公司行政后勤管理制度

行政后勤管理制度適用范圍：公司全體職員。規(guī)范目的：加強對公司行政后勤事務(wù)的管理，有效利用公司資產(chǎn)。目錄：HYPERLINK作息時間管理HYPERLINK考勤管理HYPERLINK假期管理HYPERLINK著裝管理HYPERLINK職員個人通訊管理HYPERLINK圖書管理HYPERLINK電子郵件管理HYPERLINK辦公管理HYPERLINK會議管理HYPERLINK辦公用品管理HYPERLINK資產(chǎn)管理作息時間管理第一條：公司作息時間詳見下表：項目時間備注上午班8:30-12:00午餐12:00-13:30下午班14:30-18:30晚餐18:30-19:30考勤管理第一條：職員上班和下班時須各刷卡一次。因故未能正常刷卡的，須申明緣由并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報總經(jīng)理辦公室備案，否則，按曠工處理。第二條：請假、外出培訓(xùn)、考察或出差，必需提前填寫《請假審批表》或《出差審批表》，按規(guī)定程序報批并辦妥工作交接手續(xù)，同時交總經(jīng)理辦公室備案后方可離崗。第三條：職員不得要求他人代為刷卡，或替他人刷卡。每發(fā)覺一次，對替人刷卡者和要求他人代為刷卡者，各罰款X元，通報指責(zé)。第四條：公司級會議、培訓(xùn)、集體活動考勤罰則：遲到或早退5分鐘以上、15分鐘以下：遲到者罰款X元；遲到或早退15分鐘以上、2小時以下罰款加倍。第五條：公司規(guī)定，以下狀況視為曠工：無故缺勤兩小時以上，返回公司上班后1個工作日內(nèi)也未補辦請假手續(xù)或補辦手續(xù)未獲批準(zhǔn)；請假未獲批準(zhǔn)即擅自不上班（包括續(xù)假未獲批準(zhǔn)）視同無故缺勤；以虛假理由請假獲批準(zhǔn)而不上班的。第六條：公司對于曠工的處理：曠工期間勞動酬勞不予發(fā)放，包括崗位工資以及其他福利待遇。曠工計算時間為半天，不足半天按半天計。曠工取消當(dāng)季度的季度獎，年終獎視情節(jié)予以部分或全部扣減。連續(xù)曠工超過X天，或一年內(nèi)累計曠工超過X天，作過失性辭退處理，公司不負(fù)擔(dān)當(dāng)何經(jīng)濟補償。假期管理第一條：帶薪年休假及相關(guān)待遇職員加入公司后下一年度可享有X個工作日的帶薪年休假（轉(zhuǎn)正后實施）。詳細休假時間由職員和部門負(fù)責(zé)人協(xié)商后支配。?。ㄤN）假的一般程序如下：職員請假需部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)批準(zhǔn)，抄報總經(jīng)理辦公室后方可取假。一次取假在X個工作日（含）以上的，需提前一個月申報。正式休假、出差、外出考察、外出培訓(xùn)前須通過前臺知會全體。帶薪年休假只在當(dāng)年有效，不累計到下一年。公司每年向當(dāng)年內(nèi)有帶薪年休假資格的職員發(fā)放X元帶薪年休假補貼。帶薪年休假取假依據(jù)工作日計算，最小取假長度為半天，不足半天算半天，超過半天不足一天算為一天。可多次取假，但間隔少于3天的應(yīng)提前一并申請。凡符合以下狀況之一的，不享受當(dāng)年帶薪年休假。一年內(nèi)一次性病假超過X天或累計病假超過X天；一年內(nèi)一次性事假超過X天或累計事假超過X天；一年內(nèi)病、事假相加超過X天；一年內(nèi)休產(chǎn)假超過X天。如在帶薪年休假后再請病假、事假超過上述規(guī)定時間的，則在下一年度取消帶薪年休假。第二條：婚假以及相關(guān)待遇依法履行正式結(jié)婚登記手續(xù)的職員，可一次性享受婚假X天。如符合男25周歲、女23周歲以上初婚的晚婚條件，另加X天假期，一共X天?；榧賾?yīng)在結(jié)婚登記之日起5個月內(nèi)取完假。辦理休假手續(xù)時，需向總經(jīng)理辦公室出示結(jié)婚證登記備案。公司致新婚賀儀人民幣X元整。第三條：喪假以及相關(guān)待遇直系親屬（包括父母、配偶、子女、配偶之父母）死亡的職員，可取喪假X天，路程另計。半個月內(nèi)知會總經(jīng)理辦公室，公司將致以奠儀人民幣X元整。第四條：工作調(diào)動假異地辦理行政和戶口關(guān)系調(diào)動手續(xù)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)辦理相關(guān)手續(xù)的實際須要給假，累計不超過X個工作日。第五條：產(chǎn)假、護理假、哺乳假、支配生育假產(chǎn)假及假期（注：男26周歲、女24周歲以上初育為晚育）：產(chǎn)假以產(chǎn)前產(chǎn)后休假累計。產(chǎn)假領(lǐng)取獨生子女證者增加假期共休產(chǎn)假非晚育者X天X天X天晚育者X天X天X天男職員護理假：X天（限在女方產(chǎn)假期間）。哺乳假：小孩一周歲以內(nèi)，上班時間賜予母親每天哺乳時間一小時（不含午餐時間）。在子女誕生3個月內(nèi)向總經(jīng)理辦公室出示《獨生子女證》，公司將致賀儀人民幣X元整。支配生育假按國家規(guī)定執(zhí)行。第六條：關(guān)于病假的折抵規(guī)定：職員在因病請假時，如當(dāng)年帶薪年休假尚有剩余天數(shù)，經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意后可按帶薪年休假取假審批流程要求從帶薪年休假中折抵，作為帶薪年休假處理。第七條：關(guān)于出國考察折抵假期的規(guī)定：由公司支配出國考察，按實際考察占用工作日天數(shù)的50%折抵個人當(dāng)年帶薪年休假假期。實際考察天數(shù)的50%不足半天算半天，超過半天不足一天算為一天。第八條：職員按本章規(guī)定申請假期的，應(yīng)按本章規(guī)定填寫《請假審批表》。著裝管理第一條：著裝標(biāo)準(zhǔn)男職員應(yīng)著襯衫、深色皮鞋、系領(lǐng)帶；女職員應(yīng)著有袖襯衫、西裝裙或西裝褲或有袖套裙，著絲襪、皮鞋（露腳后跟及腳趾的皮涼鞋等不在此列）。第二條：逢公司重大活動，職員應(yīng)按公司通知的要求著裝。第三條：上班時間全體職員應(yīng)佩帶工作牌。職員個人通訊管理第一條：職員入職后，應(yīng)將個人通訊號碼及緊急聯(lián)絡(luò)家庭或宿舍電話號碼交總經(jīng)理辦公室備案。第二條：申報報銷手機通訊費的職員，必需剛好公布手機號碼，并保證每天（包括節(jié)假日）8：00-22：00處于開機狀態(tài)。第三條：職員在執(zhí)行公司特殊任務(wù)期間，須保證每天24小時處于開機狀態(tài)。第四條：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)每月抽查職員開機狀況。如發(fā)覺職員在一個月內(nèi)有三次或三次以上聯(lián)系不上者，取消該職員當(dāng)月通訊費報銷資格。圖書管理第一條：圖書的購買購買前將圖書類型、數(shù)量、價格報部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可購買。購買圖書后必需到公司圖書管理員處登記，然后交申購部門運用，有條件的部門可以設(shè)部門圖書管理員。未經(jīng)公司圖書管理員登記的圖書，財務(wù)部不予報銷購書費用。第二條：圖書的登記建立公司書庫，由前臺擔(dān)當(dāng)公司圖書管理員，負(fù)責(zé)圖書登記。圖書登記內(nèi)容應(yīng)包括購買日期、書名、編號、價格、保管部門、保管人等六項。第三條：圖書的借閱借閱圖書者必需向圖書管理員辦理借閱手續(xù)后才能借書。借書者須妥當(dāng)保管圖書，如有污損或丟失，按原價賠償。電子郵件管理第一條：公司職員應(yīng)按要求運用電子郵件，以求高效、規(guī)范地傳遞信息。第二條：郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題，主題應(yīng)簡明扼要。第三條：篇幅少于一百字的文件，建議干脆作為電子郵件正文輸入。第四條：全部職員每天應(yīng)最少支配三次時間（上午上班后、下午上班后、下午下班前）查看郵件，以便剛好閱讀和處理公司的信息。第五條：下列文件必需以有紙方式存檔：與金融機構(gòu)往來的憑證、帳單等；財務(wù)管理、審計工作須要的原始單據(jù)、憑證；公司已簽訂的各種合同、協(xié)議等；公司已對外發(fā)出的各類函件；各部門認(rèn)為有必要保存原件的其他文件。第六條：郵箱設(shè)置及保密職員離職，總經(jīng)理辦公室應(yīng)剛好取消其個人郵箱。職員應(yīng)愛護好個人郵箱密碼，并定期修改密碼，假如發(fā)覺密碼泄露，應(yīng)剛好作出更改。未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，任何人不得查看他人郵箱的內(nèi)容。第七條：郵件報批跟進（一）為避開報批郵件流程進展緩慢，第一報批人應(yīng)逐級跟進。（二）為提高信息扁平化程度，激勵報批同時抄送其次環(huán)節(jié)審批人。（三）群發(fā)郵件提倡發(fā)送部門、工作小組。第八章辦公管理第一條：職員上班時間應(yīng)佩帶好工作牌。第二條：辦公時間內(nèi)應(yīng)保持飽滿的精神狀態(tài)，微笑面對同事及任何來訪者，運用敬語，維護良好的公司形象。第三條：保持辦公臺面整齊，辦公文具、紙張等用品應(yīng)擺放整齊。工作位隔板上不得張貼，離開辦公位應(yīng)剛好將座椅歸位。第四條：電話鈴響三聲之內(nèi)接電話，先說“您好”，再報出所在部門名稱及接聽電話人姓名。接聽電話應(yīng)簡潔明白，盡量小聲，以免影響其他同事辦公。第五條：如部門同事不在辦公位，應(yīng)剛好接聽其電話，待同事返回時告之。第六條：接待來訪、業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在指定區(qū)域或會議室，避開影響他人辦公。來賓一般不得進入辦公區(qū)，如確因工作須要，應(yīng)由相關(guān)部門人員帶入。第七條：辦公時間應(yīng)堅守工作崗位，短暫離開時應(yīng)知會同事或上級領(lǐng)導(dǎo)。第八條：辦公區(qū)域內(nèi)不準(zhǔn)大聲喧嘩、閑聊，禁止吸煙、就餐、吃零食。第九條：上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關(guān)的網(wǎng)站、書籍。第十條：職員下班離開公司前應(yīng)關(guān)閉電腦主機和顯示屏電源。第十一條：總經(jīng)理辦公室將每月定期進行全面檢查與不定期的抽查，任何形式的指責(zé)都將會影響到部門負(fù)責(zé)人和其本人的績效考核成果。第九章會議管理第一條：各部門召開會議如需運用會議室或洽談室，會議組織者須提前向前臺預(yù)約。如需供應(yīng)會務(wù)設(shè)備和服務(wù)，應(yīng)提前半天知會前臺，以便做好打算。第二條：會議組織者應(yīng)在會議前打算好會議相關(guān)資料。在運用會議室時應(yīng)當(dāng)心運用設(shè)備，離開會議室時，應(yīng)知會相關(guān)人員關(guān)閉設(shè)備、電源、門等。第三條：公司級、跨部門會議通知一律由前臺下發(fā)，并按《公司會議通知》格式填寫。前臺在會前確認(rèn)與會人員是否“接受”會議通知，并依據(jù)接受狀況編制《會議簽到表》，會議組織者依據(jù)簽到狀況進行會議考勤管理。第四條：參與會議應(yīng)準(zhǔn)時，因故不能按時到達應(yīng)事先向會議組織者請假，參與公司級會議未請假遲到者將被處以罰款。第五條：每月末召開公司月度經(jīng)營支配會議，各部門每周一需實行部門全體周例會，周例會紀(jì)要發(fā)部門全體并抄報公司領(lǐng)導(dǎo)。第十章辦公用品管理第一條：全部辦公用品及設(shè)備（含電腦、復(fù)印機、打印機耗材等）均由辦公室統(tǒng)一選購 。第二條：辦公用品領(lǐng)用程序各部門需指定一人負(fù)責(zé)本部門辦公用品領(lǐng)用，領(lǐng)用時填寫《辦公用品請購單》；開大型會議或舉辦活動需申請辦公用品，由會議或活動負(fù)責(zé)人填寫《辦公用品請購單》，并提前一天通知辦公用品管理員進行打算；如有新職員加入，待新職員到公司報到后，在辦公室領(lǐng)取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品，并在《新職員辦公用品領(lǐng)用表》中簽字確認(rèn)。第三條：辦公用品的保管：辦公用品領(lǐng)用后，由領(lǐng)用人妥當(dāng)保管。計算器、打孔機、訂書機、筆筒等耐用品，原則上遺失不補。如領(lǐng)用人因工作調(diào)動或辭職等緣由離開公司，須歸還辦公用品管理員處。第四條：申購電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機、文件柜等固定資產(chǎn)填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》。第五條：辦公用品的申領(lǐng)，應(yīng)結(jié)合實際須要，慎重申領(lǐng)，節(jié)約運用。第十一章資產(chǎn)管理第一條：固定資產(chǎn)的管理總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對公司及項目部資產(chǎn)的實物管理，負(fù)責(zé)對公司電腦類資產(chǎn)進行專項管理，須對電腦類資產(chǎn)的購進、配置、運用、修理及報廢等進行全面的登記和管理。財務(wù)管理部是公司資產(chǎn)帳務(wù)管理的主管部門，負(fù)責(zé)從資產(chǎn)的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產(chǎn)進行監(jiān)控和管理。第二條：資產(chǎn)的分類和運用年限：依據(jù)現(xiàn)行的會計核算制度及公司資產(chǎn)的詳細狀況對資產(chǎn)進行分類編號。第三條：資產(chǎn)登記的要求：分別做好固定資產(chǎn)、低值易耗品的登記，登記的格式可參考《固定資產(chǎn)盤點表》。為便利公司資產(chǎn)的統(tǒng)計，各項目部統(tǒng)一按上述資產(chǎn)大類及總分類進行固定資產(chǎn)登記。資產(chǎn)的編號規(guī)則：XXX（資產(chǎn)代號）-XXX（資產(chǎn)序號）。低值易耗品的分類和資產(chǎn)編號參照以上標(biāo)準(zhǔn)。第四條：資產(chǎn)管理指引：資產(chǎn)的購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢等均須按程序?qū)徟?，未?jīng)批準(zhǔn)，不能辦理相關(guān)手續(xù)。資產(chǎn)編號規(guī)則需統(tǒng)一，并在資產(chǎn)上粘貼標(biāo)識，確定資產(chǎn)責(zé)任人，確保資產(chǎn)的合理運用及管理。未經(jīng)公司同意，不得將資產(chǎn)外借和供無關(guān)人員運用。資產(chǎn)的運用部門和運用人須合理運用設(shè)備，嚴(yán)格按