會議服務(wù)工作流程及禮儀

會議服務(wù)工作流程相關(guān)禮儀

2021/5/91一、會場布置1、接到會議室使用通知后，應(yīng)首先明確客人需要提供的服務(wù)項(xiàng)目，如會議室的使用時間，使用次數(shù)、人數(shù)、單位、何人參加，有無會標(biāo)、席位牌，是否擺放鮮花水果，話筒的個數(shù)，是否擺放投影儀、投影幕、板書用具（白板、板擦、白板筆）以及會議聯(lián)系人落實(shí)看會場的時間等）。2、會議室服務(wù)人員按會議聯(lián)系人預(yù)約看會場時間，提前半天安排服務(wù)員按照要求布置好會場，開窗透氣，擺放會議所需物品（茶葉、水杯、托盤、水瓶、信紙或白紙、圓珠筆、一次性鉛筆等）。2021/5/92一、會場布置3、檢查會議室燈具、桌椅、空調(diào)、音響等設(shè)施設(shè)備的完好。地面、四周墻裙、門窗做到無損壞、無灰塵。如有損壞及時報修，并督促工程維修人員，檢查維修結(jié)果，保證設(shè)施完好率達(dá)到百分百。4、按要求粘好會標(biāo)，保證協(xié)調(diào)美觀。5、投影設(shè)備、板書器材等應(yīng)首先征得會議負(fù)責(zé)人的同意進(jìn)行適當(dāng)擺放，所需用具應(yīng)完備、易取用。提供良好穩(wěn)定的電源。幫助調(diào)試投影設(shè)備和客人攜帶的媒體工具。2021/5/93一、會場布置6、檢查并準(zhǔn)備好音響及話筒視頻追蹤等設(shè)備，并調(diào)試音響、話筒到適當(dāng)音量，話筒高度一致。7、席位牌由商務(wù)中心接待員核對好后，提前放在會議室，由會議組織者安排擺放。8、在圓桌上擺放好香巾碟。擺放好紙筆，要求將紙擺放在距下桌沿5厘米正對椅背處，筆尖朝上成45度角。9、最后一次檢查臺面是否整潔，各種用具是否干凈、齊全，擺放符合要求。2021/5/94二、會前準(zhǔn)備1、會前準(zhǔn)備務(wù)必在接到開會通知的時間半小時前進(jìn)行。會議服務(wù)員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至振動或關(guān)機(jī)。2、根據(jù)會議人數(shù)，在茶水間準(zhǔn)備好相應(yīng)數(shù)量的茶杯，并放置適量茶葉，準(zhǔn)備好干凈保溫的開水瓶，打好開水。3、準(zhǔn)備香巾。4、打開空調(diào)，確保會議室溫度適宜。5、保潔人員在公共衛(wèi)生間配卷紙、點(diǎn)檀香，對臺面、地面衛(wèi)生再次打掃，并清理會議室外的立式垃圾桶。2021/5/95二、會前準(zhǔn)備6、在吸煙區(qū)擺放好煙缸和紙巾，如果有茶歇，在會議開始前在指定位置擺放好。7、開音響、燈光，再次進(jìn)行音響的調(diào)試。8、會議開始前30分鐘，會議服務(wù)人員應(yīng)再次檢查會標(biāo)，歡迎牌、綠化布置、空調(diào)、音控等情況以及公共衛(wèi)生間、公共衛(wèi)生是否OK，如有欠漏，需立即通知服務(wù)中心或有關(guān)部門人員，保證會議按時進(jìn)行。2021/5/96二、會前準(zhǔn)備9、會議即將開始時，會場播放與會議主題相符的輕音樂，任何妨礙客人的工作如吸塵等應(yīng)立即停止，服務(wù)員站在會議室門外，面向客人到來的方向，保持微笑。若是重點(diǎn)會議，需有主管或經(jīng)理在場迎候。對年老體弱者進(jìn)行攙扶。10、客人到來距離會議室約2.5米時，服務(wù)員上半身略微前傾，問候客人：“您好，領(lǐng)導(dǎo)”，并伸手示意大門的方向：“這邊請。”2021/5/97三、會中服務(wù)（重點(diǎn)）1、客人陸續(xù)入座時，服務(wù)員一人先上香巾，其他人倒茶水。先在茶水間倒好茶水，用托盤將茶水托出，先為會議室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人，站在客人右側(cè)，身體略微前傾，右手先拿一個杯墊放置在桌上，（客人的右手正上方的位置），然后拿茶杯將茶杯放置在杯墊上，杯把朝右下方方便客人取用，退半步轉(zhuǎn)身離開服務(wù)下一位客人。2021/5/98三、會中服務(wù)（重點(diǎn)）2、如有投影儀，服務(wù)人員不要橫穿投影儀，以免影響投影效果。3、會議服務(wù)人員必須手機(jī)調(diào)成振動或關(guān)機(jī)，堅守崗位。會議開始時，茶水服務(wù)人員按標(biāo)準(zhǔn)站姿在茶水間門口，音響師站在音響室門口，面向會議室，站姿規(guī)范，注意觀察參會人員隨時可能產(chǎn)生的需求。會議進(jìn)行時，服務(wù)員要留意會議進(jìn)程，發(fā)現(xiàn)有需求的客人要立即上前詢問。2021/5/99三、會中服務(wù)（重點(diǎn)）4、會議服務(wù)員注意觀察會場情況，適時續(xù)水，在會議開始后15分鐘左右進(jìn)行，以后每隔20分鐘續(xù)一次，（可視情況提前或延遲）。茶水溫度始終應(yīng)保持在85攝氏度以上。拿暖瓶倒水時，須左手拿壺（同時手心里可放疊好的紙巾兩張，如遇有客人自己不小心將水濺到桌上的情況，可以應(yīng)急處理），右手托壺于胸前，走路要穩(wěn)，步子要輕，動作協(xié)調(diào)；從桌后倒水時，側(cè)身站立于客人右側(cè)，大拇指、食指拿起杯把并后退一步，與賓客保持30厘米左右的距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸右手示意“請用茶”，然后進(jìn)行下一位。2021/5/910三、會中服務(wù)（重點(diǎn)）如客人坐的比較擁擠，服務(wù)員拿不到杯子時，可輕聲提示客人“打擾一下，給您加點(diǎn)水”，同時手伸向杯子，這時一般客人都會理解服務(wù)員的意思，協(xié)助將杯子拿給服務(wù)員。如遇到客人碰倒茶杯的情況，要及時到茶水間拿抹布擦拭，如是主席臺上的（會議室內(nèi)）可先就近抽取紙巾先應(yīng)急處理，再去拿抹布處理。此項(xiàng)事情出現(xiàn)考驗(yàn)的是會議室服務(wù)人員的應(yīng)急能力和協(xié)作能力。一般主席臺上的會議室都會安排兩個以上的服務(wù)員進(jìn)行服務(wù)，每個人都要一邊工作一邊關(guān)注會場情況，出現(xiàn)應(yīng)急情況，會場內(nèi)服務(wù)人員要通力協(xié)作，最快速的解決問題。2021/5/911三、會中服務(wù)（重點(diǎn)）5、密切注意會議室的音響問題和視頻追蹤系統(tǒng)。6、簽字儀式：幫客人傳遞文件的工作一般由禮儀小姐負(fù)責(zé)（否則由服務(wù)員完成），服務(wù)員應(yīng)事先與其溝通好，并協(xié)助把準(zhǔn)備好的紅酒送到客人手中。7、會議中場休息，及時補(bǔ)充和更換各種用品，注意不要翻動桌面資料。同時關(guān)注去衛(wèi)生間的客人，給他們指點(diǎn)衛(wèi)生間方向。2021/5/912四、會后服務(wù)1、會議結(jié)束時，服務(wù)員快步走向會議室門口，打開大門，站在門內(nèi)一側(cè)，身體略微前傾，歡送客人：“請慢走，歡迎下次光臨。”目送客人全部離場后，檢查是否有遺留物品及會場設(shè)備、物品的完好情況。2、向會議工作人員詢問下次會議的時間要求，并征求對服務(wù)方面的要求。2021/5/913四、會后服務(wù)3、進(jìn)行安全檢查，關(guān)閉電器電源，檢查會場是否有賓客丟失的文件及物品，如有，應(yīng)及時聯(lián)系或交會議負(fù)責(zé)人、總臺。檢查會議室的設(shè)備有無損害、短缺、及時填寫賠償表并通知總臺。4、打開門窗，通風(fēng)換氣，會議服務(wù)人員清掃會議衛(wèi)生，對會議室中的茶具進(jìn)行清洗消毒。5、關(guān)燈、鎖門。2021/5/914簽約儀式的座次禮儀1、在簽署多邊合同時，一般僅設(shè)一個簽字椅。各方簽字人簽字時，需依照有關(guān)各方事先同意的先后順序依次上前簽字。2、助簽人在助簽時依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)，同時有關(guān)各方的隨員應(yīng)按照一定的序列排隊(duì)簽字桌就座或站立。2021/5/915簽約儀式的座次禮儀3、在簽署雙邊合同時，應(yīng)請客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時就座于簽字桌的左側(cè)。雙方各自的助簽人應(yīng)分別站立于各自一方簽字人的外側(cè)。4、其他的隨員可以按照一定的順序在已方簽字人的正對面就座，也可以依照職位的高低，依次自左至右，或自右到左的列成一行站立于已方簽字人的身后。2021/5/916簽約儀式的座次禮儀5、在正式簽署合同時，各方代表對于禮遇均非常在意，因而商務(wù)人員對于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待。2021/5/9172021/5/918乘電梯的禮儀1、先按電梯讓客人進(jìn)，若客人不止一人，先進(jìn)入電梯，一手按“開”，一手按住電梯側(cè)門“請進(jìn)”。2、到達(dá)目的的后，一手按“開”，一手做出請的手勢，“到了，您先請。”3、遵循先下后上原則。2021/5/919乘坐（箱型）電梯的站位電梯右側(cè)有按鈕時，如右圖所示，則2號位為一位，4號位為二位，3號位為三位，5號位為四位，1號位為五位。注意：若電梯兩側(cè)都有按鈕，則只需1號位與5號位互換位置，因?yàn)樯虅?wù)禮儀中通