行政制度管理大全

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第一節(jié)辦公事務(wù)管理崗位職責(zé)一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)日常行政事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過(guò)對(duì)辦公事務(wù)進(jìn)行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。其主要職責(zé)如圖3-1所示。職責(zé)1職責(zé)1組織擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃，送交部門(mén)經(jīng)理審核職責(zé)3負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購(gòu)、發(fā)放以及控制辦公成本費(fèi)用等工作職責(zé)4建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度職責(zé)5負(fù)責(zé)公司的各種公章證照管理，并負(fù)責(zé)使用登記和年檢工作職責(zé)6起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況職責(zé)7搞好與有關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)及聯(lián)系職責(zé)8受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，按照程序處理職責(zé)9負(fù)責(zé)檢查本部門(mén)的安全、消防工作職責(zé)10負(fù)責(zé)辦公事務(wù)突發(fā)事件職責(zé)11負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)辦公事務(wù)人員績(jī)效考核的建議職責(zé)2起草、擬訂辦公用品的需求計(jì)劃，報(bào)直接上級(jí)審批職責(zé)12完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理圖3-1辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)二、辦公事務(wù)專(zhuān)員崗位職責(zé)辦公事務(wù)專(zhuān)員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，擔(dān)負(fù)著辦公用品、辦公設(shè)備、檔案管理等工作，其主要職責(zé)如圖3-2所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助部門(mén)主管做好各項(xiàng)辦公事務(wù)制度草擬工作職責(zé)3負(fù)責(zé)公司辦公家具設(shè)備、辦公用品的采購(gòu)工作職責(zé)4負(fù)責(zé)辦公用品的登記、發(fā)放管理職責(zé)5負(fù)責(zé)制定辦公家具、設(shè)備、用品的采購(gòu)流程職責(zé)6負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公設(shè)備的日常使用、維護(hù)職責(zé)7負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)信息資料管理職責(zé)8負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、資料、合同等文檔的管理職責(zé)9提出辦公事務(wù)合理化建議，不斷改進(jìn)工作職責(zé)2積極落實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)職責(zé)10對(duì)于其他部門(mén)不符合行政事務(wù)管理規(guī)定的行為進(jìn)行監(jiān)督、檢查職責(zé)11協(xié)助其他部門(mén)作好會(huì)議、接待工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作圖3-2辦公事務(wù)專(zhuān)員崗位職責(zé)三、行政辦公秘書(shū)崗位職責(zé)秘書(shū)的任務(wù)是負(fù)責(zé)為公司領(lǐng)導(dǎo)處理那些可以由他人完成的工作并為領(lǐng)導(dǎo)的工作做好準(zhǔn)備。這些工作無(wú)論大小，都應(yīng)該看做是領(lǐng)導(dǎo)的重要工作來(lái)接受。工作內(nèi)容包括公文的收發(fā)、公章管理、高級(jí)接待等工作，其主要職責(zé)如圖3-3所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)各部門(mén)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作職責(zé)3負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來(lái)往文件的核對(duì)、頒布和下發(fā)工作職責(zé)4妥善管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備職責(zé)5嚴(yán)守公司機(jī)密，妥善保管各類(lèi)文件職責(zé)6及時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印工作職責(zé)7起草會(huì)議文件，及時(shí)完成會(huì)議記錄、紀(jì)要工作。職責(zé)8按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排，出席某些會(huì)議職責(zé)9陪同公司領(lǐng)導(dǎo)出席重要商務(wù)接待及對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作職責(zé)10協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)起草各項(xiàng)規(guī)章制度職責(zé)11按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排，協(xié)助其他部門(mén)一起組織企業(yè)重大活動(dòng)職責(zé)2負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的管理及變更登記工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作圖3-3秘書(shū)崗位職責(zé)第二節(jié)辦公事務(wù)管理制度一、辦公用品訂購(gòu)審批單第1章總則第1條本公司為規(guī)范辦公用品的發(fā)放工作，特制定本規(guī)定。第2條公司各部門(mén)應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。第3條辦公用品的采購(gòu)與管理由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第4條本制度適用于公司全體員工。第2章辦公用品的申請(qǐng)第5條對(duì)于日常易耗品申請(qǐng)，直接由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)申請(qǐng)單（見(jiàn)下表），經(jīng)主管簽字確認(rèn)后，到行政部登記領(lǐng)取。易耗品申請(qǐng)單部門(mén)領(lǐng)用人領(lǐng)用時(shí)間序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位用途單價(jià)總價(jià)領(lǐng)用人（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）年月日年月日第6條各部門(mén)如申購(gòu)辦公用品，還必須另填一份訂購(gòu)審批單（見(jiàn)下表），經(jīng)辦公事務(wù)部門(mén)確認(rèn)審核后，由辦公事務(wù)部門(mén)統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)。辦公用品訂購(gòu)審批單部門(mén)使用人填表時(shí)間序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時(shí)間訂購(gòu)原因：部門(mén)主管審批意見(jiàn)：行政部門(mén)審批意見(jiàn)：簽字：年月日如果金額超過(guò)審批權(quán)限請(qǐng)行政總監(jiān)簽批意見(jiàn)：簽字：年月日第7條在申請(qǐng)書(shū)中要寫(xiě)明所要物品、數(shù)量、質(zhì)量規(guī)格。第3章辦公用品的購(gòu)買(mǎi)第8條為了統(tǒng)一限量、控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，所有辦公用品的購(gòu)買(mǎi)都由辦公事務(wù)部門(mén)統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)。如有特殊情況，允許各部門(mén)在提出“辦公用品購(gòu)買(mǎi)審批單”的前提下就近采購(gòu)。在這種情況下，辦公事務(wù)部門(mén)有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同審批單一起交付監(jiān)督檢查部門(mén)保存，以作為日后使用情況報(bào)告書(shū)的審核與檢查依據(jù)。第9條購(gòu)買(mǎi)量的確定。根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及消耗水平，確定訂購(gòu)數(shù)量。第10條供應(yīng)商的確定。辦公事務(wù)部門(mén)在購(gòu)買(mǎi)辦公用品時(shí)，必須貨比三家選擇其中價(jià)格、質(zhì)量最優(yōu)者。第11條辦公事務(wù)部門(mén)必須依據(jù)訂購(gòu)單，填寫(xiě)“訂購(gòu)進(jìn)度控制卡（見(jiàn)下表）”，卡中應(yīng)寫(xiě)明訂購(gòu)日期、訂購(gòu)數(shù)量、單價(jià)以及哪個(gè)商店訂購(gòu)等。訂購(gòu)進(jìn)度控制卡項(xiàng)目物品名稱(chēng)訂購(gòu)日期訂購(gòu)數(shù)量單價(jià)物品來(lái)源到貨日期辦公事務(wù)人員（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）第12條所訂購(gòu)辦公用品送到后，辦公事務(wù)部門(mén)要按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無(wú)誤，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然后，在訂購(gòu)進(jìn)度控制卡上做好登記，寫(xiě)明到貨日期、數(shù)量等。第13條收到辦公用品后，對(duì)照訂購(gòu)單與訂購(gòu)進(jìn)度控制卡，開(kāi)具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章、做好登記，轉(zhuǎn)交出納室負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。第4章辦公用品的核發(fā)第14條辦公事務(wù)部門(mén)依據(jù)申請(qǐng)部門(mén)的申請(qǐng)單，在所需物品全部到庫(kù)后，填寫(xiě)辦公用品分發(fā)通知書(shū)（見(jiàn)下表）。辦公用品分發(fā)通知書(shū)需求部門(mén)需求人到貨時(shí)間物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位用途單價(jià)合計(jì)今物品已于年月日到達(dá)我部門(mén)，請(qǐng)于年月日之前領(lǐng)取接受人員（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）第15條辦公事務(wù)專(zhuān)員進(jìn)行核對(duì)后，把申請(qǐng)所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門(mén)。第16條用品分發(fā)后做好登記，寫(xiě)明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請(qǐng)書(shū)連同用品分發(fā)通知書(shū)，轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén)。第5章辦公用品的保管第17條辦公事務(wù)部門(mén)必須對(duì)所有入庫(kù)辦公用品一一填寫(xiě)臺(tái)賬（見(jiàn)下表）。辦公用品臺(tái)賬項(xiàng)目物品名稱(chēng)編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫(kù)時(shí)間備注編制：行政部填寫(xiě)人（簽字）：第18條必須清楚地掌握辦公用品庫(kù)存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)要實(shí)行防蟲(chóng)等保護(hù)措施。第19條辦公用品倉(cāng)庫(kù)一年盤(pán)點(diǎn)兩次。盤(pán)點(diǎn)工作由辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)。盤(pán)點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整理臺(tái)賬，使兩者一致。第20條印刷制品與各種用紙的管理按照盤(pán)存的臺(tái)賬為基準(zhǔn)，對(duì)領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。一旦一批消耗品完，應(yīng)立即寫(xiě)報(bào)告遞交辦公事務(wù)主管。第21條非易耗類(lèi)辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門(mén)賠償、自購(gòu)。第22條所有辦公用品非工作原因嚴(yán)禁帶出公司。第6章辦公用品的報(bào)廢處理第23條報(bào)廢審核。對(duì)于各部門(mén)提交的報(bào)廢物品清單（見(jiàn)下表），辦公事務(wù)專(zhuān)員要認(rèn)真審核，確認(rèn)其不能再次利用后，經(jīng)辦公事務(wù)主管簽字方可做報(bào)廢處理。報(bào)廢物品清單物品編號(hào)物品名稱(chēng)數(shù)量單價(jià)出廠時(shí)間使用時(shí)間報(bào)廢類(lèi)型報(bào)廢原因以上物品本部門(mén)申請(qǐng)報(bào)廢處理意見(jiàn)：部門(mén)主管（簽字）辦公事務(wù)專(zhuān)員□同意報(bào)廢處理□不同意報(bào)廢處理辦公事務(wù)專(zhuān)員（簽字）：辦公事務(wù)主管□同意報(bào)廢處理□不同意報(bào)廢處理辦公事務(wù)主管（簽字）：第24條對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品，要做好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫(xiě)清用品名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。第25條報(bào)廢品不得隨意丟棄，應(yīng)集中存放、集中處理。第7章辦公用品使用的監(jiān)督第26條辦公事務(wù)部門(mén)定期核對(duì)用品申請(qǐng)書(shū)與實(shí)際使用情況。第27條辦公事務(wù)部門(mén)不定期核對(duì)用品領(lǐng)用傳票與用品臺(tái)賬。第28條辦公事務(wù)部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)辦公用品使用情況進(jìn)行檢查，杜絕浪費(fèi)辦公用品行為。第8章附則第29條本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)討論通知。第30條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。二、辦公設(shè)備管理制度第1章總則第1條為了保證公司辦公設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備工作效率和使用效率，特制定本制度。第2條本制度所指辦公設(shè)備包括電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。第3條本制度適用于公司全體員工。第2章辦公設(shè)備購(gòu)買(mǎi)第4條辦公設(shè)備購(gòu)買(mǎi)由各部門(mén)在年初部門(mén)計(jì)劃中統(tǒng)一列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門(mén)統(tǒng)一以招標(biāo)形式購(gòu)買(mǎi)。第5條對(duì)于臨時(shí)增購(gòu)的辦公設(shè)備要經(jīng)總經(jīng)理審批同意方可。第3章電腦使用管理第6條專(zhuān)人專(zhuān)管⑴每臺(tái)電腦指定專(zhuān)門(mén)人員上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。⑵電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。第7條操作規(guī)定⑴嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁使用電腦玩電子游戲。⑵不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤(pán)，防止病毒入侵。⑶嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。第8條病毒防護(hù)⑴裝有軟驅(qū)的計(jì)算機(jī)一律不得入網(wǎng)。⑵對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，任何在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。⑶對(duì)于尚未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，其軟件的安裝由電腦室負(fù)責(zé)。⑷任何計(jì)算機(jī)需安裝軟件時(shí)，須由相關(guān)專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人提出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)部門(mén)主管同意后，由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)安裝。⑸所有計(jì)算機(jī)不得安裝游戲軟件。⑹數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤(pán)由專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人提供。⑺軟件在使用前，必須確保無(wú)病毒。⑻任何人未經(jīng)過(guò)他人同意，不得使用他人的電腦。第9條硬件保護(hù)⑴除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備。⑵硬件維護(hù)人員在拆卸計(jì)算機(jī)時(shí)，必須采取必要的防靜電措施。⑶硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時(shí)，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。⑷各部門(mén)負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)所轄計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。⑸各部門(mén)負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保所用計(jì)算機(jī)及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。⑹所有帶鎖的計(jì)算機(jī)，在使用完畢或離去前必須上鎖。⑺對(duì)于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電繼電設(shè)施以保護(hù)電源。第10條電腦保養(yǎng)⑴保持電腦的清潔，嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西等，嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕。使用人在離開(kāi)前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。確保所用的電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好狀態(tài)。⑵定期（每月末）對(duì)電腦內(nèi)資料進(jìn)行整理，做好備份及刪除不必要的文件資料，保證電腦內(nèi)運(yùn)行空間的暢足。備份的磁盤(pán)由電腦管理員保管。⑶定期（每月一次）由指定的專(zhuān)業(yè)電腦維護(hù)公司進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。第4章電話使用管理第11條電話由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門(mén)主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用。第12條每次通話時(shí)間以3分鐘為限。通話時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)占線、浪費(fèi)資金。第13條使用前應(yīng)對(duì)通話內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱。第14條各種外線電話須配置專(zhuān)用長(zhǎng)途電話記錄表，并逐次記錄使用人、受話人、起止時(shí)間、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)以及交涉結(jié)果。該記錄表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。第15條長(zhǎng)途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長(zhǎng)途電話需先經(jīng)主管批準(zhǔn)。第5章打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理第17條打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理使用，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。第18條打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫(xiě)打印、復(fù)印的時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)，經(jīng)主管批準(zhǔn)簽字后方可。第19條凡需打印的文件、表格等，字跡要清楚、語(yǔ)句要通順。打印的文件由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)校對(duì)。第20條為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天開(kāi)機(jī)時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，急件經(jīng)主管批準(zhǔn)后，方可臨時(shí)開(kāi)機(jī)。第21條打印復(fù)印人員要嚴(yán)守文件內(nèi)容，做到不泄密、不失密。第6章傳真機(jī)使用管理第22條傳真機(jī)由專(zhuān)人保管使用，其他人員不得自行使用。第23條不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第24條建立傳真登記、簽收制度，立檔備案。第25條每天下班后，傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收，以防止遺漏重要文件。第7章其他辦公設(shè)備使用管理第26條專(zhuān)管專(zhuān)用。公司所有辦公設(shè)備都要指定專(zhuān)人使用，其他人員若使用必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)方可。第27條辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，以免老化影響使用。第28條辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全。如果能夠上鎖，全部上鎖；如果因使用人員過(guò)失造成辦公設(shè)備丟失，要追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第8章辦公設(shè)備使用監(jiān)管第29條公司辦公事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備使用情況進(jìn)行不定期檢查。第30條公司辦公事務(wù)部門(mén)對(duì)塊規(guī)使用人員有提請(qǐng)?zhí)幜P的權(quán)力。三、文書(shū)檔案管理制度（一）文書(shū)管理制度第1章總則第1條為使公司公文處理準(zhǔn)確、及時(shí)，提高公文處理的工作效率和公文的質(zhì)量，特制定本辦公。第2條公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由辦公室事部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第3條辦公事務(wù)部門(mén)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對(duì)、監(jiān)印等事宜。第2章公文的種類(lèi)第4條公司的的通用公文種類(lèi)⑴請(qǐng)示向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。⑵報(bào)告向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。⑶決定對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。⑷決議經(jīng)過(guò)會(huì)議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。⑸批復(fù)上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。⑹通知在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。⑺通知傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門(mén)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項(xiàng)。⑻通報(bào)表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況。⑼函對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問(wèn)、催辦、答復(fù)某些問(wèn)題，請(qǐng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。⑽會(huì)議紀(jì)要記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。第5條文書(shū)的保密等級(jí)劃分⑴絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書(shū)。⑵秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。⑶機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。⑷普通。指非機(jī)密文書(shū)。如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類(lèi)的重要東西，則另當(dāng)別論。第3章文書(shū)的收發(fā)第6條到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管部門(mén)接收，并按下列要點(diǎn)處置。⑴一般文書(shū)予以啟封，分送給各部門(mén)。⑵私人信件直接送收信人。⑶分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回。第7條各部門(mén)的郵寄文書(shū)，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上做好登記。第4章文書(shū)制作規(guī)范第8條公文格式⑴公文內(nèi)容①發(fā)文號(hào)：由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成，位于文頭與界欄線上。②收文機(jī)關(guān)：向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門(mén)的，用“抄送”；對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。③標(biāo)題：對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和反映，是公文的眉目。④正文：公文的主體部分。⑤發(fā)文機(jī)關(guān)：制發(fā)文的單位，位于正文的右下側(cè)，應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。⑥公文日期：包括年、月、日，寫(xiě)在公文末尾，一般以印刷日期為準(zhǔn)，重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。⑦公文印章：加印在發(fā)文日期中間。⑧密級(jí)：保密文件注明密級(jí)。⑨附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。⑵用紙格式本公司公文用紙一律以A4為標(biāo)準(zhǔn)紙，左側(cè)裝訂。⑶印裝格式①公文均采用橫書(shū)橫排。②單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂。③裝訂可用釘裝、膠粘辦法。第9條文書(shū)的署名⑴公司內(nèi)文書(shū)，如果是一般往來(lái)文書(shū)，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文書(shū)，只需部門(mén)署名；如果是重要文書(shū)，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門(mén)的主管姓名和職務(wù)。⑵對(duì)外文書(shū)，如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū)，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第10條文書(shū)的蓋章⑴在正文上必須加蓋文書(shū)署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)印章。⑵如果文書(shū)署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章。但在這種情況下，文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章。⑶以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū)，須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第11條文書(shū)制作注意事項(xiàng)⑴文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。⑵起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程，并加以證明，附上相關(guān)資料與文件。⑶必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者，并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。⑷對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，并且必須署名。第5章文書(shū)的整理與保存第12條文書(shū)的整理與保存⑴全部完結(jié)的文書(shū)，在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”原則對(duì)文件整理、檢查，按類(lèi)別、年代立卷，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。⑵公司個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。⑶分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類(lèi)：一類(lèi)是特別重要的文書(shū)，直接歸主管保存；另一類(lèi)是一般的文書(shū)，留存各部門(mén)保管。第13條文書(shū)的保存年限⑴永久保存文書(shū)包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)；股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。⑵保存10年的文書(shū)包括：請(qǐng)求審批提案文書(shū)；人事任命文書(shū)；資金工資與津貼有關(guān)文書(shū)；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書(shū)。⑶保存5年的文書(shū)，指不需要保存10年的次重要文書(shū)。⑷保存1年的文書(shū)，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第14條注意事項(xiàng)⑴重要的機(jī)密文件，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。⑵保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，經(jīng)主管決定，填寫(xiě)銷(xiāo)毀的理由和日期之后，予以銷(xiāo)毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷(xiāo)毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷(xiāo)毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。⑶銷(xiāo)毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記，有專(zhuān)人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。⑷如果職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。⑸必須做好重要文書(shū)的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。（二）檔案管理制度第1條管理部門(mén)1、文書(shū)結(jié)案后，原稿由行政部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥善保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔。2、各分公司檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由公司辦公事務(wù)部門(mén)統(tǒng)一制定。第2條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收：1、檢查文件的文書(shū)及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入；2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)；3、文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)科室；4、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)；5、有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送指定保管部門(mén)簽收后，將文件歸檔處理。檔案目錄表檔號(hào)：卷名：本案文件目錄件數(shù)收文號(hào)來(lái)文號(hào)發(fā)文號(hào)頁(yè)數(shù)備注第3條文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則左方裝訂為原則；2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；3、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第4條檔案分類(lèi)⑴檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。⑵檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多、三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”“小類(lèi)”二級(jí)。⑶同一“小類(lèi)”（或“細(xì)類(lèi)”）的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類(lèi)裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。⑷每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。⑸檔號(hào)的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào)。D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第5條檔案名稱(chēng)及編號(hào)⑴檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表明檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。⑵各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)使用視案件多少及增長(zhǎng)情形斟酌決定。⑶檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。⑷檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。⑸檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第6條檔案編號(hào)⑴新檔案。應(yīng)從“檔案分類(lèi)編號(hào)表”查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，以此來(lái)編列檔號(hào)。⑵檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。⑶檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，再編列檔號(hào)。⑷檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。第7條檔案管理⑴歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。⑵檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。第8條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特寫(xiě)者外，依下列規(guī)定辦理。⑴永久保存①公司章程；②股東名冊(cè)；③組織規(guī)程及辦事細(xì)則；④董事會(huì)及股東會(huì)記錄；⑤財(cái)務(wù)報(bào)表；⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；⑦不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；⑧工程設(shè)計(jì)圖；⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。⑵10年保存①預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；②會(huì)計(jì)憑證；③事業(yè)計(jì)劃資料；④其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。⑶5年保存①期滿或解除之合約；②其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。⑷1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。⑸各種規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其他有效期予以保存。第9條檔卷清理⑴檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。⑵保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀的日期。第10條調(diào)卷程序⑴各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”，經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后向管檔人員借閱。⑵借閱檔案包括文件資料必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱。⑶案卷不許借出，只借在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。⑷檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”應(yīng)按歸還日期先后整理，以備催還。⑸借閱期限不得超過(guò)兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。⑹借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。⑺借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。⑻外單位借閱檔案應(yīng)持有單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。⑼外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查簽章。⑽檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。?1條調(diào)卷管理⑴“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間以一周為限，如有特殊情況需延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程度重新辦理。⑵調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。⑶調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，請(qǐng)變更調(diào)卷登記，不得私自接受。⑷調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之檔案，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。（三）文書(shū)檔案立卷歸檔制度第1章總則第1條為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本制度。第2條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第3條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存），結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。第2章文件材料的收集管理第4條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第5條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正體與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)）第6條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議方辦部門(mén)收集歸卷。⑴公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。⑵本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第7條各部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)的職責(zé)⑴了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。⑵認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。⑶承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第3章歸檔范圍第8條重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄等。第9條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第10條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第11條本公司各種獎(jiǎng)懲、活動(dòng)、任免等資料。第4章平時(shí)歸卷第12條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān)（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。第13條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”?！鞍妇眍?lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第14條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)歸卷。第15條專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類(lèi)目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座，并在收發(fā)文登記簿上注明。第5章立卷第16條立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第17條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第18歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第19條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文件應(yīng)合一立卷；絕密文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第20條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第21條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第22條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第23條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第24條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。第25條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。四、往來(lái)信件管理制度第1章總則第1條目的。為規(guī)范報(bào)刊、信件管理，確保其準(zhǔn)確投遞和分發(fā)，特制定本制度。第2條行政部負(fù)責(zé)公司信件的管理，并落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)。第3條信件分類(lèi)⑴依其重要性分別歸類(lèi)，一般分為電報(bào)類(lèi)，限時(shí)信件，或其他附有支票等重要文件的信函，公司、機(jī)構(gòu)的其他部門(mén)來(lái)函，親啟信函，報(bào)刊，雜志，商品目錄及其他廣告宣傳資料，包裹等。⑵報(bào)刊雜志、商品目標(biāo)和郵購(gòu)廣告，除與主管有直接關(guān)系，一般由辦公室人員處理。這類(lèi)信件數(shù)量大，主管無(wú)暇一一過(guò)目，辦公人員可做重點(diǎn)報(bào)告，或者用紅筆將有關(guān)事項(xiàng)勾出，以便主管參閱。⑶對(duì)于親啟信函，除主管有指示可以拆所有的信件外，不應(yīng)拆注明“親啟”的信件。如誤拆，應(yīng)立即封妥，并簽名注明“誤拆”字樣。第4條拆信或包裹⑴拆信。拆信時(shí)，剪封口要在信封的固定位置上。拆前先將信在桌子上輕敲，使信內(nèi)物品落上底部，以免拆時(shí)受損。拆信后，必須注意下列事項(xiàng)。①查看信紙上的地址是否與信封上的相同，如果不同，以信封為準(zhǔn)，故信封必須保留。②查看信上是否有寫(xiě)信人的簽名，并對(duì)照信封，找到寫(xiě)信人的姓名。③查看信是否有耽誤，可從郵戳及信上注明的日期做出判斷。耽誤的原因可能是寫(xiě)信在信寫(xiě)好時(shí)未立即寄出，或由于郵局耽誤所致。④信上所提到的附件是否附上。如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。如果附有支票或匯票時(shí)，應(yīng)核對(duì)金額是否相符，如果無(wú)誤，在信上注明“核對(duì)無(wú)誤”；如果有差錯(cuò)，要注明差異之處。⑤信封的郵戳有時(shí)可作證明用，信封需妥善保存。可以在信封上蓋個(gè)收信日期章，依收信日期排列，直到確定信件已無(wú)用后再一起銷(xiāo)毀。⑵拆包裹。拆包裹時(shí)可用刀子或其他工具。在拆時(shí)，需注意包裹里面是否附有信件或其他文件。如果是訂購(gòu)的東西，可取出訂單核對(duì)，看寄來(lái)的物品是否正確無(wú)誤，填寫(xiě)核對(duì)單交會(huì)計(jì)部門(mén)，通知物品已收到。⑶其他。拆刊物時(shí)先請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)刊物如何處理。領(lǐng)導(dǎo)一般讓辦公人員先看一遍，然后夾上便條指出主管想看的文章，并標(biāo)明頁(yè)數(shù)。隨著辦公人員工作經(jīng)驗(yàn)的增加，可以閱讀文章時(shí)，標(biāo)出重點(diǎn)，準(zhǔn)備綱要，以利查閱。⑷誤投郵件，必須退回郵局。如果是已遷走的公司的郵件，如知其新地址，可幫忙轉(zhuǎn)過(guò)去。第5條收發(fā)信件登記簿信件登記設(shè)立收發(fā)登記簿，每日重要郵件，包括來(lái)信及專(zhuān)信，都需登記在收發(fā)登記簿中，尤其是掛號(hào)信、包裹等。登記簿通常記錄收、發(fā)信件的日期，以備日后查詢。第6條分信來(lái)信如以單位為收件人，拆開(kāi)后應(yīng)按信件的類(lèi)別，由各部門(mén)接收。如是個(gè)人函件，可直接交由收件人。如是公事，分信時(shí)需注意以下原則：⑴用紅筆勾出信件要點(diǎn)，節(jié)省他人閱讀時(shí)間；⑵對(duì)于需要回復(fù)或需上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示的信件，可加注在信紙邊上，供上級(jí)裁決。第3章回信事宜第7條回信程序在回信時(shí)必須考慮信件的重要性與時(shí)效性。有些信件只是簡(jiǎn)單的詢問(wèn)或例行通函，處理比較簡(jiǎn)單，可直接由辦公人員回復(fù)。有些信件，需請(qǐng)示主管之后才能回復(fù)。有些甚至必須收集資料，并經(jīng)主管審核后，才能回復(fù)。要注意的是，不論簡(jiǎn)單還是復(fù)雜的信件，在回信時(shí)，應(yīng)仔細(xì)閱讀來(lái)函，清楚該回復(fù)事項(xiàng)，以及需準(zhǔn)備的資料，這樣才不會(huì)遺漏?；匦诺某绦虬▉?lái)信，直接回復(fù)或請(qǐng)示上級(jí)，回復(fù)（擬稿、打樣、核對(duì)、簽名），寄信（核對(duì)、裝封、郵寄），復(fù)印件歸檔。第8條回信注意事項(xiàng)要寫(xiě)好一封回信，應(yīng)把握以下要點(diǎn)。⑴清楚。寫(xiě)信時(shí)應(yīng)措辭明白清楚，使閱信人能立即明了內(nèi)容，不致引起誤會(huì)。最忌模棱兩可的表達(dá)方式。⑵正確。書(shū)信寫(xiě)作，正確是不可或缺的要素。信件內(nèi)容不正確，易引起糾紛。要避免夸張或過(guò)分含蓄。⑶具體。所謂“具體”就是要言之有物，措辭、文意切中要領(lǐng)，據(jù)實(shí)直陳，切忌空泛、抽象。⑷完備。所有的信件都是為某種目的而寫(xiě)，信中該寫(xiě)的內(nèi)容不可遺漏。如果一封信寫(xiě)得不完備，不但不能達(dá)到目的，甚至還會(huì)引起相反的效果。⑸簡(jiǎn)潔。書(shū)信應(yīng)力求簡(jiǎn)潔，切忌冗長(zhǎng)。須知商場(chǎng)中人，業(yè)務(wù)繁忙，沒(méi)時(shí)間閱讀連篇累牘的信件。因此，在詞能達(dá)意的原則下，語(yǔ)言力求簡(jiǎn)明了。⑹謙恭。謙恭有禮是商場(chǎng)上的重要法則。接待顧客固然要有禮貌，寫(xiě)信時(shí)也不能缺少。有禮貌的信會(huì)博得收信人的好感。但亂用恭敬的詞句，也是不對(duì)的。⑺體諒。寫(xiě)信人在寫(xiě)信時(shí)，不能只顧從自己的立場(chǎng)出發(fā)，而應(yīng)設(shè)身處地為對(duì)方著想。具體地說(shuō)，提起任何事物，應(yīng)少用第一人稱(chēng)，要把對(duì)方的利益放在最重要的位置。第4章外發(fā)信件第9條各部門(mén)若有信件外發(fā)，經(jīng)辦人員須在當(dāng)天下午四點(diǎn)前將外發(fā)信函、包裹送至行政部，并填寫(xiě)快遞、掛號(hào)、包裹外發(fā)登記表，行政部四點(diǎn)前將當(dāng)日外發(fā)信件清點(diǎn)，交郵局工作人員寄發(fā)。五、公司印章管理制度第1章總則第1條為規(guī)范公司印章的管理，特制定本辦法。第2條本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書(shū)等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱(chēng)或有關(guān)部門(mén)名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第3條公司印章的制定、改刻與廢止的方案由行政部經(jīng)理提出。第2章印章的種類(lèi)第4條正式印章，指公司章、董事會(huì)章、監(jiān)事會(huì)章以及公司所屬分支機(jī)構(gòu)印章。第5條專(zhuān)用印章，指公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、人事專(zhuān)用章，各職能部門(mén)章、董事會(huì)辦公室章、總裁辦公室章、監(jiān)事會(huì)辦公室章、保衛(wèi)工作專(zhuān)用章以及分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、分公司人事專(zhuān)用章等用于指定用途的印章。第6條人名用章，指以公司法定代表人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以個(gè)人名義刻制的用于公務(wù)的簽名章或印鑒章。第3章印章的使用范圍第7條公司公章的使用范圍⑴發(fā)送正式公文、電函、傳真件等；⑵報(bào)送或下達(dá)各類(lèi)業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；⑶授權(quán)委托書(shū)、人事任免、勞動(dòng)合同、對(duì)外介紹等；⑷簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等；⑸上崗證、先進(jìn)集體和個(gè)人榮譽(yù)證書(shū)等；⑹需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。第8條董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)印章使用根據(jù)公司章程規(guī)定的范圍及職權(quán)行使。第9條分公司和職能部門(mén)印章使用范圍，根據(jù)公司、分公司的授權(quán)用于第7條的全部或部分項(xiàng)目。第10條各職能部門(mén)印章使用范圍⑴在其職權(quán)范圍內(nèi)，與公司內(nèi)部對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)的電文、通知、函件等工作聯(lián)系；⑵用于對(duì)外工作介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。第4章印章的制刻第11條印章刻制和更換的申請(qǐng)和審批⑴公司印章、董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)印章，由公司行政部根據(jù)有關(guān)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。⑵分公司印章，由分公司根據(jù)有關(guān)批準(zhǔn)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。⑶公司內(nèi)部各部門(mén)之間信函往來(lái)，以部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字或內(nèi)部網(wǎng)上部門(mén)信箱為準(zhǔn)。若部門(mén)因工作需要而要求刻印章，應(yīng)另行申請(qǐng)，限定使用范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可刻制。⑷印章不能繼續(xù)使用的，使用單位應(yīng)向上級(jí)單位提出書(shū)面制發(fā)申報(bào)。第12條印章的刻制公司各類(lèi)印章由行政部到公安機(jī)關(guān)辦理有關(guān)手續(xù)后在公安機(jī)關(guān)指定的專(zhuān)營(yíng)單位刻制。第13條各類(lèi)印章的規(guī)格、材質(zhì)⑴公司印章、董事會(huì)印章、監(jiān)事會(huì)印章，外直徑為x毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)；⑵公司專(zhuān)用章（除財(cái)務(wù)專(zhuān)用章外）和分公司印章，外直徑為x毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)；⑶分公司人事專(zhuān)用章，外直徑為x毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)；⑷財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。第5章印章的使用管理第14條使用公司印章或高級(jí)職員名章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)“公司印章使用申請(qǐng)單”（見(jiàn)下表），寫(xiě)明申請(qǐng)事項(xiàng)，征得部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同需蓋章文件一并交印章管理人。公司印章使用申請(qǐng)單用章人姓名用章部門(mén)蓋章時(shí)間用單類(lèi)別印章名稱(chēng)蓋章文件主要內(nèi)容申請(qǐng)人部門(mén)主管意見(jiàn)行政部意見(jiàn)批準(zhǔn)人意見(jiàn)第15條使用部門(mén)印章和分公司印章，需在申請(qǐng)單位上填寫(xiě)用印理由，然后送交所屬部門(mén)經(jīng)理，獲得認(rèn)可后，連同需要用印文件一并交印章管理人。第16條公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請(qǐng)單上是否有批準(zhǔn)人的印章。第17條代理實(shí)施用印的人要在事后將用印依據(jù)和用印申請(qǐng)單交印章管理人審查。同時(shí)用印依據(jù)及用印申請(qǐng)單上應(yīng)用代理人印章。第18條公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)用印人寫(xiě)出借據(jù)并標(biāo)明借用時(shí)間。第19條常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如果事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省去填寫(xiě)申請(qǐng)單的手續(xù)。印章主管人應(yīng)將文件名稱(chēng)及制發(fā)件人姓名記入一覽表以備查考。第20條公司印章的用印，依照以下原則進(jìn)行：公司、部門(mén)名章及分公司名章，分別用于以各自名義行文時(shí)；職務(wù)名稱(chēng)印章在分別以職務(wù)名義行文時(shí)使用。第6章印章的保管第21條公司印章的保管，應(yīng)衽印章專(zhuān)人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)專(zhuān)用章分管制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度。第22條正式印章、人事專(zhuān)用章啟用前，有關(guān)部門(mén)應(yīng)將印章保管人員名單報(bào)公司主管部門(mén)備案。印章使用過(guò)程中，保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)在變動(dòng)當(dāng)日內(nèi)通知公司主管部門(mén)。第23條印章保管人因故臨時(shí)請(qǐng)假，須更換印章保管人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定臨時(shí)保管人，并做好交接記錄。第24條印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類(lèi)印章印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存。第25條印章應(yīng)存放在安全、保密處。第7章印章的停用第26條印章內(nèi)容需要變更或機(jī)構(gòu)終止時(shí)，應(yīng)停止使用有關(guān)印章并交由行政部予以封存或銷(xiāo)毀。第27條因印章內(nèi)容變更或機(jī)構(gòu)終止而停止使用印章時(shí)，印章管理部門(mén)在印章停用五日內(nèi)，由保管人寫(xiě)出印章停用說(shuō)明，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后上報(bào)行政部。第28條印章散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向公司遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書(shū)，行政部經(jīng)理則應(yīng)根據(jù)情況依相關(guān)規(guī)定的手續(xù)處理。第29條除特別需要，由行政部經(jīng)理將廢止印章保存3年。六、圖書(shū)資料管理制度第1章總則第1條本公司圖書(shū)的購(gòu)進(jìn)、保管、整理、外借與歸還等管理業(yè)務(wù)均按本規(guī)定辦理。第2條圖書(shū)資料是指由公司行政部統(tǒng)一購(gòu)進(jìn)、管理的圖書(shū)、刊物和報(bào)紙。圖書(shū)資料主要用于促進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合理動(dòng)作，提高本公司所有職員專(zhuān)業(yè)水平，使公司在經(jīng)營(yíng)道路上創(chuàng)造出自己的經(jīng)營(yíng)風(fēng)格。第3條本規(guī)定的制定、修改與廢除，由行政部提議、常務(wù)董事會(huì)決定。第2章圖書(shū)的選購(gòu)第4條行政部負(fù)責(zé)對(duì)圖書(shū)市場(chǎng)的調(diào)查研究，尋找合適的圖書(shū)。第5條購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)由行政部根據(jù)“公司學(xué)習(xí)計(jì)劃”，以及各部門(mén)的申請(qǐng)要求進(jìn)行，并由行政部經(jīng)理對(duì)購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制與檢查。第6條行政部必須逐月、逐年制定圖書(shū)購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃。圖書(shū)采購(gòu)人員按計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)。第7條如果屬購(gòu)進(jìn)圖書(shū)，則在接收?qǐng)D書(shū)時(shí)支付現(xiàn)金，結(jié)清圖書(shū)書(shū)款，并注意控制預(yù)算，不得超支。第3章圖書(shū)的整理與借閱第8條圖書(shū)資料的目錄及借閱情況由行政部的具體管理人員按日更新后在內(nèi)部網(wǎng)上公布，公司職員可通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)查詢圖書(shū)使用情況。第9條所有圖書(shū)都必須按圖書(shū)管理卡（見(jiàn)下表）要求進(jìn)行登記，注明購(gòu)入時(shí)間、著作名稱(chēng)、作者姓名、出版社名稱(chēng)、出版年月以及必要的項(xiàng)目，并且把卡片分類(lèi)放入各索引柜內(nèi)，以便于檢索。圖書(shū)類(lèi)別分類(lèi)號(hào)圖書(shū)名稱(chēng)圖書(shū)編號(hào)作者購(gòu)入時(shí)間出版社名稱(chēng)出版年月備注編制：填寫(xiě)人（簽字）：第10條公司職員借閱使用圖書(shū)期間要愛(ài)惜，不得污損圖書(shū)資料。行政部的圖書(shū)管理人員在收回圖書(shū)資料時(shí)要認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)污損要追究當(dāng)事人責(zé)任。第11條圖書(shū)資料一般借閱期限為一個(gè)月，對(duì)于不按時(shí)歸還的，行政部圖書(shū)管理人員要及時(shí)催還。每次每人限借雜志一本、書(shū)藉兩本，期限已至而未歸還者，應(yīng)承擔(dān)一定責(zé)任。第12條公司職員不得將圖書(shū)資料轉(zhuǎn)借他人，職員如丟失圖書(shū)資料，需照價(jià)賠償。第1章總則第1條為了使公司員工能夠適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，能夠更加規(guī)范化處理電子資料，特制定本制度。第2條本制度適用于公司全體員工。第3條本制度中電子資料包括電子文字、數(shù)據(jù)信息、圖片、圖像及聲音等。第2章電子資料的來(lái)源第4條外來(lái)資料⑴外來(lái)電子資料，主要指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或外部存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤(pán)、硬盤(pán)等）獲得的電子版資料。⑵外部資料電子化，主要指公司各部門(mén)從外部獲得的非電子版資料，為了修改、保存等目的，通過(guò)一定的手段（如掃描、輸入等）將其電子化，生成電子版資料。第5條內(nèi)部資料⑴內(nèi)部電子資料，包括公司內(nèi)部各種文件、合同等的電子版本以及因某種需要而編制的各種電子資料（如PPT、數(shù)碼照相攝像等）⑵內(nèi)部資料電子化，指公司為了保存、修改等需要把非電子資料轉(zhuǎn)化為電子資料。第3章電子資料的類(lèi)別第6條共享資料，指公司內(nèi)部員工可以共同分享的電子信息，一般為供企業(yè)內(nèi)部員工學(xué)習(xí)成長(zhǎng)及一般性工作指導(dǎo)類(lèi)電子文件。第7條核心資料，指對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展有一定影響的，流傳范圍限制在一定范圍內(nèi)的資料，一般包括企業(yè)核心流程、企業(yè)發(fā)展計(jì)劃等。第8條絕密資料，指對(duì)公司發(fā)展有重大影響的，流傳范圍限定在為數(shù)不多的幾個(gè)人的范圍內(nèi)的資料，一般包括新的創(chuàng)意、核心技術(shù)資料等。第4章電子資料的控制管理第9條共享資料的控制管理。共享資料由各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，本公司員工可以共享，如果有需要拷貝、復(fù)制需經(jīng)部門(mén)主管同意。第10條核心資料的控制管理。本公司所有核心資料由行政部指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理，部門(mén)主管級(jí)以上人員登記后可以使用，其他人員確因工作需要使用核心資料需經(jīng)行政部經(jīng)理同意。核心資料除行政部做必要備份外任何人不得拷貝、復(fù)制，其他人員確因工作需要拷貝、復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理同意并登記記錄版本編號(hào)。第11條絕密資料的控制管理。絕密資料由總經(jīng)理指定專(zhuān)人管理，任何人需要使用絕密電子資料必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批。其他人員確因工作需要拷貝、復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理同意并登記記錄版本編號(hào)。第5章電子資料的安全管理第12條本公司所有電子資料都必須備有必要的備份，以免發(fā)生意外事故。第13條核心電子資料與絕密電子資料要嚴(yán)格控制版本數(shù)量，并指定責(zé)任人跟蹤記錄，以免泄密。第14條文件加密。本公司所有核心電子資料與絕密資料必須進(jìn)行加密。目前的加密方法包括硬加密和軟加密兩種。前者指用物理的方法進(jìn)行加密，如在存有數(shù)據(jù)和文件的光盤(pán)上用激光打孔加密等；后者指對(duì)數(shù)據(jù)或文件進(jìn)行加密，如采用“密鑰”的處理方法等。第15條定期檢查。電子資料的負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)數(shù)據(jù)和文件的保存、使用價(jià)值及存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命長(zhǎng)短，明確規(guī)定對(duì)備份文件進(jìn)行檢查的間隔時(shí)間，以有效地保證各種存儲(chǔ)介質(zhì)上的數(shù)據(jù)和文件的完整性和準(zhǔn)確性。第16條防病毒管理。電子資料的負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對(duì)電子資料的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行病毒檢查，防病毒軟件一定要確保最新版本。七、辦公用品領(lǐng)用表年月日部門(mén)領(lǐng)用人核發(fā)序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位用途單價(jià)總價(jià)領(lǐng)用人：主管：保管員：八、辦公設(shè)備登記表年月日設(shè)備名稱(chēng)編號(hào)廠名或品牌出廠時(shí)間購(gòu)買(mǎi)時(shí)間使用年限規(guī)格顏色附屬設(shè)備價(jià)格存放地點(diǎn)環(huán)境要求主要用途簡(jiǎn)介：管理部門(mén)負(fù)責(zé)人使用部門(mén)責(zé)任人九、辦公文書(shū)會(huì)簽單1．文件會(huì)簽單發(fā)文單位發(fā)文文號(hào)發(fā)文日期年月日時(shí)限普通件急件特急件密級(jí)普通秘密機(jī)密絕密標(biāo)題會(huì)簽順序單位收文時(shí)間發(fā)文時(shí)間會(huì)簽人（簽字）1月日時(shí)月日時(shí)2月日時(shí)月日時(shí)3月日時(shí)月日時(shí)備注注：會(huì)簽文件附在會(huì)簽單后。２．對(duì)外行文單編號(hào)：日期擬稿人職務(wù)、姓名行文字號(hào)行文標(biāo)題內(nèi)容簡(jiǎn)介經(jīng)濟(jì)審核人法律審核人行政部經(jīng)理總經(jīng)理備注３．發(fā)文目錄表文件號(hào)文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門(mén)密級(jí)發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期封號(hào)明細(xì)帳頁(yè)備注十、印章使用登記表１．印章使用審批表編號(hào)用章部門(mén)蓋章時(shí)間公章類(lèi)別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號(hào)文件名稱(chēng)備注：用章人（簽章）批準(zhǔn)人（簽章）注：請(qǐng)?jiān)趥渥谥泻?jiǎn)要說(shuō)明蓋章用途。２．印章使用登記表蓋章時(shí)間文件名稱(chēng)發(fā)文號(hào)公章類(lèi)別蓋章次數(shù)使用人批準(zhǔn)人備注十一、文書(shū)檔案借閱審批表編號(hào)文書(shū)檔案名稱(chēng)密級(jí)起草人起草部門(mén)起草日期歸檔日期借閱原因：借閱人（簽字）：年月日行政部意見(jiàn)：主管（簽字）：年月日批準(zhǔn)人意見(jiàn)：批準(zhǔn)人（簽字）：年月日十二、辦公用品管理流程１．辦公用品購(gòu)買(mǎi)流程①①確定購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃②挑選物品驗(yàn)收物品購(gòu)貨發(fā)票③提貨辦公用品入庫(kù)開(kāi)始結(jié)束供應(yīng)商行政部２．辦公用品領(lǐng)用流程相關(guān)部門(mén)行政部結(jié)束⑤信息存檔②審相關(guān)部門(mén)行政部結(jié)束⑤信息存檔②審核③審核④按清單發(fā)放否是開(kāi)始①填寫(xiě)領(lǐng)用單否是十三、辦公設(shè)備購(gòu)買(mǎi)流程采購(gòu)人員行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門(mén)１．辦公設(shè)備購(gòu)買(mǎi)審批流程采購(gòu)人員行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門(mén)②審核⒊⑹核②④審核③審核采購(gòu)程序是否開(kāi)始①購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單結(jié)束②審核⒊⑹核②④審核③審核采購(gòu)程序是否開(kāi)始①購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單結(jié)束２．辦公設(shè)備詢價(jià)流程行政總監(jiān)否行政總監(jiān)否是①搜尋價(jià)格信息②整理成價(jià)格報(bào)告可行③辦公用品比價(jià)流程行政部開(kāi)始結(jié)束３．辦公設(shè)備比價(jià)流程否否①篩選供貨商②分別與商家洽談確定候選商家③辦公用品采購(gòu)流程審核是開(kāi)始結(jié)束行政部行政總監(jiān)４．辦公設(shè)備采購(gòu)流程否否采購(gòu)部行政部相關(guān)部門(mén)行政總監(jiān)收集價(jià)格資料編寫(xiě)詢價(jià)報(bào)告①審批②審批洽談價(jià)格購(gòu)買(mǎi)設(shè)備辦理入庫(kù)領(lǐng)用設(shè)備③審批是開(kāi)始結(jié)束是資料存檔

十四、文書(shū)檔案管理流程１．發(fā)文管理流程相關(guān)部門(mén)行政部相關(guān)部門(mén)行政部有關(guān)部門(mén)行政總監(jiān)是草擬文本開(kāi)始結(jié)束①審核②審核③會(huì)簽否會(huì)簽④審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否2．收文管理流程③③秘書(shū)回復(fù)④具體辦理行政主管審核①領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱②傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)審閱公司領(lǐng)導(dǎo)行政部相關(guān)部門(mén)是否是否開(kāi)始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔3．檔案歸檔流程①①準(zhǔn)備資料是否合格②資料匯總分類(lèi)歸檔上架③重新整理相關(guān)部門(mén)行政部是否搜集資料開(kāi)始結(jié)束4．檔案借閱歸還流程否否按相關(guān)規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門(mén)①審核②審核③審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開(kāi)始結(jié)束借閱申請(qǐng)單否是否辦理注銷(xiāo)5．檔案銷(xiāo)毀流程是是否①提出銷(xiāo)毀檔案申請(qǐng)②審批④銷(xiāo)毀開(kāi)始③審批結(jié)束相關(guān)部門(mén)行政部行政總監(jiān)信息存檔十五、往來(lái)信件管理流程否否外部單位秘書(shū)部門(mén)主管分類(lèi)整理①請(qǐng)示主管主管意見(jiàn)回復(fù)擬稿核對(duì)封裝寄回原單位②直接回復(fù)是否是開(kāi)始來(lái)信結(jié)束

十六、公司印章管理流程相關(guān)部門(mén)行政總監(jiān)行政部１．相關(guān)部門(mén)行政總監(jiān)行政部主管主管審核①審核②審核③公安部門(mén)批文④制刻印章啟用印章否是制刻申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束是否2．印章使用流程相關(guān)部門(mén)相關(guān)部門(mén)行政部行政總監(jiān)①審核②公司章③審核⑤審核④請(qǐng)示否加蓋印章用印登記加蓋部門(mén)章用印登記否是用章申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔十七、公司證照管理流程移交人移交人行政部使用部門(mén)開(kāi)始①移交登記、保管②申請(qǐng)使用④使用流程③是否需要年檢歸還年檢結(jié)束否是第五節(jié)辦公事務(wù)管理方案一、辦公用品采購(gòu)方案下面是某公司辦公用品采購(gòu)方案，供讀者參考。一、總體規(guī)劃（一）目的為加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范采購(gòu)行為，控制成本，加強(qiáng)支出的準(zhǔn)確性和可控性，制定本方案。（二）辦公用品范圍本方案所指辦公用品是用于日常辦公使用，購(gòu)買(mǎi)價(jià)值達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的文具、工具及各種耗材。（三）采購(gòu)實(shí)施辦公用品由行政部統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。二、采購(gòu)審核（一）公司內(nèi)部各部門(mén)以季度為單位向行政部提交本部門(mén)的辦公用品需求計(jì)劃表，由行政部對(duì)其進(jìn)行審核匯總。（二）行政部根據(jù)各部門(mén)的辦公用品匯總及庫(kù)存辦公用品的實(shí)際存量，制定公司季度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。（三）按照辦公用品采購(gòu)制度的要求進(jìn)行審批，通過(guò)后開(kāi)始采購(gòu)。三、采購(gòu)調(diào)查（一）行政部采購(gòu)人員根據(jù)確定的采購(gòu)計(jì)劃搜集辦公用品的質(zhì)量、價(jià)格信息，并對(duì)其進(jìn)行比較。（二）行政部采購(gòu)人員要根據(jù)對(duì)市場(chǎng)信息的分析，編制辦公用品詢價(jià)報(bào)告。（三）行政部采購(gòu)人員按照辦公用品采購(gòu)制度的要求進(jìn)行詢價(jià)報(bào)告的審批。四、采購(gòu)實(shí)施（一）行政部采購(gòu)人員按照審批后的詢價(jià)報(bào)告對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定候選供應(yīng)商。（二）行政部采購(gòu)人員分別與候選供應(yīng)商進(jìn)行洽談，比較其辦公用品的價(jià)格、質(zhì)量。（三）行政部采購(gòu)人員確定最終供應(yīng)商，請(qǐng)行政部主管審核。（四）行政部采購(gòu)人員通知財(cái)力部劃款購(gòu)買(mǎi)辦公用品。五、采購(gòu)終結(jié)（一）行政部采購(gòu)人員向供應(yīng)商索要發(fā)票、保修卡等資料。（二）采購(gòu)回來(lái)的辦公用品經(jīng)檢驗(yàn)合格可以辦理入庫(kù)手續(xù)，行政部采購(gòu)人員持發(fā)票辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，采購(gòu)結(jié)束。六、注意事項(xiàng)（一）行政部采購(gòu)人員如在自己親友處購(gòu)買(mǎi)辦公用品必須向主管申明。（二）公司各部門(mén)因臨時(shí)工作需要購(gòu)買(mǎi)辦公用品的，需經(jīng)行政部主管許可，事后補(bǔ)辦入庫(kù)手續(xù)。二、辦公設(shè)備采購(gòu)方案下面是某公司辦公設(shè)備采購(gòu)方案，供讀者參考。一、總則（一）目的。為加強(qiáng)本公司辦公設(shè)備采購(gòu)管理工作。提高設(shè)備采購(gòu)管理的計(jì)劃性和透明度，特制定本方案。（二）適用范圍本方案所指辦公設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、投影儀、復(fù)印機(jī)等。（三）采購(gòu)實(shí)施辦公設(shè)備由行政部統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。申購(gòu)程序（一）制定計(jì)劃設(shè)備器材采購(gòu)應(yīng)有計(jì)劃，避免盲目性和零敲碎打。每年年底，各有關(guān)部門(mén)應(yīng)將第二年擬采購(gòu)的設(shè)備器材的計(jì)劃報(bào)行政部；年中需添置的設(shè)備器材，有關(guān)部門(mén)也應(yīng)預(yù)先擬定計(jì)劃報(bào)行政部。（二）申購(gòu)計(jì)劃單包括的產(chǎn)要內(nèi)容1、儀器名稱(chēng)（包括附件、備件）；2、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)；3、生產(chǎn)廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話；4、申請(qǐng)購(gòu)置理由；5、技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)程度；6、本公司有否此儀器設(shè)備。（三）設(shè)備費(fèi)用預(yù)算測(cè)算行政部對(duì)各部門(mén)報(bào)上來(lái)的辦公設(shè)備計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算測(cè)算，看是否超出部門(mén)預(yù)算。（四）行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)的計(jì)劃表進(jìn)行綜合，按照辦公設(shè)備購(gòu)買(mǎi)審批流程進(jìn)行審批。三、市場(chǎng)調(diào)查（一）行政部指定專(zhuān)人收集辦公設(shè)備供應(yīng)商資料，具體方式包括：1、電話咨詢；2、電話郵件索要設(shè)備技術(shù)參數(shù)資料與宣傳資料；3、通過(guò)到專(zhuān)賣(mài)店調(diào)查樣品；4、要求供應(yīng)商提供成功案例。（二）通過(guò)了解各個(gè)供應(yīng)商客戶來(lái)了解辦公設(shè)備運(yùn)行情況。（三）通過(guò)了解供應(yīng)商原材料提供商的資料來(lái)獲得供應(yīng)商的資料。（四）通過(guò)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手了解辦公設(shè)備情況。四、采購(gòu)審批（一）行政部采購(gòu)人員通過(guò)技術(shù)質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)、付款方式、送貨方式等方面進(jìn)行綜合比較，編寫(xiě)辦公設(shè)備詢價(jià)方案。（二）按照辦公設(shè)備審批流程對(duì)詢價(jià)方案進(jìn)行審批。五、采購(gòu)實(shí)施（一）行政部采購(gòu)人員按照審批后的詢價(jià)報(bào)告對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定候選供應(yīng)商。（二）行政部采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行關(guān)于價(jià)格、售后服務(wù)的協(xié)商，擬訂辦公設(shè)備購(gòu)買(mǎi)合同文本。（三）行政部組織相關(guān)部門(mén)對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后通知財(cái)務(wù)部做好付款手續(xù)。六、完成采購(gòu)（一）設(shè)備到達(dá)后，由行政部組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)貨，驗(yàn)收內(nèi)容包括：1、包裝有效性；2、整機(jī)完整性；3、配套材料；4、零配件數(shù)量；5、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙、有關(guān)資料及產(chǎn)品合格證書(shū)，并說(shuō)細(xì)填寫(xiě)驗(yàn)收單，根據(jù)發(fā)票辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、入庫(kù)手續(xù)和財(cái)產(chǎn)登記入冊(cè)。（二）行政部采購(gòu)人員持發(fā)票辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，采購(gòu)結(jié)束。（三）退貨。設(shè)備器材在驗(yàn)收和安裝調(diào)試中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、殘缺零件及資料不全等，由行政部負(fù)責(zé)與生產(chǎn)廠家、外商、商檢等有關(guān)部門(mén)辦理退貨、索賠或追補(bǔ)等事宜。個(gè)人電話配備方案下面是某公司個(gè)人電腦配備方案，供讀者參考。一、總則(一)目的為提高公司員工工作效率，改進(jìn)對(duì)公司便攜式電腦的管理，增強(qiáng)大體上人責(zé)任感，提高使用率，簡(jiǎn)化后期維護(hù)管理，特制定本管理辦法。（二）購(gòu)買(mǎi)方式公司與個(gè)人共同出資購(gòu)買(mǎi)，設(shè)備所有權(quán)雙方共有，累計(jì)使用5年后產(chǎn)權(quán)歸個(gè)人。（三）適用范圍1、公司部門(mén)經(jīng)理及以上級(jí)別的員工。2、因工作需要配備便攜式電腦的正式員工。二、配備細(xì)則（一）公司為正式員工配備的便攜式電腦，使用年限為5年，每年設(shè)備折舊率分別按35％、30％、20％、10％、5％計(jì)算。（二）配備1、符合配備規(guī)定的人員按照自愿的原則，配備電腦。2、初次配備。采取公司與個(gè)人按不同比例出資的方式購(gòu)買(mǎi)，使用5年后產(chǎn)權(quán)歸個(gè)人所有的方式配備新便攜式電腦。產(chǎn)權(quán)歸個(gè)人前，公司只配備一次，不得再次提出購(gòu)置新便攜式電腦的申請(qǐng)。具體郵資比例如下表所示。公司補(bǔ)貼比例表員工類(lèi)型總經(jīng)理各部門(mén)總監(jiān)部門(mén)經(jīng)理一般員工公司出資比例80％70％60％50％3、重新配備便攜式電腦累計(jì)使用年限已滿5年，原使用人可提出重新配備申請(qǐng)，部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司統(tǒng)一購(gòu)置。如果累計(jì)使用年限已滿5年，原使用人不提出新購(gòu)申請(qǐng)，設(shè)備繼續(xù)留公司使用。（三）便攜式電腦的配備購(gòu)買(mǎi)公司定期列出當(dāng)前便攜式電腦市場(chǎng)占有率前幾位的品牌，供個(gè)人選擇，并接受員工對(duì)采購(gòu)價(jià)格提供的信息，員工選擇后，匯總再進(jìn)行采購(gòu)。（四）如果個(gè)人提出特別需要配置或特別品牌便攜式電腦，經(jīng)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)特批后，提交公司統(tǒng)一采購(gòu)。（五）對(duì)于本方案下發(fā)時(shí)已經(jīng)在使用的便攜式電腦，按照5年折舊的辦法，根據(jù)不同使用時(shí)間，按照現(xiàn)值計(jì)算出設(shè)備凈值，然后公司和個(gè)人各承擔(dān)一定的比例；累計(jì)使用滿5年后，產(chǎn)權(quán)歸個(gè)人。（六）所有便攜式電腦個(gè)人承擔(dān)費(fèi)用部分，上繳公司財(cái)務(wù)，個(gè)人出資部分最長(zhǎng)允許分6個(gè)月從工資中扣除。三、日常使用維護(hù)維修便攜式電腦每年由公司購(gòu)買(mǎi)資產(chǎn)保險(xiǎn)，便攜式電腦在產(chǎn)權(quán)歸個(gè)人前，或產(chǎn)權(quán)歸個(gè)人后但繼續(xù)在公司使用者，遵照以下辦法。（一）升級(jí)改造公司所有的便攜式電腦，使用1年內(nèi)不予升級(jí)；使用滿1年后，需要升級(jí)改造者，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后公司給予升級(jí)，費(fèi)用由公司和人人按1：1的比例分?jǐn)?。（二）維修凡非人為因素造成的設(shè)備損壞與故障，公司負(fù)責(zé)維護(hù)維修，費(fèi)用由公司承擔(dān)。（三）保險(xiǎn)賠償凡發(fā)生損壞、丟失或其他情況，使用人出具一定有效證明扣，由公司向保險(xiǎn)公司索賠，保險(xiǎn)公司的理賠全部歸使作者。使用者重新購(gòu)置新便攜式電腦繼續(xù)使用，使用年限仍以原來(lái)設(shè)備使用時(shí)間計(jì)算。四、保障條款（一）便攜式電腦的所有權(quán)最后轉(zhuǎn)移給個(gè)人后，公司在固定資產(chǎn)賬務(wù)上將做相應(yīng)處理。（二）若員工中途離職，累計(jì)使用未滿5年，產(chǎn)權(quán)未歸個(gè)人者，根據(jù)自愿原則，由原使用者補(bǔ)齊其設(shè)備公司承擔(dān)部分的凈值，設(shè)備歸原使用者所有；或者設(shè)備及所有附件、備件、相關(guān)資料全部退回公司，公司根據(jù)該設(shè)備剩余凈值，退還屬于使用者出資的部分。（三）各職能管理部門(mén)暫時(shí)預(yù)留一臺(tái)公用便攜式電腦。（四）在便攜式電腦所有權(quán)未歸個(gè)人之前，或所有權(quán)歸個(gè)人但繼續(xù)留公司使用者，配備便攜式電腦，不再配備臺(tái)式計(jì)算機(jī)。四、行政公文處理方案下面是某公司行政公文處理方案，供讀者參考。一、總則(一)目的為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、特制定本方案。（二）文書(shū)管理原則1、準(zhǔn)確無(wú)誤原則（1）文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)的每個(gè)環(huán)節(jié)和階段，包括起草、審核、簽發(fā)、印制、蓋章、傳閱等，不能出現(xiàn)任何錯(cuò)漏。（2）撰寫(xiě)文書(shū)必須符合現(xiàn)行法律法規(guī)，不能產(chǎn)生與法律法規(guī)相沖突的意思表達(dá)。（3）行文準(zhǔn)確，不能出現(xiàn)弄虛作假的行為。2、迅速及時(shí)原則在文書(shū)的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，必須根據(jù)公文內(nèi)容的輕重緩急，及時(shí)做出處理，做到不積壓、不拖拉。3、安全保密原則文書(shū)從形成到終止，必須嚴(yán)守保密紀(jì)委和保密制度，做到不失密、不泄密。4、集中統(tǒng)一原則文書(shū)工作，必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、要求管理權(quán)責(zé)統(tǒng)一、制度統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。二、收文處理（一）普通文書(shū)的處理程序1、由部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管人員，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批復(fù)以及其他必要的處理，或者由其指定的下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。2、處理過(guò)程中如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。3、各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與相關(guān)部門(mén)商議后方能給予解決。（二）機(jī)密文書(shū)的處理程序1、機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。2、指名或親啟文書(shū)，原則上應(yīng)在封面上注明所涉及的事項(xiàng)及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名。3、到達(dá)的指名或親啟文書(shū)，原則上由信封上所指名的人開(kāi)啟，其他人不得擅自開(kāi)啟，如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受本條約束。（三）文書(shū)的閱覽程序1、某文書(shū)被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如果有必要，可在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)，并轉(zhuǎn)交給文書(shū)的主管。2、有必要在各部門(mén)傳閱的文書(shū)，必須附上“傳閱登記本”，閱覽者按照“傳閱登記本”欄目進(jìn)行填寫(xiě)，并最終交還文書(shū)的主管。三、發(fā)文處理（一）對(duì)外行文操作流程1、擬稿（1）由具體承辦人員起草，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。（2）對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。在各分、子公司有必要發(fā)文時(shí)，在公司后加下屬企業(yè)全稱(chēng)。（3）發(fā)文稿必須符合公文種類(lèi)、格式使用規(guī)范。2、核稿（1）擬稿完畢后填寫(xiě)發(fā)文擬稿單，一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。（2）審核有問(wèn)題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通，統(tǒng)一意見(jiàn)后進(jìn)行修改。3、簽發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。4、編號(hào)由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文文號(hào)。5、繕印、校對(duì)（1）急件應(yīng)先行處理。（2）保密件應(yīng)由專(zhuān)人打印。（3）打印扣校樣、廢紙、蠟紙等應(yīng)委善處理。（4）校對(duì)專(zhuān)人處理，以原稿為準(zhǔn)，重要文件多人校對(duì)。（5）打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。6、蓋章、發(fā)文登記在校對(duì)完畢無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印。7、填寫(xiě)登記簿8、封發(fā)（1）發(fā)文工作由行政部門(mén)負(fù)責(zé)。（2）查驗(yàn)無(wú)誤后信件封口，填寫(xiě)準(zhǔn)確，注明急件、密級(jí)。（二）對(duì)內(nèi)行文處理程序1、對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。2、特殊情況下各級(jí)部門(mén)、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。3、對(duì)內(nèi)行文由各部門(mén)、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。四、分歧意見(jiàn)的處理在文書(shū)處理過(guò)程中，各部門(mén)存在意見(jiàn)分歧，則由行政部郵面進(jìn)行協(xié)商，如果協(xié)商不一致，上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決。五、客戶檔案管理方案下面是某公司客戶檔案管理方案，供記者參考。一、目的本方案立足于建立完善的國(guó)際市場(chǎng)客戶檔案管理系統(tǒng)和客戶檔案管理規(guī)程。以提高國(guó)際市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)效率，擴(kuò)大國(guó)際市場(chǎng)占有率，與本公司交易伙伴建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系。二、適用范圍企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的國(guó)際市場(chǎng)直接客戶與間接客戶都應(yīng)納入本制度的適用范圍。三、內(nèi)容（一）客戶基礎(chǔ)資料客戶資料主要是通過(guò)營(yíng)銷(xiāo)人員對(duì)客戶進(jìn)行的電話訪問(wèn)和電子郵件訪問(wèn)搜集來(lái)的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多以建立客戶數(shù)據(jù)庫(kù)的形式出現(xiàn)?？蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的基本情況、所有者、管理者、資質(zhì)、創(chuàng)立時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)規(guī)模、行業(yè)、資產(chǎn)等方面。（二）客戶特征服務(wù)區(qū)域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展?jié)摿?、公司文化、?jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（員工人數(shù)、銷(xiāo)售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。（三）業(yè)務(wù)狀況主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。（四）建檔方法主要包括客戶的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策、企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件和以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。四、建檔方法（一）建立客戶檔案系統(tǒng)本制度規(guī)定客戶基礎(chǔ)資料的取得形式哪下，并采用數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行：1、由銷(xiāo)售代表在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶訪問(wèn)時(shí)時(shí)行整理匯總；2、向客戶郵寄客戶資料表，請(qǐng)客戶填寫(xiě)；3、委托專(zhuān)業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查。（二）客戶分類(lèi)利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，在于提高銷(xiāo)售效率，增加企業(yè)在國(guó)際市