BEC中級(jí)寫作應(yīng)試技巧

BEC中級(jí)寫作應(yīng)試技巧資料僅供參考第二部分:寫作應(yīng)試技巧BECVantage寫作考試共分為兩部分,第一部分要求考生寫一篇40-50字左右的備忘錄、便條或簡短電子郵件；第二部分要求考生寫一封120-140字左右的書信（電子郵件）或一份字?jǐn)?shù)相同的報(bào)告。以下是考試準(zhǔn)備階段應(yīng)注意的問題和應(yīng)試技巧。1.了解寫作原則:商務(wù)寫作要求措辭得體、言簡意賅、思路清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確和完整。如果遵守以上幾個(gè)原則,一般能夠拿到高分。2.熟悉各類型寫作:考生要熟悉備忘錄、商務(wù)信函、報(bào)告的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、寫作技巧及常見句型、套話等。比如了解各種書信及簡歷的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)和寫法；熟悉圖表作文的具體要求:如何歸納信息,如何用詞簡潔等。3.掌握常見詞句:平時(shí)能夠背誦一些常見于此類文章中的起、承、轉(zhuǎn)、合結(jié)構(gòu)的詞（組）,句型以及各種書信（如求職信、申請信、邀請信、道歉信等）中常見于開頭或結(jié)尾的套話等。勤學(xué)多練,熟能生巧。平時(shí)在閱讀商務(wù)書信、報(bào)告以及做模擬題時(shí),要注意積累常見詞匯、表示法及句型,分析文章的構(gòu)思、組織方法,以便在寫作考試時(shí)能做到有條不紊,順理成章。4.背誦寫作范文:在閱讀范文前可根據(jù)所給的作文題目及要求按自己的思路試寫一下,然后與范文對照找出差距,并有意識(shí)地背誦一些代表性文章,儲(chǔ)存多種信息,以防寫作時(shí)無話可說。5.熟悉應(yīng)試技巧:如何識(shí)別題目中的關(guān)鍵詞；如何充分利用所給材料；如何描述圖表內(nèi)容,提出相關(guān)問題并加以分析、說明；如何開頭；如何結(jié)尾等。6.臨場注意事項(xiàng):考生在答題時(shí)應(yīng)放松情緒,一定要認(rèn)真審題,并努力按照5C(見P23）的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)思和寫作。選詞要熟悉、簡潔、具體及多樣化；文章主題明確,段落清晰,表示的內(nèi)容能讓人一目了然；而且字跡要工整,卷面要保持整潔,給閱卷人一個(gè)好印象。寫完后仔細(xì)檢查作文中用詞、句法方面有無不妥之處。因此,想要在寫作考試部分取得好成績,不但需要了解相應(yīng)的考試要求、評(píng)分原則,掌握各種商務(wù)寫作的要領(lǐng),更需要考生平時(shí)打好基本功,多讀多寫,加強(qiáng)實(shí)踐。總而言之,熟能生巧（Practicemakesperfect.）,積少成多（Manyalittlemakesamiracle.）寫作第一部分應(yīng)試技巧—便條、備忘錄或簡短電子郵件（一）題型介紹寫作第一部分要求考生寫一篇40一50詞的短文,文體有便條、備忘錄、簡短電子郵件（一般為公司內(nèi)部通訊）等。寫作時(shí),考生首先要明白題自賦予寫作者的身份,然后確定寫作中必須包含題目指定的要求；再考慮語言是否流暢,是否有語法錯(cuò)誤、拼寫錯(cuò)誤等。（二）解題技巧商務(wù)英語的一大特點(diǎn)是簡易化（plainEnglish）即:措辭簡單、短句居多。因此,考生在寫作過程中應(yīng)使用簡易英語,無需刻意使用難詞,這樣不但符合現(xiàn)代商務(wù)英語的文體特征,同時(shí)也能大大減少語法錯(cuò)誤。考生在答題時(shí)特別應(yīng)注意以下幾點(diǎn):1．仔細(xì)審題,充分利用所給的材料。2.備忘錄或便條的內(nèi)容必須包含題目中的每項(xiàng)要點(diǎn)。3.文章必須符合備忘錄或便條的一般格式,使用的體裁必須恰當(dāng)。4.措辭簡潔,語意連貫。5.切忌過多發(fā)揮,偏離主題。6.盡量將字?jǐn)?shù)控制在要求的范圍內(nèi)。以下分別介紹一下便條、備忘錄、簡短電子郵件（參見寫作第二部分）的有關(guān)寫作技巧:1．便條NOTE:商務(wù)便條屬于公司內(nèi)部上司與下屬或員工與員工之間的一種非正式書面溝通方式,一般是一對一的書面溝通。便條內(nèi)容包括三方面:稱呼（能夠是正式的Dear十FamilyName,也能夠是直呼其名,取決于溝通雙方的關(guān)系）；正文（便條的內(nèi)容）；署名。具體格式參見下面范例:Robert,ThetriptoJapanhasbeenconfirmedforthe15thofnextmonth.I’vedecidedtogoabroadwiththeseminarsaswediscussed..Thetopicsshecovers.Shortdescriptionofeachtopic.WhetheryouthinkweshoulduseherservicesorlookforsomeoneelseWehaven’tmuchtime,sopleasedothisASAPandalsochecktheavailabilityoftheexecutiveswhowillbeinvolvedinthistraining.PeterBECVantage考試中的便條一般較簡短,字?jǐn)?shù)在40一50詞之間,考生能夠按照以上格式進(jìn)行寫作?？忌趯懽鬟^程中,應(yīng)不斷提醒自己,盡量做到措辭得體、言簡意賅、思路清晰,避免拖沓冗長,但所寫的內(nèi)容又必須準(zhǔn)確、完整,不可誤傳信息或遺漏重要信息。2.備忘錄MEMO:備忘錄也屬于公司內(nèi)部上司與下屬或員工與員工之間的一種非正式書面溝通方式,能夠是一對一的書面溝通,也能夠是一對多的公司內(nèi)部通函。備忘錄比便條要正式,它有固定的寫作格式,一般包括以下幾部分:寫信人、收信人、寫作日期、寫作主題、正文。如下例:MEMORANDUMTo:JonWright,ManagingDirectorFrom:JaneRice,ChiefAccountantDate:18July,Subject:ComplaintfromThriftyElectronicsIhavecheckedmyrecordswithregardtotheaccountwithThriftyElectronicsandhavefoundoutthattheyarestillwaitingfororderNo.43566astheymentioned.Asyouknow,wehavebeenexperiencinganumberofproblemswiththenewtransportcompany.Theprincipalproblemistheirunreliability.MayIsuggestthatweacceptresponsibilityandassureMr.Leeofbetterdeliverydatesinfuture?Ifyouwish,Icanarrangefortheoverdueordertobedeliveredpersonallybymessengerwithintwodays.和便條一樣,備忘錄寫作的字?jǐn)?shù)也在40一50詞之間,考生能夠按照以上格式進(jìn)行寫作。但與便條寫作又有所不同。便條只需寫三部分:稱呼、正文、署名；備忘錄需要寫五部分:寫信人、收信人、寫作日期、寫作主題、正文。考試范文1．便條Friday,7thOctoberDave,HereisjustaquicknotetoletyouknowthatI’mgoingtoLondonnextmonth.CouldyoupleasebookaflighttoLondon12/11andthereturn15/11?PleasemakeareservationattheStageHotelforme.Thankyou,Maria2.備忘錄To:AllstaffFrom:TheTrainingManagerDate:1March,Subject:AForeignLanguageTrainingCourseIwasaskedtoorganizeaforeign-languagetrainingcoursebecauseofthelargeexportorderwereceivedrecently.ItwillstartonMarch15th.Thosewhowilldealwithordersshouldattendthecourse.二、寫作第二部分應(yīng)試技巧—信函或電子郵件在探討B(tài)ECVantage商務(wù)信函或電子郵件的寫作之前,先來了解一下一般商務(wù)電于郵件的寫作技巧及有關(guān)注意事項(xiàng):（一）商務(wù)電子郵件寫作簡介1.商務(wù)英語電子郵件一般寫作原則在撰寫商務(wù)電子郵件時(shí)候應(yīng)確保郵件信息明了（Clear)、內(nèi)容完整（Complete、準(zhǔn)確無誤（Correct）、簡明扼要（Concise）、禮貌周到（Courteous）,簡稱5C原則。具體內(nèi)容如下:A.信息明確:郵件要寫得清清楚楚,毫無晦澀難懂之處,以使收信人看了信后不會(huì)誤解寫信人的意圖。盡量做到郵件開頭開門見山,直人正題。B．內(nèi)容完整:郵件的內(nèi)容應(yīng)力求完整全面,提供所有讀者所需的信息。若是郵件的回函,需回答來信中所提出的所有問題。.C．準(zhǔn)確無誤:正確性不但僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫,更重要的是書信的內(nèi)容要敘述得正確,不要說過頭,也不宜漏說略述。避免使用一些語意模糊的詞語或短語,如:majority,ASAP等,以免引起不必要的糾紛。D．簡明扼要:許多商人認(rèn)為簡潔是商務(wù)寫作中最重要的原則,一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的書信不但書寫費(fèi)時(shí),對方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間,有時(shí)干脆看不懂。因此撰寫商業(yè)信件時(shí)要避免鑼嗦,用盡可能簡單的文字,完整、清楚地表示意思。E．禮貌周到:寫郵件時(shí)要注意禮節(jié),語氣要真誠、善解人意以及考慮周全,不要盛氣凌人；避免使用冒犯、傷害、貶低的短語,如:yourneglectfulattitude,impatience,wedenyyourclaim等；為了做到禮貌得體,應(yīng)多使用諸如“please",“yourkindinquiry",“Iwouldappreciateitifyouwould…”等短語。2.商務(wù)英語電子郵件格式范例常見的商務(wù)英語電子格式如下:3.商務(wù)英語電子郵件各個(gè)構(gòu)成部分的寫作介紹A.郵件的寫信人電子郵件地址、收信人電子郵件地址、抄送收信人電子郵件地址、密送收信人電子郵件地址這四部分處理比一般信件要簡單得多,無需填寫繁雜的郵政地址,只需填入相應(yīng)的電子郵件地址即可,而且并非每一項(xiàng)都填,若收信人只有一個(gè),就不需填寫抄送收信人電子郵件地址。當(dāng)填寫密送收信人電子郵件地址時(shí),寫信人將郵件發(fā)給收信人的同時(shí),還將郵件秘密發(fā)給了其它人,而收信人卻不知道這一事實(shí)。B．主題摘要（Subject):郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)意思明確、信息具體。郵件標(biāo)題是郵件內(nèi)容的濃縮,也是讀者瀏覽信箱時(shí)決定是否讀郵件的根據(jù)。郵件標(biāo)題選擇合適與否也影響讀者處理信箱中信件的效率。因此,為了確保收信人及時(shí)閱讀郵件,郵件的標(biāo)題不但要弓｝人注目,而且應(yīng)該意思明確,避免模糊籠統(tǒng)。另外,還應(yīng)注意標(biāo)題應(yīng)該是名詞短語或動(dòng)名詞短語。如:“A:‘Thisisveryimportant！ReadImmediately！’B:‘Meeting’C:‘QuestionsaboutMeeting’D:‘MonthlySalesMeetings”’等四個(gè)標(biāo)題中A項(xiàng)既不是名詞短語,也沒有體現(xiàn)郵件的主＿旨,B和C過于籠統(tǒng),只有D項(xiàng)最為妥當(dāng),信息明確,一目了然。C．稱呼（Salutation):每封郵件開頭稱呼語應(yīng)禮貌得體,符合商務(wù)寫作習(xí)慣。a)下屬寫給上司或雙方關(guān)系較為正式時(shí)一般用“DearMr./Mrs./Miss/Ms.＋Surname（姓）,”作為稱呼,如:“DearMr.Jackson,DearMrs.Anniston,DearMissJones,”。其中Mrs.用于已婚婦女,Miss用于未婚女子,Ms.作為未知婚否的女子禮節(jié)尊稱,相當(dāng)于中文里的“女士”。b）若不知道對方的姓名卻知道對方的商務(wù)頭銜,可用“Dear＋Title,”作為稱呼,如:“DearCreditManager,DearSalesManager,DearHumanResourcesManager,”這些稱呼比“DearSir。:Madam,”要更清楚、更可取。c）若知道對方姓和名卻無法識(shí)別對方的性別時(shí),不應(yīng)冒險(xiǎn)亂猜測對方的性別,可“Dear＋Firstname＋Surname,”作為稱呼,如:“DearImranJawed,DearMoiraGedding,”。d）若郵件是一份通函,同時(shí)發(fā)給幾個(gè)人收時(shí),可用Dearall,作為郵件稱呼。e）若雙方關(guān)系較親近,可用“Dear＋Firstname,”或“Hi＋FirstName,”作為稱呼,后者在美國英語中尤為盛行,如:“DearJack,HiMike,”等。F）稱呼后面一定要用逗號(hào)（,）與郵件的正文隔開。美國、加拿大等國的正式商務(wù)電子郵件中,還可能會(huì)用冒號(hào),DearMr.Jones:D．開頭（Beginning）:萬事開頭難,商務(wù)郵件更是如此,不過一旦掌握郵件開頭的寫作規(guī)律及實(shí)用句型,這部分寫作也就不難了。郵件的開頭因郵件內(nèi)容的不同而有所變化,但無論何種商務(wù)郵件,開頭一般都需表明寫信的緣由或主旨,常見開頭句型如下:a）Iamwritingbecause…b）Iamwritinginconnectionwith…。）Iamwritingabout…d）OnSaturday,3rdMarch,IboughtaBMXMountainbikefromyourshop.SincethenIhavehadtoreturniteighttimesforrepairs.e）Iwouldliketobuy2ticketsfortheMozartconcertonSeptember9th?f)Thenoisemadebytheworkmeninyourapartmentiscausingmeconsiderableiscomfort.若是回函或?qū)懶徘芭c收信人已經(jīng)聯(lián)系過（如:經(jīng)過電話等）,開頭應(yīng)確認(rèn)已收到對方的郵件或提及這一聯(lián)系,常見開頭句型如下:a）ThankyouforyouremailofMay12thinwhichyouaskedforinformationaboutholidaysinThailand．b）Furthertoourtelephonecallthismorning,Iamattachinganapplicationformforyoutocomplete.c）FurthertoourmeetinglastTuesday,Iamsendingyoutheamendmentstothecontractasweagreed．E．正文（Body）:信的正文是信函主體,是最重要的部分。這一部分的好壞決定了整篇信函的水平和質(zhì)量。寫作時(shí)應(yīng)牢記"5C"原則。另外,正文寫好之后應(yīng)進(jìn)行編排,確保其結(jié)構(gòu)清晰,便于讀者閱讀。為了達(dá)到這一目的,以下幾點(diǎn)值得參考:a)使用小段落,盡量做到每個(gè)小話題都用一個(gè)段落來闡述；b)段落與段落之間空一行；c)提供段落的刁標(biāo)題；d)使用列舉符號(hào)羅列具體信息；E)使用星號(hào)或下劃線強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容。以下為一份郵件的兩種形式,毋庸置疑,右邊比左邊的內(nèi)容更清楚,一目了然。DearMr.White,Furthertoourtelephone,conversationyesterday,wewouldlike,toconfirmyouradditionalrequestsandarepleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.WewillprovidetworoomsfromMarch15thtothe17th,anden'tablesforeachroom,andaTVandDVDinoneroom.Wewillservelunchonthe16th.Weguaranteethatyouwillenjoyourexcellentservice:Ifyouhaveanyotherquestions,pleasefeelfreetocontactus.Wearelookingforwardtomeetingyousoon.SincerelyBushJacksonOfficerArrowheadConferenceCenterDearMr.White,Furthertoourtelephoneconversationyesterday,wewouldliketoconfirmyouradditionalrequestsandarepleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.．ProvidetworoomsfromMarch15thtothe17th．．Providetentablesforeachroom.．ProvideAVandDVDinoneroom.．Servelunchonthe16th.Weguaranteethatyouwillenjoyourexcellentservice.Ifyouhaveanyotherquestions,pleasefeelfreetocontactus.Wearelookingforwardtomeetingyousoon.Sincerely,BushJacksonOfficerArrowheadConferenceCenterF,結(jié)尾（Ending):郵件的結(jié)尾部分一般指明寫信人將采取的行動(dòng)或?qū)懶湃讼Ｍ招湃瞬扇∧撤N行動(dòng)或反應(yīng)。這部分避免畫蛇添足,造成累贅感。同時(shí)也應(yīng)注意措詞禮貌得體,語調(diào)積極樂觀,給收信人留下良好的印象。常見句型如下:a）Ilookforwardtohearingfromyousoon．b）Iamlookingforwardtomeetingyousoon．c）Thankyouforyourcooperation.Wewishtotakeyouasourregularcustomer.d）Iwouldappreciateitifyoucouldconfirmtheorderbytheendofthismonth．e）Wewouldbegratefulifyoucouldmakethepaymentbytheendofthemonth．f)Ifyourequirefurthercopiesofthecontract,pleasecontactmeandIwillarrangeforthemtobesenttoyou．G.禮貌結(jié)束語（ComplimentaryClose):一般信函禮貌結(jié)束語有幾種,在英國"Yoursfaithfully,”是正規(guī)用法,在美國常見“Sincerelyyours,”,兩種作為電子郵件的禮貌結(jié)束語都過于冗長、陳舊。一般來說,正式郵件用“Sincerely,”,雙方熟悉、親近用“Regards,”。注意結(jié)尾客套語的第一個(gè)詞的頭一個(gè)字母要大寫,后面要加逗號(hào)。H.寫信人全名（Writer'sFullName）:在禮貌結(jié)束語空一行處寫信人應(yīng)寫上名和姓。若收信人是關(guān)系比較親近的同事或商業(yè)伙伴,可不加“姓”。中國人的姓名就按照漢語拼音寫,姓和名第一字母都要大寫。若是雙名,其漢語拼音應(yīng)作為一個(gè)整體,不能分開而且第一字母需大寫。另外應(yīng)注意的是無需將姓和名顛倒,如:“HeDongling”屬于正確的寫法,而“DonglingHe”,“HeDongLing"則不妥。I.寫信人職務(wù)及所屬部門（Writer'sTitleandDepartment）:．增加這部分信息主要是為了便于收信人了解寫信人的身份,以便在回郵件的時(shí)候采取恰當(dāng)?shù)姆Q呼和寫作語氣。J.寫信人所屬公司和其它信息:這部分可能包括寫信人公司的名稱、標(biāo)志、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、網(wǎng)址等。4.商務(wù)英語電子郵件寫作的其它注意事項(xiàng)和一般商務(wù)信函相比,商務(wù)電子郵件除了有自己習(xí)慣格式以外,其最大的特點(diǎn)是它經(jīng)過因特網(wǎng)這一媒介傳送,其傳送的速度比一般信函要快,正因?yàn)檫@一特點(diǎn),才受到越來越多人的青睞。然而,人們在享受這一快捷服務(wù)的同時(shí),也應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的特征注意以下幾點(diǎn):A.了解收信人和抄送收信人的區(qū)別。一般,寫信人不期望抄送收信人的回復(fù)或采取某種行動(dòng)。B.選擇一個(gè)職業(yè)化的郵箱地址。諸如“SexyGirl,CoolCat,Ladykiller"等過于隨意,不利于正式商務(wù)溝通。C.不要發(fā)送對方不需要的郵件（即垃圾郵件）,以免浪費(fèi)對方的寶貴時(shí)間。D.郵件若攜帶附件,應(yīng)在郵件中加以說明。傳遞附件時(shí),應(yīng)當(dāng)注意盡量減少附件的數(shù)量；若附件容量較大,還應(yīng)對其進(jìn)行壓縮,以便收信人減少下載時(shí)間。E．寫郵件時(shí)應(yīng)心平氣和,切莫在生氣時(shí)發(fā)郵件,以免寫出一些對商務(wù)溝通不利的言語。寫一般郵件時(shí),有足夠的時(shí)間斟酌、思考,甚至在寄信的路上還能夠反悔,將信撕毀。然而,電子郵件的傳送速度驚人,一旦點(diǎn)擊“Send",一切不該說的話已覆水難收。F．避免過度使用縮略語。諸如“Plz,Immed,IOW,RGDS,FYR,FTF,Thks”等屬于網(wǎng)絡(luò)聊天縮略語或手機(jī)短信使用語言,不宜用在商務(wù)郵件中。它們相應(yīng)的正確寫法為:“Please,Immediately,Inotherwords,Regards,Foryourreference,facetoface,Thanks”。當(dāng)然,類似于“Mr.,Mrs.”等縮略語早已成為正式的表示,其全拼寫反而不妥。G.一般郵件中都自動(dòng)生成寫信日期。若要加日期,能夠放在郵件的底部,但寫法要規(guī)范。如“10/12/”這一寫法容易產(chǎn)生歧義,在英國指的是12月10日；而在美國是指10月12日。規(guī)范寫法為:10thDecember（英）、10December（英）October12th,（美）、October12,（美）H.在點(diǎn)擊“Send(發(fā)送）”之前,應(yīng)當(dāng)仔細(xì)閱讀郵件確保信息、語法及拼寫正確。一封含有語法錯(cuò)誤的郵件會(huì)有損公司的形象,也會(huì)令人費(fèi)解；一封郵件若出現(xiàn)信息錯(cuò)誤,輕則導(dǎo)致溝通失敗,重則帶來經(jīng)濟(jì)損失。電子郵件的普及往往讓人忽視了其應(yīng)有的規(guī)范和格式,以上寫作原則、格式以及注意事項(xiàng)的介紹,正是要喚醒人們的注意。要知道,在商務(wù)場合中,一封準(zhǔn)確、規(guī)范的英語電子郵件不但反映寫信人的英語水平,更重要的是能夠看出寫信人的為人處世的態(tài)度和風(fēng)格。（二）BECVantage商務(wù)信函或電子郵件寫作題型介紹BECVANTAGE寫作第二部分要求考生寫一篇篇幅為120-140字的商務(wù)信函或電子郵件。要求考生根據(jù)所提供的短文,如書信、便函、傳真、便條等,起草一封書信或電子郵件。一般只要求考生書寫信件的正文部分?？忌煜び嘘P(guān)投訴、道歉、解釋、詢問等商務(wù)信寫法,寫信時(shí)要注意信和郵件的格式,一般一個(gè)主題成一段。文章的字?jǐn)?shù)最好按要求在120-140個(gè)詞之間,稍微多幾個(gè)或少幾個(gè)影響不大?？忌鷮懽鲿r(shí),務(wù)必充分理解題目要求,明白寫作者的身份,看懂所提供的信息。（三）BECVantage商務(wù)信函或電子郵件寫作技巧考生在答題時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):1.仔細(xì)閱讀考題提供的原始商務(wù)書信或其它形式的信息。2.在吃透原文的基礎(chǔ)上充分利用原文的信息。3.如考題中要求考生提供方案解決某一問題,一定要仔細(xì)斟酌,切忌輕易提筆。4.文章必須符合商務(wù)信函或郵件的一般格式。5.文章主題明確、結(jié)構(gòu)清晰、用詞恰當(dāng)。6.不要遺漏任何要點(diǎn),也不要添油加醋、畫蛇添足。（四）BECVantage商務(wù)信函或電子郵件寫作步驟考生可按以下步驟進(jìn)行這部分寫作:1.看題構(gòu)思:下筆之前,應(yīng)先將所給的材料理解透徹,看清寫作要求,然后充分利用試卷空白處進(jìn)行構(gòu)思（outline）,以便在答題紙上一氣呵成。一般來說,寫作部分應(yīng)該沒有時(shí)間打草稿,也不提倡打草稿?？忌綍r(shí)應(yīng)勤練習(xí),養(yǎng)成不打草稿的習(xí)慣。2.借鑒利用:在寫作過程中可充分借鑒所給的材料,利用其中原句,轉(zhuǎn)為己用,但不可全盤抄襲或出現(xiàn)誤抄?？忌槐剡^分追求字?jǐn)?shù)精確,稍稍超過或少幾個(gè)詞不會(huì)導(dǎo)致扣分。3.校對修改:寫完以后,考生還要通讀全文,檢查是否有語法錯(cuò)誤、拼寫錯(cuò)誤、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤等。由于這部分是用鉛筆答題,故修改較為方便。最后要強(qiáng)調(diào)的是考生應(yīng)做到字跡清楚、卷面整潔。（五）考試范文1.電子郵件To:Ms.JaneBrownSubject:RequestingInformationaboutNewPremisesDearMs.Brown,Inreferencetoyouradvertisementinthelocalnewspaper,wewouldliketohavemoreinformationabouttheabove.Couldyoutelluswhichotherfirmsareinthearea,andwhichsizesofunitsareavailableforrent?Aboutthefinancialhelpmentioned,couldyouinformuswhowouldqualifyforitandhowtoapply.Anotherpointtoclarifyistheskilled-laborcostscomparedwithotherareas.Finally,wewouldbegratefulifyoucouldsendustheinformationpacktoouraddress.Welookforwardtohearingfromyousoon.Yourssincerely,JennyLee2.信件DearMrs.Geddings,IamwritingaboutatrainingcourseonhealthandsafetywhichIattended27November.WhenIsignedupforthiscourse,Ichoseyourcompanyasitcamehighlyrecommendedandthecoursesseemedtoheofahighstandard.Ipromisedanexperiencedtrainerbutunfortunatelyhewassickandthereplacementwasnotasgoodasexpected.Regardingtheinformationpacksthesewereonlyapileofloosephotocopies,whichwasnotpromised.Theclasswassupposedtobeabout8peoplebutinminetherewereabout15.Finally,Ishouldmakeitclearthattheclassstarted1hourlater,andthelunchthatservedwascold:I’msureyoucanunderstandmydisappointment.Iwouldthereforebegladifyoucouldinvestigatethismatter.Ilookforwardtohearingfromyou.Yourssincerely,PeterJackson三、寫作第二部分應(yīng)試技巧—簡短商務(wù)報(bào)告在探討B(tài)ECVantage簡短商務(wù)報(bào)告寫作之前,先來了解一下一般商務(wù)報(bào)告寫作的技巧及有關(guān)注意事項(xiàng):（一）商務(wù)報(bào)告寫作簡介1．商務(wù)報(bào)告的常見類型商務(wù)英語報(bào)告是以英語撰寫的商務(wù)報(bào)告。按種類劃分,常見的有:事件調(diào)查報(bào)告(InvestigativeReports)、意見調(diào)查報(bào)告（SurveyReports)、周報(bào)告（WeeklyReports）、月度報(bào)告（MonthlyReports)、進(jìn)展報(bào)告(ProgressReports)、市場調(diào)查報(bào)告（MarketResearchReports)、可行性研究報(bào)告（FeasibilityReports)等。盡管這些報(bào)告都有自身的特點(diǎn),但它們都遵循商務(wù)英語報(bào)告總體寫作原則。2.商務(wù)英語報(bào)告寫作的總體原則在撰寫商務(wù)英語報(bào)告時(shí),應(yīng)確保報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確無誤（Accurate）、簡明扼要（Brief）,結(jié)構(gòu)清晰（Clear）,建議明確果斷（6eeisive）,故簡稱ABCD原則。具體內(nèi)容如下:．內(nèi)容準(zhǔn)確無誤:報(bào)告的正確性不但僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫,更重要的是其內(nèi)容要敘述得正確。報(bào)告的事實(shí)陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞,也不能因其涉及令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實(shí)事求是、準(zhǔn)確無誤是報(bào)告寫作的重要原則。．內(nèi)容簡明扼要:報(bào)告的長短一般取決于報(bào)告的內(nèi)容及其正式程度。正式報(bào)告篇幅一般較長,而非正式報(bào)告則較短。不論何種報(bào)告,報(bào)告的語言必須簡潔、流暢,切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長的報(bào)告不但寫時(shí)費(fèi)力,對方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間。撰寫商務(wù)英語報(bào)告時(shí)要盡量避免哆嗦,用盡可能少的文字,完整、清楚地表示需要表示的意思。．結(jié)構(gòu)清晰明了:用數(shù)字、符號(hào)標(biāo)明段落、層次、要點(diǎn)等,加強(qiáng)邏輯性,使讀者一目了然。．建議明確果斷:多數(shù)報(bào)告都有結(jié)論和建議部分,這是報(bào)告的核心。撰寫時(shí),應(yīng)確保報(bào)告的結(jié)論和建議是經(jīng)過充分論證而得出,而且應(yīng)明確果斷,切忌模棱兩可。3.商務(wù)英語報(bào)告的四步寫作法在撰寫報(bào)告之前,應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備。因此,撰寫者不妨應(yīng)先回答以下幾個(gè)問題:．報(bào)告的目的:為什么寫這份報(bào)告？．報(bào)告的讀者:誰是報(bào)告的讀者？她（們）知道什么信息？她（們）需要什么信息？。報(bào)告的素材:撰寫這份報(bào)告需要收集哪些信息？到哪里收集這些信息？．報(bào)告的結(jié)構(gòu):如何構(gòu)思報(bào)告？如何做到報(bào)告結(jié)構(gòu)清晰,便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計(jì)報(bào)告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式能夠參照？．報(bào)告的寫作期限:報(bào)告何時(shí)須上交？回答完以上問題后,能夠按照以下四個(gè)步驟進(jìn)行運(yùn)作:A.收集信息（Collectinginformation):收集信息能夠采取口頭或書面形式?？陬^形式包括面對面溝通或、電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調(diào)查（Questionnaires)等方法向公司內(nèi)部或外部索取信息。另外,查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價(jià)格單等）也屬于書面收集信息形式。B.謀篇布局(Planningthestructure):確定報(bào)告寫作的目的,對收集到的信息進(jìn)行整理、分類,刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進(jìn)行合理排列,列成提綱。若需要擺放插圖或圖表,也應(yīng)在這一階段確定其在報(bào)告中的位置。C．撰寫草稿（Writingthedraft）:撰寫報(bào)告的各個(gè)部分,各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細(xì)講解。D．校對編輯（Proofreadingandediting):校對編輯是報(bào)告寫作的最后一個(gè)過程也是極其重要的一個(gè)過程,很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應(yīng)對報(bào)告進(jìn)行全面檢查,檢查的具體內(nèi)容包括兩方面:一是語言,包括語法、拼寫；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、語言風(fēng)格等；二是信息,包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點(diǎn)等。檢查后,應(yīng)對報(bào)告進(jìn)行編輯,盡量做到報(bào)告便于讀者閱讀。4.商務(wù)英語報(bào)告的寫作語氣一般而言,報(bào)告大多由下屬寫給上司,使用的語言比較正式。另外,報(bào)告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫作語氣比商務(wù)信函要正式得多。在撰寫商務(wù)英語報(bào)告的過程中,能夠適當(dāng)多使用一些能提高語言正式度的英語語法結(jié)構(gòu)。具體而言如下:?使用被動(dòng)語態(tài),如:Thee-Sourcemessagewillbedeliveredtothetargetaudiencemultipletimesthroughmultipleavenues．?使用復(fù)雜詞匯,如:Thetrainingprogramincorporates（includes）manyvisualaids．?使用長句子,如:Thecontentandmessageofthekitwillbesimilartothatsenttoconventionaloutlets,butwillbetailoredtoelectronicmediaandwilleitherbee-mailedtotheWebmasterorsentinhardcopyandonadiskette.?使用名詞短語,如:Therectificationofthisproblemcanbeachievedbyinsertionofawedge.?使用非人物主語,如:PuttingacopyofthisCD-ROMinthehandsofeditorsoftargetedpublicationswillallowthemtoseeforthemselvesthefeaturesoftheStateComputerStore.?使用分詞短語,如:Armedwiththisinformation,ourcustomerswillbeabletoidentifytrendsandmakestrategicdecisionsinaccordancewiththeiragency'sgoals．?使用動(dòng)詞不定式,如:tostreamlinetheinternalapprovalprocess,wecane-mailourquotetoourpurchasingagentforbudgetapproval．.使用介詞短語,如:WithconvenientaccesstoWebServicesinouronlineElectronicProductandPricingCatalog＆OrderTrackingandStatusSystem,customerscangeneratesalesandservicereportsupondemand．5.商務(wù)英語報(bào)告各構(gòu)成部分寫作介紹一般來說,商務(wù)英語報(bào)告的常見構(gòu)成部分有:摘要（ExecutiveSummary）、標(biāo)題（Title）、導(dǎo)言（Introduction/TermsofReference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調(diào)查結(jié)果（Findings）、結(jié)論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個(gè)部分的內(nèi)容及其寫作方法分別講解。A.摘要（ExecutiveSummary）一份正式且篇幅較長的報(bào)告一般在報(bào)告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁,是報(bào)告的導(dǎo)言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報(bào)告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報(bào)告則無需寫報(bào)告摘要。寫摘要時(shí),應(yīng)注意以下幾點(diǎn):．盡量限制段落的數(shù)量,一般可用三段式:報(bào)告的目的、報(bào)告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報(bào)告的建議。.摘要寫作的時(shí)態(tài)用一般現(xiàn)在時(shí),因?yàn)閳?bào)告已經(jīng)存在。如“Thisreportshows…”屬于正確表示,而“Thisreportwillshow…”則不妥。.報(bào)告摘要中無需引用具體數(shù)據(jù)?？捎谩癰yandlarge,thevastmajority,onlyafew"等語言表示大概的數(shù)據(jù)或趨勢。B．標(biāo)題（Title）報(bào)告的標(biāo)題應(yīng)盡可能概括報(bào)告的內(nèi)容,因?yàn)樗钦獔?bào)告的信息濃縮,而且標(biāo)題應(yīng)該準(zhǔn)確、客觀,不應(yīng)像報(bào)刊文章標(biāo)題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。另外,標(biāo)題應(yīng)該是名詞短語或動(dòng)名詞短語。如以下幾例:“ReportonImprovingtheTrainingMethodsofHDC,ReportontheProposedIncentiveScheme,ReportontheAdoptionofFlex-timeWorkingSystems”。C．導(dǎo)言（Introduction/TermsofReference）在導(dǎo)言部分,扼要地說明一下報(bào)告的寫作背景和主旨。另外,還應(yīng)該注明報(bào)告提交給何人、何時(shí)提交等。如果是事件調(diào)查報(bào)告應(yīng)先說明事件的經(jīng)過,包括事件發(fā)生的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、情況敘述等。以下是導(dǎo)言部分寫作的常見句型:．Thereportexamines/explains…．Thepurposeofthisreportistoinvestigate/evaluate/study…．Theobjectiveofthisreportistorecommend/analyze/give．,．．Theaimofthisreportistoestimate/assess…‘．Enclosedisareportabout…D．材料收集方法（Methodology/Proceedings）報(bào)告的這部分應(yīng)說明收集信息或資料的方法和步驟。在報(bào)告中注明提供這一信息能夠增強(qiáng)報(bào)告的真實(shí)性和客觀性,特別是意見調(diào)查報(bào)告。當(dāng)然并不是所有的報(bào)告都需要收集資料,因此,并非每一種報(bào)告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報(bào)告所占篇幅較短,能夠?qū)懗梢粋€(gè)段落。以下是該部分寫作的常見句型:．Asampleofworkerswereindividuallyaskedfortheiropinions．．Aquestionnairewascompletedbythosewhoweresurveyedinthisproject?．Theinformationwasmainlyobtainedwithanumberoftelephonecallstomanufacturers?E．調(diào)查結(jié)果（Findings）報(bào)告的調(diào)查結(jié)果部分是報(bào)告建議的依據(jù),其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤,結(jié)構(gòu)清晰,語言流暢、銜接。這部分內(nèi)容的每一個(gè)段落都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的主題句,一般放在段首,這樣便于讀者攝取這部分的信息。以下是這部分主題句寫作的常見句型:．Thefindingsoftheinvestigationindicatethat…．Itwasproposed/found/felt/discoveredthat…．Itwasgenerallythecasethat…．Mostpeoplethought/suggestedthat…．Anumberofpeoplementionedthat…．Severalchangeswereputforward.．Severalstaffmembersexpressedtheviewthat…若報(bào)告中需提供圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或描述行情走勢,撰寫人應(yīng)當(dāng)熟悉這方面寫作的常見句型,以下就是該方面寫作的一些典型句子結(jié)構(gòu):．Thetable/chart/graph/diagram/figure/statisticsshow（‘s）/describe（s）/illustrate（s）that…．Ascanbeseenfromthetable/chart/figure…．Itisclear/apparentfromthetable/chart/graph/diagram/figure/statisticsthat…．Thenumberof…increased/jumped/rosesuddenly/rapidly/dramaticallyfrom…to…．Thenumberof…decreased/dropped/fellgreatly/significantly/sharplyfrom…to….Thenumberof…fluctuatedslowly/slightlybetween…to….Thenumberof…remainedsteady/stable（stayedthesame）between…to．Therewasa．（very）sudden/rapid/dramatic/significantincrease/jump/riseinthenumberof…from…to…．Therewasa（very）sharp/steep/steady/gradual/slow/slightdecrease/drop/fallinthenumberof…from…to…．Themonthlyprofit/figurespeakedinDecemberat10%.．Themonthlyprofit/figuresreachedapeak/ahigh（point）inDecemberat10%?．Themonthlyprofit/figuresbottomedoutinDecemberat10%．．Saleswitnessedagreatrise/increase/drop/fallfrom…to…F．結(jié)論（Conclusions）報(bào)告的結(jié)論部分是寫報(bào)告的人在報(bào)告調(diào)查結(jié)果的基礎(chǔ)上是對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和解釋。同一調(diào)查結(jié)果會(huì)因?yàn)樽珜懻叩牟煌贸霾煌慕Y(jié)論,但這部分不應(yīng)當(dāng)包括報(bào)告前文中沒有提到的新的信息。G．建議（Recommendations）建議往往是許多商務(wù)報(bào)告寫作的最重要部分。一份報(bào)告有效程度常常取決于報(bào)告中所提供建議的質(zhì)量高低。建議部分主要內(nèi)容為報(bào)告撰寫人在經(jīng)過充分的論證后認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取的措施或行動(dòng)。報(bào)告人有時(shí)也會(huì)描述采取措施后可能出現(xiàn)的后果或情形。H．附錄（Appendices）正式的商務(wù)報(bào)告為了增強(qiáng)報(bào)告的說服力或真實(shí)性往往會(huì)有一些附加材料,因其篇幅較長不宜放在報(bào)告當(dāng)中,只能選擇放在附錄中。這部分內(nèi)容包括圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)室報(bào)告、問卷調(diào)查等。當(dāng)然,簡短報(bào)告若無此需要?jiǎng)t不需增加附錄部分。6.如何提高商務(wù)英語報(bào)告的可讀性許多人在寫完報(bào)告之后往往會(huì)遺忘或忽視報(bào)告寫作的最后一個(gè)過程:對報(bào)告進(jìn)行編輯排版,使之結(jié)構(gòu)清晰,內(nèi)容便于讀者閱讀。報(bào)告中所增加的一些信息或符號(hào)如同公路上路標(biāo)指引這司機(jī)開車,為讀者降低閱讀難度,加快閱讀速度,這一點(diǎn)對爭分奪秒的商業(yè)人士來說尤為重要。以下是一些提供報(bào)告可讀性的常見手段:．為報(bào)告提供小標(biāo)題；．使用小段落,盡量做到每個(gè)小話題都用一個(gè)段落來闡述；．段落與段落之間空一行；．提供段落的小標(biāo)題；．使用列舉符號(hào)羅列具體信息；．使用星號(hào)或下劃線強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容。下面為一份非正式報(bào)告的兩種形式,毋庸置疑,右邊經(jīng)過編輯后的版本結(jié)構(gòu)清晰、層次分明,內(nèi)容清楚、一目了然,其格式不論是對寫正式報(bào)告還是非正式報(bào)告都值得借鑒.ProposedIncentiveSchemeMr.JohnSmith,OfficeManager,hasaskedmetowritethisreportonaproposedincentiveschemeofferingrewards,possiblyfinancial,tomembersofstaffformoney-savingideasorwaystoimproveworkpractices.Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.Thefollowingisthefindings:mostthoughttheincentiveschemewasagoodidea;mostpreferredfinancialrewar