【事業(yè)單位電子檔案管理工作問題研究（論文）】

事業(yè)單位電子檔案管理工作情況的調(diào)研分析報告目錄TOC\o"1-2"\h\u4943事業(yè)單位電子檔案管理工作情況的調(diào)研分析報告 14429摘要 110911一調(diào)研目的 119002二調(diào)查內(nèi)容 2308221調(diào)研對象 222782調(diào)研方法 282083調(diào)研時間 221032三調(diào)研結(jié)果 2289413.1檔案管理重要性認識不足 2248373.2檔案管理質(zhì)量需提高 398773.3檔案管理控制重點不明確 525389四調(diào)查總結(jié)或體會 6摘要隨著國家與行業(yè)經(jīng)濟政治的繁榮發(fā)展，事業(yè)單位檔案的數(shù)量迅速增加，其載體也不斷增加。同時，由于信息技術(shù)的興起迭代，事業(yè)單位檔案轉(zhuǎn)移不徹底、歸屬不明確、責(zé)任履行不到位等問題也日益突出。貫徹《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》，完善法制，加強行政監(jiān)督，強化責(zé)任，優(yōu)化檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，促進信息一體化，檔案信息化是規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的重要手段。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理情況；調(diào)查報告一調(diào)研目的財政部等五部委發(fā)布的財政部以財會〔2012〕21號印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》(以下簡稱《規(guī)范》)于20201年11月29日在各行政事業(yè)單位正式實施。這是深化事業(yè)單位檔案工作的新機遇。檔案是記錄和反映事業(yè)單位行政與經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家和單位檔案的重要組成部分。它所包含的檔案信息內(nèi)容具有一定的原始性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性。它不僅可以展現(xiàn)事業(yè)單位與國家政令活動和組織發(fā)展的歷史圖景，而且可以為管理當局的行政預(yù)測、決策和控制提供依據(jù)。因此，對事業(yè)單位檔案的管理具有重要的意義。二調(diào)查內(nèi)容1調(diào)研對象以XX省XX市下轄電視臺、報社、重點產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心、衛(wèi)生健康委員會、文化和旅游局、人力資源和社會保障局、民政局、司法局、科學(xué)技術(shù)局、科學(xué)技術(shù)協(xié)會、民防辦公室、經(jīng)濟和信息化局、文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會、機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心、總工會、城市管理執(zhí)法委員會、統(tǒng)計局、人力資源和社會保障局、組織人事局、教育辦等27所事業(yè)單位。2調(diào)研方法運用郵件問詢、實地走訪、網(wǎng)站搜索等方式對該事業(yè)單位目前的檔案管理方式以及困境進行調(diào)查。3調(diào)研時間2021年XX月XX日——2022年XX月XX日。三調(diào)研結(jié)果3.1檔案管理重要性認識不足了解檔案管理的重要性不足。檔案是由各事業(yè)單位在特定的文化、科研、教育、行政等事業(yè)活動中形成的。它們反映了一定時期國家財政、經(jīng)濟、政策。它們記錄了各種經(jīng)濟運行的數(shù)據(jù)和事實，具有很大的參考價值和利用價值。它為當?shù)啬酥羾艺吆彤數(shù)厥聵I(yè)發(fā)展研究和經(jīng)濟發(fā)展提供了豐富的原始數(shù)據(jù)。同時，通過事業(yè)單位檔案的積累，可以為事業(yè)單位、機關(guān)和組織編制重大事件、開展歷史研究等經(jīng)濟活動提供原材料。但是根據(jù)調(diào)查可知，雖然所有調(diào)查事業(yè)單位都有檔案管理崗位，或者說有檔案儲存的地方，但是部分事業(yè)單位管理崗位并不正式，一部分事業(yè)崗位由其他崗位人員同時兼任。在事業(yè)單位檔案管理調(diào)查對象中，專門設(shè)立專業(yè)檔案管理崗位的有7所，占據(jù)25%，其中檔案管理人員共67人，專業(yè)檔案管理專業(yè)畢業(yè)生27人的占據(jù)40%，不足一半。表1事業(yè)單位檔案管理專業(yè)崗位以及管理人員專業(yè)性調(diào)查一覽表事業(yè)單位名稱檔案管理人員檔案管理專業(yè)專業(yè)人員1高等學(xué)院7否02廣播1否03電視臺1否04日報社1否05市重點產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心1否06市衛(wèi)生健康委員會1否07市文化和旅游局1否08市民政局7是49市司法局3是210市科學(xué)技術(shù)局1是111市科學(xué)技術(shù)協(xié)會1否012市民防辦公室1否013市經(jīng)濟和信息化局1否014市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會3否015市機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心6否016市總工會5否017市城市管理執(zhí)法委員會1否018市統(tǒng)計局6是619人力資源和社會保障局7是520組織人事局4是421教育辦5是53.2檔案管理質(zhì)量需提高檔案管理為單位的各項工作和管理提供決策依據(jù)，各項政令工作必須按照現(xiàn)實規(guī)律辦事，努力取得最大的效益，因此，檔案管理的質(zhì)量亟待提高。事業(yè)單位檔案中記載的各種項目和數(shù)據(jù)是單位執(zhí)行國家教育、科研、衛(wèi)生等活動的原始記錄。通過運用檔案，我們可以分析和比較多年來資金的來源和使用情況、人才的流動情況、政策的執(zhí)行情況，以及財務(wù)和成本計劃的執(zhí)行情況，找出成績和錯誤的原因，否則就無法為內(nèi)部政令提供決策依據(jù)。不能為保護國家財產(chǎn)、監(jiān)督和實施國家政策制度、查處懶政案件提供有力的依據(jù)。根據(jù)表2顯示，事業(yè)單位檔案管理情況質(zhì)量參差不齊。表2事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量一覽表事業(yè)單位名稱電子化進程追溯年份檔案類型清查頻率1高等學(xué)院電子+紙質(zhì)檔案辦學(xué)以來學(xué)生、人事、公務(wù)有需求查2廣播紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查3電視臺紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查4日報社紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查5市重點產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心電子+紙質(zhì)檔案90年代內(nèi)部檔案、公務(wù)不查6市衛(wèi)生健康委員會電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查7市文化和旅游局電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查8市民政局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)依法查9市司法局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)依法查10市科學(xué)技術(shù)局紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查11市科學(xué)技術(shù)協(xié)會紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查12市民防辦公室紙質(zhì)檔案千禧之后內(nèi)部檔案、公務(wù)不查13市經(jīng)濟和信息化局電子+紙質(zhì)檔案千禧之后內(nèi)部檔案、公務(wù)不查14市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會電子+紙質(zhì)檔案千禧之后內(nèi)部檔案、公務(wù)不查15市機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)不查16市總工會電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查17市城市管理執(zhí)法委員會電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來內(nèi)部檔案、公務(wù)不查18市統(tǒng)計局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)月查19人力資源和社會保障局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)有需求查20組織人事局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)有需求查21教育辦電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)有需求查根據(jù)調(diào)研可知，在信息化發(fā)展時期，不少事業(yè)單位已經(jīng)進行了電子化辦公，正在以最大努力往無紙化辦公靠近,但因為保密需要不可能真正意義上實現(xiàn)無紙化。只是有部分事業(yè)單位，仍舊以紙質(zhì)檔案為主。在檔案類型上主要分為公務(wù)檔案和內(nèi)部檔案，考察的是檔案在橫向上的完整性。內(nèi)部檔案包含單位人事、財務(wù)等除了公務(wù)以外的一切檔案。追溯年份考察的是檔案在時間上的完整性。在追溯年份上沒有統(tǒng)一上傳電子檔案，檔案追溯年份因為保管原因、單位新創(chuàng)辦等原因，部分只能追溯到千禧年之后。這對于部分事業(yè)的發(fā)展情況研究是一樣極大的缺失，例如市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會因為單位創(chuàng)立于90年代，又經(jīng)過地址搬遷，導(dǎo)致檔案丟失。該地的文藝創(chuàng)作人員與作品情況只能從網(wǎng)絡(luò)逸散中尋找零星碎片信息。在檔案清查方面，也沒有規(guī)律的檔案清查慣例。只有部分事業(yè)單位，例如學(xué)校，因為學(xué)生規(guī)律性的進入、畢業(yè)，需要每年進行新檔案清查、黨員檔案、學(xué)生檔案的進入和轉(zhuǎn)移。其他事業(yè)單位因為人員調(diào)動和公務(wù)安排有新檔案進入，少有舊檔案清查情況。民政局等檔案，外部人員按照法律對自己的檔案進行查詢，內(nèi)部人員依法清查。3.3檔案管理控制重點不明確檔案管理與控制的重點是不清楚的檔案，尤其是公務(wù)憑證，不僅是工作的依據(jù)，而且是各項國家政策執(zhí)行記錄、明確責(zé)任的書面證明。它保留著許多歷史標志，如領(lǐng)導(dǎo)干部、單位負責(zé)人和其他有關(guān)事務(wù)人員的簽名和印章，是揭露和調(diào)查犯罪的真實證據(jù)和有力證據(jù)。各種數(shù)據(jù)可以隨時反映各事業(yè)發(fā)展的變化，從保證國家政策有效執(zhí)行。檔案管理與控制的重點不明確，導(dǎo)致會計檔案無法查清事業(yè)單位是否符合有關(guān)政策法規(guī)，是否存在懶政、貪污和損害社會安全的行為，不能防止違法違紀的發(fā)生。表3事業(yè)單位檔案記錄重點事業(yè)單位名稱檔案重點內(nèi)容1高等學(xué)院學(xué)生檔案2廣播公務(wù)記載3電視臺公務(wù)記載4日報社公務(wù)記載5市重點產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心公務(wù)記載6市衛(wèi)生健康委員會公務(wù)傳達7市文化和旅游局公務(wù)傳達8市民政局公務(wù)記載、公務(wù)傳達、成果記載、數(shù)據(jù)記載9市司法局公務(wù)記載、公務(wù)傳達、成果記載、數(shù)據(jù)記載10市科學(xué)技術(shù)局公務(wù)傳達、成果記載11市科學(xué)技術(shù)協(xié)會公務(wù)傳達12市民防辦公室公務(wù)傳達、成果記載13市經(jīng)濟和信息化局公務(wù)傳達、成果記載14市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會公務(wù)傳達、成果記載15市機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心公務(wù)傳達16市總工會公務(wù)記載17市城市管理執(zhí)法委員會公務(wù)傳達18市統(tǒng)計局公務(wù)記載、公務(wù)傳達、成果記載、數(shù)據(jù)記載19人力資源和社會保障局公務(wù)記載、公務(wù)傳達、成果記載、數(shù)據(jù)記載20組織人事局公務(wù)記載、公務(wù)傳達、成果記載、數(shù)據(jù)記載21教育辦公務(wù)記載、公務(wù)傳達、成果記載、數(shù)據(jù)記載根據(jù)調(diào)研現(xiàn)實根據(jù)事業(yè)內(nèi)容不同，各事業(yè)單位檔案記載不同。大多數(shù)單位都有不同的檔案記載側(cè)重。但是根據(jù)數(shù)據(jù)看還是有小部分單位，以公務(wù)傳達記錄為主，對于改單位工作成果記錄較少。這個問題與上文所說記錄缺失相似，只有部分事業(yè)單位在檔案管理重點上做到面面俱到，這與這些單位有專業(yè)檔案管理崗位，與專業(yè)檔案管理人員有關(guān)。四調(diào)查總結(jié)或體會事業(yè)單位檔案的形成過程比一般檔案更為嚴格和復(fù)雜，因為事業(yè)單位檔案一般出了單位本身的人事、財務(wù)、公務(wù)檔案外，還包含所承擔(dān)的事業(yè)檔案。因為公務(wù)內(nèi)容不同，說記錄保持的檔案在數(shù)量、內(nèi)容、保存方式上、各不相同，例如學(xué)校，不僅包含自身大量的人事、財務(wù)檔案、教育任務(wù)檔案，還有海量的學(xué)生檔案，學(xué)生檔案又分為