家庭檔案整理指南

家庭檔案整理指南(總4頁(yè))-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-CompanyOne1-CAL-本頁(yè)僅作為文檔封面，使用請(qǐng)直接刪除2家 庭 檔 案 整 理 指 南家庭檔案是隨著社會(huì)生產(chǎn)力高速進(jìn)展而產(chǎn)生的文化現(xiàn)象,是社會(huì)文明進(jìn)步的標(biāo)志之一。家庭建檔既是人們從事社會(huì)工作的需要,也是家庭生活的需要,更是構(gòu)建和諧社會(huì)的需要。為了使家庭建檔工作順當(dāng)、有效、標(biāo)準(zhǔn)地開(kāi)展，特制定本指南。家庭檔案是家庭及家庭成員在生活、學(xué)習(xí)、工作及各種活動(dòng)中形成的歸屬個(gè)人備查的文字、圖表、音像及其它各種形式和載體的歷史記錄。二、收集范圍和要求人們家庭生活和社會(huì)活動(dòng)極其廣泛且形式多樣，打算了家庭檔案內(nèi)容的豐富性、多樣性、生動(dòng)性。由于每個(gè)家庭生活所處的時(shí)間和空間不同，每個(gè)人所從事的職業(yè)不同，每個(gè)家庭所形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量也就千差萬(wàn)別，各具特色。每個(gè)家庭應(yīng)依據(jù)實(shí)際狀況確定本家庭檔案的收集范圍，并留意各種材料的收集與積累，對(duì)有保存價(jià)值的文字、表冊(cè)、票據(jù)、聲像、實(shí)物等材料做到準(zhǔn)時(shí)收集。家庭檔案的收集范圍主要包括：1．家庭成員在社會(huì)活動(dòng)中形成的材料。如：工作筆記、發(fā)表的論文、爭(zhēng)論成果等材料；獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等材料；家庭成員承受社會(huì)各界邀請(qǐng)的邀請(qǐng)函、書(shū)信、請(qǐng)柬等材料；家庭成員與社會(huì)各界交往的名片、校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等材料。2．家庭生活中形成的材料。如：誕生證、兒童成長(zhǎng)記錄、結(jié)婚證、戶(hù)口簿等材料；家庭成員的體檢表、病歷、診斷書(shū)、化驗(yàn)單等材料；拍攝的各類(lèi)家庭生活的照片、錄音錄像等材料；編寫(xiě)的家譜、家史等家庭綜合材料；個(gè)人保藏的各類(lèi)書(shū)畫(huà)、古董等材料。3．家庭根本建設(shè)中形成的材料。如：建筑、裝潢房屋的合同、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢驗(yàn)、竣工圖、驗(yàn)收、結(jié)算等材料；家用電器的說(shuō)明書(shū)、用戶(hù)手冊(cè)、保修卡、發(fā)票等材料。4．家庭成員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的材料。如：收入、支出工程，工資單、存折、基金、股票開(kāi)戶(hù)書(shū)及交易記錄，投資合同、章程，各類(lèi)保險(xiǎn)憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品發(fā)票等材料。5．家庭成員在其他活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的材料。三、保管期限家庭檔案的保管期限視檔案價(jià)值而定，一般為“長(zhǎng)期”。四、歸檔整理方法家庭檔案的歸檔整理就是將處于零散狀態(tài)的各種原始資料進(jìn)展有序的分類(lèi)、整理、編目、裝盒，使之系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)?！惨弧撤诸?lèi)家庭檔案的分類(lèi)是將家庭及其成員所形成的全部檔案材料，按其時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成確定的層次和類(lèi)別，使家庭檔案構(gòu)成一套有機(jī)的體系。1．分類(lèi)原則⑴選擇分類(lèi)方法要從家庭檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律動(dòng)身，既要符合實(shí)際，又要保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系。⑵分類(lèi)層次要清楚，類(lèi)的概念要明確，相互間界限需清楚，不能相互穿插或重合。⑶分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)全都，做法要統(tǒng)一，盡量避開(kāi)前后相互沖突。⑷分類(lèi)必需便于家庭檔案的整理、保管和利用。2．分類(lèi)方法⑴內(nèi)容分類(lèi)法。按家庭檔案所反映的內(nèi)容可把家庭檔案分為寶寶康樂(lè)類(lèi)、學(xué)生時(shí)代類(lèi)、戀愛(ài)婚姻類(lèi)、工作成果類(lèi)、家庭建設(shè)類(lèi)、當(dāng)家理財(cái)類(lèi)、醫(yī)療保健類(lèi)、家庭歷史類(lèi)、綜合類(lèi)。⑵形式分類(lèi)法。按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書(shū)類(lèi)、書(shū)信類(lèi)、票據(jù)類(lèi)、手稿類(lèi)、字畫(huà)類(lèi)、病歷類(lèi)、照片類(lèi)、錄音〔像〕帶類(lèi)、光盤(pán)類(lèi)、綜合類(lèi)。⑶成員分類(lèi)法。按家庭檔案所記錄的家庭成員，分為祖父、祖母、父親、母親、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等，家庭中有多少成員就設(shè)多少類(lèi)，外加綜合類(lèi)。3．分類(lèi)方案依據(jù)家庭檔案材料形成特點(diǎn)和內(nèi)在聯(lián)系，結(jié)合家庭建檔實(shí)際，綜合運(yùn)用內(nèi)容和形式分類(lèi)法，一般可把家庭10⑴綜合類(lèi)：包括家庭成員生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國(guó)、喬遷的日期等；家譜、家史、自傳、簡(jiǎn)歷、日記、讀書(shū)筆記、心得體會(huì)等；各種教育考試的成績(jī)單等。⑵社會(huì)交往類(lèi)：包括家庭成員之間及與親友之間的重要往來(lái)書(shū)信，家庭成員承受社會(huì)各界邀請(qǐng)函、書(shū)信、請(qǐng)柬，家庭成員與社會(huì)各界交往的重要名片，校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等。⑶證件類(lèi)：包括房產(chǎn)證、誕生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶(hù)口簿、出國(guó)護(hù)照、會(huì)員證、借書(shū)證、職稱(chēng)資格證書(shū)、聘書(shū)、獨(dú)生子女證等。⑷基建設(shè)備類(lèi)：包括家庭建房、裝潢的合同、施工圖、施工記錄、原材料合格證、竣工圖、水電氣管線圖、驗(yàn)收及結(jié)算等材料；各種家用電器的說(shuō)明書(shū)、保修卡、修理單、電路圖及修理點(diǎn)地址、聯(lián)系、發(fā)票等材料。⑸安康類(lèi)：包括體檢表、病歷、診斷書(shū)、化驗(yàn)單、心電圖、X光片、住院記錄、免疫記錄、常用藥說(shuō)明、家用藥方、飲食禁忌、烹調(diào)技術(shù)、養(yǎng)分學(xué)問(wèn)等。⑹榮譽(yù)類(lèi)：包括獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、實(shí)物，家庭成員的優(yōu)秀事跡材料等。⑺理財(cái)類(lèi)：包括家庭收入、支出工程帳本；存單、有價(jià)證券、保險(xiǎn)憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品清單和發(fā)票等。⑻旅游類(lèi)：包括家庭及其成員外出旅游的線路打算、飛機(jī)票、火車(chē)票、汽車(chē)票、景點(diǎn)介紹、門(mén)票、地圖、紀(jì)念品等。⑼照片〔音像〕類(lèi)：包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片；結(jié)婚、壽慶等家庭重大活動(dòng)，旅游觀光、聚會(huì)消遣等形成的照片、音像資料。⑽作品〔保藏〕類(lèi)：包括個(gè)人愛(ài)好、保藏等，如書(shū)法書(shū)畫(huà)作品、名人好友題詞、發(fā)表在各類(lèi)報(bào)刊的文章及作品、出版的專(zhuān)著文集、郵票、古幣及其它各類(lèi)藝術(shù)品保藏等。在分類(lèi)方案的擬定過(guò)程中，可依據(jù)本家庭實(shí)際狀況進(jìn)展適當(dāng)調(diào)整。家庭檔案材料較多可設(shè)二級(jí)類(lèi)目，如作品〔保藏〕類(lèi)材料較多，可在作品〔保藏〕類(lèi)下再設(shè)書(shū)畫(huà)、瓷器、郵票等類(lèi)，其他依次類(lèi)推。反之，家庭檔案材料較少的，可適當(dāng)合并一些相近的大類(lèi)，如把社會(huì)交往類(lèi)并入綜合類(lèi)等?！捕痴砑彝n案以“件”為單位進(jìn)展歸檔整理。1．確定“件”的概念。一般一份材料裝訂在一起為一“件”。如一份購(gòu)房合同為一“件”，一幅書(shū)畫(huà)作品為一“件”。對(duì)于不便利裝訂的材料可實(shí)行袋裝等其他形式把材料集中起來(lái)作為一“件”，如一套家電全部材料為一“件”，一次旅游全部材料為一“件”。2．編號(hào)。在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按歸檔材料形成時(shí)間挨次從“1”開(kāi)頭編制歸檔件號(hào)。如只設(shè)10類(lèi)的，則在每個(gè)大類(lèi)內(nèi)按歸檔材料的形成時(shí)間挨次編制歸檔件號(hào)。如設(shè)置二級(jí)類(lèi)目的，如保藏類(lèi)內(nèi)再設(shè)書(shū)畫(huà)、瓷器類(lèi)，則在書(shū)畫(huà)、瓷器類(lèi)內(nèi)分別按歸檔材料形成時(shí)間挨次編制歸檔件號(hào)，也就是書(shū)畫(huà)類(lèi)編制一個(gè)歸檔流水號(hào)，瓷器類(lèi)編制一個(gè)歸檔流水號(hào)。各家庭可依據(jù)實(shí)際狀況選用不同方法在歸檔材料上編制歸檔件號(hào)。類(lèi)別名稱(chēng)綜合類(lèi)件號(hào)1-35→←類(lèi)別名稱(chēng)綜合類(lèi)件號(hào)1單位為“㎜”。檔案章位置：檔案章一般蓋在歸檔材料的右上角。類(lèi)別名稱(chēng)：填寫(xiě)分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目；件號(hào)：按歸檔材料形成時(shí)間挨次從“1”開(kāi)頭編制歸檔件號(hào)。用黑色水筆或鋼筆在歸檔章的類(lèi)別名稱(chēng)和件號(hào)欄中標(biāo)注。對(duì)于一些需保持原貌的歸檔材料可用鉛筆直接在材料上注明類(lèi)別名稱(chēng)和件號(hào)。⑵粘貼標(biāo)簽形式。在標(biāo)簽上注明類(lèi)別名稱(chēng)和件號(hào)粘貼在歸檔材料上。粘貼標(biāo)簽以不破壞歸檔材料原貌為原則，如獎(jiǎng)牌證書(shū)可粘貼在背后或底部等。裝盒一個(gè)類(lèi)的家庭檔案材料按編制的歸檔件號(hào)挨次依次裝入檔案盒，分裝成一盒或數(shù)盒，不同類(lèi)的檔案不能裝入同一盒中，并在每個(gè)檔案盒內(nèi)放置備考表，填寫(xiě)對(duì)這一盒家庭檔案需作的補(bǔ)充說(shuō)明，如無(wú)補(bǔ)充說(shuō)明的可不填寫(xiě)。對(duì)于不能裝盒的家庭檔案可實(shí)行其他形式妥當(dāng)保管。盒脊填寫(xiě)檔案盒背脊：有“家庭代號(hào)、年度、類(lèi)別、起止件號(hào)、盒號(hào)”五個(gè)欄目。家庭代號(hào)：假設(shè)按內(nèi)容和形式分類(lèi)的，一個(gè)家庭就有一個(gè)家庭代號(hào)；假設(shè)按成員分類(lèi)法，家庭代號(hào)則為每個(gè)家庭成員的代號(hào)〔有幾個(gè)家庭成員，就有幾個(gè)家庭代號(hào)〕。年度：真寫(xiě)盒內(nèi)存放材形成的起止年份。類(lèi)別：填寫(xiě)本家庭分類(lèi)方案中大類(lèi)的類(lèi)別名稱(chēng)，如一個(gè)家庭分為榮譽(yù)類(lèi)、證件類(lèi)等，在整理榮譽(yù)類(lèi)檔案時(shí)在“類(lèi)別”欄填寫(xiě)榮譽(yù)類(lèi)、證件類(lèi)。設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，如作品〔保藏〕類(lèi)設(shè)置二級(jí)類(lèi)目書(shū)畫(huà)、瓷器的，在整理書(shū)畫(huà)類(lèi)時(shí)填寫(xiě)“作品〔保藏〕書(shū)畫(huà)類(lèi)”，整理瓷器類(lèi)時(shí)填寫(xiě)“作品〔保藏〕瓷器類(lèi)”。起止件號(hào)：填寫(xiě)該盒檔案材料的起止件號(hào)，如榮譽(yù)類(lèi)共有三盒30件，第一盒1-10件填寫(xiě)“1-10”，其次盒11-25件填寫(xiě)“11-25”，第三盒26-30件填寫(xiě)“26-30”。盒號(hào)：全部裝盒的檔案編大流水號(hào)?！踩尘幠吭跉w檔名目中，對(duì)該類(lèi)內(nèi)按挨次排列的歸檔材料填寫(xiě)件號(hào)、責(zé)任者、題名、成文日期、頁(yè)數(shù)、備注。“件號(hào)”：填寫(xiě)該類(lèi)內(nèi)歸檔材料的排列挨次號(hào)。“責(zé)任者”：填寫(xiě)歸檔材料形成或署名者的名稱(chēng)。“頁(yè)數(shù)”：填寫(xiě)每件家庭檔案材料的總頁(yè)數(shù)，以每件歸檔材料有文字的頁(yè)面計(jì)算頁(yè)數(shù)?！皞渥ⅰ保禾顚?xiě)每份家庭檔案材料的補(bǔ)充說(shuō)明。歸檔名目一般編制二份，一份裝訂成冊(cè)用于日常檢索，一份放置在檔案盒內(nèi)便于日常家庭檔案的治理。一些特別的家庭檔案如書(shū)畫(huà)、藏品等可依據(jù)實(shí)際需要確定歸檔名目的工程，使歸檔名目能完整、準(zhǔn)確地反映這些家庭檔案的信息。私密性較強(qiáng)的理財(cái)類(lèi)家庭檔案，在編制歸檔名目時(shí)可依據(jù)理財(cái)類(lèi)檔案的特點(diǎn)增減所需工程，對(duì)于一些保密的工程在著錄時(shí)可實(shí)行一些特別符號(hào)表示不同的內(nèi)容〔相當(dāng)于加密〕，并且將歸檔名目單獨(dú)存放以確保安全、保密。五、家庭檔案的數(shù)字化對(duì)有條件的家庭，建議對(duì)家庭檔案實(shí)施數(shù)字化治理。1．已數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)加強(qiáng)收集，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、完整性。如在計(jì)算機(jī)上形成的文本、表格、多媒體等各類(lèi)電子文件，數(shù)碼相機(jī)、攝象機(jī)、錄音筆等設(shè)備記錄的照片、錄象、音頻，其他數(shù)字設(shè)備形成的電子文件等。2．未數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)通過(guò)各種途徑進(jìn)展數(shù)字化。紙質(zhì)檔案一般通過(guò)掃描的形式進(jìn)展數(shù)字化，掃描顏色為黑白位圖，圖像區(qū)分率為300DPI，文件格式為“PDF”。如有特別需要的可調(diào)整掃描顏色、區(qū)分率、格式，如傳統(tǒng)照片、一些重要的憑據(jù)等。獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、書(shū)畫(huà)、玉器等一些實(shí)物檔案一般實(shí)行數(shù)碼相機(jī)拍攝的方法進(jìn)展數(shù)字化，區(qū)分率、儲(chǔ)存格式等指標(biāo)可依據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)定。3．對(duì)數(shù)字化后形成的電子文件進(jìn)展命名，按歸檔材料題名對(duì)電子文件進(jìn)展命名。如一份房屋裝修合同，則數(shù)字化后的電子文件名稱(chēng)為“房屋裝修合同”。4．實(shí)施家庭檔案數(shù)字化治理。利用電子表格或數(shù)據(jù)庫(kù)軟件建立家庭檔案電子歸檔名目，將已命名的電子文件拷貝至專(zhuān)用的名目夾內(nèi)與電子歸檔名目進(jìn)展掛接，以供給日常的檢索利用。另外，把電子歸檔名目和已命名的電子文件制作成光盤(pán)進(jìn)展歸檔保存六、家庭檔案的保管1．整理好的家庭檔案按類(lèi)別挨次依次排列，同類(lèi)別的按盒號(hào)挨次依次排列，放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、貴重的家庭檔案可單獨(dú)存放。2．家庭應(yīng)妥當(dāng)保管家庭檔案，留意防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等。七、家庭檔案的利用1．家庭成員可依據(jù)實(shí)際需要利用家庭檔案，用后歸放原處，防止喪失。涉及個(gè)人隱私的家庭檔案要經(jīng)本人