管理沙龍會議管理

第一頁，共四十二頁。主講：William二零一二年

“管理沙龍”系列—

會議管理第二頁，共四十二頁。該沙龍課題中將涉及到案例的討論和情景的練習(xí)，有必要建立團(tuán)隊(duì)，感受團(tuán)隊(duì)合作的良好氛圍。共同努力達(dá)成學(xué)習(xí)的目標(biāo)。全體人員分為4個小組。團(tuán)隊(duì)建設(shè)1、小組取名、選取組長、小組口號、制作名牌3分鐘2、小組展示：小組名稱、成員自我介紹、集體喊口號1分鐘/組積分及獎勵1、計(jì)分規(guī)則：主動發(fā)言積分2、計(jì)分方式：每次發(fā)言得撲克牌一張，計(jì)一分，最后累計(jì)總分3、獎勵規(guī)則：累計(jì)積分按降序排列，根據(jù)排名發(fā)放神秘禮物課前預(yù)熱——分組第三頁，共四十二頁。視頻短片分享第四頁，共四十二頁。視頻分享視頻案例討論思考：視頻中有哪些地方做的比較好？哪些地方需要改進(jìn)？自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會時間：15分鐘第五頁，共四十二頁。課程目錄1章

五種類型的會議2章會議前的準(zhǔn)備3章會議中的角色分工與流程4章會議后跟進(jìn)5章答疑與提問第六頁，共四十二頁。本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述五種類型會議的目的2.識別中心常見會議的類型1章五種類型的會議第七頁，共四十二頁。1章五種類型的會議根據(jù)目標(biāo)不一樣，會議通常劃分為以下五種類型1.制定計(jì)劃型2.分享信息型3.解決問題型4.制定決策型5.建立關(guān)系型第八頁，共四十二頁。制定計(jì)劃型會議1章五種類型的會議召開此類會議通常是因?yàn)橹贫ㄓ?jì)劃時需要多方面的溝通，或者需要贏得他人的支持認(rèn)同或承諾第九頁，共四十二頁。分享信息型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標(biāo)是為了發(fā)布信息，事實(shí)上大多數(shù)會議都以此為目的?；菊J(rèn)知分享信息型會議應(yīng)該給與會者提供提問和討論的機(jī)會，以確保大家能充分理解信息。Tips第十頁，共四十二頁。解決問題型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標(biāo)是為了解決業(yè)務(wù)問題。有效的解決問題型會議通常采用一種人人熟知的方法推動會議進(jìn)程基本認(rèn)知1.陳述問題（通過頭腦風(fēng)暴法討論可能存在的問題）2.分析問題（通過頭腦風(fēng)暴法討論問題產(chǎn)生的原因）3.制定解決方案（通過頭腦風(fēng)暴法討論問題的潛在解決方案）4.設(shè)立下一步行動計(jì)劃5.監(jiān)督和跟蹤計(jì)劃進(jìn)度解決問題型會議的通用流程第十一頁，共四十二頁。建立關(guān)系型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標(biāo)通常是為了慶祝成功事件、啟動項(xiàng)目、認(rèn)可員工表現(xiàn)，或者只是讓大家聚在一起基本認(rèn)知第十二頁，共四十二頁。制定決策型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標(biāo)是為了制定團(tuán)隊(duì)決策?；菊J(rèn)知這類會議的關(guān)鍵在于有一個清晰的決策過程，而且作為管理者，您必須愿意接受群體的決策意見。Tips第十三頁，共四十二頁。識別中心會議類型1章五種類型的會議分標(biāo)與工作計(jì)劃旬標(biāo)對標(biāo)部門沖突解決頭腦風(fēng)暴月度工作總結(jié)與回顧銷售部部門例會市場部部門例會教學(xué)部部門例會銷售教學(xué)RR會議月度優(yōu)秀表彰以下會議分別屬于那種類型的會議？第十四頁，共四十二頁。本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述會議前的準(zhǔn)備事項(xiàng)2章會議前的準(zhǔn)備第十五頁，共四十二頁。學(xué)員分享2章會議前的準(zhǔn)備自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會時間：15分鐘請分享你在準(zhǔn)備會議前要做的準(zhǔn)備事項(xiàng)第十六頁，共四十二頁。會議前的準(zhǔn)備事項(xiàng)2章會議前的準(zhǔn)備確定時間地點(diǎn)，并通知到每個參會人員,盡量避免遲到和不必要的等待制作會議流程(Agenda),讓每個人了解會議的目標(biāo)\進(jìn)程\準(zhǔn)備部分準(zhǔn)備會議相關(guān)材料在開會之前,就會議的議題\流程提前跟關(guān)鍵與會者進(jìn)行提前溝通,達(dá)成基本共識在會議前,提前提醒與會人員做好材料和思路的準(zhǔn)備工作提前將會議材料發(fā)郵件讓相關(guān)人員閱悉會議前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)第十七頁，共四十二頁。2章會議前的準(zhǔn)備1.便于掌控時間2.保證討論緊扣主題3.保證最重要的主題獲得最大關(guān)注會議議程的作用第十八頁，共四十二頁。案例分享2章會議前的準(zhǔn)備主管會前準(zhǔn)備的常見問題第十九頁，共四十二頁。本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述會議中不同的角色分工2.陳述會議中的流程3.識別主管在會議中的角色及注意事項(xiàng)3章會議中的角色分工與流程第二十頁，共四十二頁。學(xué)員分享3章會議中的角色分工自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會時間：15分鐘請分享你覺得在會議中存在哪些角色及各自不同的分工？第二十一頁，共四十二頁。協(xié)調(diào)者/主持人：協(xié)調(diào)者負(fù)責(zé)制定會議議程，保證會議的進(jìn)行和總體上對會議進(jìn)行管理。他／她還可以干預(yù)制止與會議無關(guān)的討論。會議中的角色分工3章會議中的角色分工計(jì)時員：計(jì)時員負(fù)責(zé)會議時間的掌控記錄員：會議記錄員記錄會議內(nèi)容，確保大家對會議產(chǎn)生的決議和行動達(dá)成共識。核心人員：他們對會議的成功有舉足輕重的作用，沒有他們的參與，會議很難達(dá)到效果第二十二頁，共四十二頁。學(xué)員分享3章會議中的角色分工自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會時間：15分鐘如果主管在會議中身兼3職，會有什么問題？很多管理者通常犯的錯誤是試圖完成這三個角色的所有工作，自始至終他們既是會議參與者又是會議的領(lǐng)導(dǎo)者。這樣使得一個人的負(fù)擔(dān)太重，而且也使其他參與者處于更加被動的地位。這些角色的分配將有助于提高會議的效果，同時也能提高參與者的積極性。Tips第二十三頁，共四十二頁。1.闡明會議的目標(biāo)2·明確要討論的主題3·告知分配給每個主題的時間4.進(jìn)入討論5·對關(guān)鍵事件作出決策6.達(dá)成決議7.重申會議結(jié)果會議中的流程3章會議中的角色分工與流程第二十四頁，共四十二頁。會議目標(biāo)：本次會議需要達(dá)成的目的和標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)實(shí)踐1.闡明會議目標(biāo)3章會議中的流程1.根據(jù)前面五種類型的會議，你需要確定在會議開始時第一時間闡明會議目標(biāo)2.每次會議的議題最好是一個，最多不超過三個3.為避免遺忘或提高參與度，可以提前郵件、飛信等方式通知到參會人4.目標(biāo)的描述必須具體并且符合實(shí)際Tips第二十五頁，共四十二頁。明確主題：根據(jù)目標(biāo)的分解，明確影響目標(biāo)達(dá)成的主題，并且告知就此展開討論2.明確要討論的主題3章會議中的流程1.根據(jù)會議目標(biāo)的類型，把會議目標(biāo)分解為不同的主題2.通常會分為數(shù)據(jù)類和事件類主題3.明確這次主題就是會議的主要討論內(nèi)容Tips第二十六頁，共四十二頁。告知時間：明確每個主題可分配的時間3.告知分配給每個主題的時間3章會議中的流程1.最好設(shè)置計(jì)時員，提醒主持人何時停止或加快議題討論進(jìn)展Tips第二十七頁，共四十二頁。進(jìn)入討論：針對每個議題展開討論，收集有效信息，為決策做準(zhǔn)備4.進(jìn)入討論3章會議中的流程1.為提高參與度，可以設(shè)置發(fā)言原則，例如從左到右輪流發(fā)言，或者點(diǎn)名發(fā)言2.主動發(fā)言、提出建議、異議，都應(yīng)給與肯定3.主持人應(yīng)及時中斷偏題的討論4.控制時間Tips第二十八頁，共四十二頁。作出決策：根據(jù)討論結(jié)果及溝通結(jié)果，對每個議題作出決策5.對關(guān)鍵事件作出決策3章會議中的流程1.闡明你的決策理由，讓大家明白你為何作這個決策，可以增強(qiáng)對決策的接受度2.決策理由應(yīng)多采納現(xiàn)場討論建議Tips第二十九頁，共四十二頁。達(dá)成決議：公布決策后，征集參會者對決策的建議，并根據(jù)需要進(jìn)行表決6.達(dá)成決議3章會議中的流程1.詢問是否有異議2.懸而不決的決策可以征集核心人員的意見，或者通過舉手、投票方式表決Tips第三十頁，共四十二頁。重申結(jié)果：達(dá)成決議后，再次重申決議，明確時間期限及責(zé)任分工7.重申會議結(jié)果3章會議中的流程1.闡明達(dá)成決議的理由2.明確告知這是會議結(jié)果，必須執(zhí)行3.明確時間期限與責(zé)任分工Tips第三十一頁，共四十二頁。學(xué)員分享3章會議中的角色分工與流程自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會時間：15分鐘主管在中心的會議是否一定要按照這個流程來操作？如果不是，要保留哪些關(guān)鍵環(huán)節(jié)？第三十二頁，共四十二頁。本章小結(jié)3章會議中的角色分工與流程你認(rèn)為可以從哪些方面評價一個會議是否成功？結(jié)果：通過與會議目標(biāo)對照，來評估會議的結(jié)果進(jìn)程：注意會議進(jìn)程，觀察和評估會議的運(yùn)行，將有助于找到提高會議效率的方法關(guān)系：請核實(shí)，會上人們表現(xiàn)的人際關(guān)系是下面描述的樣子嗎？1.坦率和誠懇的談話2.尊敬和禮貌3.或者其他方面第三十三頁，共四十二頁。本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述會議后跟進(jìn)的目的2.陳述會議后跟進(jìn)的方法4章會議后跟進(jìn)第三十四頁，共四十二頁。學(xué)員討論4章會議后的跟進(jìn)自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會時間：15分鐘人們?yōu)槭裁丛跁h后不執(zhí)行會議的決議？第三十五頁，共四十二頁。會后跟進(jìn)4章會議后的跟進(jìn)目的：跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，并提供資源協(xié)助以達(dá)成目標(biāo)1.確保執(zhí)行負(fù)責(zé)人清楚具體要求，可以安排會后溝通，并詢問所需的協(xié)助2.重要決議通過郵件、短信等方式再次強(qiáng)調(diào)3.明確最后期限，并決定跟進(jìn)的頻率Tips第三十六頁，共四十二頁。答疑：問題收集5章答疑與提問請把你在會議管理中遇到的疑惑寫下來，講師將根據(jù)問題的集中程度給予解答時間：10分鐘第三十七頁，共四十二頁。提問：主管會議常見問題5章答疑與提問問題待收集時間：30分鐘第三十八頁，共四十二頁。課程總結(jié)·不要低估交流的重要性，作為一個管理者您的成績往往與您雙向交流的有效性緊密相關(guān)?！げ灰匍_無效的例會，會上避免“一言堂”或者說教，讓其他成員也互動地參與進(jìn)來?！げ灰鲆暭?xì)節(jié)，開會之前請確認(rèn)是否已經(jīng)準(zhǔn)備好開會。第三十九頁，共四十二頁。第四十頁，共四十二頁。四個意見1、會議流程更加豐滿一些2、按照William的要求，收集一些員工在日常開會的問題和意見，放在最后的環(huán)節(jié)，讓主管探討；3、多加些案例，如在會議前準(zhǔn)備不佳的情況等4、會議后的結(jié)果跟進(jìn)應(yīng)做重要環(huán)節(jié)。第四十一頁，共四十二頁。內(nèi)容總結(jié)主講：William。課前預(yù)熱——分組。召開此類會議的目標(biāo)是為了發(fā)布信息，事實(shí)上大多數(shù)會議都以此為目的。分享信息型會議應(yīng)該給與會者提供提問和討論