2023年電腦文件規(guī)范管理提高工作效率-整理術(shù)

千里之行，始于足下讓知識(shí)帶有溫度。第第2頁(yè)/共2頁(yè)精品文檔推薦電腦文件規(guī)范管理提高工作效率-整理術(shù)電腦文件規(guī)范管理提高工作效率-收拾術(shù)

2022-11-29

文/艾三米

工作中，常常會(huì)幫同事處理一些電腦的小問(wèn)題，久而久之就發(fā)覺(jué)了無(wú)數(shù)問(wèn)題。無(wú)數(shù)同事的電腦文件都是亂七八糟，桌面滿滿的一屏幕都是文件，而且想找個(gè)資料，找半天都找不到。和同事和伴侶溝通過(guò)，發(fā)覺(jué)了主要幾個(gè)問(wèn)題：

01、桌面文件太多太亂，開(kāi)機(jī)速度慢，而且重裝系統(tǒng)有走失

資料的危急；

02、硬盤(pán)里面資料亂放，亂哄哄，同一個(gè)客戶資料分布在不

同的盤(pán)里面；

03、驟然想找個(gè)文件，找了半天才找到，效率好低；

04、新建文件夾，不知道里面有什么內(nèi)容，需要重新打開(kāi)；

05、同事之間發(fā)計(jì)劃或者資料，命名不規(guī)范，常常誤導(dǎo)，誤

刪；

什么樣的人需要學(xué)習(xí)文件規(guī)范

01、想提高工作效率；

02、學(xué)問(wèn)型工；

03、常常找不到文件的人；

如何規(guī)范管理電腦文件

01、文件分類

001、桌面文件

#三米的桌面截圖#圖文來(lái)源：三米博客，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明；

容易的桌面是不是看著很舒適呢，工作的情緒也好無(wú)數(shù)。桌面放多少文件按照個(gè)人習(xí)慣和需求來(lái)取舍，不過(guò)建議不要超過(guò)10個(gè)。

-收集箱，從E盤(pán)新建文件夾之后快捷方式到桌面；避開(kāi)重裝

系統(tǒng)走失資料；

-我的電腦，打開(kāi)便利，常常打開(kāi)；

-掃瞄器，常常使用，使用頻率高；

-常用軟件快捷鍵放到迅速啟動(dòng)欄；

-刪除桌面其他文件；

002、硬盤(pán)分區(qū)別類

C盤(pán)，安裝系統(tǒng)，軟件；

D盤(pán)，工作資料；

E盤(pán)，學(xué)習(xí)資料，私人資料；

F盤(pán)，軟件，其他資料，備份資料

#三米的電腦文件規(guī)范分類思維導(dǎo)圖#圖文來(lái)源：三米博客，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明；

02、文件命名

001、常用命名方式：

文件名_日期

文件名_日期_版本號(hào)

項(xiàng)目_文件名_日期_版本號(hào)

項(xiàng)目_文件名_開(kāi)頭日期_編輯日期_版本號(hào)

項(xiàng)目_文件名_開(kāi)頭日期_結(jié)束日期

項(xiàng)目_文件名_負(fù)責(zé)人_日期_版本號(hào)

002、文件夾命名注重事項(xiàng)：

-唯一性，便利查找分辨；

-容易易懂；

-統(tǒng)一性，使用特別符號(hào)，比如下劃線，星號(hào)，版本號(hào)等；

-日期按延續(xù)寫(xiě)格式來(lái)寫(xiě)，20221129、20220102；

-層次不宜過(guò)深，3層以內(nèi)最好；父、子、孫；

-名稱容易明白，符合文件內(nèi)容；

-命名需要便利以后快速檢索；

-不同場(chǎng)景，不同人，不同需求，命名不一樣，按照狀況自己

調(diào)節(jié)，合適才是最好的；比如有的人文件不多，他只需要簡(jiǎn)

單的命名就行，比如“文件名_日期”這樣的命名就夠用了；03、文件收拾

收拾電腦是個(gè)累人的活，特殊是對(duì)于電腦之前存了無(wú)數(shù)文件的伴侶，要收拾歸類，是很疼痛的。不過(guò)，要明了先苦后甜的道理，現(xiàn)在的短暫辛勞，換來(lái)的是以后高效和輕松。

001、按需求分區(qū)，規(guī)劃好父、子、孫文件夾；

002、剪切粘帖文件和文件夾到對(duì)應(yīng)的歸類好的文件夾中；

003、按需求和規(guī)章重新命名文件夾，統(tǒng)一規(guī)范命名；可以批

量操作；

004、刪除電腦中無(wú)效、無(wú)用、無(wú)意義的文件夾和文件；

005、無(wú)法推斷歸類的文件夾和文件放入F盤(pán)的其他資料文件

夾里面；

04、堅(jiān)持規(guī)范

001、轉(zhuǎn)變心態(tài)，下定決心。心態(tài)永久是最重要的。假如你感

覺(jué)這個(gè)對(duì)你沒(méi)實(shí)用處，無(wú)法幫到你的話，那么三米建議你還

是先不要去做大量整體收拾，可以先從最容易的做起，先把

一些新建的文件規(guī)范命名；

002、確定要做了，立刻著手做，去規(guī)劃，其實(shí)花不了太多事

情，電腦文件多的話，可能會(huì)久點(diǎn)，可以分批次舉行。

003、準(zhǔn)時(shí)收拾歸類；天天每周每月都做一次大的收拾。

004、文件新建后，理解重命名，規(guī)范命名，而不是讓其為新

建文件夾或者新建工作表、新建文檔。

005、堅(jiān)持按要求規(guī)范文件歸類和命名；

05、實(shí)踐效果

現(xiàn)在你的電腦已經(jīng)被你按文件規(guī)范收拾過(guò)了，有一天，老板驟然找你要一份2022年10月份的銷售記錄表，那么你該怎么辦呢？幾分鐘可以找到這份資料給老板呢？

辦法有好幾種，都很快可以搜尋到你想要的文件。

001、我的電腦→D盤(pán)→客戶資料→銷售報(bào)表→銷售報(bào)表

_202210.xlsx；五步驟就搞定了，是不是很快呢。

002、windows文件搜尋，快捷鍵Ctrl+F，搜尋關(guān)鍵詞“銷售報(bào)

表”、“202210”、“銷售報(bào)表202210”等等都可以很快找到；

003、安裝Everything文件搜尋軟件，搜尋速度快到你無(wú)法想

象，三米每天都用。只要輸入關(guān)鍵詞，一秒不到，就可以找

到你想要的文件；前提是你文件需要正確的命名。

有人說(shuō)過(guò)：我們一生有三分之一的時(shí)光鋪張?jiān)谡覗|西上了。文件規(guī)范管理給我?guī)?lái)了哪些益處？

01、個(gè)人工作效率的提高；

02、團(tuán)隊(duì)配合效率的提高，現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)里面嚴(yán)格根據(jù)規(guī)范文件

管理和文件命名，效率比之前大大提高；

03、快速可以找到想要的資料和相關(guān)資料；

04、干凈容易的電腦操作起來(lái)便利，情緒舒暢；

05、提升了個(gè)人核心競(jìng)爭(zhēng)力；

06、影響了同事，共同長(zhǎng)進(jìn)；

07、培養(yǎng)了規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的良好的習(xí)慣；

總結(jié)