八步法A資料制作

八步法A資料制作演示文稿1目前一頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)優(yōu)選八步法A資料制作目前二頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)3部下上司問(wèn)題解決的思考過(guò)程有效

并有針對(duì)性的指導(dǎo)A3A3資料的特點(diǎn)是人才培養(yǎng)（OJD）的重要工具溝通目前三頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)為什么要“制作簡(jiǎn)潔易懂的資料”（對(duì)資料使用者而言）■能夠盡快理解■能夠供每一位相關(guān)人員理解■即便意見(jiàn)不同，那什么地方不同。簡(jiǎn)潔易懂的資料，能夠幫助引發(fā)有建設(shè)性的討論。■即便內(nèi)容有問(wèn)題，也容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，便于進(jìn)一步指導(dǎo)和修正（對(duì)資料制作者而言）■自覺(jué)地意識(shí)并思考如何“制作簡(jiǎn)潔易懂的資料”，

有助于對(duì)思路的自我檢測(cè)和整理。4目前四頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)什么是“什么是A3資料”A3資料是強(qiáng)有力的溝通工具之一。■能夠?qū)?wèn)題解決的8個(gè)步驟歸納在一張A3紙上

→是贊成或是反對(duì)，對(duì)哪個(gè)部分進(jìn)行討論，論點(diǎn)明確?！鐾ㄟ^(guò)視覺(jué)表達(dá)，使內(nèi)容一目了然

→有助于盡快理解問(wèn)題，將節(jié)省出來(lái)的時(shí)間用于對(duì)內(nèi)容的討論。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出決策。■A3資料是培養(yǎng)問(wèn)題解決能力的交流工具

（問(wèn)題出在哪一步，一目了然，便于指導(dǎo)和被指導(dǎo)）5目前五頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)今天學(xué)習(xí)的目的就是：盡一切可能排除上述危險(xiǎn)，掌握將A3資料功效發(fā)揮到最大限度的技巧什么是“A3資料”？

并非只在形式上滿(mǎn)足A3要求即可?一味的填充令資料不得要領(lǐng)?不知圖表為何而做?圖表、表格的表現(xiàn)內(nèi)容艱澀難懂?理解了每個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容，卻不能了解整篇資料的中心6目前六頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)[1]A3資料制作的步驟資料的撰寫(xiě)5大步驟順序Step５.檢查校對(duì)資料Step４.撰寫(xiě)資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫(xiě)資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰(shuí)”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”重點(diǎn)7目前七頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)資料的撰寫(xiě)5大步驟順序Step５.檢查校對(duì)資料Step４.撰寫(xiě)資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫(xiě)資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰(shuí)”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step1.明確資料目的8目前八頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)Step1.明確資料目的資料是說(shuō)明、傳達(dá)事情的工具。制作什么樣的資料要依其目的而定。關(guān)于目的，首先要考慮“面向誰(shuí)”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達(dá)“什么內(nèi)容”。公司外部公司內(nèi)部其他部門(mén)本部門(mén)經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)、課長(zhǎng)面向誰(shuí)資料的內(nèi)容傳達(dá)什么分發(fā)開(kāi)會(huì)自己進(jìn)行說(shuō)明上司進(jìn)行說(shuō)明經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)、課長(zhǎng)如何使用說(shuō)明自己進(jìn)行說(shuō)明上司進(jìn)行說(shuō)明經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)、課長(zhǎng)用途如何報(bào)告聯(lián)絡(luò)商談決裁＊＊決裁：決定是否批準(zhǔn)提案9目前九頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)資料所要傳達(dá)的內(nèi)容由制作資料的目的來(lái)決定即使所涉及的內(nèi)容一樣，因資料的使用目的不一，資料所傳達(dá)的內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)有所改變。首先自問(wèn)自答“資料的目的是什么？”思考為達(dá)成這一目的應(yīng)當(dāng)在資料當(dāng)中傳達(dá)什么信息

從以下角度出發(fā)，明確目的“面向誰(shuí)”“如何使用”“用途如何”此3點(diǎn)Step1.明確資料目的

※技巧10目前十頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)Step2.撰寫(xiě)資料綱要資料的撰寫(xiě)5大步驟順序Step５.檢查校對(duì)資料Step４.撰寫(xiě)資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫(xiě)資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰(shuí)”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”11目前十一頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)制作簡(jiǎn)明易懂的說(shuō)明綱要是使資料通俗易懂的前提。沒(méi)有好的綱要，

無(wú)論任何版面設(shè)計(jì)或講求視覺(jué)效果都沒(méi)用。簡(jiǎn)明易懂的綱要，就是要簡(jiǎn)潔、遵循問(wèn)題解決的步驟、合理、符合邏輯。綱要主體?????每個(gè)步驟的信息都表述簡(jiǎn)單、符合

邏輯

?整體的長(zhǎng)度以口頭表述３０秒到１分鐘為佳綱要補(bǔ)充內(nèi)容簡(jiǎn)潔地整理出３個(gè)左右的理由或數(shù)據(jù)，以從邏輯上支持各步驟所給出的信息各個(gè)步驟所傳達(dá)信息的理由和補(bǔ)充數(shù)據(jù)

Step8

鞏固成果

Step7

評(píng)價(jià)結(jié)果和過(guò)程

Step6

貫徹實(shí)施

Step5

制定對(duì)策

Step4

把握真因

Step3

設(shè)定目標(biāo)

Step2

分解問(wèn)題

Step1

明確問(wèn)題Step2.撰寫(xiě)資料綱要12目前十二頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)（1）確定綱要的主體

將每一步所要傳達(dá)的信息用至多1句話(huà)表述類(lèi)似報(bào)紙

上的新聞標(biāo)題口頭念一下，長(zhǎng)度以從30秒到1分鐘為

最佳（2）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

為每條信息找出3個(gè)左右的理由或數(shù)據(jù)（3）檢查綱要整體

比照資料的目的反復(fù)通讀

（思考“面向誰(shuí)”“如何使用”“何種用途”）Step2.撰寫(xiě)資料綱要

順序13目前十三頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)資料不可能一次制作成功思路尚未理順，或觀察到的各個(gè)要素尚未具備整體的整合性首先考慮每個(gè)文本框的主題信息，檢查這些信息的組合是否具備邏輯上的關(guān)聯(lián)性制作綱要的要點(diǎn)在于：?掌握對(duì)制作一份資料有用的信息的量（適中）?語(yǔ)言是否簡(jiǎn)明易懂?各項(xiàng)主題的串聯(lián)是否合乎邏輯此3點(diǎn)Step2.撰寫(xiě)資料綱要

※技巧14目前十四頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)資料的撰寫(xiě)5大步驟順序Step５.檢查校對(duì)資料Step４.撰寫(xiě)資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫(xiě)資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰(shuí)”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step3.確定版面設(shè)計(jì)15目前十五頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設(shè)計(jì)（模板）。順著思路進(jìn)行版面設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)和步驟。標(biāo)題順著思路展開(kāi)！Step3.確定版面設(shè)計(jì)16目前十六頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)初稿論據(jù)論據(jù)論據(jù)想強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)結(jié)論初稿論據(jù)論據(jù)把想強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)放在正中間先提結(jié)論其它參考Step3.確定版面設(shè)計(jì)17目前十七頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)資料的撰寫(xiě)5大步驟順序Step５.檢查校對(duì)資料Step４.撰寫(xiě)資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫(xiě)資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰(shuí)”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step4.撰寫(xiě)資料內(nèi)容18目前十八頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)標(biāo)題需要強(qiáng)調(diào)的部分用粗體字、大字文章要【簡(jiǎn)明扼要】【具體的】【主動(dòng)語(yǔ)態(tài)】使用的表和圖，圖表，給予他人【視覺(jué)性】遵循文體和書(shū)寫(xiě)格式的基礎(chǔ)，通過(guò)框格的上下左右進(jìn)行合并Step4.撰寫(xiě)資料內(nèi)容確定版面設(shè)計(jì)后，接下去就要填寫(xiě)各文本框中的內(nèi)容。行文要盡量簡(jiǎn)明扼要，

并使用圖表、表格，使資料具有較強(qiáng)的視覺(jué)效果。修飾資料，使資料更簡(jiǎn)潔明了，使著重強(qiáng)調(diào)的部分一目了然。關(guān)鍵技巧在于

統(tǒng)一文體和書(shū)寫(xiě)格式，只強(qiáng)調(diào)需要強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)。19目前十九頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)（1）各框內(nèi)容的書(shū)寫(xiě)1）文章要【簡(jiǎn)明扼要】、【具體的】、【主動(dòng)語(yǔ)態(tài)】★【簡(jiǎn)明扼要】①盡可能用一行文字表達(dá)②一句話(huà)表達(dá)一個(gè)內(nèi)容③【開(kāi)門(mén)見(jiàn)山】的表現(xiàn)④不重復(fù)使用相同的詞語(yǔ)★【具體的】避免抽象的表達(dá)★【主動(dòng)語(yǔ)態(tài)】盡可能避免被動(dòng)的表達(dá)2）使用的表和圖、圖表要給予他人【視覺(jué)性】（2）內(nèi)容要采取一目了然的布局和修飾①遵循文體和書(shū)寫(xiě)格式的基礎(chǔ)，通過(guò)框格的上下左右進(jìn)行內(nèi)容的排版。②需要強(qiáng)調(diào)的框格和文字要使用粗體字和大字（盡可能選擇3種以下的顏色和字體，對(duì)想強(qiáng)調(diào)的部分進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和標(biāo)注。）Step4.撰寫(xiě)資料內(nèi)容20目前二十頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)21Step4.撰寫(xiě)資料內(nèi)容<例>（1）撰寫(xiě)各文本框的內(nèi)容★【簡(jiǎn)明扼要】①盡可能用一行文字表達(dá)兩行以上無(wú)法讓人一目了然②一句話(huà)表達(dá)一個(gè)內(nèi)容?不好的例子：由于6月份起新研制的汽車(chē)上線(xiàn)，與原有汽車(chē)并行生產(chǎn)，目前的狀況無(wú)法對(duì)應(yīng)，因此必須對(duì)車(chē)間的布置和作業(yè)方法進(jìn)行改革。?好的例子：▽6月份起新研制的汽車(chē)上線(xiàn)，實(shí)行與原有汽車(chē)并行生產(chǎn)。

?需要改善車(chē)間布置和作業(yè)方法。③【開(kāi)門(mén)見(jiàn)山】的表現(xiàn)?不好的例子：安全問(wèn)題并不是不比數(shù)量問(wèn)題重要（雙重否定）?好的例子：安全問(wèn)題比數(shù)量問(wèn)題重要?不好的例子：質(zhì)量不合格的事件，去年發(fā)生了34起，今年又發(fā)生了18起。?好的例子：今年發(fā)生質(zhì)量不合格的事件18起。（去年34起）④不重復(fù)使用相同的詞語(yǔ)1）文章要【簡(jiǎn)明扼要】、【具體的】、【主動(dòng)語(yǔ)態(tài)】目前二十一頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)Step4.撰寫(xiě)資料內(nèi)容<例>▼“具體”：避免抽象的表達(dá)方式?不好的例子：今年的銷(xiāo)售情況還可以。?好的例子：今年的銷(xiāo)售完成了目標(biāo)的98%?！铩揪唧w的】★【主動(dòng)語(yǔ)態(tài)】▼“主動(dòng)語(yǔ)態(tài)”：盡量避免被動(dòng)的表達(dá)方式?不好的例子：業(yè)績(jī)受下屬的干勁兒所影響。?好的例子：下屬的干勁極大影響著業(yè)績(jī)。<例>2）使用的表和圖、圖表要給予他人【視覺(jué)性】參照“資料作成的有效工具”（后續(xù)）（1）撰寫(xiě)各文本框的內(nèi)容1）文章要【簡(jiǎn)明扼要】、【具體的】、【主動(dòng)語(yǔ)態(tài)】目前二十二頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)Step4.撰寫(xiě)資料內(nèi)容<例>（2）內(nèi)容要采取一目了然的布局和修飾?不好的例子：○△◆?好的例子：○○●1）統(tǒng)一文體和書(shū)寫(xiě)格式，文本框的上下左右對(duì)齊?不好的例子（促銷(xiāo)方法的現(xiàn)狀和改善方向）現(xiàn)狀今后?廣告宣傳沒(méi)有達(dá)到效果，

來(lái)店人數(shù)減少?強(qiáng)化營(yíng)銷(xiāo)人員的活動(dòng)?好的例子：現(xiàn)狀今后?通過(guò)廣告宣傳促進(jìn)來(lái)店人數(shù)增加

→針對(duì)不特定多人群，效果不佳?通過(guò)銷(xiāo)售人員宣傳，促進(jìn)來(lái)店人數(shù)增加

→針對(duì)特定的顧客展開(kāi)活動(dòng)，效果好?文體不一致?主語(yǔ)、賓語(yǔ)不同?填寫(xiě)內(nèi)容不同2）須強(qiáng)調(diào)的文本框和文字用主題，加大字號(hào)目前二十三頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)■整篇資料使用的語(yǔ)言及表達(dá)方式是否具有一致性（句末表現(xiàn)方面/整體內(nèi)容方面）■符號(hào)和編號(hào)是否注意保持了同整體統(tǒng)一■避免無(wú)謂的修飾（過(guò)度的修飾，反而會(huì)讓讀者無(wú)法區(qū)分哪里是修飾過(guò)的，哪里是未修飾過(guò)的。）Step4.撰寫(xiě)資料內(nèi)容※技巧24目前二十四頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)Step５.檢查校對(duì)資料資料的撰寫(xiě)5大步驟順序Step４.撰寫(xiě)資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫(xiě)資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰(shuí)”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step5.檢查校對(duì)資料25目前二十五頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)標(biāo)題很容易明白整體的思路嗎？能快速看清初稿的大綱嗎？想說(shuō)的話(huà)有遺漏嗎？頁(yè)邊距與文體內(nèi)容的整體布局是否合宜？（合理布局）Step5.檢查校對(duì)資料26目前二十六頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)27Step1明確問(wèn)題Step2分解問(wèn)題Step3設(shè)定目標(biāo)Step4把握真因Step5制定對(duì)策Step7-8評(píng)價(jià)結(jié)果和過(guò)程、鞏固成果以上豐田的問(wèn)題解決問(wèn)題解決A3資料的特點(diǎn)1張紙展現(xiàn)8個(gè)步驟目前二十七頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)·用一張紙表達(dá)所要表達(dá)的事物的情節(jié)?！じ鶕?jù)資料的目的、用途的不同，寫(xiě)法也是不同的。最佳的表現(xiàn)方法還是A3資料。·A4資料和A3資料一樣，也是將情節(jié)進(jìn)行理論地展開(kāi)，以讓對(duì)方更加容易理解?！?xiě)報(bào)告時(shí)，要根據(jù)所要報(bào)告的人的職位，將要點(diǎn)總結(jié)在3頁(yè)A4紙內(nèi)（盡可能1頁(yè)紙）為好。作為報(bào)告的依據(jù)或數(shù)據(jù)等，以附件的形式附在報(bào)告的后面，更容易使人理解。[2]A4資料制作何謂A4資料？→28目前二十八頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)干思路關(guān)于的決裁1.目的2.現(xiàn)狀的問(wèn)題點(diǎn)（背景）3.改善設(shè)想A案B案C案（方案對(duì)比）4.建議選擇的方案5.結(jié)論年月日姓名A4資料（樣式）29目前二十九頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)[3]資料作成的有效工具①

柱狀圖……比較絕對(duì)值的大小（1）圖（圖表）的種類(lèi)及用途Ex.②折線(xiàn)圖……隨著時(shí)間的推移有變化Ex.○○年度不良發(fā)生件數(shù)推移30目前三十頁(yè)\總數(shù)三十六頁(yè)\編于十九點(diǎn)③圓環(huán)圖