綜合部文秘崗位職責(zé)及流程

年4月19日綜合部文秘崗位職責(zé)及流程文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請聯(lián)系改正。綜合部文秘崗職責(zé)及流程一、綜合辦公平臺公文處理（每日收文約花費(fèi)30分鐘左右，發(fā)文不定時，一篇大概需要30分鐘）見紙質(zhì)檔案二、內(nèi)網(wǎng)信息報道（每篇信息報道大概需要一個小時，包括資料收集、撰寫、領(lǐng)導(dǎo)審閱）見紙質(zhì)檔案三、公文、報告、簡報等撰寫根據(jù)公司經(jīng)理室、上級公司、上級領(lǐng)導(dǎo)安排撰寫，每周至少有兩篇左右，每篇根據(jù)實(shí)際情況需要時間大約在30分鐘到3天不等。【流程】1、領(lǐng)導(dǎo)提出文章撰寫要求；2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，詢問清楚文體、表現(xiàn)內(nèi)容等，撰寫好文章，遞交領(lǐng)導(dǎo)審閱；3、根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行修改，完成。四、會議組織、記錄（一）會議記錄每周需要參加的會議包括晨會（固定）、中層會議（固定）、經(jīng)理室會議（大概一周一次）、上級公司或外單位來訪（不定期，大概一個月一次），以及其它會議【流程】1、參加會議，根據(jù)會議內(nèi)容做好記錄，內(nèi)容包括：時間、地點(diǎn)、參加人員、會議主題、提出問題、發(fā)言內(nèi)容、解決策略等要素。（一般一個會議的時間在兩個小時左右）2、整理會議紀(jì)要，根據(jù)會議需要，整理出會議反映的問題、督辦部門、處理策略，并發(fā)送至參會領(lǐng)導(dǎo)郵箱。（至少需要一個小時）（二）會議組織【流程】1、會議通知：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，撰寫郵件通知參加人員，同時發(fā)送短信，或者打電話（比較緊急的會議），由于公司很多人員不看郵件、短信，因此需要多種通知方式。（視參會人數(shù)，大概需要半個小時）2、會議室布置、設(shè)備調(diào)試、水果茶水等：由綜合部員工協(xié)調(diào)完成，由綜合部經(jīng)理安排執(zhí)行。（一般時間為半小時）五、文明創(chuàng)立、青年文明號、政風(fēng)行風(fēng)、黨務(wù)行政量化考核等精神文明建設(shè)材料每年檢查兩次，一次是中期檢查，最后一次是驗(yàn)收。日常材料收集根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行，大概每日約需要10分鐘左右；每個季度會整理一次，一次大概需要3天時間；驗(yàn)收檢查前期需要準(zhǔn)備一周左右?！玖鞒獭?、參照考評標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好文件夾（每項(xiàng)檢查的模板均以制定出來）；2、根據(jù)每項(xiàng)檢查要求，日常有相關(guān)材料（紙質(zhì)、照片等）就收錄進(jìn)去；3、收到上級相關(guān)通知、公文后，請示領(lǐng)導(dǎo)（先蘭總、再吳總）是否申報、如何處理后，填寫申報表；4、接到檢查通知后，提前準(zhǔn)備好迎檢材料，遞交領(lǐng)導(dǎo)審閱，需要修改、補(bǔ)充的，進(jìn)行補(bǔ)充，完成；5、檢查時向領(lǐng)導(dǎo)介紹工作開展情況，回答各類問題。六、企業(yè)文化活動負(fù)責(zé)各類企業(yè)文化活動的策劃、前期準(zhǔn)備、組織實(shí)施等?；顒痈鶕?jù)領(lǐng)導(dǎo)安排進(jìn)行，也能夠根據(jù)員工建議、自己想法策劃組織。一般包括一年一次的年會、登山比賽、演講比賽、體育文化活動等。【流程】1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，撰寫活動策劃方案（一個方案需要一天左右，大型、復(fù)雜的需要兩三天）；2、將方案遞交領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行修改；3、方案確定后，組織相關(guān)人員進(jìn)行前期工作準(zhǔn)備；（需要2天至一個月不等）4、活動開展時，負(fù)責(zé)整個流程的執(zhí)行；（需要半天至一天不等）5、活動完成后進(jìn)行總結(jié)。（需要半天）七、讀書會、公司內(nèi)刊每個季度固定一次?！咀x書會流程】1、每個季度第一個月4日前向員工征集本季度閱讀書目，遞交經(jīng)理室同意后確定本季度閱讀書目；（2個小時）2、經(jīng)過短信、郵件向全體發(fā)出參加讀書會通知，在第一個月15日前統(tǒng)計參加人員名單；（1個小時）3、上網(wǎng)購買書籍，一般是當(dāng)當(dāng)網(wǎng)，在第一個月22日前確保將書發(fā)到每個人手中；（10分鐘）4、向財務(wù)借款支付書款，用購書發(fā)票報銷；（1個小時）5、在下一個季度第一個月10日前經(jīng)過短信、郵件向參加讀書會的員工發(fā)通知，要求遞交本季度讀書心得體會；（5分鐘）6、在下一個季度第一個月30日前督促各部門參加讀書會人員交齊所有心得體會，未交的在晨會上通報，并把整理好的心得體會合集發(fā)送給內(nèi)刊編輯人員。（至少2天時間，一是統(tǒng)計整理需要時間，二是需要多次打電話、發(fā)郵件督促）【內(nèi)刊編輯流程】1、根據(jù)內(nèi)刊編輯輪流表，在本季度第一個月5日前通知本季度內(nèi)刊編輯部門成立編委會；（5分鐘）2、由編委會發(fā)通知號召大家投稿；（5分鐘）3、在下一季度第一個月30日前將收集的全部心得體會發(fā)送給編委會；（10分鐘）4、督促編委會盡快編輯，并將合作廣告公司聯(lián)系方式等情況告知編委會；（2天，需要不間斷地通知督促，否則會一直拖延）5、編委會與廣告公司聯(lián)系，完成內(nèi)刊編輯，將初稿遞交經(jīng)理室審核；6、經(jīng)理室審核經(jīng)過后，告知廣告公司印刷，并在晨會上向全員展示；（10分鐘）7、根據(jù)編委會提供的稿件采用名單，制作內(nèi)刊稿費(fèi)清單，遞交綜合部經(jīng)理、總經(jīng)理審核簽字，從工資發(fā)放稿費(fèi)；（半小時）8、內(nèi)刊印刷好后，通知各部門前來領(lǐng)取。（一天，大家都是斷斷續(xù)續(xù)來領(lǐng)?。┌?、各類行政事務(wù)包括上級公司下發(fā)文件、郵件要求處理的表格、通知、文件等，公司內(nèi)部的電話接聽、通知等，大概每天約有一半的工作時間耗費(fèi)在此?！玖鞒獭吭擃惞ぷ鳠o固定流程，根據(jù)實(shí)際情況處理“反思——這類工作耗費(fèi)時間較多的原因有”：1、上級公司經(jīng)常下發(fā)的各類通知，都是重復(fù)在做無用功，之前已經(jīng)做過的事情、統(tǒng)計過的材料等，重復(fù)要求上報；或者政策朝令夕改，導(dǎo)致時間浪費(fèi)很多；2、公司內(nèi)部執(zhí)行力不夠，很多事情都需要重復(fù)、多次通知，才能督促完成，耗費(fèi)了大量的打電話、發(fā)短信、郵件以及事情處理時間；3、個人工作能力不足，考慮問題不夠周到，工作效率不夠高；4、公司內(nèi)部流程不順、權(quán)責(zé)不清晰，各部門、各崗位的職責(zé)不明朗，分工不均，工作推諉導(dǎo)致延誤。九、教育培訓(xùn)配合一般每年至少有一次新員培訓(xùn)，其余還有公司一些零散的培訓(xùn)活動，每年大概有十次左右?！玖鞒獭?、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，編寫年度員工培訓(xùn)計劃、新員培訓(xùn)計劃；（大概需要2天）2、提前與培訓(xùn)老師溝通，準(zhǔn)備培訓(xùn)課件，與領(lǐng)導(dǎo)溝通后安排培訓(xùn)時間、場地、人員；（大概需要1天）3、經(jīng)過郵件、電話、短信等方式通知參訓(xùn)人員培訓(xùn)事宜；（10分鐘）4、培訓(xùn)工作中的組織執(zhí)行；（根據(jù)培訓(xùn)時間長短從半天到2個月不等）5、培訓(xùn)后的意見征集，反思總結(jié)等；（半天至一天）6、年底統(tǒng)計年度老師授課情況，遞交經(jīng)理室審批后，交送至財務(wù)室發(fā)放培訓(xùn)課時費(fèi)。十、會議費(fèi)制作（不定時，每月約兩次）【流程】1、財務(wù)提供會議費(fèi)發(fā)票，明確會議地點(diǎn)、承辦部門、時間等要素；（5分鐘）2、根據(jù)要求，結(jié)合公司會議召開情況，按照會議費(fèi)制作模板，擬定參會人員名單、會議預(yù)算表、會議審批表、會議通知四個材料。特別注意：會議預(yù)算要與發(fā)票金額基本吻合，參會人員名單要與會議主題匹配。（3小時）反思——會議費(fèi)制作很頭疼：一是上級公司多次退，導(dǎo)致一張發(fā)票要做好幾次會議；二是很多會議費(fèi)金額太大，或者都是餐費(fèi)，很難做出符合實(shí)際情況的會議。建議以后金額太大的會議費(fèi)分成幾次會議出，既符合實(shí)際顯得真實(shí)，可能也更容易經(jīng)過上級審核。十一、職場布置根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排及工作需要進(jìn)行職場布置，不定時進(jìn)行，規(guī)模大小不一?！玖鞒獭?、領(lǐng)導(dǎo)提出整修要求，或者自己向領(lǐng)導(dǎo)提出；2、聯(lián)系廣告公司，詢問價格，向綜合部經(jīng)理匯報；（價格高的須總經(jīng)理審批）3、確定好制作后，通知廣告公司排版，確定版面后開始制作；4、廣告公司制作后，安排進(jìn)行更換、布置；5、在文件夾中登記好制作清單，到年底與廣告公司核對，結(jié)算費(fèi)用。十二、組工、工會信息寫作組工信息一般寫黨務(wù)方面的信息，每月25日前上交一篇；工會信息寫公司職工動態(tài)，每月一篇。工會活動較多，上面會有人督辦。十三、政府來文接受與辦理今年三城同創(chuàng)，活動較多。特別是文明辦。一般是投票，拿文件，通知領(lǐng)導(dǎo)開會，優(yōu)秀先進(jìn)人物推薦表寫作。還有就是志愿者活動，該類活動可與公司工會幫扶活動相結(jié)合，既節(jié)約成本，又節(jié)約時間。十四、幫扶活動幫扶方案制作，活動實(shí)施，物品購買。十五、金融同業(yè)協(xié)會每月5日在