(yè)信件。信封上收信人地址的格式必須與內文的寫法一

致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中間空兩行。也可

以在收信人地址的第一行中直接寫上收信人的姓名和職銜。

傳真格式

傳真的首頁一般都印有現成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、

地址、傳真號碼、頁數和日期等內容即可。

寬式標點對嚴式標點

在商業(yè)信函中，寬式標點比嚴標點更為常用。

使用嚴式標點意味著客戶地址的每一行結尾都要加逗號，每個縮寫詞(包括

客戶姓名的首字母縮寫)后面都要加點號(如Mr.,Co.,Ltd.,St.,Rd.等，又如Mr.

J.R.Liu)o

商務書信一般包括全齊頭式，齊頭式，半齊頭式…又叫縮進式，方齊頭式和簡化

式。

o全齊頭式(Full-blocked)：這種格式的信函各部分內容都從左邊空白處寫起,

用起來方便省事，是現今常用的格式之一。

o齊頭式(Blocked)：這種格式與全齊頭式相似，只是有些內容不是從空白處

寫起。結尾敬辭、信末簽名、寫信人姓名和職銜都從中間寫起。日期可以從

中間起行，也可以靠右對齊。

o半齊頭式(semi-blocked)：這種格式與齊頭式雷同。不同的是，半齊頭式的每

個段落縮進五或十個英文字母；結尾敬辭、信末簽名、寫信人姓名和職銜從

中間寫起。

o方齊頭式(square-blocked)：這種格式也類似于全齊頭式。不同的是，它的日

期靠右對齊，和收信人地址在同一行。這種格式平整見方，外觀漂亮。

o簡化式(simplified)：簡化時式和全齊頭式相比，有幾個主要的區(qū)別：首先，

簡化式沒有稱呼和結尾敬語，收信人姓名必須在信文內的某個地方出現。其

次，事由和寫信人姓名必須大寫。最后，列表要縮進五個英文字母空位，如

果加有序號就不必縮進。

例1(全齊頭式)

ABCTrainingCo.

信頭a188NewtonPalace

Norfolk

NG29OPA

01345567809

FAX01345789098

A

編號OurRefRLTVP

3September1997

1收信人MJMarks

30ArlingtonCourt

地址姓名

1CAMBRIDGE

Cambs

CA295Rl

DearMs.Marks

Re:500dozenT-shirts

ThankyouforyouinquiryinyourletterofApril5

內容

________________AforourT-shirts.

Weare

Hopetoserveyousoon.

結束語Yourssincerely

RebeccaJohnson

簽名RebeccaJohnson

Manager

KF/HS

________________A

附件Enc

cc

例2齊頭式

ABCTrainingCo.

___________________

信頭■>188NewtonPalace

Norfolk

NG29OPA

01345567809

FAX01345789098

?

編號OurRefRL/VP

3September1997

A

收信人MJMarks

地址姓名30ArlingtonCourt

CAMBRIDGE

Cambs

CA295Rt

稱謂DearMs.Marks

Re:500dozenT-shirts

主題

ThankyouforyouinquiryinyourletterofApril5

[內容AforourT-shirts.

Weare[...]

Hopetoserveyousoon.

結束語AYourssincerely

RebeccaJohnson

簽名RebeccaJohnson

Manager

>

附件Enc

半齊頭式（縮行式）的例子3

LZ3

匚u口=5

自October30,20001

ln

tMessersSamsonGhadbanCo.,Ltd.二

口口

二15HomsAvenue,二

=TRIPOLILebanon..----縮仃式每段開頭縮

!一一進若干字符，也就是中文I

盲DearMr.Smith：--""中所說的空格。!

C4-□

cn

C口

匚口

工Thankyouforreplyingsopromptlytoourenquiryforlightweightextinguishersandalsog

cforyouroffertoarrangeademonstration.=

L-JLJ

LJLJ

LJLJ

l-Jl_l

:OurgeneralmanagerandourofficemanagerwillbothbeabletomeetMrBurtonatany;

EtimeduringthemorningorafternoonofFriday,November10th.ItwouldbehelpfulifMr3

UEJ

=Burtonwouldwriteorphonetosaywhattimewemayexpecthim.己

cn

Yoursfaithfully,

結尾敬辭、信末簽名、寫信人姓名和

JohnBlack

職銜從中間寫起。

JohnBlack

uAssistantManager=J

3

例子4簡化式

°October30,2000°

□□

=MessersSamsonGhadbanCo.,Ltd.=

Z15HornsAvenue,二

七TRIPOLILebanon.二

ai=3

口

a□