WPS文字操作指引書

eWPS文字操作指引書第第頁TOC\o"1-3"\h\z\u目錄1. 不得不掌握的技巧 21.1. 新舊界面切換 21.2. 即點(diǎn)即輸 21.3. 八爪魚快速調(diào)整 21.4. 數(shù)字轉(zhuǎn)中文大寫 32. 文檔內(nèi)容排版技巧 42.1. 商務(wù)文檔規(guī)范 42.2. 分欄使用方法 42.3. 制表位對齊方式 52.4. 利用文字工具快速整理文字 73. 文字中的表格應(yīng)用 83.1. 創(chuàng)建表格 83.2. 繪制斜線表頭 83.3. 添加行和列 93.4. 表格與文本轉(zhuǎn)換 103.5. 表格跨頁自動重復(fù)標(biāo)題 103.6. 表格計算 103.7. 利用表格實(shí)現(xiàn)圖文混排 114. 長文檔正規(guī)編號排版 134.1. 日常編號與項(xiàng)目符號應(yīng)用 134.2. 應(yīng)用正規(guī)的多級編號（樣式） 134.3. 統(tǒng)一修改編號格式 155. 頁眉頁腳 175.1. 快速插入頁眉頁腳、頁碼 175.2. 如何設(shè)置首頁不同 175.3. 自由控制頁碼起始頁 186. 目錄 196.1. 快速生成目錄 196.2. 目錄更新 207. 修訂應(yīng)用 217.1. 應(yīng)用修訂 217.2. 接受或拒絕修訂 217.3. 顯示修訂狀態(tài) 227.4. 保護(hù)修訂只能進(jìn)行修改 228. 郵件合并批量處理文檔 248.1. 建立郵件合并主文檔 248.2. 指定郵件合并數(shù)據(jù)源 248.3. 插入對應(yīng)合并域 258.4. 合并到新文檔 259. 頁面布局及其他功能介紹 279.1. 文檔結(jié)構(gòu)圖 279.2. 利用章節(jié)導(dǎo)航為文檔分節(jié) 289.3. 不同頁面方向自由切換 299.4. 添加文檔水印 29不得不掌握的技巧新舊界面切換功能描述：WPSOffice支持“2013風(fēng)格”、“2012風(fēng)格”和“經(jīng)典風(fēng)格”自由切換，對于習(xí)慣在“經(jīng)典風(fēng)格”界面使用的用戶，可以通過“切換界面”功能自由選擇。操作步驟：單擊工具欄右上角“更改界面”按鈕è選擇所需界面風(fēng)格è單擊“更改”è將在下次啟動WPSOffice時啟用新的界面風(fēng)格。即點(diǎn)即輸功能描述：在日常編輯文檔過程中，有時候需要在其他任意位置輸入內(nèi)容，很多用戶都是采用打空格或者打回車的方式進(jìn)行切換，此功能有效幫助大家解決了問題。操作步驟：任意位置雙擊即可快速調(diào)整段落布局功能描述：WPS文字的特色功能“調(diào)整段落布局”，可以幫助用戶更加快速地調(diào)整各個間距。操作步驟：通過拖動段落調(diào)整框上的上下左右小箭頭，即可輕松調(diào)整段前間距、段后間距、左縮進(jìn)以及右縮進(jìn)；還可通過移動段落前兩行行首的小豎線來調(diào)整首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)。數(shù)字轉(zhuǎn)中文大寫功能描述：WPS文字提供了數(shù)字轉(zhuǎn)換功能，更加方便于用戶使用，例如：將文檔中的金額轉(zhuǎn)換為大寫模式。操作步驟：選定數(shù)字è“插入”選項(xiàng)卡è“數(shù)字”è選定所需數(shù)字類型è確定。文檔內(nèi)容排版技巧商務(wù)文檔規(guī)范功能描述：一份正規(guī)的文檔，正文排版需要特定的規(guī)范，通過這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠使整個版面更加專業(yè)。操作步驟：選定文字è“開始”選項(xiàng)卡è“段落”è設(shè)置：首行縮進(jìn)2個字符/段前0.5行/段后0.5行/行距1.5倍數(shù)è“確定”分欄使用方法功能描述：使用分欄可以將頁面縱向劃分為若干區(qū)域，為文檔進(jìn)行特殊的排版。操作步驟：選定文字è“頁面布局”選項(xiàng)卡è“分欄”è可直接選擇需要的欄數(shù)，也可以選擇“更多分欄”進(jìn)行選定設(shè)置。制表位對齊方式功能描述：在文檔中設(shè)置制表位是一種快速對齊文本的手段，它能夠快速創(chuàng)建簡單列表，允許在同一行內(nèi)的文字采用不同的對齊方式。例如，創(chuàng)建一個帶有三列的清單，兩邊的內(nèi)容分別左對齊和右對齊，中間的內(nèi)容居中對齊，則可使用制表位來完成。根據(jù)對齊的方式，制表位有以下四類，其類型圖標(biāo)以及功能如以下列表所速：制表位對齊方式按鈕說明左對齊：在左對齊制表位上輸入的文字將以該位置為左邊界進(jìn)行對齊。居中對齊：在居中制表位上輸入的字符將以該位置為中心而排列右對齊：在右對齊制表位上輸入的字符將以該位置為右邊界進(jìn)行對齊小數(shù)點(diǎn)對齊：小數(shù)點(diǎn)對齊制表位能夠把數(shù)字在小數(shù)點(diǎn)的位置上對齊示例：利用制表符制作虛線對齊排版效果操作步驟：點(diǎn)擊標(biāo)尺左側(cè)制表符è選擇所需對齊方式è在對齊的標(biāo)尺位置點(diǎn)擊鼠標(biāo)è插入一個制表位符號；在文檔中輸入內(nèi)容è按“Tab”鍵進(jìn)行光標(biāo)切換，注意：不是打空格；

選定已經(jīng)輸入文本è雙擊標(biāo)尺上的制表符è“前導(dǎo)符”中選擇一種符號è“確定”.

利用文字工具快速整理文字功能描述：文字工具是WPSOffice的特色功能，可以為用戶將版面雜亂的文檔快速地排版整齊，真正做到“一鍵排版”。示例：利用文字工具快速排版文檔（面對有很多空格、空行的文檔，如何快速處理？）操作步驟：“開始”選項(xiàng)卡è“文字工具”è選擇“刪除空格”以及“刪除空段”即可。文字中的表格應(yīng)用創(chuàng)建表格功能描述：表格不僅能夠直觀鮮明的表達(dá)主題思想，而且它還是對文本等對象進(jìn)行對齊等格式操作中一個便捷的手段。操作步驟：把輸入點(diǎn)光標(biāo)置于制表格的位置è選擇“插入”選項(xiàng)卡è“表格”è可直接選擇行數(shù)列數(shù)插入或使用“插入表格”按鈕。繪制斜線表頭功能描述：在WPS文字中的“繪制斜線表頭”功能，可以幫助你很輕松的繪制出一個標(biāo)準(zhǔn)的斜線表頭。操作步驟：插入表格后è“表格樣式”è“繪制斜線表頭”è選擇所需表頭樣式è“確定”。添加行和列功能描述：WPS文字在表格的功能有很大的改進(jìn)，增添了很多使用戶的操作、應(yīng)用更為方便的功能，使用戶對表格的使用更為得心應(yīng)手。操作步驟：將光標(biāo)放在表格上回出現(xiàn)加號，可以通過單擊或拖動添加行列表格與文本轉(zhuǎn)換功能描述：在文檔中使用表格，如需要將其轉(zhuǎn)換為文本格式，只需要通過簡單按鈕便可實(shí)現(xiàn)。操作步驟：選定表格è“表格工具”è“轉(zhuǎn)換成文本”è根據(jù)需求選定è“確定”。表格跨頁自動重復(fù)標(biāo)題功能描述：在文檔中使用表格，如果表格數(shù)據(jù)較多，經(jīng)常會造成表格過頁，這樣第二頁就無法看到標(biāo)題行，對數(shù)據(jù)展現(xiàn)、查看數(shù)據(jù)造成一定的影響，以下可通過“重復(fù)標(biāo)題行”功能解決。操作步驟：選定表格標(biāo)題行è“表格工具”è“標(biāo)題行重復(fù)”。表格計算功能描述：在文字中體現(xiàn)數(shù)據(jù)，可使用表格工具完成簡單計算。操作步驟：選定表格標(biāo)題行è“表格工具”è“快速計算”下拉框è選擇所需計算方式。利用表格實(shí)現(xiàn)圖文混排功能描述：在文字與圖片搭配排版的時候，經(jīng)常不能很好去控制圖片的擺放位置，不能按照自己的意愿來編排，表格協(xié)助排版，讓圖片不再“亂跑”！操作步驟：插入相應(yīng)行數(shù)列數(shù)表格è可根據(jù)實(shí)際使用合并單元格è將文字復(fù)制至單元格內(nèi)è“表格樣式”è取消表格所有邊框；點(diǎn)擊“表格樣式”è選擇相應(yīng)框線格式è為表格突出模塊繪制邊框。排版效果：長文檔正規(guī)編號排版日常編號與項(xiàng)目符號應(yīng)用功能描述：文檔中經(jīng)常需要應(yīng)用項(xiàng)目符號以及編號，在使用過程中，可以通過快捷鍵在進(jìn)行快速升級降級。操作步驟：點(diǎn)擊“開始”選項(xiàng)卡è“項(xiàng)目符號”或“編號”è按“Tab”鍵可降級/按“Shift+Tab”鍵可升級。應(yīng)用正規(guī)的多級編號（樣式）功能描述：用計算機(jī)編輯文檔的一個好處就是能夠很方便地進(jìn)行格式設(shè)定，你可以按照自己的需要，對字符和段落設(shè)置不同的格式。然而如果你希望修改某些相同級別文檔的格式，而文檔很又長，則將會是一件非常麻煩的事情。WPS文字提供了一種稱作樣式的方法，來解決相同級別文檔的自動格式化特性。操作步驟：單擊“開始選項(xiàng)卡”è“編號”下拉框è“其他編號”è“多級編號”è選擇帶“標(biāo)題”字樣的多級編號樣式è“確定”；選定了多級編號后，可通過直接單擊“樣式”框中的“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”……設(shè)定文檔標(biāo)題級別。統(tǒng)一修改編號格式功能描述：使用樣式編號的標(biāo)題，可以直接統(tǒng)一修改格式，對用戶格式設(shè)置上提高了效率。示例：統(tǒng)一將級別“標(biāo)題1”的大標(biāo)題格式修改為紅色字體，并加粗操作步驟：光標(biāo)定位于任意“標(biāo)題1”位置è“開始”選項(xiàng)卡è在樣式框中右鍵點(diǎn)擊“標(biāo)題1”字樣è選擇“修改標(biāo)題”；彈出對話框è“格式”下拉框è“字體”è進(jìn)行修改后è“確定”è“確定”。頁眉頁腳快速插入頁眉頁腳、頁碼功能描述：長文檔編排必定離不開頁碼，頁碼可以讓用戶快速地找得到內(nèi)容所在的頁碼，在WPS中，優(yōu)化了頁碼的插入方式，讓用戶有更好的體驗(yàn)。操作步驟：“插入”選項(xiàng)卡è“頁眉頁腳”è進(jìn)入頁眉頁腳編輯狀態(tài)è可在頁眉頁腳處看到快速插入頁碼按鈕；如何設(shè)置首頁不同功能描述：正規(guī)長文檔編排，是需要有封面的展現(xiàn)，但是，封面是不需要有頁碼，且封面是可以有自己獨(dú)有的頁眉頁腳格式，因此，我們可以將首頁的排版獨(dú)立出來，就不影響后期的排版工作了。操作步驟：進(jìn)入頁眉頁腳編輯狀態(tài)è“頁眉和頁腳”è“選項(xiàng)”è勾選“首頁不同”è“確定”。自由控制頁碼起始頁功能描述：當(dāng)文檔使用了封面，就不能將封面的頁碼設(shè)置為“1”，而是從第二頁開始才顯示為“1”，可通過插入頁碼自由更改。操作步驟：進(jìn)入頁眉頁腳狀態(tài)è“修改頁碼”下拉框è勾選“重新開始編號”è起始值“0”è“確定”。目錄快速生成目錄功能描述：應(yīng)用樣式的一個好處就是便于管理長文檔，其中，使用自動生成目錄，將是大家在實(shí)際應(yīng)用中很有用的一個工具。下面我們就來介紹如何使用WPS文字自動生成目錄功能。操作步驟：單擊“視圖”選顯卡è勾選“導(dǎo)航窗口”è選擇“目錄”è如后圖所示，在“格式”內(nèi)可以選擇插入目錄的類型è單擊“確定”，即可在插入點(diǎn)生成文檔目錄。目錄更新功能描述：當(dāng)自動生成目錄以后，如果你在文檔中做了修改，例如標(biāo)題的增減，頁面的更換等等操作后，目錄信息會不會隨著你的操作而更改呢？答案是會，但不是“全自動的”。下面我們就來講解如何更改目錄信息。操作步驟：右鍵單擊已經(jīng)插入的目錄è選擇“更新域”è選定“更新整個目錄”。修訂應(yīng)用應(yīng)用修訂功能描述：將做好的文檔發(fā)給其他同事，如果其他同事在上面做了修改，想知道人家改了什么地方？可以直接使用該功能。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡è選擇“修訂”接受或拒絕修訂功能描述：當(dāng)同事針對文檔內(nèi)容進(jìn)行修改，通過修訂功能可以顯示修改了哪些內(nèi)容，同意或不同修改，均可以“接受”或“拒絕”。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡è選擇“接受”/“拒絕”è也可以通過下拉框“接受”/“拒絕”所有的修訂。顯示修訂狀態(tài)功能描述：由于使用修訂功能，界面上會有修改后所遺留的突出標(biāo)志，用戶客戶通過“顯示修訂狀態(tài)”下的各種情況進(jìn)行自由切換。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡è“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”下拉框。保護(hù)修訂只能進(jìn)行修改功能描述：修訂的目的是為了保留用戶的修改痕跡，但是，如果其他用戶在使用的過程中，將“修訂”功能取消，那么，就算對方做了修改，也不能體現(xiàn)效果。因此，為了防止其他人取消修訂，可使用保護(hù)修訂的方法，設(shè)置密碼，讓文檔只能處于修訂狀態(tài)，想要取消修訂，除非知道密碼。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡è“限制編輯”è在右方彈出“限制編輯”任務(wù)窗格è勾選“設(shè)置文檔的保護(hù)方式”è選定“修訂”è“啟動保護(hù)”è設(shè)定密碼è“確定”。郵件合并批量處理文檔建立郵件合并主文檔功能描述：我們在工作中經(jīng)常會遇到這樣的一種情況，就是需要創(chuàng)建大量相同或相似的信函。利用郵件合并功能，可以直接從數(shù)據(jù)庫中拿出一批數(shù)據(jù)，合并到信函內(nèi)容中，這樣就不需要人工組合，節(jié)省大量的時間。主文檔就是信函的主體部分，包括套用信函的正文和格式等。操作步驟：在文檔中將統(tǒng)一的