銷售與應(yīng)收系統(tǒng)功能介紹

第四章銷售與應(yīng)收系統(tǒng)第一頁，共四十一頁。目錄教學(xué)要求重點難點一銷售與應(yīng)收系統(tǒng)概述二銷售與應(yīng)收系統(tǒng)目標(biāo)三銷售與應(yīng)收模塊業(yè)務(wù)流程分析四銷售與應(yīng)收模塊功能結(jié)構(gòu)分析五銷售與應(yīng)收模塊數(shù)據(jù)流程六銷售與應(yīng)收系統(tǒng)表設(shè)計小結(jié)思考題第二頁，共四十一頁。教學(xué)要求了解銷售與應(yīng)收系統(tǒng)概述了解銷售與應(yīng)收系統(tǒng)目標(biāo)掌握銷售與應(yīng)收系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程掌握銷售與應(yīng)收系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)掌握銷售與應(yīng)收系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程第三頁，共四十一頁。重點銷售與應(yīng)收系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程銷售與應(yīng)收系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)銷售與應(yīng)收系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程第四頁，共四十一頁。難點銷售與應(yīng)收系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程銷售與應(yīng)收系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)銷售與應(yīng)收系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程第五頁，共四十一頁。第一節(jié)銷售與應(yīng)收系統(tǒng)概述銷售是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果的實現(xiàn)過程，一方面，企業(yè)向客戶提供產(chǎn)品，物料流出企業(yè)，另一方面，資金流入企業(yè)，形成企業(yè)的現(xiàn)金流量或應(yīng)收賬款，用于補償為生產(chǎn)產(chǎn)品而消耗的生產(chǎn)資料、人工成本、稅金及其他費用。企業(yè)銷售過程的實現(xiàn)屬于業(yè)務(wù)過程，而應(yīng)收款的管理屬于財務(wù)系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，二者既相互獨立，各自完成本身的職能，又相互聯(lián)系，相互結(jié)合，從而全面反映企業(yè)的業(yè)務(wù)與財務(wù)的集成信息，完成對物流和資金流的管理與核算，通過對銷售與應(yīng)收款的信息化管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化，提高企業(yè)效率，提升企業(yè)價值。第六頁，共四十一頁。第二節(jié)銷售與應(yīng)收系統(tǒng)目標(biāo)銷售與應(yīng)收系統(tǒng)的主要任務(wù)是完成企業(yè)銷售及相關(guān)經(jīng)濟活動的管理與核算，系統(tǒng)目標(biāo)可概括為

第七頁，共四十一頁。1、銷售定單管理銷售訂單是企業(yè)與客戶之間簽訂的一種銷售合同，通過對訂單的管理，可以反映和監(jiān)督訂單的執(zhí)行情況，從而能更好地完成銷售計劃，并為進行市場預(yù)測和編制銷售計劃提供依據(jù)。2、日常業(yè)務(wù)管理銷售與應(yīng)收模塊的日常業(yè)務(wù)包括銷售報價、訂貨、銷售開票、銷售出庫銷售結(jié)算等。

第八頁，共四十一頁。3、應(yīng)收款的管理與核算包括應(yīng)收與預(yù)收款的日常管理與核算，及時反映客戶的欠款狀態(tài)及回款狀況，從而指導(dǎo)企業(yè)制訂更加合理的信用政策。4、相關(guān)信息管理包括客戶關(guān)系管理、價格管理、訂單管理、信用管理折扣管理等。5、接口管理提供與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，及時傳遞數(shù)據(jù)，相互協(xié)同處理。第九頁，共四十一頁。第三節(jié)銷售與應(yīng)收模塊業(yè)務(wù)流程分析（一）銷售業(yè)務(wù)流程1、銷售業(yè)務(wù)流程圖第十頁，共四十一頁。2、銷售業(yè)務(wù)流程分析（1）銷售業(yè)務(wù)流程的起點，可以從銷售報價單開始，也可以從銷售訂單開始，本章采用以銷售報價單為銷售業(yè)務(wù)流程的起點。（2）銷售報價單是記錄企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結(jié)算方式等信息的文件，企業(yè)可根據(jù)客戶信用資料、庫存信息、應(yīng)收賬款信息針對不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同報價、折扣率。（3）企業(yè)向客戶提出的報價單，經(jīng)客戶確認(rèn)后，提交銷售部門，由銷售部門根據(jù)報價單填寫銷售訂單。銷售訂單是由購銷雙方確認(rèn)的具有法律效力的文件，相當(dāng)于購銷合同，銷售訂單可以直接填制，也可以復(fù)制報價單數(shù)據(jù)填制。銷售訂單需經(jīng)主管審核確認(rèn)，然后提交開票人員進行銷售開票。

第十一頁，共四十一頁。（4）銷售開票是由開票人員開具銷售發(fā)票，銷售發(fā)票是原始的銷售單據(jù)，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。對于企業(yè)的銷售流程，有的企業(yè)是先發(fā)貨，再開票，有的企業(yè)是開票與發(fā)貨同時進行，有的企業(yè)是先開票后發(fā)貨，本章采用先開票后發(fā)貨的處理方法。銷售發(fā)票經(jīng)審核人員審核后一聯(lián)給客戶，作為提貨的憑據(jù)；另一聯(lián)交倉庫由庫管員進行出庫處理，第三聯(lián)交出納付款。（5）庫管員收到由銷售部門開出的銷售發(fā)票后，即填寫銷售出庫單，經(jīng)倉庫主管審核后即可進行出庫處理。出庫單一聯(lián)交財務(wù)部分進行核算，另一聯(lián)用來登記庫存臺賬，第三聯(lián)交運輸部門作為填寫發(fā)運單的依據(jù)。第十二頁，共四十一頁。1、應(yīng)收業(yè)務(wù)流程圖（二）應(yīng)收業(yè)務(wù)流程第十三頁，共四十一頁。2、應(yīng)收業(yè)務(wù)流程分析（1）收款對于銷售收款分幾種情況處理，一種是預(yù)收款處理，出納人員根據(jù)銷售訂單進行預(yù)收款，填寫收款單，收款單是用為記錄企業(yè)所收到的客戶款項。第二種情況是客戶歸還欠款，第三種情況是對于現(xiàn)付的銷售類型，出納直接根據(jù)銷售發(fā)票直接對客戶收款。

第十四頁，共四十一頁。（2）銷售結(jié)算銷售結(jié)算是對銷售發(fā)票進行管理并根據(jù)銷售發(fā)票確認(rèn)銷售成本的過程。財務(wù)部門根據(jù)銷售部門錄入的發(fā)票、銷售訂單\倉庫填制的出庫單等單據(jù)進行核對，確認(rèn)訂單、入庫單、采購發(fā)票的數(shù)量與單價，確認(rèn)銷售成本。當(dāng)銷售發(fā)票錄入或出庫單確認(rèn)后，系統(tǒng)根據(jù)采購訂單號自動從銷售系統(tǒng)調(diào)入銷售訂單文件與相關(guān)的數(shù)據(jù)進行核對，如果核對無誤，則對銷售成本進行確認(rèn)和分?jǐn)?，并產(chǎn)生結(jié)算單，作為憑證處理的依據(jù)。第十五頁，共四十一頁。（三）銷售退貨業(yè)務(wù)流程1、銷售退貨業(yè)務(wù)流程圖第十六頁，共四十一頁。2、銷售退貨業(yè)務(wù)流程分析在銷售業(yè)務(wù)過程中，有時不可避免發(fā)生銷售退貨事件。對于銷售退貨，流程是先由客戶填寫退貨通知單，交銷售部門審核，如果符合退貨條件，則填寫退貨發(fā)票，經(jīng)審核人員確認(rèn)后交倉庫填寫紅字出庫單進行入庫處理。紅字入庫單流程跟銷售出庫單相同，只是數(shù)據(jù)方向相反。對于退貨業(yè)務(wù)，財務(wù)部門要做的工作就是退款，如果款項已經(jīng)付訖，則填寫紅字收款單進行付款，如果是應(yīng)收款，則做沖銷應(yīng)收款處理。第十七頁，共四十一頁。（一）銷售與應(yīng)收系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖第四節(jié)銷售與應(yīng)收模塊功能結(jié)構(gòu)分析第十八頁，共四十一頁。（二）銷售與應(yīng)收系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析1、初始設(shè)置客戶分類設(shè)置客戶分類是為了更有效地對客戶進行管理，可根據(jù)企業(yè)客戶的實際情況按客戶的行業(yè)、地區(qū)、性質(zhì)進行分類?？蛻魴n案設(shè)置客戶檔案設(shè)置是用于記錄往來客戶的基本信息，方便對客戶資料進行管理，包括客戶的基本信息、聯(lián)系信息、信用信息等。充分利用客戶檔案信息，可更加有效地進行信用控制。第十九頁，共四十一頁。銷售類型設(shè)置銷售類型包括現(xiàn)銷、賒銷、分期收款、委托收款等。在銷售訂單和銷售發(fā)票時利用銷售類型信息，可以做為應(yīng)收款模塊進行賬務(wù)處理的依據(jù)。期初余額設(shè)置本設(shè)置是第一次啟用該系統(tǒng)時對應(yīng)付往來臺賬的期初數(shù)據(jù)進行錄入，設(shè)置完成后往來臺賬的期初數(shù)應(yīng)與往來明細賬的期初數(shù)相同，同時也要將期初暫估入庫期初在途等數(shù)據(jù)記入采購賬中，期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能輸入。第二十頁，共四十一頁。其他設(shè)置●業(yè)務(wù)控制該設(shè)置是對出庫單編號及發(fā)票默認(rèn)稅率的設(shè)置。編號有手動編號和系統(tǒng)自動編號兩種，稅率可根據(jù)有關(guān)規(guī)定設(shè)置?！窆矃?shù)是對存貨是否分類、客戶是否分類、是否啟用外幣、輔助計量單位、啟用會計月分等的設(shè)置，可根據(jù)需要設(shè)置。

第二十一頁，共四十一頁?！窠Y(jié)算選項該項是對費用是否分?jǐn)偟戒N售成本進行設(shè)置，如果是商業(yè)企業(yè)則不設(shè)置該項?！駪?yīng)收參數(shù)包括應(yīng)收款核銷方式（單據(jù)、產(chǎn)品），預(yù)收款核銷方式（余額，單據(jù)），匯兌損益方式（月末處理），應(yīng)付確認(rèn)日期依據(jù)（業(yè)務(wù)日期，單據(jù)日期），現(xiàn)金折扣是否顯示等。第二十二頁，共四十一頁。2、業(yè)務(wù)處理價格管理價格管理是對存貨的價格進行單獨管理，價格對一個企業(yè)來說非常敏感，甚至可以說是機密，只有核心銷售人員和企業(yè)經(jīng)理才能掌握存貨的價格信息，價格管理針對不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同報價、折扣率。報價單處理銷售報價單是記錄企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結(jié)算方式等信息的文件，企業(yè)可根據(jù)客戶信用資料、庫存信息、應(yīng)收賬款信息針對不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同報價、折扣率。第二十三頁，共四十一頁。銷售訂單處理銷售訂單是由購銷雙方確認(rèn)的具有法律效力的文件，相當(dāng)于購銷合同，銷售訂單需經(jīng)主管審核確認(rèn)，然后提交開票人員進行銷售開票銷售開票銷售開票是由開票人員開具銷售發(fā)票，銷售發(fā)票是原始的銷售單據(jù)，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。第二十四頁，共四十一頁。3、應(yīng)收款處理應(yīng)收款處理是對收款、銷售結(jié)算和轉(zhuǎn)賬處理，在業(yè)務(wù)流程中對這部門已經(jīng)詳細描述過，這里不在贅述。第二十五頁，共四十一頁。4、賬表處理賬表處理模塊主要是相關(guān)報表的生成與查詢，包括銷售業(yè)務(wù)報表與應(yīng)收核算報表兩大類。銷售業(yè)務(wù)報表此類報表包括各種單據(jù)列表、銷售明細表與銷售統(tǒng)計表等應(yīng)付核算報表此類報表包括賬齡分析表，客戶商往來賬明細表等。第二十六頁，共四十一頁。第五節(jié)

銷售與應(yīng)收模塊數(shù)據(jù)流程（一）、銷售與應(yīng)收系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程1、銷售數(shù)據(jù)流程圖第二十七頁，共四十一頁。2、應(yīng)收數(shù)據(jù)流程圖第二十八頁，共四十一頁。3、銷售退貨數(shù)據(jù)流程圖第二十九頁，共四十一頁。（二）主要數(shù)據(jù)字典1、外部實體描述外部實體編號外部實體名稱簡述輸入的數(shù)據(jù)流輸出的數(shù)據(jù)流E3銷售部門主管產(chǎn)品的銷售的部門,包括業(yè)務(wù)員、開票員和部門主管,業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù),主管負(fù)責(zé)審批，開票員負(fù)責(zé)銷售開票申請單、采購訂、發(fā)運單訂單、收貨通知單第三十頁，共四十一頁。2、數(shù)據(jù)存儲描述數(shù)據(jù)存儲編號數(shù)據(jù)存儲名稱簡述數(shù)據(jù)存儲組成相關(guān)聯(lián)的處理S1銷售報價單存儲確認(rèn)的銷售報價單日期+報價單號+銷售類型編碼+客戶編碼+付款條件編碼+制單人員+審核人員+審核標(biāo)志+審核時間+備注存貨編碼+計量單位+銷售數(shù)量+銷售單價+銷售金額+稅率+折扣率P1，P2S3確認(rèn)的銷售訂單存儲已審核的銷售訂單日期+訂單號+銷售類型編碼+客戶編碼+付款條件編碼+部門編碼+結(jié)算方式編碼+交貨期+發(fā)運方式+送貨地址+已收數(shù)量+付款狀態(tài)+制單人員+審核人員+審核標(biāo)志+審核時間+存貨編碼+計量單位+訂貨數(shù)量+訂貨單價+訂貨金額+增值稅率+折扣率P3，P4S5確認(rèn)的銷售發(fā)票存儲確認(rèn)的銷售發(fā)票日期+發(fā)票號+訂單號+原發(fā)票號+銷售類型編碼+付款條件+開戶銀行+銀行賬號+稅號+供應(yīng)商編碼+部門編碼+制單人+審核人+審核標(biāo)志+審核時間+轉(zhuǎn)賬標(biāo)志+備注+存貨編碼+規(guī)格型號+計量單位+銷售數(shù)量+銷售單價+銷售金額+稅率+折扣率+運費+運費稅金+應(yīng)計費用+價稅合計P5，P6第三十一頁，共四十一頁。續(xù)表：數(shù)據(jù)存儲編號數(shù)據(jù)存儲名稱簡述數(shù)據(jù)存儲組成相關(guān)聯(lián)的處理S8合格出庫單存儲合格出庫單日期+出庫單號+原出庫單號+銷售發(fā)票號+倉庫編碼+制單人+審核人+審核標(biāo)志+審核時間+出庫標(biāo)志+備注+存貨編碼+規(guī)格型號+計量單位+出庫數(shù)量+出庫單價+出庫金額P7，P11S9收款單存儲收款單日期+收款單號+原收款單號+銷售發(fā)票號+客戶編碼+結(jié)算方式+入賬單號+收款金額+輸入人員+審核人員+審核標(biāo)志+審核時間+轉(zhuǎn)賬標(biāo)志+備注P8，P9S11結(jié)算單存儲銷售結(jié)算單日期+發(fā)票號+銷售訂單號+出庫單號+收款單號+客戶編碼+存貨編碼+訂貨數(shù)量+銷售數(shù)量+出庫數(shù)量+銷售單價+銷售單價P10，P11第三十二頁，共四十一頁。3、數(shù)據(jù)流描述數(shù)據(jù)流編號數(shù)據(jù)流名稱簡述數(shù)據(jù)流來源數(shù)據(jù)流去向數(shù)據(jù)流組成數(shù)據(jù)流量高峰流量D1銷售報價單由銷售部門填制的銷售報價單據(jù)P1P2日期+報價單號+銷售類型編碼+客戶編碼+付款條件編碼+制單人員+審核人員+審核標(biāo)志+審核時間+備注存貨編碼+計量單位+銷售數(shù)量+銷售單價+銷售金額+稅率+折扣率10張/月15張/月D5合格的銷售發(fā)票由開票人員開具的的經(jīng)審核人員審核的銷售發(fā)票P5P8，P10日期+發(fā)票號+訂單號+原發(fā)票號+銷售類型編碼+付款條件+開戶銀行+銀行賬號+稅號+供應(yīng)商編碼+部門編碼+制單人+審核人+審核標(biāo)志+審核時間+轉(zhuǎn)賬標(biāo)志+備注+存貨編碼+規(guī)格型號+計量單位+銷售數(shù)量+銷售單價+銷售金額+稅率+折扣率+運費+運費稅金+應(yīng)計費用+價稅合計10張/月15張/月第三十三頁，共四十一頁。續(xù)表數(shù)據(jù)流編號數(shù)據(jù)流名稱簡述數(shù)據(jù)流來源數(shù)據(jù)流去向數(shù)據(jù)流組成數(shù)據(jù)流量高峰流量D6確認(rèn)的銷售訂單銷售部門填制的經(jīng)客戶和主管確認(rèn)的銷售訂單P3P8日期+訂單號+銷售類型編碼+客戶編碼+付款條件編碼+部門編碼+結(jié)算方式編碼+交貨期+發(fā)運方式+送貨地址+已收數(shù)量+付款狀態(tài)+制單人員+審核人員+審核標(biāo)志+審核時間+存貨編碼+計量單位+訂貨數(shù)量+訂貨單價+訂貨金額+增值稅率+折扣率10張/月15張/月D7確認(rèn)的銷售出庫單由庫管員收到收貨通知后填制的未經(jīng)倉庫主管確認(rèn)的入庫單據(jù)P7P10日期+出庫單號+原出庫單號+銷售發(fā)票號+倉庫編碼+制單人+審核人+審核標(biāo)志+審核時間+出庫標(biāo)志+備注+存貨編碼+規(guī)格型號+計量單位+出庫數(shù)量+出庫單價+出庫金額10張/月15張/月第三十四頁，共四十一頁。4、處理描述處理邏輯編號處理邏輯名稱輸入的數(shù)據(jù)流處理邏輯的描述輸出的數(shù)據(jù)流處理頻率P1錄入銷售報價單

由企業(yè)銷售部門根據(jù)戶信用資料、庫存信息、應(yīng)收賬款信息針向客戶開出，記錄企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結(jié)算方式、折扣等信息，針對不不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同報價、折扣率。銷售報價單10次/月P2填寫銷售訂單D1采購訂單可直接根據(jù)客戶信息、庫存結(jié)存信息等填寫，也可以復(fù)制報價單來填寫未審核的銷售訂單10次／月P3確認(rèn)采購訂單未審核的銷售訂單銷售主管根據(jù)客戶和價格信息對訂單的數(shù)量和單價對行確認(rèn)，并簽字。D2，合格的銷售訂單10次／月P4填寫銷售發(fā)票D6銷售開票人員根據(jù)銷售訂單向客戶開具的銷售發(fā)票未審核的發(fā)票10次／月第三十五頁，共四十一頁。續(xù)表處理邏輯編號處理邏輯名稱輸入的數(shù)據(jù)流處理邏輯的描述輸出的數(shù)據(jù)流處理頻率P5審核銷售發(fā)票未審核的發(fā)票由于訂單日期和銷售日期有時相距時間較長，因此，要由審核人員對銷售發(fā)票的數(shù)據(jù)和單價對行審核控制D3，合格的銷售發(fā)票10次／月P6填寫銷售出庫單合格的銷售發(fā)票庫管員根據(jù)銷售發(fā)票開具出庫憑據(jù)未審核的出庫單10次／月P7審核銷售出庫單未審核的出庫單倉庫主管對出庫單的數(shù)據(jù)進行審核，合格的出庫單簽字后用來進行出庫和財務(wù)處理D4，批準(zhǔn)的銷售出庫單10次／月P8填寫收款單D5，D6出納人員填寫收款單有三種情況，一是根據(jù)銷售訂單預(yù)收，二是根據(jù)銷售發(fā)票現(xiàn)收，三是收欠款收款單10次／月P10采購結(jié)算D5，D7財務(wù)部門根據(jù)發(fā)票、出庫單確認(rèn)采購成本,填寫采購結(jié)算單采購結(jié)算單10次／月P11憑證處理銷售結(jié)算單、銷售發(fā)票、收款單出納根據(jù)銷售發(fā)票、銷售訂單填制收款憑證；往來會計和材料會計根