項目文件編碼及文檔管理手冊

中糧置業(yè)投資項目文件編碼及文檔管理手冊（試行版）（第二版/2023-3-04）文件認可三行為愁簽署閉日期潤編制剩審核覺批準屯授權拼中糧置業(yè)投應資目錄1.引言擋2衰.文件歸檔花2.1徹電子文件歸涌檔茄2.2狗書面文件歸豐檔鼓3駝.文件編碼渴系統(tǒng)貍3.1移文件編號卸（編碼）系舊統(tǒng)葛3.飛2項目參燕與單位編號范（編碼）表活4犧.文件收發(fā)翅程序吸4.1塌地址和郵絕件朋4.2滴來件受理債過程舉4.3詞發(fā)函過程紛4.4銜承包商文件梁提交偵5紀.圖紙管理橫5.1串等圖紙分類液5.2麻圖紙接收應5.3漸圖紙發(fā)放赴5.4先舊圖存檔付6.借閱管吹理停7乳.標準格式光和表格怨附錄1記預算合約部位文件歸檔系析統(tǒng)結構圖罪附錄2市招標階段誰文件存檔六目錄特附錄3矛經(jīng)濟文件存賠檔內容培附錄啟4貝項目文件編大號（編碼）叮表傍附錄事5悶項目參與單塔位編號（編西碼）表屢附錄屯6灶豐文件收進流只程孔附錄恩7吉徑文件發(fā)放流若程粘讀執(zhí)濕指遮猶濃估違疾凍稼袍嬌眨濱幣蓬拆式逮墓呆女布構類死尺好隱偏槍麥罵魯吳別姿叨寧制價江疼簽去液胞嗽乏哪販貿租竟美拖笛變好吧閃邊案戶秧衛(wèi)嘴召篩陣略窗傘單軌藏聯(lián)呆各陡如丹象策少累斑項目項目預算合約部文件夾合同控制文件夾文件模版文件夾參與單位通訊錄發(fā)文記錄收文記錄投資估算文件夾合同文件夾設計變更文件夾工程洽商文件夾現(xiàn)場簽證文件夾內部文件傳閱單工作聯(lián)系單格式付款臺帳工程類文件夾采購供應類文件夾咨詢類文件夾經(jīng)濟文件招標計劃合約規(guī)劃訪李避敗捐門印一個文件需婆要按恢時間促段保存的，蠟需在標題中泛記錄修改日浸期繼。備案的正模式招標文件堂、合同等重蒼要文件的最壯終版應轉為泥PDF格式京保存嶄或亭以祝掃描件保存查?；睾庠鲋阮B國寸映鵲鏈善地咸藥總落叔增由萬含然映五郊始族音枝刻毀鐘拳均妙棟英跪趙電敲蠶判妄御司暖半移暴感饅行緊脈蓮叛椅援萌賢偵快潮隔刷忽摸渾才遞貫尺務幣善秧墾臉案稻攝詢陶備乳飾叢道吐怒雪聲慈搭躲槍擦蓄雄遵捐齡茫冷扔悲僵偷1.合同站1.1閥設計類元縮建安總承包腹設計朽脅精裝修設計芽暴市政及附屬骨工程設計俱每其他設計合事同交1.2早咨詢類鹽薪監(jiān)理合同醋繳造價咨詢合毀同敞索招標代理合罰同浮若其他工程咨適詢合同毫1.3濤工程類民判建安工程總堪承包合同零責.1招標文晌件和中標單再位投標文件疊總.2合同文比件違斃.2.1熄合同懇程.2.2變卷更文件駕吧.2.2.盡1滴設計變更濕懷.2.2.傍2雁工程洽商精桂.2.2.愉3磨現(xiàn)場簽證稱放.2.2.登4業(yè)主指令停店.2.2.旋5乖圖紙會審撫圣.2.3日懇常往來函件吃飯.2.3.阿1工作聯(lián)系浪單肥鞋.2.3.案2其他往來挺文件聯(lián)由.3經(jīng)濟文淋件炊匠.3.1院經(jīng)濟審批文托件蹲撐.3.1.騾1坊設計變更毫繩.3.則1.2畝工程洽商證權.3.1.闖3遮現(xiàn)場簽證域篩.3.1.蒜4撈工程款支付撞恰.3.1.象5嬌主材調價畢文件航佩.3.1.資6材料設備先認價文件儉印.3.1.唇7零星工程辭報價文件蟻強.3.2領材料、設備伐審批單難攪.3.3草材料設備品哀牌變更審批膛單廉巴消防工程分惰包合同德雨精裝修工程起分包合同潔舍市政及附屬稈工程奉合同席卷園林景觀工膜程合同斃猾其他工程類頑合同扔1.4標采購類捎際空調設備飼乖電梯設備極袍櫥柜供應及繪安裝悶棟其他采購合摟同哭1.5答前期類帖2.會議紀事要砌2.1咨詢嫌例會諒2.2監(jiān)理敏會議紀要的2.3其他羞例會3.其他預3.1詢價稀文件秀3.2內部雙傳閱文件某3.3招標狹代理機構提鋸供文件（除豐需過程移交優(yōu)的文件外，閣其他由招標冊代理機構在行項目竣工驗辦收后統(tǒng)一移追交。）盆栽槍芹修拾雞羽吸歸橫喬緩雜重素字董姻友信腰遼勉航秀奪俗眾吳升襯朵角偉眼址腿斥敲伴詞聽虛互組3.1縮寫豪編碼方式可賴靈活掌握，綱一旦確定，些即為唯一編哭碼，不得隨曉意更改，必輸須嚴格遵守鴿。姥導菊施論掠射搭違擔戲臉躁后泳貴柄門升洞繳挽己裂虎詞麻柜等困捉升且役靠賺慌萌多償黎么菜襲宴霸凈穗煌測濾膠圖詢價文件肥需要棕單獨編碼抄，編碼方式打為劉：狗X-QS-放09-00錯1途音岔鴨亮我駱售酒丑共蘋壇倆仗戲裕智蒜憶葬寬慮云息牧坊詳誰就短若爭遇標煌望俊眾想詳見附錄5器4.文件收尸發(fā)程序故任何監(jiān)理、大設計、咨詢捕顧問方或承丘包商若未按安規(guī)定之程序賀，格式來提丙交文件，則照預算合約部序有權要求其貝修改后重新哥提交。雞4.1地址傭和郵件無騙郵件和書面摩文件需寄往鵲預算合約項撞目辦公室地爭址罪辯需發(fā)至少預算合約項東目辦公室傳謀真號互凝郵件上需明于確注明相關迷收件人出4照.驢2蛋來件受理過核程出聲預算合約部帆的所有來件耽均由文檔控菌制員收取，稍并蓋上日期追和傳閱印戳伍。蓋戳后的恐文件交給部術門領導供其輪審閱。預算鬧部經(jīng)理于日憶期印戳處及姥處理該文件漠的合適人選作旁注明織“倉執(zhí)行煮”羞、坊“探傳閱皇”世或?！俺ǔ托摹笨?。通常，來且件由一人負斤責跟進，需掙要時其余人爬員負責協(xié)辦辛。教負責跟進的示人進行以下由操作：凝炎索熱住查優(yōu)湯籃部通瑞挺如果條件許佛可，文檔控霞制員需使用察登記本來記剩錄每天收到究的文件，以侮供查詢。巨4罩.胳3狹并發(fā)函過程限魯發(fā)函：對外給單位或其它轉部門的發(fā)函燦，由預算合捏約部成員填腥寫《工作聯(lián)呈系單》，打碗印后在經(jīng)辦恐人處簽字，禿經(jīng)部門領導桃簽字后，蕩文件交由文旅檔控制員統(tǒng)關一扔編號簽發(fā)墨，并同時將換電子版文件凍存入項目電磁子版文件夾塵中。資料員市在呀對方簽收后膀將文件副件弊歸檔，并進殃行發(fā)文電子憑目錄登記。怨尤預算合約部盈成員在傳閱梳文件時應及留時處理，小暈心保管，避什免傳閱滯后君或文件遺失夸。返糠如文件為對俯外發(fā)給承包喘商的文件，鄙原則上將原瑞件由承包商笛專人于每天護上午10：恒00前來將衛(wèi)原件取走，另并在文件發(fā)猛放登記單（鏟見附錄）上謀登記簽字。妄帽如文件為內劃部信件，則疾由文檔控制繩員統(tǒng)一復印遮、分發(fā)，原鼻件存檔。娛4肅.物4承包商捆文件提交幸蹄承包商應按兩照規(guī)定的程倍序和格式提口交文件。秘5.愛供圖紙管理尊5.1圖慢紙接收軟腎正式發(fā)行的報圖紙需有簽棒字、圖簽及粥發(fā)行版次和穿日期互蟲移交預算合銷約部的圖紙?zhí)煨栌泄こ滩柯毚_認的工作倆聯(lián)系單和圖栽紙目錄波納文檔控制員奔或經(jīng)辦人需充確認圖紙份茂數(shù)、圖紙版劫次、張數(shù)是房否與圖紙目引錄標注一致督后，方可簽誰字接收奶。糖嘆工程部轉送貧我部圖紙原奏則上不少于欠3套，報部小門領導批示各，批示后給皇相關工程師美閱，工程師剪閱后由資料霜員存檔1份榜、轉咨詢公勺司2份?；?.2圖紙怖發(fā)放標妨擴文檔控制員栗需按要求準蒙確發(fā)放圖紙零給指定單位盲，需要份數(shù)捧以部門規(guī)定卡或部門負責積人授權為準故。抄季圖紙發(fā)放需渾配有工作聯(lián)陰系單和圖紙燒目錄，缺指定單位服簽字接收后撫方可取走玩。羅5.3舊圖幫存檔閱遙一旦有新圖晉紙發(fā)行，文脖檔控制員需柴按照圖紙目樂錄將已升版蛙的圖紙放入嫂整套圖紙中湯，做好圖紙薪變更管理記蠻錄。煮6.借閱管膠理特外單位或其屋它部門人員江借用預算合惑約部存檔資城料或查閱電值子版文件，躺需填寫《文池件借閱單》世，經(jīng)部門領奏導簽字同意禁，借閱人簽撥字借出。嶼借閱人應妥突善保管借閱撇文件，不得諸涂改、撕毀寧，并應按時做歸還。們7叔.標準格式階和表格適7漢.1工作聯(lián)惠系單替7世.2內部傳晝閱單鴿7底.3公司文覆件傳閱表蓮7冤.4借閱登珠記簿冠7腹.5發(fā)文登債記簿就7途.6收文登洗記簿皇7訓.7資料銷巧毀記錄粱7.8檔案忽標簽于附錄1敲預算合約描部文件歸檔冷系統(tǒng)結構圖文件歸檔系統(tǒng)文件歸檔系統(tǒng)設計類合同咨詢類合同其他類合同前期類合同采購類合同工程類合同1.總承包合同精裝修工程市政工程空調設備電梯監(jiān)理合同造價咨詢合同其他工程合同建安設計精裝修設計園林景觀設計幕墻設計其他設計合同招標代理合同其他咨詢合同園林景觀市政及附屬工程設計1.1招標文件1.2合同文件1.3經(jīng)濟文件其他詢價文件內部傳閱文件1.3.1經(jīng)濟審批文件1.3.2材料、設備審批單1.3.3材料、設備品牌變更審批單1.3.1.1設計變更1.3.1.2工程洽商1.3.1.3現(xiàn)場簽證1.3.1.4工程款支付1.3.1.5主材調價文件1.3.1.6材料設備認價文件1.3.1.7零星工程報價文件會議紀要咨詢例會監(jiān)理例會其他例會1.2.1合同1.2.2變更文件1.2.3日常往來函件1.2.3.1工作聯(lián)系單1.2.3.2其他來往文件設計變更工程洽商現(xiàn)場簽證圖紙會審業(yè)主指令顯預算合約部呼文件歸檔系危統(tǒng)結構圖乳說明：收文度：按來文編盾號順序存檔唯，無編號按耐對方發(fā)文日柜期的先后順念序存檔。呈發(fā)文：按發(fā)退文編號順序于存檔。京業(yè)主指令：翅業(yè)主工程部時發(fā)給承包單厭位的工作指森令（以工作蜘聯(lián)系單形式消下發(fā)的）。訊順序：存檔舅時按同一類襪文件的時間選順序倒排存羽放。菠附錄2搞招標階段文妄件存檔內容層招標階段文護件存檔汪目錄役附錄呢3客墨經(jīng)濟文件存精檔內容域經(jīng)濟文件存旺檔內容頓附錄拔4戰(zhàn)項目文件編絹號（編碼）淡表蠟合同類別凈代號煩合同編號桿付款編號云發(fā)文勵編號減設計類源S崗JH-S-抹001撈S-001附-01單YS-MC盈C-09-但001紙咨詢類磚Z即JH-Z-兆001透Z-001磁-01元YS-QS渠-09-0饅01辯工程類帝G裁JH-G-櫻001余G-001飼-01龍YS-TR夕-09-0桶01非采購類猾C尤JH-C-轉001目C-0