成功的會議管理

成功的會議管理：議事的準(zhǔn)備與進(jìn)行鍾起岱

2008/03/05第一頁，共四十五頁。鍾起岱老師簡歷中州技術(shù)學(xué)院企管系副教授sky8311498ext3008學(xué)歷：中興大學(xué)地政系學(xué)士、中興大學(xué)都市計劃研究所碩士、臺灣大學(xué)管理學(xué)院商學(xué)碩士、中國文化大學(xué)實業(yè)計劃研究所博士進(jìn)修：復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院科技管理學(xué)程結(jié)業(yè)、美國聯(lián)邦政府農(nóng)業(yè)部研究學(xué)院（USDA）政策分析學(xué)程結(jié)業(yè)、美國匹次堡州立大學(xué)（PittsburgStateUniversity）訪問學(xué)人、臺灣大學(xué)政治學(xué)研究所研究考試：普考土地行政科及格、外語導(dǎo)遊人員及格、外語領(lǐng)隊人員及格、高考土地測量科及格、高考都市計畫科及格、甲等特考政策規(guī)劃研考人員及格。第二頁，共四十五頁。大綱引言議事學(xué)發(fā)展會議的原理會議的準(zhǔn)備會議的進(jìn)行會議的額數(shù)會議的表決實例研討結(jié)語第三頁，共四十五頁。引言

不成功的會議：一人一把號，各吹各的調(diào)。人多嘴雜，烏龜多就亂爬。會而不議，議而不決，決而不行。成功的會議：豺狼與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥，少壯幼獅與牛犢，並肥畜同群。

舊約以賽亞書11-6第四頁，共四十五頁。議事學(xué)的發(fā)展1215，英王John接受《大憲章》1688，光榮革命1689，權(quán)利法案1789，ThomasJefferson《國會議事手冊》1876，HenryRobert《羅伯氏規(guī)則》1917，孫中山《民權(quán)初步》1948，立法院通過《立法院議事規(guī)則》1954，內(nèi)政部訂定《試行會議規(guī)範(fàn)》1956，立法院通過立法院點名表決辦法。1965，內(nèi)政部頒行《會議規(guī)範(fàn)》1981，行政院頒行行政院會議議事規(guī)則。1999，立法院制定立法院職權(quán)行使法。第五頁，共四十五頁。會議管理的內(nèi)涵PlanningOrganizingStaffingDirectingControlling第六頁，共四十五頁。會議管理的重心（一）對內(nèi)管理：順?biāo)熳h事的進(jìn)行，實現(xiàn)群體意志，追求公共利益最大的公約數(shù)。對外管理：妥善運(yùn)用議事技巧與議事策略，達(dá)成有利於己方的結(jié)論或情勢。第七頁，共四十五頁。會議管理的重心（二）對內(nèi)管理集體決策會議成本規(guī)劃與準(zhǔn)備會議規(guī)則流程與控制參與與發(fā)言共識引導(dǎo)決議追蹤對外管理集體決策會議成本規(guī)劃與準(zhǔn)備會議規(guī)則流程與控制參與與發(fā)言共識引導(dǎo)決議追蹤第八頁，共四十五頁。會議的要件凡研究事理之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定之規(guī)則，為之會議。因此，會議有三要件：第一必須是研究事理之解決﹔第二必須三人以上；第三必須循一定之規(guī)則。第九頁，共四十五頁。議事學(xué)的基本原則(1)議事規(guī)則的存在是為了增進(jìn)業(yè)務(wù)處理與提昇合作與協(xié)調(diào)。(2)會議中所有的會員都有平等的權(quán)利、特權(quán)與責(zé)任，這包括屬於多數(shù)的一方有權(quán)做決，屬於少數(shù)的一方有權(quán)做辯護(hù)。(3)必須有足夠的法定人數(shù)(4)每一項動議必須經(jīng)過自由而充分的討論。(5)在任何時間，一個時間只能討論一個問題。(6)在任何時間，每位會員都有權(quán)利知道現(xiàn)在正在進(jìn)行中懸而未決的問題，同時在表決前加以重述。(7)除非得到主席的許可，任何人都不可以發(fā)言(8)對同一個問題，在他人第一次發(fā)言尚未結(jié)束之前，任何人都不可以要求第二次發(fā)言。(9)主席必須嚴(yán)格謹(jǐn)守公正無偏。第十頁，共四十五頁。會議規(guī)則的位階次序憲法法律本機(jī)關(guān)議事規(guī)則會議規(guī)範(fàn)民權(quán)初步慣例第十一頁，共四十五頁。會議的民主原理力的原理：會議的最後決定，必須是保持最多數(shù)意見的決定，此稱為服從多數(shù)原則。理的原理：在服從多數(shù)的原則下，少數(shù)者的權(quán)利，亦不應(yīng)受到打壓，此稱為尊重少數(shù)原則。第十二頁，共四十五頁。力的原理：服從多數(shù)原則如有多數(shù)人贊成，不應(yīng)強(qiáng)求打消。如有多數(shù)人反對，不應(yīng)強(qiáng)求通過。保持合法的開會人數(shù)。多數(shù)決。第十三頁，共四十五頁。理的原理：尊重少數(shù)原則不應(yīng)剝奪提案的權(quán)利充分討論或辯論的權(quán)利依議事規(guī)則進(jìn)行的權(quán)利等待真正多數(shù)的權(quán)利不得隨意撤銷決議的權(quán)利第十四頁，共四十五頁。國人開會常見的問題隨性開會不了解會議規(guī)範(fàn)變成主席或某位出席者的演講會成為演講比賽為發(fā)言而發(fā)言為反對而反對為捧場而參予為奉承或出鋒頭而動議會而不議議而不決決而不行第十五頁，共四十五頁。適當(dāng)?shù)拈_會時機(jī)依照法令規(guī)定必須召開者。能促進(jìn)協(xié)調(diào)、溝通及集思廣益效果者。於工作推動及目標(biāo)達(dá)成有必要者。在時效上較為迅捷者。無其他有效方式可代替者。

第十六頁，共四十五頁。不必召開會議的情形以電話、公函、或會簽等方式可以產(chǎn)生預(yù)期效果者。主持人或出席人員未作充分準(zhǔn)備者。時機(jī)不適當(dāng)者?？隙ú荒墚a(chǎn)生預(yù)期效果者?；ㄙM太大，不合效益原則者。第十七頁，共四十五頁。會議幕僚應(yīng)注意事項（1）會議主持人，應(yīng)視會議性質(zhì)與目的，由實際負(fù)責(zé)且深入了解會議內(nèi)容者擔(dān)任之。（2）除必須由機(jī)關(guān)首長主持之會議外，宜儘量授權(quán)副首長、幕僚長或其他專門人員主持。（3）會議出席人員應(yīng)具有代表性，其人數(shù)視會議性質(zhì)及開會時間酌予限制。（4）會議出席人員對會議文件應(yīng)事先加以研究，並就討論事項預(yù)作發(fā)言準(zhǔn)備。（5）如代表長官出席時，應(yīng)事先請示發(fā)言原則。（6）會議主辦單位人員，除依照規(guī)定進(jìn)行會議準(zhǔn)備外，並應(yīng)於開會前為會議主持人提供有關(guān)會議之重要參考資料及擬案（6）要對會場及議事準(zhǔn)備做最後檢查

第十八頁，共四十五頁。會議前的準(zhǔn)備工作(1).決定會議討論範(fàn)圍；會議必須有目的，亦須有主題，此即會議範(fàn)圍，範(fàn)圍太大，不易在預(yù)定時間內(nèi)達(dá)成結(jié)論，範(fàn)圍太小，又失會議的真意，有時雙方為了會議討論範(fàn)圍，亦有由雙方幕僚單位舉行預(yù)備性磋商會議。(2).確定會議的參予者，包括法定成員、利害關(guān)係人、單位代表、其他規(guī)劃或目標(biāo)人選等等。(3)設(shè)定會議進(jìn)行方式；亦即決定會議的進(jìn)行議程、秩序、時間與規(guī)則，並確定會議的出席單位及人員。(4).準(zhǔn)備所須資料；如會議的程序、提案、主張、背景說時等等均須儘可能於事先準(zhǔn)備。(5).印發(fā)通知；準(zhǔn)備妥會議所須資料後，應(yīng)事先印發(fā)通知，通知的方式，有以口傳者，有以帖請者，有以登報者，有以郵寄電傳者，端視會議的機(jī)密性與時效性而定。(6).整頓會場；進(jìn)行正式會議之前，幕僚人員或議事單位應(yīng)事先布置會場，舉凡主席的位置、出席者的席位、名牌、盆花、簽到處乃至?xí)龅恼麧?、麥克風(fēng)的音量、桌椅、煙灰缸、照明、採光是否在最佳狀態(tài)等等均應(yīng)於事先準(zhǔn)備妥當(dāng)。第十九頁，共四十五頁。成功的會議參予者（1）手邊上有關(guān)於會議主題的完整知識。（2）有議事規(guī)則的完整知識。（3）具有雄辯說服能力的知識。（4）具有解決問題與決策的知識。（5）具有洞察人類動態(tài)社會情緒的知識。第二十頁，共四十五頁。標(biāo)準(zhǔn)議程標(biāo)準(zhǔn)議程通常包括三項，第一是報告事項；第二是討論上次會議未了事項；第三是新議案的討論。第二十一頁，共四十五頁。主席的任務(wù)（1）依時宣布開會、散會或休息，暨按照程序，主持會議進(jìn)行。（2）維持會場秩序，並確保議事規(guī)則之遵行。（3）承認(rèn)發(fā)言人地位。（4）接述動議。（5）依序?qū)⒆h案宣付討論及表決，並宣布表決結(jié)果。（6）簽署會議紀(jì)錄及有關(guān)會議之文件。（7）答覆一切有關(guān)會議之詢問，及決定權(quán)宜問題與秩序問題。第二十二頁，共四十五頁。會議紀(jì)錄（一）會議結(jié)束後，應(yīng)責(zé)成專人詳加記錄，會議規(guī)範(fàn)第十二條規(guī)定：會議之紀(jì)錄人員，除各該會議另有規(guī)定外，得由主席指定，或由會議推選之。會議之紀(jì)錄人員，如係由會員兼任者，有發(fā)言權(quán)及表決權(quán)。第二十三頁，共四十五頁。會議紀(jì)錄（二）記錄的方式通常有二：一是一字不遺的詳加記錄，例如議會的會議公報；一是使用簡要而正確的文字，記下會議大要。第二十四頁，共四十五頁。會議紀(jì)錄（三）紀(jì)錄的格式也有兩種：一種是以條列的方式計載的輪廓式一是記載會議詳情經(jīng)過的敘事式。會議大要的記錄方式，也有一些必須詳加記錄、而不能省略的部份。第二十五頁，共四十五頁。會議紀(jì)錄（四）

不可省略部份：會議舉行之時間、地點及會議形式。委員會或?qū)０感〗M會議出席人。主席、代表、委員、觀察員及記錄姓名。書面提案及提案人。表決及結(jié)果。結(jié)論或決議?？梢允÷圆糠荩喝w會員大會之出席人員<<僅需註明出席人數(shù)已足法定開會人數(shù)云云>>。議案之附議人或連署人。辯論雙方論點。第二十六頁，共四十五頁。實例研討民意機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)的會議有何異同？首長制的會議與委員制的會議有何異同？第二十七頁，共四十五頁。民意機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)會議比較第二十八頁，共四十五頁。會議的額數(shù)問題

一般性會議：依其法定額數(shù)臨時性集會：額數(shù)不應(yīng)是問題委員會：必須過半數(shù)第二十九頁，共四十五頁。會議的進(jìn)行三部曲動議討論表決第三十頁，共四十五頁。動議法則主動議附屬動議偶發(fā)動議第三十一頁，共四十五頁。主動議的分類（一）一般主動議與特別主動議正式主動議與臨時主動議第三十二頁，共四十五頁。主動議的分類（二）一般主動議：

與實質(zhì)問題有關(guān)之獨立動議。特別主動議：不屬實質(zhì)問題之獨立動議：包括：復(fù)議、取銷、抽出與預(yù)定議程動議第三十三頁，共四十五頁。主動議法則順序不可逆原則：先提出者先討論，先討論者先表決一時議一事原則一事不二議原則附議原則第三十四頁，共四十五頁。附屬動議法則散會動議（休息動議）擱置動議停止討論動議延期討論動議付委動議修正動議無限其延期動議第三十五頁，共四十五頁。偶發(fā)動議法則權(quán)宜問題秩序問題會議詢問收回動議分開動議申訴動議變更議程動議暫時停止實施議事規(guī)則之一部之動議討論方式之動議表決方式之動議第三十六頁，共四十五頁。表決法則絕對多數(shù)法比較多數(shù)法特別多數(shù)法法定多數(shù)法一致決第三十七頁，共四十五頁。成功的會議HavecleargoalsorobjectivesWhoshouldattendWrittenagendaArriveearlyStartontimeandendontimeNointerruptionsBegoodSummarizeandfollowup第三十八頁，共四十五頁。會議主席的特質(zhì)果毅之力誠懇之意體順之情第三十九頁，共四十五頁。結(jié)語

會議的真正精神所在是藉著會議的進(jìn)行過程，透過人與人之間智慧的交流，情感與理性的良性互動，產(chǎn)生互信與共識，作為行動的共同準(zhǔn)據(jù)。第四十頁，共四十五頁。討論（一）想想看，會議中如對議事進(jìn)行方式、程序、表決等等有疑義時，適用優(yōu)先順序應(yīng)如何？為什麼？（1）

民權(quán)初步（2）

法律（3）

會議規(guī)範(fàn)（4）

本機(jī)關(guān)議事規(guī)則（5）

憲法（6）慣例第四十一頁，共四十五頁。討論（二）想想看，以下表決方式，對多數(shù)黨（派）還是少數(shù)黨（派）有利，如果三黨（派）不過半時，那一種表決方式對己方最有利？如果脆弱多數(shù)時，那一種表決最有利？為什麼？（1）

單計表決（2）

連計表決（3）

兩兩表決（4）

唱名表決（5）

記名投票表決（6）

無記名投票表決（7）

起立表決（8）

舉手表決（9）

鼓掌表決（10）正反表決（11）逐案表決第四十二頁，共四十五頁。參考教材鍾起岱：議事學(xué)理論與實務(wù)（高雄：復(fù)文出版，2003/06）第四十三頁，共四十五頁。

敬請指教第四十四頁，共四十五頁。內(nèi)容總結(jié)成功的會議管理：議事的準(zhǔn)備與進(jìn)行。2008/03/05。1948，立法院通過《立法院議事規(guī)則》。1999，立法院制定立