2023年文件檔案管理制度15篇

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文件檔案治理制度15篇

在進(jìn)展不斷提速的社會中，制度的使用頻率漸漸增多，制度具有使我們知道，應(yīng)當(dāng)做什么，不應(yīng)當(dāng)做什么，懲惡揚善、維護公*的作用。究竟應(yīng)如何擬定制度呢？下面是為大家收集的文件檔案治理制度，盼望能夠幫忙到大家。

文件檔案治理制度1

文件及技術(shù)檔案治理工作,是工程施工的連續(xù),但經(jīng)常因工程經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等緣由而滯后,為了使本工程在該方面的治理工作上一個新臺階,同時為以后的工作供應(yīng)依據(jù),表達(dá)“重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案治理“的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案治理制度。

(1)文件及技術(shù)檔案治理的任務(wù)、意義

①文件及技術(shù)檔案治理的任務(wù)是

根據(jù)肯定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建立全過程中具有保存價值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案治理部門。

②文件及技術(shù)檔案治理的意義是

可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和準(zhǔn)時性,組織有序的溝通,準(zhǔn)時滿意施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。

(2)文件及技術(shù)檔案治理制度

①文件治理制度

施工過程中發(fā)生的往來文件,工程經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,根據(jù)is09001:20xx的要求進(jìn)展特地治理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件治理制度。

②技術(shù)檔案治理制度

施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,工程經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,根據(jù)is09001:20xx的要求進(jìn)展特地治理,并形成制度貫徹落實。

(3)文件及技術(shù)檔案治理的方法

①文件治理方法

a、收集:主要是留意搞好日常文件的治理工作。

b、整理及編目:是在文件全面收集根底上,對來文或發(fā)文進(jìn)展科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)依據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制名目,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

②技術(shù)檔案治理方法

a、收集:由工程經(jīng)理部工程治理部統(tǒng)一治理。

b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集根底上,對技術(shù)檔案材料進(jìn)展科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進(jìn)展。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程工程劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該工程工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠提醒技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。

(4)交工驗收及資料整理

①建立技術(shù)資料復(fù)核制,來源于施工過程中的資料,必需現(xiàn)場填寫且有人復(fù)核,決不允許一人一填究竟,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開頭就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。

③加強交工驗收及資料整理的治理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

①在交工資料的根底上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄長久戰(zhàn)。

②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的局部用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。

③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與工程經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。

文件檔案治理制度2

一、目的

加強文件檔案治理，標(biāo)準(zhǔn)公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、精確性和系統(tǒng)性。供應(yīng)符合公司需求和保證治理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)治理、宣傳等活

動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案治理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、供應(yīng)利用等活動。

四、職責(zé)

1、行政人事部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中治理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)催促指導(dǎo)部門檔案治理；

2）建立健全公司檔案治理制度，指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查執(zhí)行狀況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀治理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案治理方法、使用學(xué)問。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或幫助移交工作，并準(zhǔn)時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

文件檔案治理制度3

一、目的

為了標(biāo)準(zhǔn)安全生產(chǎn)文件檔案的治理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展供應(yīng)參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的治理。

三、職責(zé)

1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)視治理。

2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的治理，并負(fù)責(zé)監(jiān)視檢查和考核；

3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。

四、內(nèi)容

1、文件資料的收集

安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

（1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等；

（3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)治理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

（4）安全生產(chǎn)工作規(guī)劃、總結(jié)、報告等；、

（5）各種安全活動記錄、安全治理臺賬、事故報告、安全通報等；

（6）供給商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

（7）安全設(shè)施檢測、檢驗報告、記錄等；

（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；

2、立卷歸檔

（1）、文件資料應(yīng)依據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要狀況，以便保管和利用；

（2）、應(yīng)依據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進(jìn)展時間整理、分類歸檔；

（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)展歸檔，統(tǒng)一保存；

（4）、各種文件資料按肯定特征進(jìn)展排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次清楚、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料名目；

（5）、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)分治理，單獨立卷；

3、檔案保管

（1）、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避開暴露和捆扎堆放；

（2）、應(yīng)實行防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

（1）、文件資料檔案借閱，必需履行借閱手續(xù)，借閱檔案要留意愛護，不得喪失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明狀況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

（2）、借閱的檔案要留意保密，未經(jīng)許可，不得隨便公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案治理人員當(dāng)面查點清晰，并在借閱登記本上注銷；

5、檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

五、相關(guān)記錄

《文件檔案清單》

六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自公布之日起實施。

文件檔案治理制度4

1目的

標(biāo)準(zhǔn)分公司檔案資料的治理工作。

2適用范圍

適用于分公司全部檔案資料的治理工作。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在治理效勞活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負(fù)責(zé)治理本部門在治理效勞活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在治理效勞或公務(wù)活動中形成的工作規(guī)劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在特地業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必需字跡清晰工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建立工程竣工必需有兼職資料檔案治理員參與,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、精確性、系統(tǒng)性進(jìn)展鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)展科學(xué)分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1全部檔案資料均由資料治理員治理。

4.3.2存放檔案必需有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)根據(jù)類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于治理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要仔細(xì)檢查其修改、補充狀況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改狀況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和特地的卷盒,按編號挨次排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時實行復(fù)制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)展歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)展清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要準(zhǔn)時進(jìn)展修補和復(fù)制,發(fā)覺檔案發(fā)霉或蟲害要準(zhǔn)時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱治理。

4.4.1分公司全部人員都有愛護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必需辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛惜檔案資料,不得喪失;

4.4.3.3所借檔案不得隨便折疊和拆散,不得對檔案隨便更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清晰。

4.4.5檔案如有喪失、損壞或泄密,要馬上追究當(dāng)事者責(zé)任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必需辦理文檔移交前方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)展,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)治理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

4.5.3.2但凡在肯定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應(yīng)當(dāng)每年進(jìn)展一次,由資料治理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)覺檔案不精確、不完整,應(yīng)準(zhǔn)時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進(jìn)展監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中消失失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)展處理。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《檔案治理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

文件檔案治理制度5

第一章文件治理制度

第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與掌握。

其次條公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合治理部統(tǒng)一辦理,綜合治理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔治理。

第三條各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

第四條公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報告、通知、通告、打算、函、會議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

第五條以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要打算,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

第六條公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必需使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件治理員留存登記后,方可蓋章行文。

第八條打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

第九條制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。

第十條綜合治理部對傳閱的文件要準(zhǔn)時收回處理。

第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要準(zhǔn)時叫中和治理部歸檔。

其次章檔案治理制度

第十二條公司的檔案工作根本原則是:集中治理與分散治理相結(jié)合,以集中治理為主。即公司檔案由綜合治理部集中統(tǒng)一治理,有關(guān)部門分類治理相關(guān)檔案,以便準(zhǔn)時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料準(zhǔn)時歸檔。

第十三條公司綜合治理部設(shè)特地檔案工作,負(fù)責(zé)治理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)展收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條歸檔資料包括:

1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

2、公司會議記錄、紀(jì)要、打算;

3、公司制訂的規(guī)劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

5、公司對外溝通的文件、協(xié)議、報告等;

6、公司各部門的發(fā)文;

7、其它具有保存價值的文件、材料。

8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

第十五條檔案的借閱

1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必需帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合治理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合治理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

文件檔案治理制度6

（一）目的

建立主要安全生產(chǎn)過程、大事、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效治理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)效勞,標(biāo)準(zhǔn)安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。

（二）適用范圍

本制度適用于公司的文件、檔案治理。

（三）標(biāo)準(zhǔn)性引用文件

《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》

《中華人民共和國檔案法》

（四）職責(zé)

1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常治理。

2、公司各部門負(fù)責(zé)本部門的安全記錄和檔案的治理。

（五）治理要求

1.檔案治理范圍

1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過程、大事、活動、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案治理。

1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄掌握程序》執(zhí)行。

2.保管事項

2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案治理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清晰合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)枯燥。

2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。

2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

2.4保管檔案的場所要做到有專人負(fù)責(zé)、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。

2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)，便于查找。

3.歸檔時間

3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)展歸檔。

3.2按年度形成的文件，其次年上半年歸檔。

3.3但凡有法律效用的文件材料，一經(jīng)識別就馬上歸檔。

3.4但凡有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

5.安全檔案的借閱

5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記前方可查閱，其它人員須部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。

5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，予以復(fù)制。

5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，任何人不得查閱、借閱。

5.4專業(yè)工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長期使用的，部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。

5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必需得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)同意。

5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負(fù)責(zé)催討，如須長期使用的部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證文件內(nèi)容不得外泄。

5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛惜公司財產(chǎn)，使用過程中嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線、標(biāo)號涂改、抽取等損害檔案、資料的狀況發(fā)生，違者嚴(yán)厲處理。

6.保密事項

6.1檔案治理人員要自覺遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。

6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進(jìn)展妥當(dāng)保管，并進(jìn)展登記治理，不得亂扔亂放

6.3保密文件的復(fù)制必需履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格根據(jù)批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進(jìn)展治理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

*絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必需摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)展登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點監(jiān)視銷毀，確保保密安全。

6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內(nèi)部”。

6.7密級和保密期限確實定和變更以及解密，必需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

6.8查閱“絕密”檔案必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄。

6.9“絕密”檔案必需放在保險柜中單獨存放。

6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)覺問題準(zhǔn)時處理。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，防止泄密大事發(fā)生，對造成泄密大事的責(zé)任者，要視情節(jié)嚴(yán)厲處理。

7.修改、補充事項

7.1修改、補充科技檔案，必需填寫修改、補充申請單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。

7.2檔案室必需對自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)展監(jiān)視和檢查。

8.銷毀

8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展初審。

8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是預(yù)備銷毀案卷的登記簿。同時還應(yīng)當(dāng)撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

8.4銷毀時要進(jìn)展監(jiān)銷。

經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必需送指定地點銷毀，不準(zhǔn)出賣或做其它用；銷毀檔案時必需派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監(jiān)視銷毀，并在銷毀清單上注明“已銷毀“字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍連續(xù)保存，并再銷毀清單上具體注明。

8.5檔案銷毀的詳細(xì)工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門提出申請，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。

文件檔案治理制度7

為了更進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)公司的文件資料治理,完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位標(biāo)準(zhǔn)化治理的需要,特制定本制度。

一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類

本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、打算、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀(jì)要。公司各類證照。

2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度規(guī)劃、經(jīng)營狀況、托付書、協(xié)議書、合同、工程方案等。

3、人事類:勞動人事檔案、勞開工資檔案等。

4、財務(wù)類:各種財務(wù)票證、票據(jù),財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。

5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清楚明白、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)展編號。

1、本公司全部應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運治理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母,SXK冠以編號之首。

2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)展分類,代碼為:1行政類;2經(jīng)營業(yè)務(wù)類;3人事關(guān)類;4財務(wù)類;5音像類。

3、公司文件、資料的歸檔編號根據(jù)入檔時間的先后,以百位數(shù)進(jìn)展歸編。

4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)依據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

“A”一般級文檔包含:公開公布的公司經(jīng)營進(jìn)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀(jì)錄等。

“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀(jì)要、重要經(jīng)營工程及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營狀況、重要工程資料、工程合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。

“AAA”機密級文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營進(jìn)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營工程及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:SXJKG-類別-公布年號-歸檔序號-受密級。

例如:將20xx年第—份歸檔的“公開公布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為:SXK-1-20xx-001-A

三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交

1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并依據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)*相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監(jiān)事會專項《文檔》由董事會秘書負(fù)責(zé)保管;人事專項《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財務(wù)專項《文檔》由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。

2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔治理登記冊》,并按指定專柜分類進(jìn)展存放和保管。并留意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防喪失。

3、公司文件、資料檔案必需依照職務(wù)級別進(jìn)展調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可調(diào)閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可調(diào)閱。

4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。

5、公司文件、資料檔案移交時必需填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

四、公司文件、資料的歸檔保存期限

1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)全部憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度規(guī)劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期工程合同、年度財務(wù)會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

2、十五年保存:依據(jù)需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的工程方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

4、一年保存:部門工作規(guī)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。

五、公司文件、資料檔案的銷毀

1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進(jìn)展清理并銷毀。

2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)展銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可銷毀。

機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可銷毀。

3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和方法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔治理的工作人員必需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執(zhí)行。

本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

文件檔案治理制度8

一、目的

通過對經(jīng)營部檔案的治理確保公司全部經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公*考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部全部工作人員的檔案治理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、治理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案治理員運用專用電腦及文件柜開展檔案治理工作。

3.2檔案治理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密治理,供應(yīng)檔案處理意見;負(fù)責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負(fù)責(zé)治理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案治理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)視及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)視治理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)視治理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并協(xié)作檔案治理員工作準(zhǔn)時供應(yīng)精確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案治理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的治理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財務(wù)部與經(jīng)營部檔案治理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)視;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔狀況的監(jiān)視;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財務(wù)部對經(jīng)濟類檔案治理工作的監(jiān)視審核及報告的審批。

四、治理程序

4.1經(jīng)營部合同必需依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反應(yīng)狀況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作規(guī)劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見前方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營狀況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案治理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案治理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必需依據(jù)有效文件要求進(jìn)展核對前方可進(jìn)展文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案治理員發(fā)覺不符合要求的文件應(yīng)反應(yīng)至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)展監(jiān)視協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查討論事情緣由并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案治理員進(jìn)展存檔治理。

4.12檔案治理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)視并督促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補充完整進(jìn)展轉(zhuǎn)化并治理。

4.13檔案治理員應(yīng)先對有效文件進(jìn)展分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫治理要求進(jìn)展檔案治理。

4.14檔案治理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)展分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案治理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)展操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必需原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案治理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)展維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案治理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進(jìn)展登記并準(zhǔn)時催促回收。

4.18檔案治理員應(yīng)參照《公司機密治理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的干凈,進(jìn)展對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進(jìn)展準(zhǔn)時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案治理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的精確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)展表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟嘉獎。

5.2經(jīng)營部職員能主動、準(zhǔn)時、精確、全面的供應(yīng)文件資料進(jìn)展歸檔工作,全力協(xié)作檔案治理員進(jìn)展工作的將進(jìn)展表彰并將能此工作協(xié)作和檔案資料內(nèi)表達(dá)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案治理程序條例,未按程序進(jìn)展文件審批,不精確、全面供應(yīng)文件資料,未協(xié)作檔案治理員工作的將進(jìn)展批判、警告及經(jīng)濟懲罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

5.4對于未根據(jù)本程序進(jìn)展操作的檔案治理員按所造成的影響和損失進(jìn)展批判、警告及相應(yīng)經(jīng)濟懲罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案治理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進(jìn)展檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機密治理程序》相關(guān)條款進(jìn)展懲罰并作為不良記錄存檔。

文件檔案治理制度9

1目的

為標(biāo)準(zhǔn)安全治理體系文件的治理，對包括職業(yè)安康安全在內(nèi)的治理體系運行中使用的各類文件實施有效掌握，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

對安全記錄檔案進(jìn)展有效掌握，以證明符合規(guī)定要求，為安全治理體系有效運行供應(yīng)客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。

2范圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程治理體系文件的掌握。

本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合治理體系運行中形成的全部記錄的掌握。

3職責(zé)

3.1各過程治理部門職責(zé)：

3.1.1負(fù)責(zé)確定所治理的過程的文件需求。

3.1.2負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)展籌劃并安排專人編寫。

3.1.3負(fù)責(zé)過程治理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。

3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程治理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

3.2生產(chǎn)部職責(zé)：

3.2.1負(fù)責(zé)治理手冊的編制。

3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護治理工作。

3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。

3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與治理。

4程序內(nèi)容

4.1確定文件種類

4.1.1為便于文件治理，依據(jù)不同的治理方式將綜合治理體系文件分為外來文件、綜合治理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方*部門公布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和方法；相關(guān)方的期望和要求。

4.1.3綜合治理體系文件

a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；

b.實現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的籌劃；

c.掌握各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關(guān)的資料包括但不限于：

a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)；

b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；

c.建立（工程）工程可行性討論報告、HSE預(yù)評價報告、設(shè)計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；

d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄；

e.專項風(fēng)險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；

f.化學(xué)危急品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護指南；

g.危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、特別工況處置卡）

h.設(shè)施的設(shè)計、運行技術(shù)資料；

i.供給商和承包商檔案；

j.作業(yè)許可證等；

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司全部人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必需向過程負(fù)責(zé)人提出申請。

4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所治理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)展籌劃并安排專人編寫。

文件檔案治理制度10

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的治理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：但凡公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，詳細(xì)內(nèi)容包括：

1、上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特別保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、打算等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的規(guī)劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作規(guī)劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）

9、公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外溝通的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司根本建立工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接收理的科研、建立工程的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽嘉獎證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、辭退（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）

18、公司重大活動中形成的請示、報告、規(guī)劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各工程完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應(yīng)依據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要狀況，以便于保管和利用。

（1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

（2）歸檔的文件材料必需按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。

（3）文件承辦人員應(yīng)準(zhǔn)時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不憐憫況進(jìn)展排列，密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的親密聯(lián)系并進(jìn)展系統(tǒng)的排列。

三、檔案保管

1、檔案必需入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避開暴露或捆扎堆放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3、底圖入庫要仔細(xì)檢查，*放或卷放。

4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)覺破損變質(zhì)準(zhǔn)時修補或復(fù)制。

四、檔案借閱

1、借閱檔案必需當(dāng)面查點清晰，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要留意愛惜，不得喪失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、借出的檔案要留意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明狀況，辦理續(xù)借手續(xù)。

4、歸還檔案時，由檔案治理人員當(dāng)面查點清晰，并在借閱登記簿上準(zhǔn)時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

6、底圖一般不予外借。

五、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案治理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六、檔案保密

1、檔案工作人員要嚴(yán)守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

2、不得傳播、談?wù)撚嘘P(guān)機密問題。

3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

文件檔案治理制度11

一、公司員工必需切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案治理工作到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

二、但凡公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、治理工作，確保資料完整。

四、文件資料檔案的保管、查閱。

1、全部檔案必需入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避開暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持干凈衛(wèi)生，要定期檢查、常常核對文件檔案資料，發(fā)覺問題準(zhǔn)時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必需持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司全部檔案一律不允許外借。

八、對于公司機密文件及檔案的治理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。

文件檔案治理制度12

為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)治理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校治理效勞，結(jié)合本校實際狀況，特制定本制度。

一、總則

第一條學(xué)校成立檔案治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

其次條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教育處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一治理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案治理工作。

第三條依據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、治理，供應(yīng)利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積存、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

二、立卷、歸檔

第四條各部門*時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù)，必需仔細(xì)做好。

第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

第六條文件、資料立卷歸檔范圍。但凡工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內(nèi)部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。

第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。

1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案治理員組卷歸檔。

2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。

3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

5、基建檔案，按基建工程組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、外形分類排列，由電教室人員整理、歸檔。

7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作規(guī)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

1、永久保存。但凡反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價值的文件，劃為永久保存。

2、長期保存。但凡在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

3、短期保存。但凡在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

第十條文件的組合。組合的根本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、方法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會議文件應(yīng)單獨組合。

3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作規(guī)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。

5、特別性文件材料，可依據(jù)詳細(xì)狀況進(jìn)展組合。

第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不憐憫況進(jìn)展排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，規(guī)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和常常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

第十三條歸檔時間。

1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。

2、隨時歸：上級文件、通知，人事調(diào)動材料，在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

3、年度歸：各項治理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。

第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合以下要求：

1、歸檔的文件、材料必需精確地反映學(xué)校各項活動的真實狀況和歷史過程。

2、歸檔文件、材料必需系統(tǒng)齊全、完整。

3、每個案卷必需填寫案卷文件名目、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清楚。

4、檔案盒的名稱要留意內(nèi)容精確，文字簡練通順，構(gòu)造完整，必需提醒卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

三、檔案的治理和利用

第十六條綜合檔案室根據(jù)學(xué)校對檔案治理的要求，對存放的各類檔案進(jìn)展分類整理，分類保管，編制各類檢索名目，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。

第十七條綜合檔案室的治理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。常常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有規(guī)劃的進(jìn)展修補、復(fù)制，愛護檔案的安全與完整。

第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)準(zhǔn)時歸還。

第十九條借用檔案人員必需做到：

1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必需登記，用后應(yīng)準(zhǔn)時歸還，歸還時要進(jìn)展清查、核對和注銷。

3、調(diào)閱一般檔案由教育處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級或重要的治理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)展。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或司法機關(guān)必需以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項工作必需的特別狀況下，經(jīng)學(xué)校檔案治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。

4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時，應(yīng)征得檔案治理人員同意。

其次十條檔案室工作人員應(yīng)做到：

1、接待檔案利用人員要熱忱，仔細(xì)負(fù)責(zé)，按規(guī)定供應(yīng)利用。填寫好查閱檔案登記表。

2、要認(rèn)真檢查歸還檔案，發(fā)覺對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)準(zhǔn)時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，按有關(guān)規(guī)定處理。

3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

4、*時匯合，按實際挨次或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)準(zhǔn)時懇求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

四、檔案的鑒定與銷毀

其次十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參與的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

其次十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

其次十三條銷毀檔案程序

1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。

2、會計檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準(zhǔn)。

3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參與銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。

4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全