關于Word-2016使用技巧

Word2016

使用技巧Word2016目錄Word2016使用技巧 -協(xié)作編輯文檔（新）Word2016可以多人同時在線編輯存放在OneDrive、OneDriveforBusiness或SharePointOnline中的Word文檔。操作步驟：在收到的含有共享文檔鏈接的郵件中，單擊帶鏈接的文檔名稱，即可打開共享的文檔。在文檔右側會列出所有參與者，而文檔的正文左側，則會顯示出正在編輯此部分內容的人員。版本歷史（新）當您編輯存放在OneDrive、OneDriveforBusiness或SharePointOnline中的文檔時，改進的“版本歷史”，允許您查看或回溯到文檔的早期草稿，讓您毫無顧慮地編輯和共享文檔。操作步驟：單擊【打開】-【OneDrive-XXXX】，選擇文件。單擊【文件】。單擊【歷史記錄】。即可看到保存的所有歷史記錄，單擊任意一條歷史記錄?？梢院同F(xiàn)在的版本進行對比，也可直接還原到所選版本。智能查找（新）智能查找可讓您在無需離開Word窗口的情況下，利用互聯(lián)網(wǎng)查找文檔中的詞語。操作步驟：選中要查找的文字，單擊右鍵，選擇【智能查找】。在右側【見解】任務窗格中可以查看搜索到的結果。墨跡公式Word2016提供了墨跡公式功能，可以用手指或觸摸筆直接書寫數(shù)學公式，Word可以自動識別和轉換公式內容。（Excel、PowerPoint、OneNote也具備此功能）。操作步驟：在Word中，單擊【插入】-【公式】-【墨跡公式】?？梢匀我鈺鴮懝健．斴斎脲e誤時，可以將內容“擦除”后重新輸入，完成后單擊【插入】。單擊公式右下角的下拉箭頭，選擇【另存為新公式】，即可將此公式保存到公式庫中。重新命名公式名稱，單擊【確定】。單擊【插入】-【公式】，在展開的列表中，可看到保存的公式。編輯PDF文件Word2016可以打開PDF文件，輕松獲取PDF文件內容，并對段落、列表和表格進行排版，就像使用熟悉的Word文檔一樣。操作步驟：現(xiàn)在，可以在Word2016中直接打開PDF文件，內容和排版高保真還原，還可以自動生成標題導航，表格和圖片也保持原樣。單擊【文件】-【打開】，選擇PDF格式。若顯示提示對話框，單擊【確定】。此時，即可在Word2016中直接編輯修改PDF文檔的內容。保存為PDF格式當文檔創(chuàng)建完成后，為使內容不易被修改，我們可以將其另存為PDF格式。單擊【文件】。單擊【導出】-【創(chuàng)建PDF/XPS文檔】-【創(chuàng)建PDF/XPS】。將文件存放在指定位置，然后單擊【發(fā)布】即可。展開和折疊只需輕點一下，就可以折疊章節(jié)，隱藏已閱讀的內容，或展開章節(jié)，查看更多內容。操作步驟：在較長的文檔中，單擊標題前的標志，可以折疊或展開標題，收起已讀內容或展開所有已收起的內容，方便閱讀。也可以同時折疊或展開所有的標題，只需在選中的文字上單擊右鍵，然后在彈出的菜單中選擇【展開/折疊】-【展開所有標題】或【折疊所有標題】，這樣可以幫助您輕松關注重要內容。答復批注在文字旁的批注中，可以展開多人討論。您可以輕松跟蹤批注，查看相關人員的相互回復，幫助您了解對話中的要點內容。當一個批注或對話的內容已處理完畢，可標記為“完成”，使它折疊并變灰，保留在旁邊，以供將來參考。操作步驟：單擊批注圖標展開批注中的內容，查看他人的修改意見。也可以單擊答復批注圖標進行答復，圍繞文檔內容進行討論。討論結束時，在批注標記上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇【將批注標記為完成】，這樣批注變?yōu)榛疑崾咀约汉推渌薷恼攥F(xiàn)在的修改狀態(tài)，以供后續(xù)參考。簡單標記和鎖定修訂用簡單的提示標明修訂和批注，使整個文檔顯得干凈整潔。在修訂處單擊一下，即可查看所有的改變，查看之后再將其隱藏，實現(xiàn)輕松閱讀和跟蹤。添加一個密碼可以阻止其他人取消修訂狀態(tài)，確保文檔中所有被更改的地方都被跟蹤，文檔變化一覽無余。操作步驟：當文檔處于修訂狀態(tài)時，單擊【審閱】，在修訂組中將顯示標記狀態(tài)更改為【簡單標記】，可以隱藏修訂內容，讓文檔更整潔。【審閱】-【修訂】-【鎖定修訂】，可以將文檔的修訂狀態(tài)鎖定。將處于鎖定修訂狀態(tài)的文檔發(fā)給其他人進行修改時，文檔將始終處于修訂狀態(tài)。如果要解除修訂，必須輸入正確的密碼，否則無法解除修訂狀態(tài)。這樣可以跟蹤所有修改的內容，使您對任何更改都明察秋毫。對齊參考線和實時布局在文檔中將圖片、視頻、形狀拖入文字時可實時預覽布局情況，釋放鼠標后，對象和文本環(huán)繞即按預覽的結果呈現(xiàn)。新的對齊參考線，可以輕松將圖表、照片、圖形與文字對齊，使您的文檔看起來專業(yè)而美觀。參考線會顯示在需要的位置，設置完畢會自動消失。操作步驟：在圖形、圖片、圖表的旁邊，可以利用布局選項快速設置版式。拖動對象時，對齊參考線自動幫助對齊，布局效果可實時預覽。粘貼預覽Word2016中實時粘貼預覽能讓您預覽到各種粘貼效果，不再因為粘貼后格式不正確而撤銷或再次粘貼，使您在第一時間得到正確的內容。操作步驟：復制內容后，在Word中單擊右鍵，在“粘貼選項”下出現(xiàn)效果預覽。例如：將光標移動至“保留源格式”。若想查看其他粘貼效果，例如“只保留文本”，只需將光標移動至相應圖標。當確定效果后，單擊該圖標即可完成粘貼。多位數(shù)字編號多位數(shù)字編號功能，擴展了以前版本提供的自動編號能力，并且能允許為多達5位數(shù)字進行自動編號。操作步驟：選中文檔中的文字，在“開始”選項卡中，單擊“編號”旁邊的三角符號，如圖所示，在下拉列表中，選擇“定義新編號格式”。在“編號樣式”中，拖動滾動條至底部選擇其樣式為“00001,00002,00003……”，單擊【確定】，完成設置。導航窗格編輯文檔時，有時會遇到長達幾十頁，甚至上百頁的超長文檔，用鍵盤上的翻頁鍵查找，既不方便，也不精確。Word2016的“導航窗格”提供三種導航模式：文檔標題導航、文檔頁面導航、搜索導航。提示：文檔標題導航必須事先設置有標題樣式。操作步驟：單擊【視圖】，勾選“導航窗格”。在文檔左側會出現(xiàn)導航窗口。例如，此時顯示的是“文檔標題導航”。單擊【頁面】，即將文檔導航方式切換為“文檔頁面導航”，以縮略圖形式顯示文檔頁面。單擊【結果】，導航方式切換為“關鍵字導航”，然后在搜索框中輸入關鍵字，“導航”窗格上會列出所有包含關鍵字的導航鏈接，單擊這些導航鏈接，可快速定位到文檔的相關位置。需要查找圖形、表格、公式和批注等特定對象時，如下圖所示操作，導航窗格中會列出搜索結果的導航鏈接?？焖贅邮胶侠砘母袷皆O置和段落編排往往能使文檔內容更具專業(yè)色彩。Word2016所提供的強大的樣式設置工具可以幫助用戶快速完成對文檔的格式標準化工作。操作步驟：選擇文檔中的文字，在【開始】選項卡下的“樣式”分組中單擊“其他”按鈕，如圖所示。在打開的“快速樣式”庫中，移動鼠標可進行樣式預覽。文檔部件當在大量的文檔中，需要使用很多相同的內容，如：公司的Logo、聯(lián)系方式等，無需再用復制粘貼的方法，可將它們分別制作成文檔部件，保存在自己的文檔部件庫中，像使用零件一樣裝配到文檔中。例如：將下圖圖片做成文檔部件，便于重復使用。操作步驟：在文檔中選中預先插入并調整好格式的圖片，單擊【插入】-【文檔部件】-【將所選內容保存至文檔部件庫】。此時打開“新建構建基塊”對話框，將名稱命名為“Logo”并單擊【確定】。此圖片即做成為文檔部件，并被保存在庫中。定位到文檔中的頁眉位置，單擊【插入】-【文檔部件】，找到已經(jīng)添加到庫中的圖片，在圖片上右擊，單擊【在當前文檔位置插入】，即可將圖片自動添加到頁眉處。圖片插入到指定位置的效果。文檔封面Word2016提供了一個封面庫，其中包含預先設計好的各種封面，使用起來非常方便。為文檔選擇封面，此封面將自動在首頁插入。操作步驟：單擊【插入】-【封面】，在下拉列表中出現(xiàn)各種封面樣式，單擊“奧斯汀”。即完成插入封面。您也可以設計自己的封面，并選中設計好的封面頁，單擊【插入】-【封面】-【將所選內容保存到封面庫】，以后即可隨時插入自定義的封面。設置默認保存格式為了確保低版本的Word能夠打開Word2016所保存的文件，除了可以將文檔另存為“Word97-2003格式”外，還可以設置Word2016的默認保存格式，使每次保存都默認存為低版本格式。操作步驟：單擊【文件】。單擊【選項】。在打開的“Word選項”對話框中，單擊【保存】，在“將文檔保存為此格式”中，選擇“Word97-2003文檔”，然后單擊【確定】。文檔的默認保存格式即更改為低版本的doc格式。提示：采用低版本格式，Word2016中的某些新功能將變成灰色無法使用。在后臺視圖設置打印文檔創(chuàng)建完成后可以通過打印的方式將其輸出，Word2016的后臺視圖功能可以快速進行打印設置，并預覽打印效果。例如：若設置了文檔背景顏色，在默認情況下，打印時將不打印背景色。通過如下設置可預覽和打印文檔的背景顏色。操作步驟：單擊【文件】?！敬蛴　浚纯娠@示各種打印設置和打印預覽。選擇【頁面設置】。在“頁面設置”對話框中，選擇【紙張】選項卡，單擊【打印選項】。在“Word選項”對話框中，單擊【顯示】，勾選【打印背景色和圖像】，再依次單擊【確定】，關閉所有對話框。此時即可打印和預覽該文檔的背景顏色。輕松恢復未保存文本當出現(xiàn)意外關閉文件而未保存的情況時，可選擇保留文件最近的自動保存版本，這樣可以在下次打開該文件時進行恢復。還可設置自動保存時間間隔，讓我們不再擔心意外情況而導致文檔內容丟失。例如：在編輯文檔時，發(fā)生意外情況關閉其正在編輯的文檔，而且沒有保存。需要恢復該文檔的最新版本。操作步驟：單擊【文件】。單擊【信息】-【