公關(guān)部規(guī)章制度和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

公關(guān)部規(guī)章制度第一節(jié)概述及組織結(jié)構(gòu)一、概述公共關(guān)系在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用，已經(jīng)越來(lái)越引起人們的重視。公共關(guān)系工作的目標(biāo)就是提高酒店的知名度，在公眾中樹立酒店良好的市場(chǎng)形象，在與政府部門、社區(qū)團(tuán)體、企事業(yè)單位、重要人物、新聞媒體、上級(jí)機(jī)關(guān)、同業(yè)機(jī)構(gòu)以及本企業(yè)員工的溝通上架起一座相互信任的橋梁，從而促進(jìn)企業(yè)在其日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中得到內(nèi)、外部環(huán)境的支持、參與和諒解，最終使企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。二、組織結(jié)構(gòu)市場(chǎng)營(yíng)銷總監(jiān)市場(chǎng)營(yíng)銷總監(jiān)公關(guān)部經(jīng)理公關(guān)部經(jīng)理攝影美工公關(guān)部主任攝影美工公關(guān)部主任第二節(jié)崗位職責(zé)及素質(zhì)要求一、公關(guān)部經(jīng)理直接上級(jí)：市場(chǎng)營(yíng)銷總監(jiān)直接下屬：公關(guān)代表、美工攝影崗位職責(zé)1．根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)的要求和市場(chǎng)營(yíng)銷總監(jiān)的指示，制定全年廣告及各種宣傳推廣活動(dòng)計(jì)劃，策劃、組織酒店會(huì)員制及會(huì)員活動(dòng)，利用各種宣傳媒體和公關(guān)渠道迅速樹立起酒店的形象，并逐步提高酒店的知名度。2．廣泛了解和收集各種旅游市場(chǎng)信息，做好各個(gè)時(shí)期的宣傳重點(diǎn)和策略。根據(jù)市場(chǎng)的要求，策劃好“月月過(guò)節(jié)”的內(nèi)容并組織實(shí)施(參見附錄“酒店‘月月過(guò)節(jié)’計(jì)劃”)。3．與銷售部門和接待部門密切配合，做好各項(xiàng)接待工作，尤其是做好VIP客人的接待工作。4．負(fù)責(zé)安排制作各種酒店最新宣傳資料，與其他酒店管理系統(tǒng)取得聯(lián)系，了解對(duì)手的公關(guān)策略和手段，并采取相應(yīng)的措施。5．與各界人士、旅行社、國(guó)內(nèi)外商社、政府機(jī)關(guān)、新聞單位建立并保持良好的關(guān)系，適時(shí)做好酒店的形象宣傳。6．定期向新聞媒體發(fā)布消息，介紹酒店最新服務(wù)項(xiàng)目和管理新動(dòng)向等。7．主持公關(guān)部日常工作，率領(lǐng)并督促下屬準(zhǔn)確按時(shí)完成各項(xiàng)任務(wù)。8．制定公關(guān)部工作計(jì)劃、管理制度、工作程序以確保上述任務(wù)的完成。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：全面掌握公關(guān)工作的知識(shí)，包括新聞寫作、外語(yǔ)及人際關(guān)系處理，熟悉酒店里的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，了解旅游業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)。待人熱情友善，親和禮貌，性格外向并善于交際。自然條件：年齡在26歲以上，女性，外表端莊，大方，氣質(zhì)高雅，精力充沛。身高1.67～1.69米。文化程度：大學(xué)本科以上學(xué)歷。外語(yǔ)水平：高級(jí)英語(yǔ)水平，能熟練運(yùn)用英語(yǔ)起草公文和進(jìn)行商務(wù)談判。工作經(jīng)驗(yàn)：5年以上酒店工作經(jīng)驗(yàn)，在四星級(jí)以上中外合資酒店擔(dān)任過(guò)同等職位兩年以上。特殊要求：熟悉印刷業(yè)務(wù)，熟練操作電腦。大學(xué)英語(yǔ)教員為佳。有海外學(xué)歷及工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。二、公關(guān)代表直接上級(jí)：公關(guān)部經(jīng)理直接下屬：無(wú)崗位職責(zé)1．負(fù)責(zé)接待來(lái)訪參觀客人，向來(lái)訪客人介紹酒店情況，以增進(jìn)公眾對(duì)酒店的認(rèn)識(shí)。2．具體落實(shí)國(guó)內(nèi)外重要客人的接待工作。3．在公關(guān)部經(jīng)理的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)收集主要客人的信息資料，并通過(guò)資料分析，提出公關(guān)建議。4．協(xié)助公關(guān)經(jīng)理與各部門協(xié)調(diào)，具體落實(shí)各項(xiàng)公關(guān)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作。5．負(fù)責(zé)公關(guān)部日常文件及資料的抄寫、打印及復(fù)印工作，并撰寫有關(guān)文件。6．處理公關(guān)部來(lái)往公文及信件，收集客人反映意見及公眾對(duì)宣傳資料的反映及建議，向經(jīng)理提出有關(guān)信息。7．同時(shí)擔(dān)任公關(guān)部文員工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：熟悉公共關(guān)系基礎(chǔ)知識(shí)及各種傳播媒介知識(shí)，了解涉外工作禮節(jié)、禮儀及世界風(fēng)土人情。能溝通內(nèi)外，人事關(guān)系，文字能力較強(qiáng)，能撰寫各類公關(guān)文稿。自然條件：年齡在25歲以上，女性，性格開朗，外表端莊，氣質(zhì)高雅。身高1.67～1.69米。文化程度：大學(xué)本科以上文化程度，中文或新聞專業(yè)為好。外語(yǔ)水平：高級(jí)英語(yǔ)水平，能用英文起草公文并能用英語(yǔ)參加商務(wù)談判。工作經(jīng)驗(yàn)：5年以上酒店工作經(jīng)驗(yàn)，在四星級(jí)以上中外合資酒店擔(dān)任過(guò)同等職務(wù)1年以上。三、美工、攝影師直接上級(jí)：公關(guān)部經(jīng)理直接下屬：無(wú)崗位職責(zé)1．負(fù)責(zé)各種廣告，招牌、招貼、裝璜、工藝美術(shù)品的加工制作及設(shè)計(jì)。2．負(fù)責(zé)酒店內(nèi)各類告示或標(biāo)語(yǔ)，橫幅的設(shè)計(jì)和制作。3．負(fù)責(zé)各類廣告宣傳冊(cè)子或傳單的設(shè)計(jì)并監(jiān)督印刷質(zhì)量。4．在公關(guān)部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，做好廣告及宣傳促銷活動(dòng)的有關(guān)工作。5．負(fù)責(zé)酒店重大活動(dòng)的攝影攝像。6．收集中國(guó)及有關(guān)客源國(guó)的旅游景點(diǎn)照片和資料。7．根據(jù)客人的要求，提供攝影服務(wù)。8．完成公關(guān)部經(jīng)理交辦的其他工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：熟悉工藝美術(shù)，裝璜設(shè)計(jì)等專業(yè)知識(shí)。具有繪畫、裝璜布置的審美及設(shè)計(jì)能力，會(huì)使用各種型號(hào)照相機(jī)和攝影機(jī)及錄像設(shè)備，具備一般維修和保養(yǎng)上述設(shè)備的知識(shí)。自然條件：25歲以上，男女不限。文化程度：大專以上學(xué)歷，美術(shù)或攝影專業(yè)。外語(yǔ)水平：英語(yǔ)四級(jí)以上。工作經(jīng)驗(yàn)：10年以上專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，在同等酒店中擔(dān)任過(guò)美工攝影3年以上。特殊要求：美術(shù)字寫得好。第三節(jié)工作程序及要求一、“VIP”接待程序及要求(一)“VIP”級(jí)別及接待規(guī)格VIP級(jí)別及接待規(guī)格圖級(jí)別定義禮品客房物品歡迎級(jí)別道路選擇-V1總統(tǒng)、總理、首相果籃、花籃XO一瓶全銀器皿董事長(zhǎng)、總經(jīng)理各部總監(jiān)、經(jīng)理禮儀隊(duì)獻(xiàn)花紅地毯特別通道v2部長(zhǎng)、大公司總裁大明星、國(guó)際名人果籃、花籃葡萄酒一瓶用品上打客人的名字總經(jīng)理各部總監(jiān)獻(xiàn)花特別通道V3政府高級(jí)官員國(guó)內(nèi)外社會(huì)名流果籃、花籃銷售總監(jiān)/公關(guān)部經(jīng)理V4公司經(jīng)理級(jí)住店五次以上同行業(yè)總經(jīng)理果籃，一支單花銷售部經(jīng)理／公關(guān)代表(二)“VIP"接待程序及要求：1．由公關(guān)部經(jīng)理制作“重要客人到店報(bào)告(VIPARRIVALREPORT，見附表)2．“VIP"客人抵達(dá)前的檢查工作由銷售部經(jīng)理、前廳部經(jīng)理、行政管家負(fù)責(zé)：1)檢查房間設(shè)備是否完好，鮮花、水果、總經(jīng)理歡迎信，名卡名片是否擺放好，其他所需物品是否放好。2)檢查大廳是否清潔。3)門前留停車位。4)禮儀隊(duì)提前10分鐘到位，攝影師和酒店有關(guān)負(fù)責(zé)人也須提前5分鐘到位等候。5)前臺(tái)大堂副理準(zhǔn)備鑰匙、登記卡。3．“VIP"客人抵店1)前門保安主動(dòng)上前幫開車門。2)酒店領(lǐng)導(dǎo)上前迎接，公關(guān)經(jīng)理負(fù)責(zé)介紹，禮儀小姐獻(xiàn)花。3)酒店領(lǐng)導(dǎo)(V3以下由大堂副理)陪同客人到房間辦理登記手續(xù)，并向客人介紹房間設(shè)施，報(bào)出當(dāng)日的氣溫。4)行李員及時(shí)將行李送到客人房間。5)特殊身份的客人要通知保安部加強(qiáng)巡視，做好安全保衛(wèi)工作。4．“VIP”客人在店期間銷售部經(jīng)理或以公關(guān)部經(jīng)理要隨時(shí)與接待單位保持聯(lián)系，落實(shí)客人用餐時(shí)間、地點(diǎn)、每日活動(dòng)日程，隨時(shí)通知有關(guān)部門。5．“VIP”客人離店銷售部經(jīng)理或公關(guān)部經(jīng)理落實(shí)客人離店時(shí)間后，通知前廳部、管家部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理室，保安部等部門，客人離店前10分鐘，酒店領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)大堂歡送；前后收銀處主管將客人帳單審核后備好；保安部留好停車位；行李員將客人行李送至大廳，由接待單位清點(diǎn)認(rèn)可后送上車；酒店領(lǐng)導(dǎo)與客人握手道別。6．“VIP”客人離店后1)銷售部、公關(guān)部做好資料、圖片存檔。2)征求接待單位對(duì)酒店方向的意見。3)對(duì)VlV2及大型VIP團(tuán)體接待后，召開有關(guān)部門總結(jié)會(huì)，表?yè)P(yáng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)部門及個(gè)人，找出不足之處，總結(jié)接待經(jīng)驗(yàn)。4)對(duì)于有新聞價(jià)值的團(tuán)隊(duì)接待，公關(guān)部撰寫消息提供給報(bào)社發(fā)表。二、公關(guān)活動(dòng)計(jì)劃程序及要求活動(dòng)名稱時(shí)間、地點(diǎn)對(duì)象、目的方式、內(nèi)容裝飾要求各部門分工及完工時(shí)間7．設(shè)計(jì)圖三、宣傳品的編制要求1．酒店要有計(jì)劃地制作各種宣傳品，包括：?jiǎn)雾?yè)、活頁(yè)、折頁(yè)、卡片式宣傳品，小冊(cè)子、畫冊(cè)、宣傳文集、圖片、影集等，在適當(dāng)場(chǎng)合散發(fā)給公眾或來(lái)訪者，或通過(guò)一定的渠道郵寄贈(zèng)送。為使酒店宣傳品內(nèi)容豐富充實(shí)，形式活潑多樣，公共關(guān)系人員要掌握一定的制作技巧。2．無(wú)論制作何種宣傳品，必須有明確的宣傳對(duì)象，要考慮到宣傳范圍、欲達(dá)到的目的和效果及反響。3．要考慮同行業(yè)的宣傳態(tài)勢(shì)，了解同行業(yè)宣傳品水平，要制定出有自己特色和優(yōu)勢(shì)的宣傳品。4．總體設(shè)計(jì)，確定印刷質(zhì)量、規(guī)格，工本費(fèi)用，必要時(shí)請(qǐng)專業(yè)攝影師按設(shè)計(jì)需要拍攝照片，請(qǐng)行家制作插圖、撰寫說(shuō)明文等，最后協(xié)調(diào)印刷出版單位編排、校樣、付印、出版。5．制作錄像帶、幻燈片、電視片資料，要有周密計(jì)劃。要突出視覺感覺，對(duì)出場(chǎng)模特和主持人要認(rèn)真挑選，做到宣傳主題鮮明、介紹具體融思想性、知識(shí)性、趣味性于一爐，在可能給人以真實(shí)、親切的現(xiàn)場(chǎng)感，使人如身臨其境，具有保存價(jià)值和商業(yè)價(jià)值。6．編制宣傳小冊(cè)子要以照片為主，考慮到如何全面反映本酒店的各個(gè)方面，并對(duì)本酒店的經(jīng)營(yíng)特色作出概括的描寫。文字要精簡(jiǎn)、生動(dòng)。7．制作廣告畫時(shí)，要以活動(dòng)內(nèi)容為主，突出主題、符合文化背景。8．所有宣傳品必須經(jīng)常更新，每次酒店裝修更新后，應(yīng)馬上換上新的內(nèi)容和信息。同時(shí)將舊的宣傳品消毀，不能再用。四、美工、攝影師的工作程序及要求1．根據(jù)公關(guān)部經(jīng)理及業(yè)務(wù)部門下的“公關(guān)美工作單”安排工作，首先完成設(shè)計(jì)工作或按時(shí)間要求完成制作。與印刷部門聯(lián)系，保證設(shè)計(jì)印刷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)合乎要求。2．在大型活動(dòng)中與其他部門密切合作，完成裝飾會(huì)場(chǎng)布置工作，在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)要注意消防安全，需要用電時(shí)一定要有電工在場(chǎng)，以確保安全。3．完成制作后，請(qǐng)公關(guān)經(jīng)理及使用部門審定，達(dá)到用戶部門的要求。4．保管好工具、器材、節(jié)約成本。5．外出拍攝、場(chǎng)景設(shè)計(jì)應(yīng)得到上級(jí)同意，每次拍攝完畢，應(yīng)盡快沖洗出來(lái)，進(jìn)行登記存檔。6．每月負(fù)責(zé)內(nèi)部宣傳、定期更換板報(bào)，將營(yíng)業(yè)中的重大活動(dòng)及時(shí)報(bào)道出來(lái)。7．每周將下周到店團(tuán)隊(duì)歡迎牌標(biāo)語(yǔ)或橫幅制作好，按照到店及離店的日期進(jìn)行更換。第四節(jié)管理制度一、與新聞媒體接觸的規(guī)定1．與新聞媒體接觸時(shí)，所有新聞稿、廣告詞都必須首先經(jīng)市場(chǎng)營(yíng)銷總監(jiān)的審查認(rèn)可，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出稿。2．在接受采訪時(shí)，應(yīng)提前通知有關(guān)部門，做好接待工作。3．在利用新聞媒體作宣傳的過(guò)程中，以宣傳酒店、樹立酒店良好形象為主。4．不得私自向新聞單位提供任何酒店資料和個(gè)人資料。5．選擇媒體時(shí)不能有個(gè)人偏見、本著實(shí)事求是的原則，符合市場(chǎng)要求。二、與其他客戶交往中的紀(jì)律要求1．遵守外事紀(jì)律及酒店各項(xiàng)規(guī)章制度。2．樹立酒店形象，扮演酒店新聞發(fā)言人時(shí)，要與酒店總經(jīng)理的要求口徑一致，不得加入個(gè)人觀點(diǎn)。3．不許利用工作之便營(yíng)私舞弊，收受回扣，違者重罰。4．在執(zhí)行合同時(shí)要站在酒店立場(chǎng)上用經(jīng)濟(jì)手段、法律手段督促對(duì)方履行合同義務(wù)，保護(hù)酒店利益。

供應(yīng)商調(diào)查管理制度總則1．1制定目的為了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，確認(rèn)其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之物料的能力，特制定本規(guī)章。1．2適用范圍對(duì)擬開發(fā)供應(yīng)商之調(diào)查，及本公司合格供應(yīng)商之年度復(fù)查，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1．3權(quán)責(zé)單位采購(gòu)部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。供應(yīng)商調(diào)查作業(yè)規(guī)定2．1供應(yīng)商調(diào)查程序采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)前，應(yīng)對(duì)擬開發(fā)之廠商組織供應(yīng)商調(diào)查工作，目的是了解供應(yīng)商之各項(xiàng)管理能力，以確定其可否列為合格供應(yīng)商名列。由采購(gòu)、生技、品管、生管人員組成供應(yīng)商調(diào)查小組，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施調(diào)查評(píng)核，并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。評(píng)核之結(jié)果由各單位作出建議，供總經(jīng)理核定是否準(zhǔn)予成為本公司之合格供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商調(diào)查認(rèn)可之廠商，除總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可成為本公司之供應(yīng)商。2．2供應(yīng)商調(diào)查評(píng)核2．2．1價(jià)格評(píng)核對(duì)供應(yīng)商所提供之物料價(jià)格，由采購(gòu)部依下列因素作評(píng)核：原料價(jià)格。加工費(fèi)用。估價(jià)方法。付款方式。2．2．2技術(shù)評(píng)核對(duì)供應(yīng)商之生產(chǎn)技術(shù)，由生技部依下列因素作評(píng)核：技術(shù)水準(zhǔn)。技術(shù)資料管理。設(shè)備狀況。工藝流程與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2．2．3品質(zhì)評(píng)核對(duì)供應(yīng)商之品質(zhì)，由品管部依下列因素作評(píng)核：品管組織與體系。品質(zhì)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)之方法與記錄。糾正與預(yù)防措施。2．2．4生管評(píng)核對(duì)供應(yīng)商之生產(chǎn)管理，由生管部依下列因素作主核：生產(chǎn)計(jì)劃體系。最短及最長(zhǎng)之交貨期限。進(jìn)度控制方法。異常排除能力。2．3供應(yīng)商復(fù)查規(guī)定經(jīng)調(diào)查認(rèn)可之合格供應(yīng)商，原則上每年復(fù)查一次。復(fù)查流程類同首次調(diào)查評(píng)核。復(fù)查不合格之供應(yīng)商，除經(jīng)本公司總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可列入次年合格供應(yīng)商之列。若供應(yīng)商之交期、品質(zhì)、價(jià)格或服務(wù)產(chǎn)生重大變異時(shí)，可于一年中，隨時(shí)對(duì)供應(yīng)商作必要之復(fù)查。附件[附件]GA02-1《供應(yīng)商調(diào)查表（范例）》

供應(yīng)商調(diào)查表（范例）