會議室管理制度標(biāo)準(zhǔn)版本（四篇）

第3頁共3頁會議室管理制度標(biāo)準(zhǔn)版本一、目的為加強會議室管理，保障會議室的合理使用，充分有效利用會議室資源，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于老辦公樓二樓會議室的管理與使用。三、權(quán)責(zé)會議室使用管理由公司環(huán)境安全管理部負(fù)責(zé)，全面負(fù)責(zé)會議室日常管理，并實施監(jiān)督。四、會議室使用申請1、為了避免會議發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室，需提前通知環(huán)境安全管理部，以便統(tǒng)一安排。2、各部門申請使用會議室時，需明確登記使用時間、參加人員等，如有需要環(huán)境安全管理部協(xié)辦的事項提前注明，環(huán)境安全管理部可根據(jù)實際情況做好相關(guān)服務(wù)工作。3、臨時召開的緊急會議需要占用會議室時，要及時向環(huán)境安全管理部提出申請并登記。五、會議室的安排1、會議室的安排遵循“先申請先安排”的原則。遇特別緊急或重要會議，申請人應(yīng)通知環(huán)境安全管理部，如會議室不夠用的，環(huán)境安全管理部應(yīng)建議其他會議改期。2、已安排的會議，應(yīng)準(zhǔn)時召開和完成，以免影響其他會議的召開。3、會議改期或取消，會議負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知環(huán)境安全管理部。4、臨時客人接待，如需使用會議室，須提前通知環(huán)境安全管理部安排。六、會議室的使用1、環(huán)境安全管理部須于會議召開前____分鐘，打開會議室門。2、會議室如需使用電腦、投影、音響請各部門自行準(zhǔn)備。3、公司級會議、重要貴賓接待，由環(huán)境安全管理部供應(yīng)茶水，其他會議，請部門自備茶水。4、會議結(jié)束后，會議負(fù)責(zé)人應(yīng)及時整理會議場地，關(guān)閉各種電器并及時通知環(huán)境安全管理部。5、會議室的使用部門，要維持室內(nèi)清潔，使用完畢后及時清理打掃，將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。七、注意事項1、會議室使用人員須愛護設(shè)備和物品，人為損壞要按價賠償。2、嚴(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。3、會議室內(nèi)物品未經(jīng)環(huán)境安全管理部批準(zhǔn)，不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用。若要借用會議室內(nèi)的物品，需填寫物品借用登記表，并要及時歸還原處。4、會議室內(nèi)報紙、雜志閱覽后，請放回原位。若要借閱，需填寫借閱登記表，并及時歸還。會議室管理制度標(biāo)準(zhǔn)版本（二）第一章總則第一條為規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關(guān)問題的方法，預(yù)防和糾正工作中存在的問題，順利完成公司預(yù)算考核目標(biāo)，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。第二條公司對各級管理者貫徹充分授權(quán)管理的指導(dǎo)思想，基于公司頒發(fā)的各項管理制度和規(guī)定，采用誰主管誰決策、誰主管誰對過程管理的效果和結(jié)果負(fù)責(zé)、誰主管誰有權(quán)決定和處理所屬范圍內(nèi)事務(wù)的管理思路。第三條與會人員應(yīng)對會議的各自的表決意見及有關(guān)保密內(nèi)容必須做到：不該說的不說，不該問的的不問，不該看的的不看，并嚴(yán)格遵守執(zhí)行會議的各項決定。第四條會議按類別、內(nèi)容不同由相關(guān)單位組織，并做好會議管理。第五條本制度適用于公司及所屬各車間、部門。第二章會議類別第六條本制度所指的會議包括公司總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟分析會、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會議、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。第七條專題會議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、質(zhì)量管理、工程管理、預(yù)算管理、合同評審等會議。第二章會議的組織管理第一節(jié)總經(jīng)理辦公會第八條總經(jīng)理辦公會是對公司發(fā)展和管理中的重大事項的研究與決策。內(nèi)容包括但不限于組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和投融資計劃；對公司生產(chǎn)經(jīng)營中的重大事項進行分析、研究、決策，特別就安全生產(chǎn)、環(huán)保和產(chǎn)品質(zhì)量等問題進行工作部署，明確采購、生產(chǎn)、銷售等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的指導(dǎo)意見；討論公司重要人事任免、機構(gòu)設(shè)置以及制度審議等。第九條總經(jīng)理辦公會議原則上每半月召開一次。特殊情況可臨時召開。第十條總經(jīng)理辦公會議由公司總經(jīng)理主持，公司副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等經(jīng)營班子成員參加，參加會議的人員應(yīng)積極發(fā)言、明確表態(tài)。總經(jīng)理辦公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人列席。第十一條總經(jīng)理辦公會由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。第二節(jié)中層干部會議第十二條中層干部會議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。月度、季度、年度經(jīng)濟分析會議是其中一項重要會議。會議傳達、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定。通報公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理和發(fā)展情況，工作情況，表揚先進、批評落后，統(tǒng)一思想、明確責(zé)任。激發(fā)中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。第十三條召開中層干部會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，參加人員原則上為公司各車間、部門副職及以上。第十四條公司中層干部會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。第三節(jié)經(jīng)濟分析會第十五條經(jīng)濟分析會是公司對月(季)度生產(chǎn)經(jīng)營完成情況進行總結(jié)分析、查找問題、制定措施并解決問題的會議。會議聽取各車間、部門有關(guān)上月工作匯報和總結(jié)，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出完成較差或執(zhí)行不力的責(zé)任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實改進方案，明確提出并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)。第十六條經(jīng)濟分析會原則上每月的第一個周二召開，特殊情況可臨時召開。第十七條召開經(jīng)濟分析會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理主持，參加人員原則上為公司各車間、部門副職及以上。第十八條公司經(jīng)濟分析會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。第四節(jié)生產(chǎn)經(jīng)營分析會議第十九條生產(chǎn)經(jīng)營分析會是公司逐項檢查本期制定的各項計劃完成情況和制度執(zhí)行情況；分析生產(chǎn)各項指標(biāo)、技術(shù)改造、市場動態(tài)、產(chǎn)品價格、客戶管理、原料輔料采購情況以及存在問題，通過分析比較，找出差距，落實整改，不斷提升公司管理水平和經(jīng)濟效益；研究解決公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，研究落實采購、生產(chǎn)、銷售等有關(guān)工作方案；對總經(jīng)理辦公會、經(jīng)營分析會各項決議進行貫徹落實，特別就安全生產(chǎn)、環(huán)保和產(chǎn)品質(zhì)量等問題進行具體部署，明確產(chǎn)品銷售、原輔料采購的具體方案；分析公司每周的生產(chǎn)成本、生產(chǎn)經(jīng)營運行質(zhì)量，提高生產(chǎn)運行水平、降低生產(chǎn)成本、提升管理水平的會議。第二十條生產(chǎn)經(jīng)營分析會議原則上每半個月召開一次。第二十一條生產(chǎn)經(jīng)營分析會議由公司分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理主持，公司經(jīng)營班子成員和生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量、倉儲、安全等相關(guān)部門及生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)人參加。第二十二條生產(chǎn)經(jīng)營分析會議由公司生產(chǎn)部通知、記錄和整理紀(jì)要。第五節(jié)生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會議第二十三條生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會是公司每周生產(chǎn)經(jīng)營工作的通報會議。會議在聽取有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營工作的回報的基礎(chǔ)上，及時協(xié)調(diào)解決各車間、部門提出的問題，討論研究并提出下周生產(chǎn)經(jīng)營。第二十四條公司生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會議原則上每周二召開。第二十五條生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會議由公司分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理主持，參加人員原則上為公司各車間、部門副職及以上。第二十六條生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會具體由公司生產(chǎn)部通知、記錄和整理紀(jì)要。第六節(jié)專題會議第二十七條公司專題會議是研究批準(zhǔn)相關(guān)部門提出的生產(chǎn)、工藝、技改、質(zhì)量、安全、工程、預(yù)算項目的實施方案；分析、研究近期成本管理、設(shè)備管理、質(zhì)量管理、安全管理、環(huán)境管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)的會議。第二十八條公司有關(guān)生產(chǎn)、安全、經(jīng)營、質(zhì)量、安全、設(shè)備、技改、預(yù)算等方面的專題會議每月至少召開一次。第二十九條專題會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管的副總經(jīng)理(總助)主持，公司各車間及職能部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人參加。第三十條專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀(jì)要，辦公室協(xié)調(diào)安排會議室。第三十一條專題會議結(jié)束后____個工作日內(nèi)，由承辦部門將此方面的《專題會議紀(jì)要》經(jīng)會議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時報送上級組織備案。第七節(jié)部門日常管理例會第三十二條公司所有車間、部門必須有效地召開部門日常管理例會，并保證做到會議的質(zhì)量達到公司規(guī)定的目的。公司人力資源部負(fù)責(zé)對各車間、部門的會議質(zhì)量、會議時間、會議效果等進行過程抽查或評估。第三十三條部門日常管理例會至少涵蓋如下內(nèi)容：傳達貫徹股份公司及公司會議、文件及領(lǐng)導(dǎo)指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結(jié)存在的問題，提出相應(yīng)的處理意見；制訂下期工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學(xué)的分析方法(如PDCA循環(huán)法)進行研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預(yù)防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關(guān)解決辦法和改進措施；以恰當(dāng)?shù)男问介_展批評和自我批評，融洽成員之間的關(guān)系，營造團結(jié)進取的氛圍；安排專題培訓(xùn)等。第三十四條部門日常管理例會原則上每周召開一次，由部門負(fù)責(zé)人主持，必要時邀請分管領(lǐng)導(dǎo)參加。第三十五條公司所有車間、部門必須保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，保存期為____年。第八節(jié)對外接待會議第三十六條對外接待會議主要包括政府機關(guān)和上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查、指導(dǎo)工作的匯報會議。第三十七條對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經(jīng)理或相關(guān)的分管副總經(jīng)理(總助)接待，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加；屬于業(yè)務(wù)對接的由公司分管副總經(jīng)理(總助)和指定人員接待。第三十八條對外接待會議屬公司層面的由公司辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織；屬于業(yè)務(wù)對接和專題內(nèi)容的由公司對接部門負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調(diào)會議室安排接待等工作。第九節(jié)其他會議第三十九條公司黨委會、黨員大會、職代會(工代會)、董事會、監(jiān)事會及團隊研討等其他會議，可根據(jù)實際或部門職責(zé)由公司有關(guān)部門對應(yīng)組織。第三章會議的組織、管理和服務(wù)第一節(jié)會議的組織第四十條會議的批準(zhǔn)(一)臨時召開的公司級內(nèi)部小范圍會議須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，公司級大型會議須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。(二)本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準(zhǔn)。第四十一條涉及公司多個部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，由會議主要牽頭部門與辦公室聯(lián)系，備案會議情況；需辦公室協(xié)調(diào)安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。第四十二條會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設(shè)施準(zhǔn)備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀(jì)要以及會場橫幅、會議宣傳等。第四十三條會議通知(一)會議需提前通知，一般會議應(yīng)提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前____個工作日下發(fā)正式書面通知。(二)會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。第四十四條會議的準(zhǔn)備(一)做好會議通知。確保應(yīng)到人員按時參會。(二)做好會場的落實和安排，包括會場環(huán)境的布置和設(shè)施檢查及服務(wù)。人員和服務(wù)用品。(三)做好參會人員的引導(dǎo)和組織。(四)重要接待會議應(yīng)制定會議及接待方案，方案內(nèi)容包括但不限于接機接站、車輛調(diào)度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。第二節(jié)會議室的管理與服務(wù)第四十五條公司____號、____號會議室由公司辦公室負(fù)責(zé)管理，其他會議室按照誰使用誰管理的原則，由相關(guān)部門自行管理。第四十六條會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施管理、會議服務(wù)等。第四十七條會議室要做到會議召開前____分鐘各項工作準(zhǔn)備結(jié)束，會后____分鐘會場清潔工作結(jié)束，特殊情況根據(jù)實際情況另行安排。第四十八條公司各部門召開會議需要借用其他部門管理的會議室的，由會議主辦單位提前____小時與會議室管理部門聯(lián)系安排。使用時，務(wù)必保持環(huán)境整潔和設(shè)施安全。第四十九條____號、____號會議室重要會議的服務(wù)，由辦公室根據(jù)實際情況安排。其他日常及業(yè)務(wù)會議由會議組織部門安排服務(wù)。第四章會議資料管理第一節(jié)會議紀(jì)要的整理與印發(fā)第五十條會議紀(jì)要的整理和會議以其他形式公開內(nèi)容由會議組織部門負(fù)責(zé)擬寫和下發(fā)。(一)總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟分析會、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會議須整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要具有與公司具有同等的效力。(二)專題會議根據(jù)安排整理會議紀(jì)要。(三)其他各類會議可視情況整理成會議紀(jì)要和其他形式的簡報等。會議室管理制度標(biāo)準(zhǔn)版本（三）____集團總部會議室管理使用規(guī)定為加強公司會議室科學(xué)化管理、規(guī)范化使用，確保各類會議順利有序召開，提高會議室利用率，特制定集團總部會議室管理規(guī)定如下：一、會議室基本情況：二、會議室安排：由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各部門如需借用會議室，提前一天向行政部提出申請，告知會議人數(shù)、會議時間、會務(wù)聯(lián)系人等基本信息，并在簽字認(rèn)可(見附表)。若各部門會議與公司臨時性重要會議發(fā)生沖突時，須保證公司級會議優(yōu)先使用；部門之間會議發(fā)生沖突時，由各部門之間自行協(xié)商解決；外單位借用召開會議與公司或部門會議發(fā)生沖突時，須保證客戶方使用優(yōu)先。使用方如因故取消會議，須及時通知綜合辦公室取消會議室安排。三、會議室準(zhǔn)備：由辦公室按會議要求提前做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的準(zhǔn)備工作，室內(nèi)保持干凈整潔，桌椅排放整齊，按會議需要備好茶杯及飲用水。會議室內(nèi)席卡擺放及座次的安排由會議使用方負(fù)責(zé)。外單位借用本公司會議室，由借用方負(fù)責(zé)席卡座次安排，本公司不提供會議用品，若借用方須擺放會標(biāo)、席卡、鮮花、水果等，可由辦公室代辦，費用由借用方支付。四、會議室設(shè)備實施：會議室的照明、空調(diào)、投影、音響等設(shè)備使用管理由辦公室專人負(fù)責(zé)，如若使用投影儀、音響設(shè)備，應(yīng)提前通知辦公室做好調(diào)試、試用準(zhǔn)備。使用人員應(yīng)愛護會議室的會議室設(shè)備設(shè)施，不得損壞公物，會議室配置的設(shè)備、桌椅未經(jīng)許可，不得隨意搬動挪作它用。會議結(jié)束后，及時通知辦公室檢查會場，關(guān)好電腦、投影儀、門窗、空調(diào)、燈光等設(shè)備，待辦公室會務(wù)人員查看后方能離開。如因與會者使用不慎而造成的損失，由使用者承擔(dān)。五、會議室衛(wèi)生：會議期間應(yīng)保持整潔；會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時清理會場，所移動過的桌椅等設(shè)施還原，保持會議室整潔如初。六、會議室管理：辦公室會務(wù)管理員須嚴(yán)格執(zhí)行會務(wù)管理各項規(guī)章制度，努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。附表：會議室使用登記表會議室管理制度標(biāo)準(zhǔn)版本（四）會議室使用規(guī)定一目的為進一步加強會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定：二定義會議室指的是____室的____個大會議室和____個小會議室。會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，不做其它用途。三會議室使用規(guī)定1、____個會議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2、部門或個人需要使用會議室時，需提前一天向人事行政部提出申請并填寫《會議室使用申請表》，經(jīng)人事行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人同意。3、使用原則：先申請，后使用。沒有經(jīng)過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。4、按申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。5、遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。6、部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達會議室，并開始使用。超過____分鐘未到達會議室的，行政部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。7、部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)